Gävleborg

Transkript

1 Inköpsorganisering Landstinget Gävleborg CLIP

2 Upplägg LOU och landstinget Nuläge/Historik i Landstinget Gävleborg Gemensamt inköpsarbete en nära framtid

3 Upplägg LOU och landstinget Nuläge/Historik i Landstinget Gävleborg Gemensamt inköpsarbete en nära framtid

4 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Förkortad LOU - Lagen om offentlig upphandling (dessutom lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster.)

5 LOU och Upphandlingsregler Syftet med upphandlingsreglerna är att upphandlande myndigheter på bästa sätt ska använda de offentliga medel som finansierar offentliga upphandlingar, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Samtidigt syftar regelverket till att ge leverantörerna möjlighet att tävla på lika villkor i varje upphandling.

6 Vilka omfattas av lagen? De som omfattas av definitionen i LOU benämns upphandlande myndigheter. Bland dessa finns bland annat landsting och kommuner.

7 Vad är offentlig upphandling? Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal.

8 Fem grundprinciper i lagen Ik Icke diki diskrimineringi i Principen om förbud att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer på grund av nationalitet. Principen om likabehandling Alla leverantörer skall behandlas lika. Principen om ömsesidigt erkännande Alla länder skall acceptera varandras certifieringar. (ex. ISO 9001) Proportionalitetsprincipen Den upphandlande d enheten får i en upphandling inte ställa större krav på leverantören än som behövs och är ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen. Transparensprincipen Fullständiga och tydliga förfrågningsunderlag. Vad gäller, vad efterfrågas, vad värderas?

9 Strategiska inköp Har vi rätt strategi? Johan Almesjö, Inköp Gävleborg

10 Kommunalförbundet Inköp Gävleborg 10 medlemskommuner Ca: 40 offentliga kunder Styrs av en politisk kdirektion Upphandlande myndighet 25 anställda Kompetensbaserad organisation Lokala kontor 2,500 MSEK 1,100 aktiva ki avtal 375 upphandlingar

11 Vision Har vi rätt strategi? Partnern för den bästa affären Bärande strategier Fyra strategier (affär / kompetens / system / organisation) i Ägarstyrning Lokal påverkan Politisk ambition Mest effekt av skattekronan Processtyrning Optimera effekten av det vi gör

12 Vår målbild Ägare Ekonomi i balans, Grönt = +/ 5% relativt prognos Attitydmätning direktion, nollmätning Kund Avtalstrohet 75 % 9 av 10 bättre pris inom 5 prioriterade områden NKI 65 poäng Organisation Leverantör Snittid per upphandling 65 tim Slutförd upphandling enl plan 95 % Frisknärvaro, 90% (<8 dgr/år) NMI 3,4 (4 gradig skala), mäts anbud per upphandling Grön = > 6,0 Gult = 5,5 5,9 Rött = < 5,

13 Upplägg LOU och landstinget Nuläge/Historik i Landstinget Gävleborg Gemensamt inköpsarbete en nära framtid

14 Från geografiska förvaltningar till divisioner med länsansvar

15 Vem är Landstinget Gävleborg? Företag A Inköp av delar för kr/år. 50 fabriker i knappt 30 länder. Företag B Inköpsvolym på drygt kr/år. Cirka 50 fabriker iett län. Sköts via 200 leverantörer. Del av Toyota Sköts via leverantörer. Källa: Google Källa: LG Gissa vilken?

16 Inköpsavdelningen Peter Hautzinger Chef Inköpsavdelning Helen Westin Margareta Pantzare Greger Jonsson Enhetschef h Varor Enhetschef h Tjänster Enhetschef h Köpt vård Upphandlare Avtalscontrollers Materialkonsulent Upphandlare Avtalscontrollers Upphandlare Avtalscontrollers Beställarenhet 1435 MSEK 2936 lev 1060 MSEK och 6181 leverantör Köpt vård (980 MSEK)

17 Upplägg LOU och landstinget Nuläge/Historik i Landstinget Gävleborg Gemensamt inköpsarbete en nära framtid

18 Inköp är mycket Inköp Upphandling Anskaffning Strategi Spend- analys Leverantörmarknadsanalys Anbuds- infordran Anbuds- utvärdering Förhandling & Avtal Utbildning & Uppföljning Leverantörs- utveckling Uppföljning & utvärdering Strategiskfas Upphandlingsfas Avtalsvård Hög produkt Strategisk Komplex Leverantörsmarknad Hög

19 Respektive typ av kategori kräver olika former av styrning, ansvar och stöd Centralt Fördelning av ansvar Lokalt Behovsanalys/strategi Upphandling/Förhandling 1 Centralt tillhandahållna kategorier Beställning/avrop 1 Avtal Koordinering Behovsanalys/strategi Kravställare Leverantörsval 2 Centralt koordinerade kategorier 2 Beställning/avrop Upphandling/Förhandling Avtal Kravställare Upphandling/Förhandling Behovsanalys/strategi 3 3 Avtal Verksamhetsunika kategorier Leverantörsval? Beställning/Avrop

20 Inköps verktygslåda Konkurrensutsätt och omförhandla Konkurrensutsätt leverantörer och genomföra omförhandling av avtal med befintliga leverantörer Standardisering Standardisera behov av varor (och tjänster) över D/F Väg servicenivåer mot kostnad Säkerställ relevant servicenivå i förhållande till kostnad ( good enough ) samt kontinuerlig benchmarking internt och externt Bundling och leverantörskoncentrering Samordna inköp till färre leverantörer (även över kategorier) Samordna behov över D/F Koordinera behov och krav för hela Landstinget Totalkostnadsperspektiv (TCO) Klargör totalkostnad vid kravställning, förhandling och beställningsförfarande Inkluderar även möjliga outsourcinglösningar Beställning och avtalsefterlevnad l Garantera volymer Säkerställa behöriga beställare med styrning Garantera volymer (och tidsomfattning) till mot avtal och system inklusive rigid process för leverantörer vid förhandling attestering Minskat nyttjande av vara/tjänst Minska behov av varor och tjänster genom ökad kostnadsmedvetenhet Effektivitetshöjande åtgärder Identifiera processförändringar, tidsbesparande åtgärder, förenklingar, etc.

21 Leverantörsutveckling Att betrakta sin Leverantör som en partner Att Leverantören ser sin roll i vår produktion Att båda ser varandra som kollegor i arbetet att g tillfredsställa slutkundens behov

22 Kundråd och Referensgrupper viktiga verktyg i leverantörssamarbetet Kundråd är leverantörsspecifika grupperingar som skall hantera Utveckling Lyfta fram nya behov från verksamheterna som innebär utveckling i relationen med Leverantören Problemhantering Uppmärksamma avtalsansvarig och leverantör om befintliga problem inom avtalsrelationen för att dessa skall kunna lösas. Information Kanal för information om förbättringsarbete som pågår i avtalet. Sammanhållning Hålla ihop information och kunskap avseende behov & krav inför upphandlingar, och därmed vara inköpsavdelningen behjälplig i kravspecifikationsarbeten.

23 Bildligt beskrivet Förslag på nya produkter Tester av nya produkter Leverantör Testresultat & beslut Sanktionerat t sortimentsbehov Önskemål från verksamhet

24 Uppdatering av inköpsvolymer med data från år % av leverantörerna, st skickade endast en faktura under 2009 Något färre leverantörer skickade endast en faktura, samtidigt som något fler leverantörer skickade mer än 24 fakturor under 2009 jämfört med

25 Inköpssystem Chef Användare Anmodan Attest Trevägsmatchning Godsmottagning matchning Fil till betalning Leverans Ett gemensamt avropssystem Förutbestämda leverantörer Lätt att göra rätt! Faktura Order Leverantör

26 Utveckling Avtal Trohet Täckning - Efterlevnad Trohet Systemstöd för ökad åtkomst till avtal Utbildning på chefs och medarbetarnivå om ikö inköpsarbete Täckning Systemstöd dför att fånga inköpsbehov och aggregera till upphandling Efterlevnad Systemstöd för uppföljning av leverantörens efterlevnad

27 Tänkbar framtid Att fler lokala/regionala företag deltar i offentliga upphandlingar Att nyttjande av andras kapacitet för att kunna delta i större affärer blir vanligare

28 Affärer i Gävleborg Göra många upphandlingar Göra upphandlingar synliga Teckna avtal som främjar konkurrens Göra upphandlingsarbetet enklare E basera hl hela processen Driva utveckling med ägare och kund Söka strategisk samverkan, landstinget Förbereda för Regionbildning 28

29 Upphandlingar med skattemedel Varje förslösad krona är en stöld från folket, fd socialministern Gustav Möller.

30 Vem var då jag? Petter Karlsson