Upphandling av IT-stöd för omvärldsanalys

Transkript

1 Rapportnummer Datum Upphandling av IT-stöd för omvärldsanalys

2 Upphandling av IT-stöd för omvärldsanalys Rapportnummer Diarienummer /72 ISSN Författare Anna-Karin Hellsten Post- och telestyrelsen Box Stockholm Post- och telestyrelsen 2

3 Innehåll Om PTS 4 1 Upphandlingens syfte 5 2 Krav på anbudsgivaren Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av företaget Underleverantörer Juridisk ställning Registreringsbevis Skattekontroll Sanningsförsäkran Ekonomisk ställning Kreditupplysning 7 3 Krav på uppdraget 8 4 Kommersiella villkor Ersättning Följande priser ska redovisas i anbud Avtalstid Kommersiella villkor i övrigt 9 5 Utvärdering Lägsta pris Uppfyllande av tilldelningskriterier Lika poäng efter utvärdering 11 6 Allmänna förutsättningar för anbudet Tidsfrister Upphandlingsform Anbudets form och antal Anbudets innehåll Språk Bekräftelse/svarsmall Frågor och svar Sekretess Undertecknande, behörig firmatecknare Kontaktperson Inlämnande av anbud 14 Bilagor: 1. Kravspecifikation 2. Avtal 3. Allmänna avtalsvillkor för uppdrag vid PTS 4. Svarsmall som ska fyllas i av anbudsgivaren 5. Sanningsförsäkran 6. Begäran om upplysning vid offentlig upphandling (SKV 4820) Post- och telestyrelsen 3

4 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: konsumenternas intressen i centrum effektiv konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och fem lokala tjänsteställen (Kiruna, Luleå, Limhamn, Kungsbacka och Sköndal). Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare Post- och telestyrelsen 4

5 1 Upphandlingens syfte Post- och telestyrelsens (PTS) omvärld befinner sig i många avseenden i snabb förändring. Myndigheten arbetar därför på ett systematiskt sätt med framför allt analysfasen i omvärldsarbetet. I dagsläget kännetecknas detta arbete primärt av att det finns ett internt nätverk med representanter från olika avdelningar, där trender som kan påverka PTS verksamhet identifieras och analyseras. Utifrån dessa analyser hämtas kunskap in i olika projekt och processer i organisationen. Utöver detta arbetar flera av medlemmarna i omvärldsnätverket - och andra engagerade medarbetare - på olika sätt med omvärldsbevakning (informationsinsamlingsfasen, med ett kontinuerligt inflöde av händelser om skeenden i omvärlden) på sina respektive avdelningar. Nu är tanken att upphandla ett IT-stöd för att höja systematiken i bevakningsdelen av omvärldsarbetet och därmed kunna stötta större delar av organisationen, effektivisera sökordsformulering, distribution m.m. samt underlätta kopplingen till de trender som analyseras i organisationens omvärldsarbete. Post- och telestyrelsen 5

6 2 Krav på anbudsgivaren 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en beskrivning av företaget och dess verksamhet Underleverantörer Om leverantören avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas och namnges. 2.2 Juridisk ställning Registreringsbevis Till anbudet ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis. För utländska anbudsgivare bifogas liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland Skattekontroll Anbudsgivaren ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter genom att bifoga Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling ifylld, se bilaga 6. Utländsk anbudsgivare ska uppfylla motsvarande villkor i sitt hemland, vilket ska bestyrkas genom intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett krav att intyget inte får vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 5, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till att samtliga krav inte är uppfyllda. Post- och telestyrelsen 6

7 2.3 Ekonomisk ställning Kreditupplysning Utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet, ska bifogas anbudet. Kreditvärdigheten ska vara minst två enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte förklaring har lämnats som kan godtas av PTS. Observera att det är ett krav att intyget om kreditupplysning inte får vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Post- och telestyrelsen 7

8 3 Krav på uppdraget Uppdraget ska utföras i enlighet med bifogad kravspecifikation, se bilaga 1. En förutsättning för att anbud ska kunna deltaga i anbudsutvärderingen är att samtliga krav är uppfyllda. Post- och telestyrelsen 8

9 4 Kommersiella villkor 4.1 Ersättning I anbud ska ersättningen för uppdraget anges i svenska kronor. Ersättning i form av priser ska anges enligt avsnitt nedan Följande priser ska redovisas i anbud Ett totalpris för tjänsten per år ska anges. Detta pris ska innefatta alla krav som PTS ställt på tjänsten, med undantag för det som räknas upp i punktlistan nedan. Observera att i totalpriset ingår kostnaden för support. Kostnaden för support ska dock specificeras i anbudet, oaktat att den ska ingå i totalpriset. Därutöver ska priser för nedanstående specificeras i anbudet. Observera att dessa inte ska ingå i totalpriset, utan kan debiteras separat av leverantören. Dessa priser kommer heller inte att utvärderas (med undantag för priset per webbkälla, där kostnaden för 100 webbkällor kommer att läggas till totalpriset vid utvärdering, se närmare avsnitt 5 Utvärdering). Pris per administratörskonto utöver de 10 konton som ska ingå i anbudet. Pris per webbkälla som PTS önskar lägga till, utöver det standardutbud som ska ingå i anbudet. Observera att priset för 100 sådana extrakällor kommer att läggas till totalpriset vid utvärdering av anbud! Mindre justeringar/tillägg till systemet för att anpassa det efter PTS framtida behov ska debiteras i enlighet med vad som vid tillfället för arbetet kan anses vara marknadsmässiga priser. Inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras. 4.2 Avtalstid Avtalstiden är ett år, med möjlighet till ett års förlängning vid tre tillfällen. Maximal avtalstid är med andra ord fyra år. 4.3 Kommersiella villkor i övrigt Bifogade avtal ska gälla, se bilaga 2 och 3. Post- och telestyrelsen 9

10 5 Utvärdering Endast anbud som uppfyller samtliga ställda krav kommer att utvärderas. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till samtliga nedan angivna omständigheter kommer att antas. Det anbud som erhåller högst poäng enligt redovisningen nedan anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Följande kriterier, med angivna viktningstal, kommer att beaktas vid anbudsutvärderingen. Kriterium Viktningstal Lägsta pris 80% Uppfyllande av tilldelningskriterierium 1: funktion för att via e-post skicka enstaka nyhetstips inifrån administrationsgränssnittet Uppfyllande av tilldelningskriterierium 2: möjlighet att redigera rubrik och textutdrag innan det adderas till RSS-flödet Uppfyllande av tilldelningskriterierium 3: arkivsökningen går att göra tillgänglig via en sökruta på PTS intranät Uppfyllande av tilldelningskriterierium 4: möjlighet att publicera eget material i systemet Uppfyllande av tilldelningskriterierium 5: möjlighet att skapa statistik utifrån antalet artiklar som matchar ett visst sökkriterium 7% 7% 3% 2% 1% 5.1 Lägsta pris 80 poäng delas ut till det anbud som har det lägsta priset. Övriga anbud tilldelas poäng utifrån relationen till det anbud som har det lägsta priset d.v.s. 80 poäng dividerat med en faktor som anger relationen mellan det högre Post- och telestyrelsen 10

11 aktuella priset och det lägsta priset. Exempel: ett pris som är 15 % högre än det lägsta anbudet får 80/1,15= 70 poäng. Observera att PTS vid utvärdering av anbud kommer att lägga till priset för 100 extrakällor till det av anbudsgivaren angivna totalpriset (se bilaga 1, kravspecifikationen, sidan 2 under stycket Krav avseende vilka källor som ska täckas). Det är sedan detta pris (d.v.s. av anbudsgivaren angivet totalpris plus kostnaden för 100 extra källor) som kommer att ligga till grund för utvärderingen. Exempel: om totalpriset för tjänsten är kr, och kostnaden per tillagd extra källa är 10 kr, kommer det pris som utvärderas att vara kr. Räkneexempel: (10 kr * 100 st =)1000 = kr 5.2 Uppfyllande av tilldelningskriterier Totalt kan 20 poäng erhållas för uppfyllande av tilldelningskriterier. Om samtliga tilldelningskriterier uppfylls erhålls 20 poäng. Om enbart ett alternativt flera kriterier uppfylls erhålls poäng enligt tabellen på sidan 10. (Exempel: om tilldelningskriterium 1 och 4 uppfylls, men inga övriga, kommer anbudet att tilldelas 7+2=9 poäng för uppfyllandet av dessa kriterier.) 5.3 Lika poäng efter utvärdering Om situationen att två eller flera anbud har fått samma poäng uppstår, kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 11

12 6 Allmänna förutsättningar för anbudet 6.1 Tidsfrister Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 4 juni 2009 och ska vara bindande t.o.m. den 4 december För det fall att upphandlingen begärs överprövad ska anbuden vara bindande ytterligare två månader. 6.2 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Observera att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 6.3 Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna 2.2.1, 2.2.2, samt eventuell fullmakt enligt 6.9 kan lämnas i ett exemplar. 6.4 Anbudets innehåll Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbuden är det av stor vikt att anbuden innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. LOU medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Det är därför viktigt att anbudsgivarna accepterar avtalet i ursprungligt skick. Anbud med reservationer vad gäller innehållet i bifogade avtal, eller reservationer mot villkoren i övrigt i förfrågningsunderlaget, kan komma att förkastas. Det är därför mycket viktigt att ni anger ert pris baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag, kravspecifikation och bifogade avtal. Post- och telestyrelsen 12

13 6.5 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. 6.6 Bekräftelse/svarsmall Anbudsgivaren ska i anbud bekräfta att villkoren i detta förfrågningsunderlag accepteras, genom att fylla i bifogad svarsmall, bilaga 4. Svarsmallen används för att underlätta både leverantörens och den upphandlande myndighetens kontroll av anbud. 6.7 Frågor och svar PTS vill uppmana anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget med bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via post eller e-post till handläggaren Anna-Karin Hellsten, e-post: anna-karin.hellsten@pts.se PTS vill ha alla frågor senast den 28 maj 2009 för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida snarast möjligt efter detta datum, om inte särskilda skäl föranleder annat. Efter den 2 juni kommer inte fler frågor och svar att publiceras. Fram till detta datum kan däremot frågor och svar komma att publiceras löpande. 6.8 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 6 kap. 2 3 st. sekretesslagen [1980:100]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 8 kap. 10 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. Post- och telestyrelsen 13

14 6.9 Undertecknande, behörig firmatecknare Anbud ska vara undertecknat av behörig firmatecknare. För det fall att behörig firmatecknare inte framgår av bifogat registreringsbevis, ska behörighet styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post ska adress för detta anges Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud - Upphandling av IT-stöd för omvärldsanalys, Dnr /72 insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception som har öppet kl varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 14 maj 2009 Anna-Karin Hellsten Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 14