100 K Direktupphandlingar på över kronor måste dokumenteras. Heja direktupphandling! Whitepaper

Transkript

1 Whitepaper Heja direktupphandling! En guide till korrekta direktupphandlingar utan krångel. 100 K Direktupphandlingar på över kronor måste dokumenteras. Läs mer på

2 Sammanfattning Direktupphandlingar underlättar själva anbudsprocessen och ger myndigheter möjlighet att få snabbare leveranser. Eftersom många inköp flyttas ut till beställare ute i verksamheten är det viktigt att ha tydliga riktlinjer för när direktupphandling får användas, hur de ska utföras och vem som får göra det. Med bra riktlinjer i ryggen kan även ovana beställare göra bra affärer med hjälp av direktupphandling samtidigt som myndigheten kan få kontroll över de inköp som görs inom hela organisationen. Att tänka på vid direktupphandlingar Direktupphandling får bara utföras om avtalets värde inte överstiger kronor vid upphandling enligt LOU eller kronor vid upphandling enligt LUF, alternativt att det finns synnerliga skäl. Direktupphandling får även användas när de situationer som i övrigt anges för direktupphandling är uppfyllda, till exempel i följande situationer: Om det som upphandlas bara kan levereras av en viss leverantör av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt. En stor fördel med direktupphandling är att det går snabbt att få leverans. När det är möjligt att göra förmånliga köp på grund av att en leverantör gått i konkurs eller liknande. Vilka dessa situationer är anges uttömmande i 4 kap. 5 9 LOU, 4 kap. 2 LUF och 4 kap LUFS. Beloppsgränsen gäller för hela den upphandlande myndigheten/enheten. Alla inköp av varor och tjänster av samma slag slås ihop och det är totalvärdet för räkenskapsåret som måste ligga inom beloppsgränsen. Synnerliga skäl innefattar bara händelser som myndigheten inte kunde ha förutsett, som exempelvis extrema väderhändelser. Tidsbrist på grund av dålig planering kan inte anses vara synnerliga skäl. Om det finns avtal får man inte direktupphandla inom området som avtalet täcker. Myndigheten måste ha riktlinjer för hur direktupphandling får användas. Här ska det bland annat fastställas när direktupphandling får göras, vem som får göra det, hur kommunikationen med leverantörerna ska hanteras och hur dokumentation, arkivering och sekretess ska skötas. Vid direktupphandlingar på över kronor måste myndigheten dokumentera upphandlingen. 2

3 Det här är direktupphandling Direktupphandling är enligt definitionen en upphandling utan krav på anbud i viss form. Viss form innebär att det inte behöver vara i skriftlig form utan kan ske exempelvis direkt via webben eller muntligt över telefon. Processen för att göra en direktupphandling är med andra ord enklare än vid det normala upphandlingsförfarandet och är tänkt att kunna ge snabbare leverans än vid traditionell upphandling. Direktupphandling är tillåten i två situationer: Om avtalets värde inte överstiger kronor vid upphandling enligt LOU eller kronor vid upphandling enligt LUF/LUFS. Om det finns synnerliga skäl. Beloppsgränsen gäller oavsett om upphandlingen avser varor, tjänster eller byggentreprenader. Dessutom gäller de grundläggande principerna för all EU-rätt och för upphandlingsdirektiven: Principen om likabehandling; alla anbudsgivare ska behandlas lika och ges samma förutsättningar. Proportionalitetsprincipen; myndigheten får inte ställa högre krav än vad som är nödvändigt för att uppnå syftet med upphandlingen. Principen om öppenhet; upphandlingen ska präglas av öppenhet och förutsägbarhet. Principen om icke-diskriminering; ingen anbudsgivare får diskrimineras på grund av nationalitet. Principen om ömsesidigt erkännande; intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder. < kr Fördelar med direktupphandling En stor fördel med direktupphandling är att det går snabbt att få leverans. När Visma undersökte de direktupphandlingar som gjorts via verktyget Visma Direktupphandling visade det sig att en direktupphandling, från start till mål, normalt tog ungefär tre veckor. En anledning till det är att den upphandlande myndigheten inte behöver använda avtalsspärr. I en traditionell upphandling ska myndigheten tala om för de som lämnat anbud vem som har vunnit och varför. Sedan ska övriga leverantörer ha tid att väcka överprövning. Ansökan om överprövning ska normalt göras inom tio dagar från det att meddelande av beslut skickats. Under den tiden får myndigheten inte skriva avtal. Med direktupphandling tilldelas kontraktet direkt. En korrekt direktupphandling kan heller inte överprövas. En leverantör inte begära överprövning av upphandlingen efter det att avtal tecknats utan måste i sådana fall begära att det ingångna avtalet ogiltigförklaras. Om någon genomför en direktupphandling till ett belopp som är för högt, exempelvis genom att felaktigt dela upp köpet, har en annan leverantör sex månader på sig att väcka en talan om ogiltighet och kräva att avtalet rivs upp. Om beloppet var för högt kan avtalet rivas upp, men håller sig avtalsbeloppet under beloppsgränsen för direktupphandling kan det inte ogiltighetsförklaras. 3

4 300 tkr 200 tkr 200 tkr Leverantör A Leverantör A Leverantör A Leverantör B Leverantör C När är det tillåtet att direktupphandla? Många upphandlingar uppfyller de två tidigare nämnda kriterierna för direktupphandling, men det finns en del saker att ha i åtanke för att se till att kraven verkligen uppfylls. Till att börja med gäller det att bedöma kontraktets värde. Beloppen gäller oavsett om köpen gäller varor, tjänster eller byggentreprenader, men det är inte tillåtet att dela upp en upphandling i flera delar. Gäller upphandlingen till exempel över två år så är fortfarande det totala värdet kronor om upphandlingen sker enligt LOU. Värdet för varje år får då ligga på maximalt Om avtalet kan förlängas får man gå efter den maximala tiden och göra beräkningen efter det. Är avtalet på två år med en option på ett år till dividerar man med tre för att få fram tillåtna årskostnaden. Alla inköp av en viss vara ska summeras och det är totalvärdet som måste ligga inom beloppsgränsen. När beräkningen görs ska myndigheten bedöma vad som direktupphandlats av samma slag under ett räkenskapsår. Direktupphandlar myndigheten för kronor i januari av en vara eller tjänst, exempelvis mobiltelefoner, och sedan köper ytterligare mobiltelefoner för kronor i april och för kronor igen i september, blir den totala summan kronor. I ett sådant fall är det inte tillåtet med direktupphandling. Att köpa av leverantör A första gången, av leverantör B andra gången, av leverantör C sista gången och räkna det som tre separata direktupphandlingar är heller inte möjligt. Vad som bör räknas som samma slag är inte definierat i lagtexten utan får visa sig i praxis. Det handlar till stor del om att använda sunt förnuft samt kunna motivera sin ståndpunkt. Leverantörer av kontorsmaterial säljer ofta både pennor och kopieringspapper och dessa skulle därmed kunna anses vara av samma slag. En personbil till färdtjänstpersonalen och en traktor avsedd för fastighetsskötarna skulle däremot kunna betraktas som olika slag då leverantörer normalt sett inte säljer båda. Det kan emellertid finnas leverantörer som har ett så brett sortiment att det är svårt att göra en gränsdragning. Bedömningen kan då istället baseras på vad andra leverantörer, som säljer liknande varor eller tjänster, normalt tillhandahåller. Säljer leverantörerna i kategorin normalt sett inte två olika varor eller tjänster skulle det kunna ligga till grund för bedömningen att dessa inte ska räknas som samma slag. En leverantör kan inte kräva att få vara med i en direktupphandling utan det är myndigheten som bestämmer vilka som ska få lämna anbud. Valet måste kunna motiveras och ingen leverantör får diskrimineras, enligt grundprinciperna ovan. Finns det rimliga motiv är det dock möjligt att exempelvis bara låta lokala leverantörer lämna anbud. Det kan till exempel röra sig om en upphandling av terminalglasögon till personalen där det inte är rimligt att låta de anställda resa till en annan del av landet enbart för att gå till en optiker. När det gäller synnerliga skäl finns det ingen gräns för hur stort beloppet får vara, men det handlar då om händelser av Force Majeure-karaktär. Det måste röra sig om händelser som står utanför myndighetens kontroll som exempelvis extrema väderhändelser där nöd- och ersättningsutrustning snabbt måste införskaffas. 4

5 Dålig planering räcker således inte som synnerligt skäl. Det går exempelvis inte att direktupphandla snöröjning med motivationen att det annars inte hinner bli klart innan snön faller. Det måste myndigheten kunna förutse och starta upphandlingen i tid. Definition av synnerliga skäl Direktupphandling får utföras om avtalets värde inte överstiger kronor vid upphandling enligt LOU eller kronor vid upphandling enligt LUF, alternativt om det finns synnerliga skäl. Fyra förutsättningar ska vara uppfyllda för att det ska räknas som synnerliga skäl: Det ska vara absolut nödvändigt att genomföra upphandlingen. Den synnerliga brådskan ska göra det omöjligt att hålla tidsfristerna för öppen och selektiv upphandling. Brådskan ska vara förorsakad av omständigheter som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten eller enheten. Brådskan får inte vara orsakad av myndigheten/ enheten själv. Riktlinjer och dokumentationsplikt En upphandlande myndighet eller enhet ska besluta om riktlinjer för när och hur direktupphandlingen kan användas i organisationen. Exakt vad som ska stå i riktlinjerna är upp till varje myndighet och enhet, men Konkurrensverket har tagit fram en lista på vad som lämpligen kan ingå. Listan kan sedan anpassas till egna förhållanden. Det går även att lägga till regler som är viktiga för den egna organisationen. Detta är emellertid vad Konkurrensverket anser är lämpligt att ha med: När direktupphandling får genomföras. Att redan existerande och lämpliga avtal ska användas innan en ny direktupphandling genomförs. Vem inom myndigheten som har rätt att genomföra direktupphandlingar, och till vilka beloppsgränser. Hur myndigheten samordnar sina direktupphandlingar. När och hur konkurrensutsättning ska ske, eventuellt kopplat till interna beloppsgränser. Hur kommunikation med anbudsgivare/leverantörer ska ske. När skriftliga avtal ska upprättas. Hur dokumentationen sker och på vilket sätt en helhetssyn avseende direktupphandlingar skapas. Vad som gäller avseende sekretess. Vad som ska arkiveras. Detta är Konkurrensverkets förslag på vad som bör finnas med i dokumentationen: Den upphandlande myndighetens eller enhetens namn och organisationsnummer. Avtalsföremålet. Avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks. Om och hur konkurrensen togs till vara. Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud. Vilken leverantör som tilldelades avtalet. Det viktigaste skälet för tilldelningen. Konkurrensverket rekommenderar också att myndigheten sparar dokument som förfrågningsunderlag, offertförfrågan och tilldelningsbeslut om sådana finns. Det finns en skyldighet för myndigheter att dokumentera direktupphandlingar som överstiger kronor. Det finns flera anledningar till detta krav. En är att myndigheten ska få en överblick över de avtal som finns och kunna följa upp inköpen. Dokumentationen ska även ge leverantörerna möjlighet att kontrollera att myndigheten verkligen gör sina inköp enligt de avtal som tecknats. Dessutom kan leverantörerna enklare anpassa sina anbud om de i dokumentationen kan se vad myndigheten har för behov. Konkurrensverkets blankett för dokumentation 5

6 Så kommer du igång Lidingö stad är en kommun som implementerat riktlinjerna och som kan fungera som ett exempel på hur man framgångsrikt kan arbeta med direktupphandling. Staden har en upphandlings- och inköpspolicy som reglerar vad de vill göra med sina affärer på en övergripande nivå. Därtill kommer riktlinjerna som nästa steg över hur man gör affärerna och därefter en ansvarsfördelning mellan förvaltningarna och upphandlarna. Det är förvaltningscheferna som ansvarar för att de anställda följer rutinerna. Det finns cirka 500 beställare inom Lidingö stad och de har alla certifierats som beställare genom att gå en fyra timmar lång utbildning där de får lära sig riktlinjerna samt hur de ska arbeta med inköp. Det finns en rad punkter som är viktiga i Lidingös stads direktupphandlingar som kan fungera som exempel på hur en direktupphandling kan utföras. Undersök om det finns avtal Beställarna ska först söka i avtalskatalogen. Finns det ett befintligt avtal ska detta användas och ingen direktupphandling är tillåten. Finns det inte i katalogen ska beställaren kontakta upphandlingsenheten. Enheten ska garantera att det verkligen inte finns något avtal och att beloppsgränsen för hela staden inte överskrids. Dessutom behöver upphandlingsenheten veta om beloppet hamnar över kronor, vilket medför dokumentationsskyldighet. I sådana fall behöver upphandlingsenheten vara med från början för att vara säkra på att alla uppgifter som behöver redovisas finns med. Säkerställ att det finns en tydlig ansvarsoch rollfördelning Lidingö stad har attestregler som bygger på att alla förvaltningschefer är ansvariga för att utse beställare, attestanter och slutattestanter. Det är tydligt vilket ansvar varje roll har och att alla beställare har rätt att initiera en direktupphandling. Upphandlingsenheten har samordningsansvar På grund av samordningsansvaret vill upphandlingsenheten vara med från början när en beställare identifierar ett upphandlingsbehov. Enheten kan då bedöma om beloppsgränsen kan överskridas sett till hela stadens inköp. När enheten får veta vad beställarna vill köpa tittar den på problematiken med varor och tjänster av samma slag. Ska det betraktas på varugruppsnivå eller på en mer detaljerad nivå? Besluten här bygger på erfarenhet hos enhetens personal och det har inte uppstått några problem med detta. Riktlinjer för hur en direktupphandling ska genomföras Vid direktupphandlingar på upp till kronor får beställarna ute i verksamheterna göra upphandlingen själva utifrån en checklista som enheten tagit fram. Vid direktupphandlingar mellan och kronor finns ett krav på att minst tre leverantörer ska tillfrågas, om det finns så många att välja på, och att allt ska ske skriftligt. Vid över kronor ska en upphandlare göra det och det görs i ett verktyg som är avsett just för direktupphandlingar, en modul i Tendsign med koppling till avtalskatalogen. Det är mycket viktigt att alla avtal, även direktupphandlingar, ska finnas i avtalskatalogen. Vid leverans är det beställarens ansvar att kontrollera att rätt vara eller tjänst levereras i rätt tid till rätt pris. Om något är fel måste de reklamera och skicka en kopia till upphandlingsenheten för att den ska få kännedom om leverantörer inte sköter sig. Skriftliga beställningar vid belopp över kronor Vid direktupphandlingar under kronor finns inga skriftliga krav. Beställaren kommunicerar muntligt eller beställa på leverantörens webb. För direktupphandlingar på över kronor finns krav på skriftlig kommunikation och då beloppet överstiger kronor tillkommer även krav på en skriftlig beställning. Dokumentering av inköpen För direktupphandlingar upp till kronor dokumenterar förvaltningarna inköpen på egen hand. Upphandlingsenheten har också dokumentationsskyldighet. Efterlevnad av regler för arkivering och sekretess Offentlighets- och sekretesslagen gäller även vid direktupphandling, det är därmed ingen stor skillnad från LOU. Begär en leverantör sekretess blir det en bedömningsfråga. Handlar det till exempel om att skydda en affärshemlighet och leverantören kan lida skada om denna blir offentlig kan den delen sekretessbeläggas. Grundregeln är dock att lämna ut alla underlag. Alla direktupphandlingar på över kronor arkiveras på upphandlingsenheten, övriga arkiveras ute på förvaltningarna. För att införa riktlinjerna reviderades inköpspolicyn, numera ingår riktlinjerna i den. Kommunstyrelsen fastställde sedan den reviderade policyn. Efter det förankrades riktlinjerna hos alla förvaltningschefer, och ekonomigruppen informerades. Därefter publicerades en checklista där processen för direktinköp dokumenterades. 6

7 ARBETSGÅNG VID DIREKTUPPHANDLING: Ligger upphandlingen under beloppsgränsen? Finns det redan avtal inom området? Vem har rätt att genomföra direktupphandling Hur ska konkurrensutsättning ske? Hur ska kommunikationen med anbudsgivarna ske? När krävs det dokumentation och vad ska i så fall ingå? Tips för att lyckas med direktupphandling Gör riktlinjerna lätta att förstå och att följa. De beställare som gör direktupphandlingar kan ofta vara lite ovana och tydliga riktlinjer minskar risken för misstag. För att få bästa pris bör beställarna vid köp över en viss summa vara tvungna att tillfråga ett visst antal leverantörer. Om ni vill få ner totalvärdet på en upphandling för att kunna direktupphandla kan det vara möjligt att få leverantören att plocka bort någon del av avtalet. Istället för att exempelvis begära in anbud på livsmedel och transport av livsmedlen i en upphandling kan det gå att bryta ut logistiken och göra en separat upphandling där en distributör får ansvar att sköta alla transporter. Försök få beställarna att kontrollera med andra delar av organisationen om det går att samordna inköpen för att på så sätt få bättre priser. Ha en klar ansvarsfördelning så det är klart vad som kan utföras ute på förvaltningarna och vad som ska hanteras av upphandlingsenheten. 7

8 Om Visma Commerce Visma Commerce erbjuder en användarvänlig och flexibel molnlösning som ger bättre styrning och kontroll över direktupphandlingar. Visma Direktupphandling ger möjlighet att styra organisationens samtliga direktupphandlingar till ett gemensamt verktyg. Vill du veta mer om hur Visma kan hjälpa er med att få kontroll över direktupphandlingar kontakta Visma på: Dela detta whitepaper på: