Avropsstöd Programvaror och programvaror som molntjänster 2014

Transkript

1 Avropsstöd Programvaror och programvaror som molntjänster 2014

2 Innehåll 1 Inledning Omfattning Leverantörer på ramavtalet Avrop på Ramavtalet Avrop med förnyad konkurrensutsättning Processteg vid förnyad konkurrensutsättning Avrop Avropssvar Utvärdering Tilldelning Leverans Pris Pris programvaror Pris Tjänster Pris Underhållsavtal Utvärderingskriterier Beställning... Fel! Bokmärket är inte definierat. 8.1 Orderbekräftelse... Fel! Bokmärket är inte definierat. 8.2 Kundtjänst... Fel! Bokmärket är inte definierat. 9 Leveransvillkor Leveranstid Försening vid leverans Felbeställning, felleverans och reklamation Felleverans Fakturering Betalningsvillkor

3 1 Inledning Detta avropsstöd är framtaget för avropsberättigade myndigheter/enheter i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet. Vid frågor kontakta kundtjänst vid SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI). SKL Kommentus Inköpscentral AB (nedan SKI) har genomfört en samordnad ramavtalsupphandling avseende Programvaror och programvaror som molntjänster 2014 på uppdrag av 590 avropsberättigade myndigheter/enheter, (nedan UM/UE). Syftet med ramavtalsupphandlingen är att tillgodose UM/UE:s behov av programvaror och produktrelaterade tjänster. Med stöd av tecknade ramavtal kan UM/UE anskaffa Programvaror och programvaror som molntjänster med produktrelaterade tjänster genom ett avropsförfarande utan att separata upphandlingar genomförs i varje enskilt fall. Detta avropsstöd är inte tvingande utan ska ses som ett förslag. Avropande myndigheter och enheter är fria att utforma sina avrop hur de vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU). 2 Omfattning SKI har volymavtal med programvarutillverkare Citrix, IBM, Microsoft och Novell. Detta innebär att SKI har förhandlat ytterligare rabatter, utöver deras prislistor för offentliga sektorn, med dessa fyra programvarutillverkare. Rabatter enligt volymavtalet ska komma UM/UE tillgodo. Parterna i volymavtalet är SKI och respektive programvarutillverkare. Upphandlingen omfattar även programvaror från andra programvarutillverkare. Ramavtalet omfattar - Programvaror från Citrix, IBM, Microsoft, Novell och från andra programvarutillverkare. - Programvaror för installation och användning i UM/UEs miljö som ingår i programvaruområdena. - Programvaror som molntjänst. - De produktrelaterade tjänster som upphandlas är kopplade till de programvaror som köps genom Ramavtalet. De programvaruområden som ingår är - Kontorsstöd Kontorsstöd avser programvara som stödjer användaren inom generella kontorsgöromål, till exempel ordbehandling, klienter för e-post, program för bild- och layouthantering, webbredigering, ritnings- och kartverktyg samt projektverktyg. 2

4 - Informationsförsörjning Informationsförsörjning avser programvaror som framför allt stödjer UM/UEs e- förvaltningsarbete, till exempel ärendehantering, dokumenthantering, workflow och programvara för utdata. - Operativsystem Operativsystem avser den grundläggande programvara som ovanpå en hårdvara ger möjlighet att hantera resurser och exekvera program, till exempel grundläggande hantering av inloggning, roller och rättigheter inklusive kataloger över användare, utdelning och åtkomststyrning av filkataloger samt utdelning och åtkomststyrning av skrivare. - Säkerhetsprogramvara Säkerhetsprogramvara avser programvarulösningar som höjer IT-säkerheten på olika sätt, till exempel antispam, antivirus, intrångsdetektion, webbfiltrering, säkerhetskopiering, programvarubaserade brandväggar, krypteringsprogramvara för till exempel skivminnen och filer samt behörighets- och åtkomstfunktioner. - Driftstödprogramvara Driftstödprogramvara avser programvaror som hjälper till med IT-drift framför allt i klienthantering men även i servrar, till exempel systemövervakning och loggning, installationsverktyg, batchhantering, programvaror för helpdesk, resurshantering, metakataloglösningar för kataloger över användare samt energimätning. - Tillgångshantering (Asset Management) Tillgångshantering (Asset Management) avser lösningar för att exempelvis hålla ordning på programvaror, underlätta uppföljning och efterlevnad av användarrättigheter eller ge underlag för att välja rätt licensform. Här ingår till exempel programvaror för hantering av inventarier och hårdvara samt licenshantering (Software Asset Management). - Mellanprogramvara (Middleware) Mellanprogramvara (Middleware) avser olika programvaror som kompletterar och effektiviserar exekveringen av programvaror och system, till exempel applikationsserverprogramvara, webbserverprogramvara, programvara för meddelandeköer, stödplattformar för service oriented architecture (SOA), transaktionsmonitorer, terminalemulatorer och annan kommunikation mot äldre ITsystem, plattformar för serverexekvering av klientprogram, fjärråtkomst samt tilläggslösningar för informationsreplikering. - Databas Databas avser programvaror för lagring och åtkomst av information, till exempel relationsdatabaser, objektdatabaser, XLM-databaser och fritextsökningsverktyg. Vid avrop av programvaror inom ovan angivna områden ingår grundläggande support och underhåll. Underhållet omfattar kontinuerliga uppdateringar och uppgraderingar för den köpta programvaran. I grundläggande kundtjänst/support ingår: Tillhandahållande av kundsupport/kundtjänst på svenska för ärenden; t.ex. beställningar, felanmälan, felhantering och teknisk support under kontorstid klockan 08:00 17:00. 3

5 Ta emot, logga och hantera beställningar, felanmälan, felhantering samt vara behjälplig vid frågor angående levererade programvaror. Funktion för felanmälan och felhantering av levererade programvaror och tjänster. Hänvisning och eventuell eskalering av ärenden till aktuell programvarutillverkare. Felsökning och åtgärdande av fel/konflikter som uppstått i levererad programvara. Följande produktrelaterade tjänster ingår i ramavtalet: Licenshantering (Software Asset Management). (Tjänsten avser programvara med tillhörande konsulttjänster rörande kontroll, rådgivning, optimering av tillgångar och behov av programvarulicenser. Tjänsten innebär bl.a. att leverantören ska tillhandahålla en plan för hur UM/UE ska förvalta sina programvarutillgångar på ett bra sätt. Leverantör får även erbjuda utbildning till kundens licensansvariga i att använda tjänsten). Installationstjänster (Tjänsterna avser konsulttjänster som ska hjälpa kunden med installation av den köpta programvaran). Konfigurations- och anpassningstjänster (Tjänsterna avser konsulttjänster som ska hjälpa kunden med anpassning och konfiguration av den köpta programvaran). Underhållsavtal - Underhåll avser kontinuerliga uppdateringar och uppgraderingar för den köpta programvaran. Anbudsgivaren ska även kunna erbjuda bevakning av giltighetstid av underhållsavtal. Påminnelse ska skickas till UM/UE senast en (1) månad innan licens löper ut. Det kvalificerade konsultstödet som kan avropas inom ramen för detta ramavtal är indelat i olika kompetensnivåer. Kompetensnivåerna är framtagna för att underlätta vid kvalificering av kompetens genom att använda enhetliga principer och begrepp. 3 Leverantörer på ramavtalet Följande återförsäljare är ramavtalsleverantörer inom ramavtal Programvaror och programvaror som molntjänster 2014: Atea Sverige AB Crayon AB Dustin AB Fujitsu Sweden AB Insight Technology Solutions AB Office IT-Partner i Sverige AB Samtliga återförsäljare har rätt att vidareförsälja programvaror och tjänster från de leverantörer som SKI har volymavtal med; Citrix, IBM, Microsoft och Novell. 4

6 De har även alla möjlighet att sälja programvaror från andra programvarutillverkare. 4 Avrop på Ramavtalet Börja med att göra en avropsanmälan på SKL Kommentus hemsida. Vem som har rätt att avropa från ramavtalet framgår av Bilaga 01 Avropsberättigade parter Programvaror och programvaror som molntjänster Avrop ska göras genom förnyad konkurrensutsättning. Du kan använda mallen för kontrakt som finns på 5 Avrop med förnyad konkurrensutsättning Förfarandet innebär i korthet att UM/UE skickar ut en skriftlig avropsförfrågan till samtliga Ramavtalsleverantörer som har ramavtal för att lämna avropssvar. Detta görs för att avgöra vilken Ramavtalsleverantör som kan erbjuda det för UM/UE bästa avropssvaret utifrån de villkor och utvärderingskriterier som angetts i avropsförfrågan. 5.1 Processteg vid förnyad konkurrensutsättning Avrop Avropssvar Utvärdering Tilldelning Leverans Avrop UM/UE preciserar sitt avrop (Mall för avrop) samt anger utifrån sina behov vilka utvärderingskriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontrakt. Avropsförfarandet ska beskrivas i avropsförfrågan på ett transparent sätt så att Ramavtalsleverantörerna likabehandlas och har en möjlighet att lämna avropssvar på samma villkor. Det är av stor vikt att det av avropsförfrågan framgår hur utvärderingen av avropssvaren kommer att gå till samt hur respektive utvärderingskriterium värderas. Avropsförfrågan skickas till samtliga antagna Ramavtalsleverantörer. Svar på avropsförfrågan ska lämnas inom fyra arbetsdagar om inte längre tid anges i avropsförfrågan. Avropssvar inkomna efter angiven tidsfrist beaktas inte. Avropssvaren ska vara skriftliga och innehållet i dem ska vara hemligt fram till det att beslut fattats om val av leverantör. Om efterfrågade tjänster inte kan erbjudas ska orsak till detta meddelas UM/UE. Rätten att motta avropsförfrågningar kan inte delegeras av Ramavtalsleverantören till underleverantör eller annan Ramavtalsleverantör Avropssvar Ramavtalsleverantören svarar UM/UE inom angiven tid med anbud Utvärdering Anbuden från Ramavtalsleverantören öppnas först efter tidsfristen för inlämnandet har gått ut. UM/UE utvärderar de inkomna anbuden för att finna den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen för sitt behov. 5

7 5.1.4 Tilldelning UM/UE ska meddela de Ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar om beslut som fattats om val av Leverantör, med motiv till beslutet Leverans Avropet avslutas och regleras genom att skriftligt Kontrakt upprättas och tecknas mellan Ramavtalsleverantören och UM/UE. Mall för Kontrakt återfinns på SKI:s hemsida. 6 Pris Alla priser ska anges i SEK, exklusive mervärdesskatt. 6.1 Pris programvaror SKI har förhandlat fram en volymrabatt på produkter från Citrix, IBM, Microsoft och Novell. De procentuella påslagen/rabatterna som UM får ska gälla på nettopriser, baserade på den förhandlade volymrabatten, från Microsoft, IBM, Citrix och Novell. Ramavtalsleverantörerna erbjuder påslag eller rabatt på nettopriset som leverantören har från de olika programvarutillverkarna utöver SKI:s framförhandlade rabatt. Ramavtalsleverantör Påslag Rabatt Atea Sverige AB Crayon AB Dustin AB 5 % (samtliga tillverkare) 2 % (samtliga tillverkare) 3 % Citrix och IBM 4,73 % Novell 1,50 % Microsoft Fujitsu Sweden AB Insight Technology Solutions AB Office IT-Partner i Sverige AB 2 % (samtliga tillverkare) 3 % (samtliga tillverkare) 2 % - Citrix, IBM och Novell 5 % - Microsoft Pris för programvaror från övriga programvarutillverkare anges i form av procentuellt påslag/rabatt på licenspris och återfinns i ramavtalsbilaga 03 Pris. 6.2 Pris Tjänster Vid den förnyande konkurrensutsättningen efterfrågas priset för de efterfrågade tjänsterna som UM/UE kommer att avropa. Priset definieras i det Kontrakt som upprättas mellan Ramavtalsleverantören och UM/UE. Offererade påslag/rabatter utgör tak för vad Anbudsgivaren har rätt att offerera i samband med förnyad konkurrensutsättning. Ramavtalsleverantören får offerera lägre påslag/rabatter vid en förnyad konkurrensutsättning. Exempel: Anbudsgivare A offererar 3 %. Vid förnyad konkurrensutsättning kan anbudsgivare A offerera inom intervallen -1 % till 3 %. Anbudsgivare B offererar -1 %. Vid förnyad konkurrensutsättning kan anbudsgivare B offerera -1 %. 6

8 Ramavtalsleverantörs pris för Tjänster enligt ramavtalsbilaga - "Pris" utgör tak för vad Anbudsgivaren har rätt att offerera i samband med förnyad konkurrensutsättning. Ramavtalsleverantören får offerera lägre priser. Priser i Kontrakt ska vara fasta mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör under hela kontraktsperioden. Priset (Tjänster) innefattar administrativa kostnader, sedvanliga produkter, utrustning och förbrukningsartiklar som behövs för uppdragets genomförande, eventuella resekostnader, logi, restid till och från UM/UE samt traktamente. Priset baseras på att arbetet utförs på vardagar klockan 08:00-17: Pris Underhållsavtal Pris för underhållsavtal anges med procentsats på licenspris per programvarutillverkare som SKI har volymavtal med. För underhållsavtal får Ramavtalsleverantören inte göra egna påslag. Det är produkttillverkarens påslag som gäller. 7 Utvärderingskriterier Vid avrop med förnyad konkurrensutsättning ska UM/UE precisera sina krav och vid behov komplettera med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till Ramavtalet. Listan nedan är exempel på olika krav som kan användas men är inte uttömmande utan även andra krav som angetts i förfrågningsunderlaget kan anges. Hur utvärdering och poängsättning av avropssvar går till ska specificeras närmare i avropsförfrågan. Exempel på preciseringar och utvärderingskriterier: Beskrivning av Programvara Funktionalitet - hur programvaran uppfyller vissa funktioner. Kompatibel - programvaran ska vara kompatibel med viss hårdvara. Integrerad - programvaran ska kunna integreras med andra programvaror. Certifierad - kan ställas krav på programvarans certifiering ex för visst operativsystem. Version - krav på viss version och viss programvarutillverkare Informationssäkerhet - krav på exempelvis programvarans standard el behörighet. Support - krav på supportfunktionen, statistik och SLA/Service Level Agreement. Leveranstider - tider på genomförande etc. Underhållsavtal - krav på programvarans underhåll t.ex. längd. Miljö - krav på programvarans miljöaspekter etc. Kompetensnivåer på konsulter. 7

9 8 Leveransvillkor Programvaror och programvaror som molntjänster Leveranstid Leverantören ska kunna leverera programvaror inom två arbetsdagar från beställningsdagen. 8.2 Försening vid leverans Vid leveransförsening ska Ramavtalsleverantören skriftligen meddela UM utan dröjsmål och meddela när leverans kan ske och orsak till försening. Om leveransförseningen beror på ramavtalsleverantören eller något förhållande på dennes sida, har UM/UE rätt att erhålla vite. Se ramavtalet, avsnitt Felbeställning, felleverans och reklamation 9.1 Felleverans Felaktiga levererade produkter ska kunna returneras utan kostnad för UM/UE. 10 Fakturering UM har rätt att välja mellan att få fakturan elektroniskt (enligt SFTI-standard) eller i pappersformat. Ramavtalsleverantören erbjuder månadsvis fakturering i efterskott till UM. All fakturering görs från Ramavtalsleverantören, det innebär att ingen fakturering får ske från underleverantör. UM är skyldig att tillhandahålla de uppgifter som härrör till UM och som Ramavtalsleverantören behöver för att framställa korrekt faktura. Felaktiga fakturor eller fakturor som inte är specificerade kan UM returnera utan åtgärd. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får inte debiteras. Vid e-fakturering kan felaktiga fakturor inte returneras. Ramavtalsleverantören kontaktas omgående för rättelse. Efter överenskommelse med UM krediteras det felaktiga beloppet separat alternativt dras på summan på nästföljande faktura. På fakturan ska minst anges: - Fakturadatum och fakturanummer, - Adress till UM/UE, - Företagets namn, adress och organisationsnummer, - Företagets momsregistreringsnummer och F-skattebevisnummer - Leveransdatum och leveransadress, - UM/UE:s namn, - Specifikation dvs. vad leverans avser (art och mängd), - Priset och total mervärdesskatt UM/UE kan specificera annat fakturainnehåll i samband med avrop. 11 Betalningsvillkor Betalning ska göras trettio (30) dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning har Ramavtalsleverantören rätt till påminnelseavgift enligt förordning (1981:1 057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lag (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). 8