Koncerninköp VGR. Catarina Sjöling Gunnel Pettersson Carin Sjösten Nilsson

Transkript

1 Koncerninköp VGR Catarina Sjöling Gunnel Pettersson Carin Sjösten Nilsson

2 Innehåll Koncerninköp Lagen om offentlig upphandling Inköpsprocessen Beställning av vara eller tjänst

3 Koncerninköp

4 Tre upphandlande myndigheter Västtrafik Västfastigheter Koncerninköp Ansvarar även för att styra och följa upp inköpsprocessen i hela Västra Götalandsregionen

5 Koncerninköp 7,5 miljarder kronor per år i total inköpskostnad Cirka leverantörer Cirka 150 anställda Inom koncerninköp finns: Upphandling och avtalsfrågor Inköpsstrategi och innovation Materialkonsulenter Kundservice System och support för E-handelsplattform Hållbarhet och övriga krav

6 Hållbar upphandling Ekonomiska krav Miljökrav Etiska och sociala krav VGR en Fairtrade-region

7 Miljökrav En mycket stor del av Västra Götalandsregionens miljöpåverkan sker genom val av produkter och tjänster Därför viktigt med ett effektivt arbetssätt vid miljöanpassad upphandling och inköp för att nå miljömålen

8 Sociala krav Förbättra förutsättningarna för invånarna i Västra Götalandsregionen att nå en ökad delaktighet och tillgänglighet i samhället Detta innebär bland annat att ingen ska missgynnas på grund av sitt kön, etnicitet, ålder, funktionsnedsättning, sexuella läggning, religion eller annan orsak

9 Etiska krav Gemensam uppförandekod Mänskliga rättigheter enligt FNs definition FNs deklaration mot korruption Principer om anställdas rättigheter Miljö Hälsa och säkerhet

10 Etiska krav Nationell samverkan med en gemensam uppförandekod Riktade revisioner och leverantörsuppföljningar Gemensam hemsida

11 Lagen om offentlig upphandling LOU

12 Lagen om offentlig upphandling, LOU Bygger på EU direktiv Ska förhindra otillbörligt gynnande Ska beaktas vid varje inköp Grundprinciper: Likabehandling Icke-diskriminering Öppenhet Ömsesidigt erkännande Proportionalitetsprincipen

13 Ungefärliga gränsvärden Inköpsfunktioner upphandlar allt från första kronan Beräknas utifrån det sammanlagda värdet för hela regionen Mer än 500 tkr tkr tkr. Upphandling med annonsering Krav enligt LOU Direktupphandling Krav enligt LOU Direktupphandling Enklare formaliakrav enligt LOU

14 Upphandlingssekretess Huvudregel: absolut sekretess råder fram till dess att kontraktet är tilldelat Därefter gäller offentlighetsprincipen En del dokument kan omfattas av sekretess även efter tilldelningsbeslutet

15 Inköpsprocessen

16 Verksamhetsstyrd process med politisk förankring Kundrådet för intern service Inköpsstyrgrupper Upphandlingsgrupper Beställare, inköpare, materialkonsulenter, jurister, inköpscontrollers m.fl.

17 Inköpsstyrgruppens ansvar Tillsätter upphandlingsgrupper Godkänner analysrapport Godkänner upphandlingsunderlag inför annonsering Tillstyrker tilldelningsbeslut

18 Inköpsstyrgrupper Administrativa tjänster Diagnostik FM-tjänster Hjälpmedel Hjälpmedel, OTA, syn, hörsel Hälso- och sjukvårdstjänster IT och nätverk Läkemedel och Läkemedelsnära Medicinska specialiteter Opererande specialiteter Tandvård Västfastigheter Västtrafik

19 Upphandlingsgrupper Drygt medarbetare från verksamheterna Investering i tid för att kunna ställa rätt krav Ger sakkunskap i inköpsprocessen

20 Koncerninköp finns med i hela inköpsprocessen Vårt arbete slutar inte vid påskrivet avtal Vi är alltid intresserade av synpunkter på avtal, leverantörer, produkter och tjänster Det är en myt att lägsta pris alltid väger tyngst Kundsupport öppet vardagar (fredagar 15.00) koncerninkop@vgregion.se

21 Fördelar med upphandling Rätt krav på både produkter och leverantörer Minskade kostnader Följer regionala mål Följer lagen LOU med flera Undviker korruption Rätt sortiment

22 Minskade kostnader Utifrån kraven lägger leverantörer anbud Undviker skadestånd Mindre omkostnader Arbetstid och resor gör att inköp av andra produkter blir dyrare Köp utanför avtal gör det mindre attraktivt att lämna anbud Dyrare produkter är ofta billigare i längden

23 Upphandlat känns dyrt, vi åker hellre till IKEA IKEA? AVTALSLEVERANTÖR 99:- 499:- Flamsäkert Ljus och värmeskydd Lång hållbarhet Tvätt i hög temperatur mm.

24 Beställning av vara eller tjänst

25 Insidan Inköp Beställa intra.vgregion.se/inkop

26 Behöver du beställa en vara? Insidan Inköp Marknadsplatsen E-katalog

27 Så här beställer du varor i Marknadsplatsen Sök efter varan i Marknadsplatsen Behörig beställare För att kunna beställa i Marknadsplatsen behöver du behörighet. Kontakta din förvaltnings e-handelskoordinator eller din chef för behörighetsbeställning. Hittar du inte det du söker? Kontakta Kundservice Om du har frågor eller vill ha hjälp att söka kontakta Kundservice Skapa ett förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag Det är viktigt att du preciserar och motiverar ditt behov utförligt. Ange också dina kontaktuppgifter utifall Kundservice behöver komma i kontakt med dig för följdfrågor. Ange Innovationsfonden 2018 vid kontakt med Koncerninköp

28 Behöver du beställa en tjänst? Insidan Inköp Avtalskatalogen

29 Så här beställer du en tjänst Sök efter avtal i AVTALSKATALOGEN Hittar du inte det du söker? Fyll i blankett INKÖPSANMODAN Skickas till koncerninkop. kapitalinvest@vgregion.se Särskilda beställningsrutiner Information om hur du beställer de olika upphandlade tjänsterna finns angivet för respektive avtal. Kontakta Kundservice Om du har frågor eller vill ha hjälp att söka kontakta Kundservice Inköpsanmodan Kryssa i rutan Tjänst. Det är viktigt att du att du fyller i blanketten utförligt. Ange också dina kontaktuppgifter utifall Kundservice behöver komma i kontakt med dig för följdfrågor. Bekräftelse När vi mottagit ditt underlag och beställning skickas till leverantör får du samtidigt bekräftelse till din e-postadress Ange Innovationsfonden 2018 vid kontakt med Koncerninköp

30 Behöver du beställa en utrustning ( kapitalvara )? Insidan Inköp Avtalskatalogen

31 Så här beställer du en kapitalvara/utrustning (investering) Sök efter avtal i AVTALSKATALOGEN Hittar du inte det du söker? Fyll i blankett INKÖPSANMODAN Skickas till koncerninkop. kapitalinvest@vgregion.se Kontakta Kundservice Om du har frågor eller vill ha hjälp att söka kontakta Kundservice Inköpsanmodan Fyll i blanketten så utförligt som möjligt, särskilt viktigt är beställar-id och objektsnummer (om det används). Dessa uppgifter finns sedan med från beställning och orderbekräftelse till faktura. Behörig beställare? Rutin för investeringar skiljer sig åt mellan förvaltningar och det är därför viktigt att du tar reda på vad som gäller inom din förvaltning. Ta kontakt med din Ekonomiavdelning eller controller. Ange Innovationsfonden 2018 vid kontakt med Koncerninköp

32 Kundservice och support Stöd i frågor kring Beställning Sortiment Avtal Fakturor koncerninkop@vgregion.se

33 Beställning - repetition

34