Statens servicecenter. - Uppdrag e-arkiv

Transkript

1 Statens servicecenter - Uppdrag e-arkiv

2 Effektiv statsförvaltning måste bli effektivare Statsförvaltningen har på 25 år minskat från ca anställda till ca idag Litet utrymme för ökade förvaltningskostnader och inga stora strukturförändringar återstår För att bibehålla nuvarande nivå på statsförvaltningen och klara kärnuppgiften måste vi hitta nya lösningar 2

3 Nytt synsätt på statsförvaltningen vi ingår i en koncern - staten Målet är ett koncernövergripande arbetssätt och att utnyttja att statsförvaltningen är en juridisk familj Inrättandet av Statens servicecenter är en sådan förvaltningspolitisk reform som syftar till att öka effektiviteteten och sänka kostnaderna i staten som helhet 3

4 Vi gör det möjligt för myndigheter att fokusera på kärnverksamheten

5 Vi är statens shared service center Vi är en sammanslagning av verksamheter från Försäkringskassan, Kammarkollegiet och Skatteverket Vårt uppdrag är att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen Vi är avgiftsfinansierade Vi erbjuder tjänster inom e-handel, ekonomi- och löneadministration samt konsultverksamhet

6 Organisationen bakom leveranserna - fakta om Statens servicecenter

7 Verksamhetsorter Huvudkontor i Gävle Gävle och Östersund Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Administration och IT Stockholm Konsultrelaterade tjänster Marknad, kommunikation och utveckling Eskilstuna Lönerelaterade tjänster Göteborg

8 Organisation Regeringen Finansdepartementet Styrelse Generaldirektör Internrevision Säkerhet Juridik Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Konsultrelaterade tjänster Kund och kommunikation IT Administration Tjänsteproducerande avdelningar Stödavdelningar

9 Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Konsultrelaterade tjänster e-arkivtjänster

10 Uppdrag e-arkiv

11 Uppdrag - en förvaltningsgemensam tjänst SSC ska ta fram tjänsten i samarbete med Riksarkivet Tjänsten ska o förenkla införandet av e-arkiv och o sänka kostnaderna - i jämförelse med alternativa lösningar Sju pilotmyndigheter ska o delta i arbetet och o ansluta till tjänsten - när den finns tillgänglig

12 I utformningen av tjänsten ska Statens servicecenter särskilt beakta att: den följer Riksarkivets föreskrifter och förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv, tjänsten möter behoven hos myndigheter med skilda typer av verksamheter, tjänsten med stödtjänster gör det enklare för myndigheterna att införa e-arkiv, skalfördelar som lägre kostnader, kan realiseras både för de enskilda myndigheterna och för staten som helhet, öppna standarder främjas, myndigheter ska kunna byta mellan en egen lösning och den gemensamma lösningen, informationssäkerhet noga övervägs i utformningen av tjänsten, tjänsten kan utvecklas stegvis för att dra nytta av lärdomar från varje steg, samt i ett tidigt skede utforma en förvaltningsorganisation

13 Projektorganisation 4 myndigheter följer arbetet Samråd med MSB DI esam Styrgrupp Björn Jordell, Riksarkivarie (Ordf.) Annika Bränström, GD, Bolagsverket Annika Axelborn, utvecklingschef, Bolagsverket Britt-Marie Östholm, divisionschef, RA Sten-Olov Altin, Länsstyrelsen i Västernorrlands län Magdalena Bosson, Länsstyrelsen i Stockholms län Richard Källstrand, enhetschef, PTS Johan Holgersson, chefsjurist, Energimyndigheten Charlotte Johansson-Ahlström, SSC Referensgrupp Riksarkivet Statens servicecenter Pilotmyndigheter Bolagsverket Statens energimyndighet Fortifikationsverket Länsstyrelsen i Stockholm Länsstyrelsen i Västernorrland Post- och telestyrelsen Statens fastighetsverk Delområde 1 Delområde 2 Delområde 3 Osv 13

14 Uppdragets faser Fas 1 Analys Fas 2 Krav och upphandling Fas 3 Implementation Fas 4 Drift och förvaltning

15 Genomfört i FAS 1 analysfasen Projektorganisation med styrgrupp Omvärldsbevakning och benchmarking Utrett och analyserat juridiska förutsättningar ekonomiska och finansiella förutsättningar säkerhets- och integritetsfrågor stordriftsfördelar Skapat preliminär kravbild och tjänstebeskrivning Marknadsundersökning genom en RFI 15

16 Delrapport %20menyrubrik/Uppdrag-e-arkiv.aspx

17 Nytt förtroende finansiering för fas 2 beslutad 6 maj beslutade regeringen att SSC får medel för att gå vidare till andra fasen i projektet, krav- och upphandlingsfas Beslutet baseras på den delrapport som lämnades in till regeringen den 25 februari 2015 Delrapporen har tagits emot väl och näringsdepartementet delar SSC:s mening att det inte finns några juridiska hinder för projektets fortsatta arbete Ett förvaltningsgemensamt e-arkiv är en prioriterad fråga som bl.a. omnämndes som en förvaltningsgemensam strategisk satsning i höstbudgeten - 2:6 Gemensamma e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse

18 MELLANARKIV - övergripande förutsättningar Myndighetens ansvar Riksarkivets ansvar 18

19 Mellanarkiv - övergripande förutsättningar Konceptet ska innebära system och metoder för e-arkivering. Kunden äger sin information och har ansvar för den. Slutarkivering sker hos Riksarkivet. Leveransspecifikationer baserade på FGS

20 Övergripande krav - funktion och egenskaper stödja e-arkiveringsprocessen (OAIS och andra relevanta standards) Skapa paket, ta emot och validera, lagra (tekniskt) och bevara (vård), gallra, redovisa, återsöka samt leverera ut elektronisk information med tillhörande metadata. styra åtkomst till informationen skydda mot otillåten eller oavsiktlig förändring eller förlust kunna utvecklas kontinuerligt mot framtida krav

21 Övergripande krav legala och teoretiska Arkivmaterialet ska kunna hanteras och skyddas utifrån kraven i - arkivlagen, arkivförordningen och - övriga offentlighetslagstiftningen stödja Riksarkivets aktuella föreskrifter, främst RA-FS 2009:1-2 stödja de standarder och best practice som RA pekar ut (ex. FGS)

22 Informationsförvaltningen baseras på standarder RA-FS 2009:1 RA-FS 2008:4 Riksarkivets FGS:er MoReq 2010 ISO (Records Mgmt) EAC-CPF EAD Diarium Verksamhetssystem Ärendehantering ISO 14721:2003, 2012 (OAIS) Riksarkivets FGS:er METS, PREMIS PAIMAS PAIS RA-FS 2008:4 RA-FS 2009:2 ISO ,2 (pdf/a) E-arkiv Riksarkivets FGS:er METS PREMIS PAIMAS PAIS RA-FS 2008:4 RA-FS 2009:2 ISO ,2 (pdf/a) Arkivmyndighet (RA) Myndigheten/verksamhetssystem Myndigheten/mellanarkiv (SSC som tjänsteleverantör) Arkivmyndighet/slutarkiv

23 SSC:s omsättning av e-akiveringsprocessen utifrån funktionerna i OAIS modellen Producent E-arkiv Konsument VS 1 Leveransförberedelser (ex. gallringsutreda) Skapa paket VS 2 SIP Leveransgränssnitt Web service Arkivvård Gallring Mottagning Validering AIP Bevarandeplanering Datahantering Lagring Administration Åtkomst AIP Web service Web service Sökning Utleverans DIP DIP Validering Söka DIP VS 2 Beställning Extern part RA (slutarkiv) Leverera Ta emot Vårda & framtidsäkra Förvalta & drifta Redovisa Tillhandahålla Exportera 23

24 Paketering av SSC:s e-arkivtjänst STRATEGISK FÖRVALTNING Verksamhets -system X Verksamhets -system Y Paketering/konfiguration ETL-verktyg E X T R A C T T R A N S F O R M L O A D Strategi och administration E-arkiv applikation Gränssnitt för att söka och konsumera information ur e-arkivet Verksamhets -system Z STÖD TILL KUNDMYNDIGHETER Metodstöd Konsultstöd

25 Förberedelse inför inleverans (pre-ingest) Man skall kunna välja ur verktygslådan hur man vill arbeta Myndigheten förbereder själv sina inleveranspaket med egna programvaror utan att använda SSCs tjänst för inleverans Myndigheten förbereder själva sina inleveranspaket men med hjälp av SSC tjänst Myndigheten får konsultstöd av SSC att förbereda sina inleveranspaket Det centrala är att paketen blir korrekta och fullständiga samt att nödvändig dokumentation skickas med.

26 e-arkivtjänsten - en möjliggörare E-arkivtjänsten ska både göra det möjligt att tekniskt bevara information att informationen kan återanvändas och vidareutnyttjas Att göra det så enkelt som möjligt att e-arkivera genom standardiserade arbetssätt (processer och verktyg) genom att erbjuda olika stödtjänster 26

27 FAS 2 Krav och upphandling Fas 1 Analys Fas 2 Krav och upphandling Fas 3 Implementation Fas 4 Drift och förvaltning

28 Projektupplägg veckovis 2015 Vecka PROJEKTLEDNING OCH -PLANERING ARBETSSÄTT PROCESS, METOD, VERKTYG INFORMATIONSSÄKERHET SEMESTERPERIOD JURIDIK AVSTÄMNING & FÖRANKRING IT ARKITEKTUR & TEKNISKA KRAV JURIDIK - AVTALSKONSTRUKTION KRAVANALYS OCH SAMMANSTÄLLNING OMVÄRLDSBEVAKNING/BENCHMARKING DELOMRÅDE KLART KRAVUNDERLAG KLART AFFÄRSMODELL & PRISSÄTT. KOMMUNIKATION & MARKNADSFÖRING PILOTER

29 Delområde Processer/arbetssätt Arbetar med att definiera inleveransprocess med delprocesser Arbete med att ta fram funktionella krav pågår

30 Delområde informationssäkerhet SSC har tagit fram förslag på två säkerhetsnivåer med skyddsåtgärder för tjänsten Bas och Utökad nivå Arbete med att ta fram detaljerade krav pågår

31 KRAV - Gemensamt arbete under hösten SSC ansvarar för att ta fram kravspecifikationen inför upphandling SSC presenterar krav per delområde (iterativ process): Input (synpunkter/nya krav) från PM per delområde Avstämning av slutresultatet för varje delområde PM får ta ställning den slutgiltiga helheten

32 Delområde Juridik Tidigt i projektet identifierades ett antal juridiska frågetecken Handlingsoffentlighet - De handlingar som myndigheterna lägger i e-arkivtjänsten får inte bli allmän handling hos SSC. Sekretess vid Outsourcing - Allvarlig kritik i ett JO beslut,

33 Problematik - Handlingsoffentlighet Det går inte att åberopa teknisk bearbetning TF 2kap 10 Vi måste därför ta fram en konstruktion som säkerställer att handlingarna som läggs i e-arkivtjänsten inte blir allmänna hos SSC

34 Problematik Sekretess vid outsourcing Outsourcing är en förutsättning för användning av e-arkivtjänsten. Förbud gäller mot röjande av uppgifter som omfattas av sekretess, enl. 3 kap. 1 OSL, om det inte finns en sekretessbrytande bestämmelse. E-arkivtjänsten medför med automatik att sekretessuppgifter kan behöva röjas till dels system- och driftsleverantörer och eventuellt även de konsulter som SSC tillhandahåller för att stödja pilotmyndigheterna.. Vi behöver därför konstruera tjänsten så att röjandet blir tillåtet

35 Delområde Juridik Vi arbetar med att ta fram lösningar inom befintligt regelsystem, enligt direktiv från Näringsdepartementet och styrgruppen. Arbetar med att konkretisera den juridiska konstruktionen - dvs hur skall regelverket se ut? Strategi för upphandling - dvs val av upphandlingsform, utvärderingsmetod osv

36 Regelverk - förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv Kund Producent Konsument Ledning Administration IT E-arkivtjänsten Författningsreglering Överenskommelse Avtal STÖD FÖRVALTNING e-arkiv Konsultstöd Metodstöd Verktyg inkl. paketering och utveckling System Drift

37 Vägen framåt Utvärdering av svar klar Pilotmyndigheterna har gjort en första leverans till e-arkivets prod. miljö Sammanställning av krav klart för påsyn Juridisk konst. Säkerhetsanalys DELRAPPORT klar Tilldelningsbeslut fattat Tjänsten acceptanstestad Övriga myndigheter kan börja ansluta till tjänsten HT 2015 Dec 2015 Q2, 2016 Q3, xxxx 2017 SLUTRAPPORT DELRAPPORT Projekt etablerat Resurser säkrade FFU fastställs, Upphandling utlyses Ev. överklaganden? Implementationsarbete påbörjas Produktionssättning av tjänst

38 Vägen framåt 2015 Arbete med kravställning inom de olika delområdena December första version av kravspecifikation klar 2016 Delrapport till regeringen 28 februari 2016 Upphandling offentliggörs Tilldelningsbestlut/avtal med leverantör Pilotmyndigheterna börjar ansluta till tjänsten Slutrapport till regeringen 31 december Övriga myndigheter kan ansluta till tjänsten

39 Vad kan man förbereda inför e-arkivering? 1. Värdera information och utred gallring 2. Definiera metadata, informationsmodell och format 3. Plan & teknik för export, inleverans och sökning 4. Genomföra inleveranser och tester 5. Driftsätta och förvalta Hit kan man förbereda 39

40 Vad kan man förbereda inför e-arkivering? Förarbete i arkivprocessen ü Informationsvärdering och ü ev. gallringsutredning Förberedelse för inleverans ü informationstyper ü informationsmodell ü begreppsmodell ü metadata ü format för bevarande ü sökbehov? ü ev. integration? ü återanvändning/vidareutnyttjande 40

41 Information finns nu att ladda ner från vår webbplats Uppdrag-e-arkiv.aspx

42 Kontakt och frågor Cia Jarehov, projektledare 42