Juridikpass 1 - Grundläggande frågor i avropsprocessen. Ann Pietikäinen & Gabriella Sydorw

Transkript

1 Juridikpass 1 - Grundläggande frågor i avropsprocessen Ann Pietikäinen & Gabriella Sydorw

2 Vårt uppdrag Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning Att ingå ramavtal för statliga myndigheter. Inom IT-området upphandlar vi för hela den offentliga förvaltningen, dvs även kommuner och landsting. Syfte Att åstadkomma besparingar genom att: reducera myndigheternas administrativa kostnader vid upphandling, och skapa ekonomiskt mer förmånliga villkor.

3 Avropsberättigade Myndigheter under regeringen o deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. 3 En myndighet skall använda de avtal som avses i 2 om myndigheten inte finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre. Övriga myndigheter, offentligt styrda organ samt kommuner och landsting deltar genom bekräftelse (fullmakt).

4 Avstegsanmälan Av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning (4 ) framgår att [ ] När en myndighet avser att upphandla utan att använda de avtal som avses i 2, ska Kammarkollegiet underrättas om skälen till detta. Endast myndigheter under regeringen kan anmäla avsteg. Övriga som anslutit sig till ramavtalen via bekräftelse (fullmakt) har förbundit sig att avropa och tilldela kontrakt från ramavtalen när behov uppstår.

5 Fördelning av ansvar vid avrop Statens inköpscentral ansvarar för att säkerställa att ramavtal ingås och förvaltas informera och stödja avropande myndigheter upphandlingsprocessen genomförs på ett lagligt principenligt sätt utifrån LOU.

6 Fördelning av ansvar vid avrop Avropsberättigade myndigheter ansvarar för avropsprocessen samt kontraktsuppföljningen att avropet sker i enlighet med ramavtalet och i enlighet med LOU att påbörja ett avrop i tid kontraktslängd.

7 Ramavtal Med ett ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer, i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod (2 kap. 15 LOU). Tilldelningen av kontrakt sker genom avrop.

8 Dokumentation (1) Ramavtal - Samlingsbegrepp för samtliga dokument tillhörande upphandlingen. Där avses huvuddokumentet inklusive angivna bilagor såsom ansökningsinbjudan, ansökan, förfrågningsunderlaget, anbud, allmänna villkor m.m. Huvuddokument - Den avtalstext som reglerar förhållandet mellan ramavtalsleverantören och Statens inköpscentral. Allmänna villkor - De villkor som reglerar det generella förhållandet mellan avropsberättigad myndighet/kund/beställare och ramavtalsleverantören.

9 Dokumentation (2) Särskilda villkor De villkor som reglerar t.ex. särskilda leveranssätt. Kontrakt - Det specifika avtal som avropsberättigad myndighet/kund/beställare upprättar i samband med avropet Vägledning Rekommendationer från SIC. Uppdateras kontinuerligt.

10 Grundläggande frågor i avropsprocessen

11 Grundläggande principer Direktiv 2014/24/EU om offentlig upphandling. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Reglerna grundar sig på fem principer: 1. Öppenhetsprincipen 2. Likabehandlingsprincipen 3. Proportionalitetsprincipen 4. Icke-diskrimineringsprincipen 5. Principen om ömsesidigt erkännande

12 Öppenhetsprincipen (transparensprincipen) Upphandlingar ska präglas av öppenhet (transparens) och förutsebarhet. Principen om insyn (transparens) kan anses ha åsidosatts om det är svårt eller omöjligt för anbudsgivare att förstå den exakta innebörden av ett visst kriterium (C-448/01 EVN & Wienstrom). Ett visst kriterium är förenligt med principen om transparens så länge det har angivits i meddelandet eller i kontraktshandlingarna och att det är så utformat att alla rimligt informerade och normalt omsorgsfulla anbudsgivare kan tolka kriteriet på samma sätt (C-19/00 SIAC Construction).

13 Likabehandlingsprincipen Likabehandlingsprincipen innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar att delta Lika situationer får inte behandlas olika och olika situationer får inte behandlas lika, såvida det inte finns sakliga skäl för en sådan behandling (C- 434/02 Arnold André).

14 Proportionalitetsprincipen Principen innebär att kraven på upphandlingsföremålet ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Bedömningen ska ske utifrån följande tre kriterier: 1. Är kravet en lämplig och effektiv åtgärd för att uppnå det eftersträvade syftet? 2. Är åtgärden nödvändig, och finns det inte något mindre ingripande alternativ? 3. Är de negativa effekterna så stora att åtgärden är oproportionerlig eller överdriven jämfört med det eftersträvade syftet?

15 Ramavtalet Vid tilldelning av kontrakt får inte parterna väsentligt avvika från villkoren i ramavtalet (5 kap. 2 andra stycket LOU). Ett ramavtal får inte användas på ett otillbörligt sätt eller så att konkurrensen förhindras, begränsas eller snedvrids (direktiv 2004/18/EG art femte stycket). Endast upphandlingsföremål som omfattas av ramavtalet får avropas. Avropet kan annars anses utgöra en ny upphandling och således en otillåten direktupphandling (se t.ex. Konkurrensverkets tillsynsbeslut 606/2014).

16 Avropsformer (1) Samtliga villkor fastställda (5 kap. 6 LOU) Rangordning o Kontakta först den ramavtalsleverantör som har plats nr 1 i rangordningen. Om nr 1 inte kan leverera, kontakta nr 2 osv o Det framgår av ramavtalet under vilka förutsättningar man kan frångå rangordningen. Annan fördelningsnyckel Kontrakt tilldelas i enlighet med den angivna fördelningsnyckeln.

17 Avropsformer (2) Förnyad konkurrensutsättning (5 kap. 7 LOU) Ny inbjudan till ramavtalsleverantörerna att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet. Skriftligt samråd med de ramavtalsleverantörer som kan genomföra kontraktet. Villkor får preciseras och kompletteras.

18 Avropsformer (3) Förnyad konkurrensutsättning (5 kap. 7 LOU) Tillräckligt lång tidsfrist för att inkomma med anbud (jmf. mål nr och i KamR Sthlm). Skriftliga anbud. Avropsberättigad får inte ta del av innehållet innan svarstiden har löpt ut. Den anbudsgivare som lämnat bäst anbud på grundval av tilldelningskriterierna ska tilldelas kontrakt.

19 Att tänka på vid en förnyad konkurrensutsättning Ange när i tiden kraven på upphandlingsföremålet ska vara uppfyllda. Ange hur länge anbuden ska vara giltiga (jmf. 1 kap. 5 avtalslagen och 9 kap. 11 LOU). Anbudssekretess råder (2 kap. 6 TF och 19 kap. 3 OSL). Anbudsöppning ska ske med deltagande av två personer (jmf. 9 kap. 7 andra stycket LOU). Godkänn inte orena anbud med ramavtalsleverantörens egna villkor. Tilldelningsbeslut ska kommuniceras med alla som svarat på avropet (jmf. 9 kap. 9 LOU).

20 Avropssvar När inga avropssvar inkommer: o Kontrollera ramavtalet. Har ramavtalsleverantörerna en skyldighet att besvara avropsförfrågan? o Skulle skyldighet för ramavtalsleverantörerna att inkomma med avropssvar föreligga, kan underlåtelse att besvara avropsförfrågan utgöra avtalsbrott. o Kontrollera avropsförfrågan (exempelvis för kort svarstid, leveranstid, krav m.m.).

21 Kontrakt (1) Varken LOU eller det bakomliggande direktivet 2004/18/EG reglerar frågorna om löptiden för kontrakt grundade på ramavtal behöver sammanfalla med löptiden för ramavtalet eller hur långt ett avropat kontrakt får vara. Enligt EU-kommissionens tolkningsmeddelande om ramavtal får ett kontrakt grundat på ramavtal fortlöpa efter att ramavtalet löpt ut. Vidare anses kontraktslängden vara begränsad till fyra år (punkt 2.1 i CC/2005/03).

22 Kontrakt (2) Direktiv 2014/24/EU klargör att ett kontrakt grundat på ett ramavtal måste tilldelas innan ramavtalet löper ut, men att löptiden för kontrakt inte behöver överensstämma med ramavtalets löptid utan kan vara kortare eller längre (skäl 62). Bör vara tillåtet att fastställa löptiden för kontrakt med beaktande av faktorer såsom den tid som behövs för deras fullgörande, när underhåll av utrustning med en uppskattad ekonomisk livslängd på mer än fyra år ingår eller när det behövs omfattande utbildning av personal för att fullgöra kontraktet.

23 Förtydligande och komplettering av anbud (1) Enligt 9 kap. 8 LOU får en upphandlande myndighet tillåta att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning, eller något annat uppenbart fel i anbudet (svensk rätt). Myndigheten får begära att en anbudsansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.

24 Förtydligande och komplettering av anbud (2) I huvudsak kan myndighetsuppgifter kompletteras. I övrigt är det i anbudet redan lämnade uppgifter som kan förtydligas (C-87/94, Wallonska bussarna, C-599/10 Slovesko). Något nytt får aldrig tillföras anbudet. Därför kan t.ex. ska-krav eller ett CV som helt utelämnats i ett anbud inte förtydligas (bl.a. KamR i Stockholm, mål nr ). Begäran om förtydligande och komplettering ska ske på den upphandlande myndighetens initiativ.

25 Avtalsspärr Avtalsspärr (16 kap. 1 LOU ) o Om tilldelningsbeslutet meddelas till leverantörerna elektroniskt (t.ex. via e-post) löper avtalsspärren i minst tio dagar. Om tilldelningsbeslutet meddelas på annat sätt (t.ex. via traditionellt brev), eller både elektroniskt och på annat sätt, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. Frivillig avtalsspärr vid förnyad konkurrensutsättning o 16 kap. 2 och 15 LOU. Söndagsregeln o Lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid.

26 Frågor?

27 Välkommen att kontakta oss Kontakta ramavtalsansvarig förvaltare vid frågor om ett ramavtal, se avropa.se. Kontakta helpdesk vid juridiska frågor om ramavtalen: (måndag, onsdag och fredag klockan 9-11). För övriga frågor: eller Våra webbplatser: avropa.se och kammarkollegiet.se. Prenumerera på vårt nyhetsbrev. Vid övriga upphandlingsfrågor: Kontakta upphandlingsmyndigheten.se.

28 Tack!