Vägledning för avropande myndigheter och organisationer Möbler Direkt

Transkript

1 Sid 1 (9) Stefan Persson stefan.persson@kammarkollegiet.se Dnr Vägledning för avropande myndigheter och organisationer Möbler Direkt Förord vid Kammarkollegiet (nedan kallad Statens inköpscentral) har 2011 genomfört en ramavtalsupphandling inom ramavtalsområde Möbler - Direkt. Ramavtal har tecknats inom nedanstående områden med sammanlagt 20 leverantörer. Ramavtalen tillgodoser behovet av ett brett och djupt utbud av produkter för offentlig förvaltning inom följande områden: Förvaringsenheter Kontorsarbetsbord Kontorsarbetsstolar Stolar Skärmar Bord Soffor och fåtöljer med tunn stoppning Soffor och fåtöljer med tjock stoppning Sängar och dagbäddar Hörsalsstolar Möbelklädsel och gardintyger Denna vägledning med bilagor är avsedd att vara ett stöd för inköpare vid avrop. Aktuell ramavtalsinformation finns på Frågor om ramavtalen kan ställas till, ramavtalsansvarig Stefan Persson, stefan.persson@kammarkollegiet.se eller till kundstöd, ramavtalsservice@kammarkollegiet.se. Box 2218, Stockholm Fakturaadress: Telefon Organisationsnummer Birger Jarlsgatan 16 Stockholm Box 2068, Stockholm Telefax

2 Sid 2 (9) Innehållsförteckning VÄGLEDNING FÖR AVROPANDE MYNDIGHETER OCH ORGANISATIONER MÖBLER DIREKT... 1 FÖRORD INLEDNING UPPHANDLING ENLIGT LOU 2007: MILJÖKRAV I UPPHANDLINGEN ANGRÄNSANDE UPPHANDLINGSOMRÅDEN AVGRÄNSNINGAR SYFTE MED VÄGLEDNINGEN RAMAVTALSPERIOD DELOMRÅDEN INOM RAMAVTALSOMRÅDET PRODUKTUTBUD PRISLISTOR OCH SORTIMENT AVROPSFÖRFARANDE AVROPSPROCESSEN RAMAVTALSVILLKOR AVROPSFÖRFRÅGAN OCH AVROP... 7

3 Sid 3 (9) 1 Inledning har regeringens uppdrag att ansvara för samordnad upphandling för offentlig förvaltning. Statens inköpscentral ska genom upphandlingen främja användningen av ändamålsenliga produkter och tjänster samt verka för bästa möjliga villkor för anskaffning och användning av produkter och tjänster inom offentlig förvaltning. Med stöd av tecknade ramavtal kan offentlig förvaltning göra avrop utan att behöva genomföra en egen upphandling. 1.1 Upphandling enligt LOU 2007:1091 Upphandlingen genomfördes som en öppen upphandling, enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), 1 kap. varu- och tjänsteupphandling. 1.2 Miljökrav i upphandlingen Miljökrav har ställts i upphandlingen avseende produkterna. 1.3 Angränsande upphandlingsområden Angränsande upphandlingsområden är ramavtalsområdena Möbler Design och Funktion samt Möbler - Helhet. 1.4 Avgränsningar I ramavtalsområde Möbler - Direkt ingår inte möbler och inredning som återfinns inom följande ramavtalsområden: Arkivhyllor och Skåp Belysningsarmaturer för inomhusbruk Textila mattor

4 Sid 4 (9) 2 Syfte med vägledningen Vägledningen är skriven för att underlätta för avropare inom offentlig förvaltning vilka avser att använda ramavtalen för avrop. Vägledningen syftar även till att ge en snabb överblick över ramavtalens innehåll. Alla statliga myndigheter och verk får avropa från ramavtalen. De som är avropsberättigade finns listade på för respektive ramavtal. Till vägledningen hör även en avropsblankett. 3 Ramavtalsperiod Ramavtalen är giltiga till med en option om förlängning på 1+1 år. 4 Delområden inom ramavtalsområdet De delområden som omfattas av denna vägledning är: Förvaringsenheter Kontorsarbetsbord Kontorsarbetsstolar Stolar Skärmar Bord Soffor och fåtöljer med tunn stoppning Soffor och fåtöljer med tjock stoppning Sängar och dagbäddar Hörsalsstolar Möbelklädsel och gardintyger

5 Sid 5 (9) 4.1 Produktutbud Den typ av produkter som kan avropas inom ramavtalsområdet är: Förvaringsenheter: Öppen förvaring Sluten förvaring Vägghängd förvaring Skåpförvaring Klädförvaring Sideboards Lådhurtsar Exponeringsmöbler Receptionsdiskar samt tillbehör Stolar: Stolar Karmstolar Kopplingsbara stolar Barstolar Pallar samt tillbehör Soffor och fåtöljer med tunn stoppning: Soffor Sektionssoffor Fåtöljer Bänkar samt tillbehör Hörsalsstolar: Hörsalsstolar, permanent monterade till golv och/eller väggar Kontorsarbetsbord: Fasta bord Justerbara bord Sitta/stå-bord samt tillbehör Skärmar: Skärmsystem för kontor Golvskärmar Bordsskärmar samt tillbehör Soffor och fåtöljer med tjock stoppning: Soffor Sektionssoffor Fåtöljer samt tillbehör Möbelklädsel och gardintyger: Möbeltyg Gardintyg samt tillbehör Kontorsarbetsstolar: Kontorsarbetsstolar Bevakningsstolar Övriga kontorsarbetsstolar samt tillbehör Bord: Konferensbord Studiebord Hopfällbara bord Matbord Cafébord Soffbord Ståbord samt tillbehör Sängar och Dagbäddar: Dagbäddar Sängar Våningssängar samt tillbehör

6 Sid 6 (9) 5 Prislistor och sortiment Samtliga produkter som kan avropas från ramavtalen framgår av avropsprislista per delområde för respektive ramavtalsleverantör på Dessa produkter är godkända enligt de krav som ställt i upphandlingen. Inga andra produkter än de som finns beskrivna i ramavtalsleverantörernas prislistor får avropas. Prisreglering och sortimentsändringar kan genomföras av ramavtalsleverantörerna under ramavtalsperioden. 6 Avropsförfarande Avrop ska ske enligt fastställd avropsordning (rangordning). Vid detta avropsförfarande skall de fastställda villkoren i ramavtalet tillämpas. 7 Avropsprocessen 7.1 Ramavtalsvillkor Avtalsvillkoren inom ramavtalsområdet återfinns i ramavtalen på I ramavtalet regleras de grundläggande förhållandena mellan avtalsparterna såsom t.ex. betalningsvillkor, garantiklausuler, vitesbelopp, skadestånd och force majeure. I ramavtalet är leveransvillkoren FCA enligt INCOTERMS 2010, om inget annat avtalats. Detta innebär att risken för skador och förlust av produkterna övergår på köparen när dessa överlämnas till transportören. Köparens uppgift är att ordna och betala för transport samt tala om för säljaren var varorna ska överlämnas. Se mer information: För att underlätta för avropande myndigheter kan det vara lämpligt att avtala med leverantören att denne ska genomföra transporten mot en ersättning.

7 Sid 7 (9) Det står också i ramavtalet att det är ramavtalsleverantören som ansvarar för att produkt skall levereras monterad, det vill säga, i funktionsdugligt skick. Fast montering i byggnad ingår dock inte. Eventuell samordning av transport och montering av möbler överenskoms mellan avropande myndighet och ramavtalsleverantör. Tjänster som mätning, sömnad och montering av gardiner ingår inte i detta ramavtalsområde. 7.2 Avropsförfrågan och avrop För detta ramavtal gäller fastställd avropsordning, s.k. rangordning. Avropsförfrågan skall ske mot den högst rangordnade ramavtalsleverantören enligt den rangordning som finns angiven per delområde på Om leverantör rangordnad som nr 1 har en produkt som uppfyller myndighetens behov, ska myndigheten göra ett avrop direkt från leverantören. Om leverantör rangordnad som nr 1 inte har en produkt som uppfyller myndighetens behov i sin prislista, får man fråga leverantör rangordnad som nr 2 osv. Det är avropande myndighet som säkerställer att fastställd rangordning följs vid avrop. Avropande myndighet måste säkerställa att leverantör rangordnad som nr 1 inte kan tillmötesgå behovet. Hur man säkerställer detta beslutar avropande myndighet. Avropande myndighet beslutar om avropsförfrågningar och avropssvar ska vara skriftliga. All kommunikation bör dokumenteras.

8 Sid 8 (9) Beskriv behov Om leverantör rangordnad som nr 1 har en produkt som uppfyller myndighetens behov, ska myndigheten göra ett avrop direkt från leverantören. Det står avroparen fritt att välja ur avropsprislistan från leverantör nr 1. Om avroparen har svårt att hitta rätt produkter i avropsprislistan rekommenderas det att avroparen beskriver produkter på ett så detaljerat sätt att önskat behov uppfylls. Om varumärken anges skall det följas av orden eller likvärdigt. Nedan följer några exempel på hur ni kan beskriva ert behov: Funktion Utformning Mått Utförande Material Form Färg Ytbeläggning Möbeltyg Om bedömning att offererad produkt i avropssvar inte motsvarar det behov man ställt så bör man meddela ramavtalsleverantören detta. Bedömning att produkt inte motsvarar ditt behov bör dokumenteras.

9 Sid 9 (9) Avrop Vid ett enkelt avrop kan ramavtalsleverantören bekräfta att produkterna finns i lager och hur lång leveranstid är. Vid mer omfattande avrop så rekommenderas att avropet görs skriftligen med hjälp av den avropsblankett som finns som stöd under ramavtalsområdet/delområdet på Ramavtalsleverantören bekräftar/undertecknar ifylld avropsblankett och skickar den till avropande myndighet inom angiven svarstid.