Offentlig upphandling i ett biblioteksperspektiv Vilka lagar och regler gäller i Sverige och för svenska förhållanden?

Transkript

1 Offentlig upphandling i ett biblioteksperspektiv Vilka lagar och regler gäller i Sverige och för svenska förhållanden? Magnus Josephson 14 mars

2 Sammanfattning Alla kommunala, statliga och landstingsägda bibliotek skall upphandla i konkurrens Undantag för ensamrätt och lågt värde Uppfinn inte hjulet Använd ramavtalen! KB kan göra en samordnad upphandling för forskningsbibliotek i Sverige 2

3 Magnus Josephson AB Skapar tillväxt i er offentliga affär Hjälper företag att tjäna mer pengar på offentlig upphandling Hjälper myndigheter att göra bättre affärer Ny bok: Vinnande anbud ute nu Upphandlingsjurist sedan 1995 NOU Halvarsson&Hallvarsson OPIC Magnus Josephson AB IHM, ALMI Företagspartner Upphandling24, Anbud24, Justitia 3

4 Ny bok ute! 4

5 Grundläggande regler 5

6 Grundläggande regler En offentlig inköpare måste som huvudregel konkurrensutsätta större affärer och får därför i princip inte vända sig till endast en leverantör En leverantör har i princip alltid rätt att lämna anbud 6

7 Grundläggande regler Huvudregeln om affärsmässighet 1 kap. 9 Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. 7

8 När behöver man inte konkurrensutsätta? Leverantör har ensamrätt på vara el tjänst Orimligt dyrt eller tekniskt komplicerat att byta ut befintlig leverantör Lågt värde på affären (Nivån bestäms av KB) (Synnerlig brådska) 8

9 Hur går en upphandling till? 9

10 Anskaffningsprocessen i sammanfattning Planeringsfas Upphandlingsfas Förvaltningsfas Behovsanalys Förfrågnings -underlag Anbudsperiod Uteslutning samt Kvalificering av leverantörer Utvärdering av anbud, ev förhandling ÖP frist Särskilda villkor 10 d Uppföljning Kontraktsskrivning Annons Anbudsöppning Tilldelningsbeslut 10

11 Hur går en upphandling till? Annons i svensk eller EU databas Tillräcklig anbudstid Kvalificering och utvärdering av leverantör Tilldelningsbeslut Avtal 11

12 Hur går en uh till? Hur välja leverantör? Kvalificering (företagets historik) Skall krav (kravspecifikationen) Lägsta pris, eller Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (Vad säljs?) 12

13 Hur går en uh till? Tiodagarsfrist för prövning av beslut Överprövning (ÖP): Begäran från leverantör om att upphandlingen skall göras om eller rättas till. ÖP ansökan görs till behörig länsrätt När avtalet är skrivet upphör ÖP möjlighet 13

14 Att tänka på inför en upphandling 14

15 Att tänka på inför upphandling Alternativ 1: Kolla alltid ramavtalen först!!! Gå in där INNAN ni gör något annat! Ramavtal kolla en gång till!!! Hör DÄREFTER med ekonomichefen eller verksjuristen om det finns ramavtal Beställ från ramavtalet enligt dess instruktioner 15

16 Att tänka på inför upphandling Alternativ 2 det finns inget ramavtal: Hör med ekonomichef eller verksjuristen om det är någon ny upphandling på gång Om inte kolla Inköpspolicy! 16

17 Att tänka på inför upphandling Fokus på affären! Vad är det vi vill köpa? Varför gör vi detta? Vad skall produkten / tjänsten lösa för problem? Vad kan vi betala? Vad är en trolig prisnivå på marknaden? Ju fler tvingande krav, desto dyrare affär Korta, koncisa förfrågningsunderlag ger korta koncisa anbud = mindre att läsa 17

18 Att tänka på Vanliga fel vid upphandling Beställare Otydlig kravspecifikation vad vill man ha? För kort anbudstid vad är skäligt? Otydliga utvärderingskriterier vad prioriteras? Diskriminerande krav Förhandling = Prutrunda 18

19 Att tänka på Vanliga fel vid upphandling leverantör: Bristande bolagsbeskrivning Vem är man? Bristande varu /tjänstebeskrivning Vad säljer man? För sent inkommet anbud Ej reagerat på diffusa utvärderingskriterier 19

20 Kort om samordnad upphandling av e licenser genom KB 20

21 Sammanfattning Kungliga Biblioteket kan genomföra en samordnad upphandling även för forskningsbiblioteken på Chalmers, Högskolan i Jönköping och Handelshögskolan i Stockholm LOU måste följas De forskningsbibliotek som skall kunna använda avtalet ska vara med som parter i avtalet från början. 21

22 E licenser uh kan göras av KB KB bedöms ha författningsstöd för genomförande av samordnad upphandling av E licenser för forskningsbibliotekens räkning. Varken LOU eller konkurrenslagen utgör något hinder för KB att genomföra en samordnad upphandling av E licenser för forskningsbibliotekens räkning. 22

23 Förordning (2008:1421) Instruktion för Kungl. Biblioteket: Kungliga Biblioteket ansvarar enligt 2 punkten 9 i förordningen för frågor om samverkan mellan forskningsbibliotek i fråga om bl.a. försörjning med litteratur och utnyttjande och utveckling av tjänster baserade på informationsteknik. 23

24 Förordning (2008:1421) med instruktion för Kungl. Biblioteket Av förordningen framgår att Regeringen önskar en samverkan i frågor om tjänster baserade på informationsteknik mellan forskningsbiblioteken och att Kungliga Biblioteket ansvarar för den samverkan. En samordnad upphandling av de aktuella E licenserna torde därför kunna anses ingå i denna samverkan och därigenom ha ett stöd i förordningen. Eftersom Handelshögskolan i Stockholms bibliotek redan definierats som ett forskningsbibliotek, torde även Handelshögskolan ha möjlighet att delta i en samordnad upphandling. 24

25 Specialbibliotek = forskningsbibliotek Rapporten Forskningsbiblioteken 2007 Mediebestånd, låneverksamhet, personal, driftskostnader m.m. Framgår att forskningsbiblioteksstatistiken omfattar forskningsbibliotek som är helt eller delvis finansierade med statliga medel och som är tillgängliga för allmänheten. 25

26 Tre kategorier bibliotek i utredningen Biblioteken delas upp i tre kategorier: nationalbibliotek (1 st), högskolebibliotek (38 st) och specialbibliotek (38 st). Kategorin högskolebibliotek inkluderar både universitets och högskolebibliotek. Till gruppen specialbibliotek hör bland annat bibliotek vid vissa forskningsinstitut, myndigheter och museer. 26

27 Sammanfattning Alla kommunala, statliga och landstingsägda bibliotek skall upphandla i konkurrens Uppfinn inte hjulet Använd ramavtalen! Hör med ekonomichef eller jurist om de har koll Följ inköpspolicyn om ni gör egen upphandling 27

28 Kontakta Magnus Josephson Tel: Norrlandsgatan 18, Sthlm Välkomna till 28