PTS arbete inför en anslutning till Statens servicecenters e-arkiv

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "PTS arbete inför en anslutning till Statens servicecenters e-arkiv"

Lars-Erik Persson
för 5 år sedan
Visningar:

1 PTS arbete inför en anslutning till Statens servicecenters e-arkiv Mycket är gjort och ännu mer kvarstår Post- och telestyrelsen

2 Arbete som PTS utfört hittills Vi började med att definiera arbetsformerna för verksamheten: Vi valde att ta oss an uppgiften i projektform, och vi satte myndighetens ledningsgrupp som styrgrupp för projektet. Projektgruppen består i grund och botten av fyra kompetenser: arkivarie, utvecklare, jurist och ekonom.

3 Strategi för bevarande Vi har sett över beståndet av digitala handlingar och lagt upp en handlingsplan dvs hur vi ska närma oss ett framtida scenario där PTS ställer av material till ett e-arkiv. Detta arbete kan summeras i två delmoment: 1. Att ta fram en strategi för bevarande av digitala allmänna handlingar, enligt RA-FS 2009:1 och arbeta in den i den övergripande systemförvaltningen på myndigheten. 2. Prioritetsordna alla verksamhetssystem för arkivavställning.

4 Strategins inverkan på myndigheten Strategin är inte enbart ett dokument det är i första hand ett långtgående arbetssätt för systemförvaltning, där arkivaspekten ges en synnerligen framskjuten roll. Befintliga styrdokument för systemförvaltningen på PTS har reviderats med sådana uppdateringar, att strategin och dess krav blir obligatoriska punkter när förvaltningen utförs.

5 Strategins relevans för e-arkivprojektet I strategin ingår bl.a. följande punkter: 1. Inventering av verksamhetssystem utifrån bestånd av allmänna handlingar. 2. Grundläggande regler för gallringsöverväganden. 3. Bevarandeplan för varje verksamhetssystem på myndigheten som innehåller digitala allmänna handlingar. 4. Krav på metadatalogik vid systemutveckling, som är förenligt med e- arkiv och FGS:er.

6 Prioritera system I samband med att PTS kartlade alla verksamhetssystem för inventering av allmänna handlingar gavs också ett utmärkt tillfälle att skapa en prioriteringsordning vilket system bör först avställa arkivmaterial?, vilket står därefter på tur? Den allra viktigaste poängen med att göra en prioriteringsordning, är att se till att ta fram en lista som innehåller namnet på åtminstone ett verksamhetssystem.

7 Nyttor som kommer ur strategin Att ta sig an uppgiften att skriva och implementera strategidokumentet innebär att myndigheten måste tänka väldigt, väldigt mycket e-arkiv. Det främsta exemplet på detta är framtagandet av en bevarandeplan för varje verksamhetssystem. Genom att arbeta med detta bygger man en stor del av den infrastruktur och kultur, som är helt nödvändig för det konkreta arbetet med e-arkiv.

8 Arbete som kvarstår på PTS Nästan allt hands-on-arbete kvarstår. Framförallt handlar det, från och med nu, om att arbeta efter en inleveransprocess på den egna myndigheten och våra specifika system. Den kan sägas bestå av följande övergripande moment:

9 Inleveransprocessen 1. Informationsvärdering och gallringsövervägande. 2. Definiera metadata och informationsmodeller. 3. Planering och tekniska förberedelser för export av materialet, och i förlängningen möjligheten att återsöka och återläsa informationen. 4. Genomföra tester. 5. Driftsättning, förvaltning och skarpa leveranser. Av dessa punkter kommer 1-4 behandlas nedan.

10 Inleveransprocessen 1.Informationsvärdering och gallringsövervägande Analysera det avställande systemets innehåll. Säkerhetsklassa informationen. Kartlägg systemlogiken och informationsutbredningen i fråga. Tänk igenom kända och tänkbara sökbehov. Utred avställningsfrekvens och volymer. När detta är gjort kan en leveransöverenskommelse upprättas.

11 Inleveransprocessen 1.Informationsvärdering och gallringsövervägande Leveransöverenskommelsen är ett slags kontrakt mellan den anslutande kundmyndigheten och tjänsteleverantören. Den innebär i grund och botten att alla kort läggs på bordet. Man kommer överens om leveransfrekvenser, uppskattade volymer, vilka regler som finns att ta hänsyn till och i slutändan hur betalning ska ske.

Inleveransprocessen 2. Definiera metadata och informationsmodeller Analysera vilket metadatabehov som föreligger. Säkerställ att metadatat är förenligt med lagar, standarder och annan styrning.

12 Inleveransprocessen 2. Definiera metadata och informationsmodeller Analysera vilket metadatabehov som föreligger. Säkerställ att metadatat är förenligt med lagar, standarder och annan styrning. Detta är information som bör ingå i en bevarandeplan. Informationen tillämpas därefter i förening med lämpligt regelverk eller standard (t.ex. FGS) för att fram en leveransspecifikation för det aktuella beståndet.

13 Inleveransprocessen 2. Definiera metadata och informationsmodeller Observera att det är helt avgörande att informationen i leveransöverenskommelsen är förenlig med leveransspecifikationen.

14 Inleveransprocessen 3. Planering och tekniska förberedelser för leverans till e-arkiv Leveransspecifikation måste finnas tillgänglig. Måste tas fram senast här. Mängder med överväganden och avgöranden måste fattas: 1. Vilka tekniska resurser/kompetenser finns i huset? 2. Ska konsulthjälp anlitas? 3. Stöd och metod för export, validering m.m. måste lösas. 4. Hur redo är materialet att överföras? Kvalitet på metadata m.m. 5. Stöd för anslutning och/eller integration måste lösas.

15 Inleveransprocessen 4. Tester Med hjälp av de verktyg och metoder myndigheten valt, tas den information och den metadata ut, som ska bevaras, i enlighet med framtagen leveransspecifikation. Dokumentfiler hanteras också efter regler i leveransspecifikationen. Minst bevarandeformat, och ibland utökad leverans. Informationen extraheras och paketeras enligt FGSpaketstruktur till en så kallad SIP.

Inleveransprocessen 4. Tester Överföring till e-arkiv görs enligt gällande överenskommelse. Leveransen måste godkännas maskinellt genom validering.

16 Inleveransprocessen 4. Tester Överföring till e-arkiv görs enligt gällande överenskommelse. Leveransen måste godkännas maskinellt genom validering. Efter det sker en okulär granskning av materialet av sakkunnig personal för att säkerställa att dess kvaliteter och funktion för verksamheten inte förlorats eller skadats på något sätt.

17 Sammanfattning Börja tänk e-arkiv ett bra sätt är att tas sig an strategin för bevarande av digitala allmänna handlingar, och börja upprätta bevarandeplaner. Prioritera system efter relevans och behov. Se till att välja ut ett system och kom igång med analyserna av de faktiska omständigheterna. När ett system är avklarat blir det lättare med nästa.

Relevanta dokument

E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest

E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest Agenda Intro: vilkaärvi och vadvillvi prataom? Teori, praktik, exempel Ställ frågor! Övningar Börja från början OAIS -En snabb repetition arbete, långsiktig bevarandeplanering