Upphandlingschef. Tidigare upphandlingskoordinator Malmö högskola

Transkript

1 Kommunupphandling Syd AB Gabriella Manieri Upphandlingschef Tidigare upphandlingskoordinator Malmö högskola

2 Denna oförmåga att hålla sig lugn, denna irriterande önskan att genast skrida till handling, är en av mänsklighetens mest uppenbara defekter. Walter Bagehot

3 RAMAVTAL Ett exempel från verkligheten Ett försök att praktisera en andra konkurrensutsättning 2006

4 UPPHANDLINGEN Marknadsföringsrelaterade d produkter & tjänster FLERA UPPHANDLINGAR I EN

5 TJÄNSTER WEBBUTVECKLING EVENEMANGSSTRATEGING TEGI KOMMUNIKATIONSSTRATEGI GRAFISK FORMGIVNING FOTOGRAFERING TEXTPRODUKTION MEDIAUTBILDNING

6 VARFÖR SAMTIDIGT? Allt rör marknadsföringskampanjer k Kampanjerna innehåller flera typer av tjänster

7 OLIKA ANBUDSOMRÅDEN Olika krav Olika utvärderingskriterier Olika marknader/leverantörer MEN Nästan identiska leveransvillkor Samma allmänna leveransvillkor

8 RAMAVTALSMODELL EN LEVERANTÖR? RANGORDNADE LEVERANTÖRER? INGEN UPPHANDLING ALLS? ANDRA KONKURRENSUTSÄTTNING?

9 FÖRUTSÄTTNINGAR Vi har i avtal inte kunnat fastställa täll Pris Uppdrag Omfattning Många beställare Många små uppdrag

10 EN LEVERANTÖR? NEJ! Fri prissättning Tacka nej Inga incitament till ansträngning

11 RANGORDNADE LEVERANTÖRER? NEJ! Fri prissättning Inga incitament it t till ansträngning

12 INGEN UPPHANDLING ALLS? NEJ! Bättre affärer vid upphandling! Ingen styrning och kontroll! Olagligt! g

13 ANDRA KONKURRENSUTSÄTTNING JA!

14 VARFÖR - en andra konkurrensutsättning? 1. Vi kan fastställa grundläggande villkor i ramavtalen 2. Alla får en reell chans till leverans 3. Det skapar förutsättningar för ständig kvalitetsökning

15 BEDÖMNINGSKRITERIER vid den andra konkurrensutsättningen Pris Utförande Idé / Uppslag / Förslag UTIFRÅN EN GIVEN LEVERANSTID VID VARJE ENSKILT UPPDRAG

16 Fick vi napp?

17 Anbud 45 anbud totalt Tillräckligt många klarade kvalificeringen i Mediautbildning avbröts

18 Avtal WEBBUTVECKLING 3 st EVENEMANGSSTRATEGI 3 st KOMMUNIKATIONSSTRATEGI 3 st GRAFISK FORMGIVNING 4 st FOTOGRAFERING 3 st TEXTPRODUKTION 10 st

19 HUR GICK DET? TVÅ ÅR SENARE

20 KUNDEN & LEVERANTÖREN

21 Vi frågade kunderna! 1. Har du tagit in offerter från alla leverantörer? 2. Om INTE, varför? 3. Hur kan vi förenkla och effektivisera den andra konkurrensutsättningen?

22 Vad svarade kunderna? 1. Vi har tagit in offerter men svaren kommer inte alltid i tid. 2. Ointressant med offerter när man hittat en bra leverantör 3 Mindre omfattande rutiner skulle 3. Mindre omfattande rutiner skulle förenkla

23 Kommentarklipp Citat kund; Varför ska man ta in offerter från alla, då var det väl ingen ide att göra en upphandling?

24 Vi frågade leverantörerna! 1. Har ni fått lämna offert? 2. Har ni fått leverera? 3. Hur blir vi en bättre beställare?

25 Vad svarade leverantörerna? 1. Vissa har fått lämna offerter, andra inte 2. Vissa har fått leverera, andra inte 3. Otydliga beställningar! Dålig framförhållning! ng! För många beställare i samma uppdrag!

26 Kommentarklipp Citat leverantör; Det hade varit önskvärt med en tydlig, klar och bestämd beslutsgång. Nu föll vår offert på att det var alltför många personer, med vitt skilda uppfattningar, som skulle enas om varje detalj, varje kommatecken.

27 Kommentarklipp Citat t leverantör; Gå igenom behovet av uppdrag innan ni börjar upphandla!! Det tog er ett halvår att bestämma vem ni ska handla av, sedan har jag knappt hört av er. Utbilda cheferna eller de personer som beställer så att de vet vad de vill ha!!!

28 Slutsatser? Vad kunde vi gjort annorlunda? Vad borde vi gjort annorlunda? Valde vi rätt upphandlingsmetod?

29 Vad vi kunde gjort annorlunda Definiera uppdragsområdena tydligare Skapa beställningsmall Ha aktiva offertmöten Ta in större offerter Meddela beslut genom en uppdragsmall

30 Vad vi borde gjort annorlunda 5 KAP 3 - OK! 5 KAP 5 - OK! 5 KAP 7 - OK I STORT SETT 16 KAP INTE OK!

31 Valde vi rätt upphandlingsmetod? BÅDE JA! OCH NEJ!

32 Valde vi rätt upphandlingsmetod? Andra konkurrensutsättning k fungerar dåligt när det handlar om Små löpande jobb Många (ovana) beställare Snabba leveranser Personkemi och mjuka värderingar

33 Valde vi rätt upphandlingsmetod? Andra konkurrensutsättning k fungerar bra när det handlar om Leveranser som inte kan definieras i alla delar/moment i ett ramavtal Beställningar från tydliga och kompetenta beställare Större uppdrag eller längre perioder

34 Om jag någon gång ser en leende joggare ska jag överväga saken Joan Rivers

35 VARFÖR LER JAG? Attraktivare kund! Hittat nya intressanta leverantörer Börjat styra upp våra inköpsprocesser Höjt medvetandet kring ramavtal

36 FRAMGÅNGSFAKTOR? Arbeta aktivt i alla delprocesser FÖRBEREDELSE UPPHANDLING FÖRVALTNING

37 VARMT TACK! Gabriella Manieri