Statens inköpscentral Vägledning för avropande myndigheter och organisationer Möbler - Helhet

Transkript

1 Vägledning för avropande myndigheter och organisationer Möbler - Helhet 1

2 Förord vid Kammarkollegiet (nedan kallad ) har 2011 genomfört en ramavtalsupphandling inom ramavtalsområde Möbler Helhet. Ramavtal har tecknats inom nedanstående områden med totalt 6 leverantörer. Ramavtalsområdet har inga delområden/produktområden. Ramavtalen tillgodoser behovet av ett brett och djupt utbud av produkter för offentlig förvaltning inom följande områden: Förvaringsenheter (utom t.ex. postsorteringsmöbler och miljöstationer) Kontorsarbetsbord Kontorsarbetsstolar Stolar Skärmar Bord Soffor och fåtöljer Denna vägledning är avsedd att vara ett stöd för inköpare vid avrop. Aktuell ramavtalsinformation finns på Frågor om ramavtalen kan ställas till, ramavtalsansvarig, Stefan Persson, stefan.persson@kammarkollegiet.se eller till kundstöd, ramavtalsservice@kammarkollegiet.se. 2

3 Innehållsförteckning 1 INLEDNING UPPHANDLING ENLIGT LOU 2007: MILJÖKRAV I UPPHANDLINGEN ANGRÄNSANDE UPPHANDLINGSOMRÅDEN AVGRÄNSNINGAR SYFTE MED VÄGLEDNINGEN RAMAVTALSPERIOD PRODUKTER INOM RAMAVTALSOMRÅDET PRODUKTUTBUD PRODUKTLISTOR OCH SORTIMENT AVROPSFÖRFARANDE AVROPSPROCESSEN RAMAVTALSVILLKOR AVROPSFÖRFRÅGAN OCH AVROP

4 1 Inledning har regeringens uppdrag att ansvara för samordnad upphandling för offentlig förvaltning. ska genom upphandlingen främja användningen av ändamålsenliga produkter och tjänster samt verka för bästa möjliga villkor för anskaffning och användning av produkter och tjänster inom offentlig förvaltning. Med stöd av tecknade ramavtal kan offentlig förvaltning göra avrop utan att behöva genomföra en egen upphandling. 1.1 Upphandling enligt LOU 2007:1091 Upphandlingen genomfördes som en öppen upphandling, enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 1.2 Miljökrav i upphandlingen Miljökrav har ställts i upphandlingen avseende produkterna. 1.3 Angränsande upphandlingsområden Angränsande upphandlingsområden är ramavtalsområdena Möbler Direkt samt Möbler Design och Funktion. 1.4 Avgränsningar I ramavtalsområde Möbler Helhet ingår inte möbler och inredning som återfinns inom följande ramavtalsområden: Arkivhyllor och Skåp (t.ex. postsorteringsmöbler och miljöstationer) Belysningsarmaturer för inomhusbruk Textila mattor 2 Syfte med vägledningen Vägledningen är skriven för att underlätta för avropare inom offentlig förvaltning vilka avser att använda ramavtalen för avrop. Vägledningen syftar även till att ge en snabb överblick över ramavtalens innehåll. Alla statliga myndigheter och verk får avropa från ramavtalen. De som är avropsberättigade finns listade på för respektive ramavtal. Till vägledningen hör även en avropsblankett. 4

5 3 Ramavtalsperiod Ramavtalen är giltiga till med en option om förlängning på högst 24 månader. 4 Produkter inom ramavtalsområdet De produkter som omfattas är: Förvaringsenheter (utom t.ex. postsorteringsmöbler och miljöstationer se Förvaringsenheter (Arkivhyllor och skåp)) Kontorsarbetsbord Kontorsarbetsstolar Stolar Skärmar Bord Soffor och fåtöljer Avropare har möjlighet att avropa mot leverantörer som tar ett helhetsansvar för kringtjänster och leveranser inom ovanstående möbelområden. 5

6 4.1 Produktutbud Den typ av produkter som kan avropas inom ramavtalsområdet är: Förvaringsenheter: Kontorsarbetsbord: Kontorsarbetsstolar: Öppen förvaring Sluten förvaring Vägghängd förvaring Skåpförvaring Klädförvaring Sideboards Lådhurtsar Exponeringsmöbler Receptionsdiskar samt tillbehör Stolar: Fasta bord Justerbara bord Sitta/stå-bord samt tillbehör Skärmar: Bord: Kontorsarbetsstolar Bevakningsstolar samt tillbehör Stolar Karmstolar Kopplingsbara stolar Barstolar Pallar samt tillbehör Soffor och fåtöljer Soffor Fåtöljer Bänkar samt tillbehör Skärmsystem för kontor Golvskärmar Bordsskärmar samt tillbehör Konferensbord Studiebord Hopfällbara bord Matbord Cafébord Soffbord Ståbord samt tillbehör 5 Produktlistor och sortiment Samtliga produkter som kan avropas från ramavtalen framgår av avropsproduktlistor i respektive ramavtal på Inga andra produkter än de som finns beskrivna i ramavtalsleverantörernas avropsproduktlistor får avropas. Det är möjligt att avropa kundanpassade produkter så länge produkten i sig finns beskriven i avropsproduktlistan. Detta under förutsättning att inte ny provning krävs, gällande t.ex. säkerhet och hållfasthet, enligt de skall-krav som finns inom ramavtalsområdet (t.ex. om ett bord har så stora mått att ny provning krävs). Kundanpassning som är möjlig gäller för olika djup, bredd och höjd, kulör på lack/färg eller bets, kulör på tyg eller anpassade material där inte särskilt provning krävs enligt skall-krav i upphandlingen av ramavtalsområdet. 6

7 Sortimentsändring får genomföras av ramavtalsleverantören under avtalsperioden. Efter godkännande av så publiceras ramavtalsleverantörens nya avropsproduktlista på 6 Avropsförfarande Avrop ska ske enligt förnyad konkurrensutsättning. En förnyad konkurrensutsättning innebär att avrop ska föregås av att en skriftlig inbjudan (avropsförfrågan) skickas till samtliga leverantörer, som har tecknat ramavtal med. Tanken med detta förfarande är att den förnyade konkurrens som uppstår vid avropet ska leda till att avtal tecknas med den ramavtalsleverantör som vid respektive avrop kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen. 7 Avropsprocessen 7.1 Ramavtalsvillkor Avtalsvillkoren inom ramavtalsområdet återfinns i ramavtalen på Dessa villkor gäller om avropande myndighet inte anger andra villkor i avropsförfrågan. I ramavtalet regleras de grundläggande förhållandena mellan avtalsparterna såsom t.ex. betalningsvillkor, garantiklausuler, vitesbelopp, skadestånd och force majeure. I ramavtalet är leveransvillkoren Delivery Duty Paid (DDP) (Produkt levereras fritt Avroparen), enligt INCOTERMS 2010 om inget annat avtalats. DDP innebär att Ramavtalsleverantören står för samtliga risker och kostnader fram till det att produkten finns tillgänglig på den plats i Sverige som angivits i avropsförfrågan. Det står också i ramavtalet att det är ramavtalsleverantören som ansvarar för att produkt skall levereras i funktionsdugligt skick. 7.2 Avropsförfrågan och avrop Inför ett avrop kan ni gå tillbaka till ramavtalsupphandlingens förfrågningsunderlag för att se vilka krav som ställts i ramavtalsupphandlingen. Beskriv de produkter som ni avser att avropa. Det finns möjlighet att precisera och komplettera med andra villkor som anges i förfrågningsunderlaget, som t.ex. pris, leveranstid, leveransvillkor, funktion, miljö, design, ergonomi samt produktnära tjänster (t.ex. möbleringsförslag, frakt, inbärning, emballagehantering, städning, montering och leveranssamordning). Även behov av exempelvis utplacering av möbler ska anges i avropsförfrågan. Ange eventuella tilldelningskriterier (bör-krav) som är avgörande just för ert avrop samt viktningen av dessa. 7

8 I avropsförfrågan ska det tydligt framgå när och var produkterna ska levereras, speciellt om leverans ska ske till flera adresser och vid flera tillfällen Produkter De produkter som kan avropas på detta ramavtal finns publicerade i avropsproduktlistan per delområde för respektive ramavtalsleverantör på Dessa produkter är godkända enligt de krav ställt i upphandlingen. Det är möjligt att avropa kundanpassade produkter så länge produkten i sig finns beskriven i avropsproduktlistan. Detta under förutsättning att inte ny provning krävs, gällande t.ex. säkerhet och hållfasthet, enligt de skall-krav som finns inom ramavtalsområdet (t.ex. om ett bord har så stora mått att ny provning krävs). Kundanpassning som är möjlig gäller för olika djup, bredd och höjd, kulör på lack/färg eller bets, kulör på tyg eller anpassade material där inte särskilt provning krävs enligt skall-krav i upphandlingen av ramavtalsområdet Avropsförfrågan Inledning Innan ett avrop görs från ramavtalen bör en utvärdering göras av vilka behov som finns. Ni bör i er avropsförfrågan beskriva det som är avgörande för ert val av produkt. Det är viktigt att produkterna och tjänsterna specificeras, i avropsförfrågan, på sådant sätt så att avropssvaren omfattar de produkter och tjänster som ni efterfrågar. Det går också att bifoga en beskrivning över nuvarande möbelinnehav för att underlätta för leverantörerna att offerera lämpliga produkter. Det som efterfrågas får dock inte beskrivas på ett sådant sätt att endast en leverantör kan bli aktuell för avropet då detta skulle strida mot de grundläggande principerna om ickediskriminering och likabehandling som regleras i LOU. För att beskriva en produkt kan ni även ange ett produktnamn och tillverkare om ni lägger till eller likvärdigt i anslutning till produktnamnet. I avropsförfrågan ska ni ange hur ni kommer att utvärdera eller likvärdigt, det vill säga beskriva det som kommer att vara avgörande för ert val av produkt. En avropsförfrågan kan med fördel göras på den avropsblankett som finns publicerad på Bilagor kan bifogas avropsblanketten. Tilldelningsgrund Ekonomiskt mest fördelaktigt: Tilldelning sker till den leverantör som har lämnat det bästa avropssvaret utifrån resultatet av utvärderingen av valda tilldelningskriterier. 8

9 Skall-krav vid avrop I avropsförfrågan ska myndigheten precisera vilka skall-krav som tillämpas vid avropet. Följande skall-krav går att tillämpa: Utformning Mått Utförande Material Form Provningskrav Kulör Ytbeläggning Pris Leveranstid Leveransvillkor Funktion Miljö Design Ergonomi Produktnära tjänster Tilldelningskriterier De tilldelningskriterier (bör-krav) som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontraktet ska anges i avropsförfrågan. En eller flera av nedan nämnda kriterier kan användas vid utvärdering av avropssvar: Pris Leveranstid Leveransvillkor Funktion Miljö Design Ergonomi Produktnära tjänster, t.ex. möbleringsförslag, frakt, inbärning, emballagehantering, städning, montering och leveranssamordning Viktning av tilldelningskriterierna ska ske utifrån hur tungt vägande de angivna tilldelningskriterierna är för produkten. Myndigheten väljer själva viktfördelningen för kriterierna. Det är av stor vikt att detta beskrivs i avropsförfrågan på ett transparent sätt så att leverantörerna likabehandlas och har en möjlighet att lämna avropssvar på samma villkor. 9

10 Skälig tidsfrist Av avropsförfrågan ska det framgå när avropssvaren senast ska ha inkommit. Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig. Tiden ska fastställas med hänsyn till kontraktsföremålets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. Vid komplexa avrop som kan vara tidskrävande att arbeta fram kan en längre tidsperiod krävas jämfört med avrop av standardiserade produkter eller mindre uppdrag. Kommunikation med leverantörer Om en ramavtalsleverantör tycker att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas denna att ställa en skriftlig fråga till den avropande myndigheten. Svar på frågor som kan förväntas vara av intresse för fler ramavtalsleverantörer ska skriftligt meddelas till samtliga ramavtalsleverantörer inom skälig tid. Senaste datum för frågor och för svar ska framgå av avropsförfrågan Krav på skriftlighet och sekretess I avropsförfrågan ska det anges att avropssvaren ska vara skriftliga. Avropssvaren får inte öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvaren gå ut. Efter att öppnande skett omfattas avropssvaren av upphandlingssekretess vilket innebär att innehållet i dem är sekretessbelagt till det att beslut fattats om tilldelning av avtal Utvärdering och tilldelning Utvärdering av svaren sker enligt de tilldelningskriterier och viktning som myndigheten angivit i avropsförfrågan. Under utvärderingen kan ni begära förtydliganden från leverantörerna. Observera då att leverantörerna inte får komplettera med nya uppgifter till sitt avropssvar, så att väsentliga förändringar sker. Val av leverantör ska ske utifrån utvärderingsresultatet. Då beslut om leverantör fattats ska skriftlig underrättelse om beslut att tilldela ett kontrakt skickas till samtliga ramavtalsleverantörer, som lämnat avropssvar, snarast möjligt. Meddelande om skälen för detta ska anges i underrättelsen. rekommenderar att avropande myndighet skickar ut detta meddelande elektroniskt samt iakttar den frivilliga avtalsspärr på 10 dagar innan kontrakt tecknas med vinnande ramavtalsleverantör. Skickas inte meddelandet elektroniskt ska avtalsspärren vara 15 dagar. Iakttar myndigheten inte avtalsspärren kan kontraktet ogiltigförklaras av Förvaltningsrätten i upp till 6 månader efter kontraktet tecknats. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelning av kontrakt har skickats. Avtalsspärrens längd måste alltid anges i underrättelsen om tilldelning. Den så kallade söndagsregeln i lagen om lagstadgad tid ska tillämpas vid beräkningen av avtalsspärrens längd. Söndagsregeln innebär att tidsfrister som skulle löpa ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag. 10