Offentliga affärer med lönsamhet för båda parter. Magnus Josephson, upphandlingsjurist OPIC

Transkript

1 Offentliga affärer med lönsamhet för båda parter Magnus Josephson, upphandlingsjurist OPIC

2 Sammanfattningsvis Lönsamma offentliga affärer kräver - Aktiv dialog mellan upphandlingarna i oskarpt läge - om HUR projekt/tjänster skall köpas - mellan rätt personer 2

3 Magnus Josephson Upphandlingsjurist, OPIC Hjälper företag och myndigheter att skapa bra affärer inom ramen för lagen om offentlig upphandling Utbildar och konsultar inom: Upphandling Anbud - Försäljning Marknadskommunikation Affärsutveckling Kontakt: magnus.josephson@opic.com NOU (Nämnden för offentlig upphandling) Hallvarsson & Halvarsson (konsult och anbudsansvarig) 04 - OPIC IHM Huvudlärare på kursen Public Bid Manager ALMI Företagspartner Mentor till nyföretagare Skribent i Upphandling 24 Expertpanelen Skribent i Svensk Handelstidning Justitia - Expertpanelen 3

4 Lönsamma affärer kräver dialog, dialog och dialog

5 Anskaffningsprocessen i sammanfattning Köparens perspektiv PLANERING UPPHANDLINGSPROCESSEN AVTALSPERIOD Behovsanalys Förfrågnings -underlag Anbudsperiod Uteslutning samt Kvalificering av leverantörer Utvärdering av anbud, ev förhandling Särskilda villkor Uppföljning Kontraktsskrivning Annons Anbudsöppning Tilldelningsbeslut 5

6 Anskaffningsprocessen i sammanfattning Säljarens perspektiv PLANERING UPPHANDLINGS- PROCESSEN AVTALSPERIOD Kartläggning av marknaden Analys av tidigare förfrågningsunderlag mm Identifiering och bearbetning av köparsidan Marknadsföring i förhållande till affärsvolym Hur skapa preferens? Annons Anbudsskrivning Sista anbudsdag Utvärdering av anbud, ev förhandling Tilldelningsbeslut Leverans Kontraktsskrivning Uppföljning Merförsäljning 6

7 Vem skall bjuda upp? Båda har ett ansvar OCH ett intresse Praktiska frågor ofta hindret: Tid: När skall man träffas? Ämne: Vad skall man prata om? Plats: Var skall man träffas? Personer: Vilka skall tala med vilka?

8 När skall man träffas? Befintliga leverantörer: så ofta som möjligt Rapportmöten Prata inte bara om vad som gjort utan också om sånt som kan vara viktigt att tänka på till nästa upphandling Övriga marknaden: Regelbunden, t.ex. årlig, marknadsdag öppen för alla Be olika företag och myndigheter att göra presentationer

9 Vad skall man tala om? /1 Vad kan köparen göra? Förmedla kunskap om MÅL med era projekt och VARFÖR ni vill göra affären Syfte: att skapa förståelse för kundens behov

10 Vad skall man tala om? /2 Exempel på mål: Vi vill köpa X för att uppnå Y Minskat antal trafikolyckor Minskad energiförbrukning Hitta partner för långsiktigt samarbete eller annat mål/resultat/effekt

11 Vad skall man tala om? /3 Svårighet för köparen: Att enas internt om MÅL med projekt och VARFÖR ni vill göra affären Syfte: Att skapa enighet internt Utan tydliga mål är det omöjligt att veta vilka utvärderingskriterier som är rätt!

12 Vad skall man tala om? /4 Lösning säljare: förmedla kunskap om HUR MAN BÖR KÖPA för att uppnå dessa mål Syfte: Visa HUR man köper, dvs Visa vad som bör utvärderas Visa hur det skall utvärderas Diskutera om det finns några mål med affären

13 Var skall man träffas? Skapa neutrala forum T.ex. konferenser som Upphandling24, SOI m fl Branschkonferenser Utbildningsinsatser Svårt att ses hos den ena eller andra parten ibland t.o.m. olämpligt Undantag med befintlig leverantör

14 Vilka skall tala med vilka? /1 Upphandlingen blir aldrig bättre än personerna som deltar i teamet hos köparen Köparens dialog internt Kund - Engagerad behovskunnig Påverkare - Expert Användare - LOU-kunnig

15 Vilka skall tala med vilka? /2 Säljarsidan måste vidga perspektivet Det går att föra dialog från högsta politiska nivå ner till användarna till Fråga vilken roll de personer ni brukar tala med har för roll i den kommande upphandlingen Fråga vilka personer som BORDE vara med i kommande upphandlingen

16 Vilka skall tala med vilka? /3 Säljarsidan Ta fram de tio viktigaste frågorna att tänka på inför en upphandling Analysera varje kunds beslutsordning/beslutsfattare Stäm av med köparna vad de vill veta av er Tag fram egna förfrågningsunderlag kopiera de som är bra och sprid dem

17 Marknadsföring mot off sektor - Xerox reklam för ramavtal med Verva 17

18 Broschyr till kunderna 18

19 Varför välja Xerox? 19

20 Inbjudan till informationsdag 20

21 OPICs utbildningsprogram för leverantörer och offentliga köpare LOU grunder och nyheter Strategier inför, under och efter upphandlingarna Basic 1 Offentlig sektor som kund Basic 2 Framgångsrik försäljning Basic 3 Skapa attraktiva anbud 21

22 Magnus Josephson Upphandlingsjurist, OPIC Hjälper företag att tjäna mer pengar på offentlig upphandling Hjälper myndigheter att göra bättre affärer Kontakt: OPIC Linköping:

23 Tack för idag! Välkommen till våra kurser!