Våra erfarenheter av ramavtal. - En reflektion av vårt användande av ramavtal med förnyad konkurrensutsättning

Transkript

1 Våra erfarenheter av ramavtal - En reflektion av vårt användande av ramavtal med förnyad konkurrensutsättning 1

2 Bakgrund Många leverantörer att välja bland Stor frihet Lagändring Reglering av användandet av ramavtal Många avtal skapades då med förnyad konkurrensutsättning Ex. Kommunikationstjänster, Tryckeritjänster 2

3 Kommunikationstjänster Genomfördes leverantörer Verksamheten genomför avrop, inköpsavdelningen behjälplig vid behov Tilldelningskriterier: Pris 40%, Kvalitet 60% 3

4 Tryckeritjänster Genomfördes leverantörer Verksamheten genomför avrop, inköpsavdelningen behjälplig vid behov Tilldelningskriterier: Lägst pris 4

5 Stöddokument Checklista/ avropsrutin på intranät Steg för steg instruktioner Rutin för uttag av diarienummer Uppdragsspecifikation med satta rubriker och exempel på ska-krav och formuleringar Utvärderingsmall med exempel Kontaktlistor till leverantörerna Anbudsprotokoll Upphandlingsrapport Tilldelningsbeslut Avropsavtal Arkiveringsrutin 5

6 Synpunkter från Beställare Det är ett krångligt förfarande och trots att jag förstår bakgrunden till tillämpningen tar det på tok för lång tid att komma till beslut och utan hjälp av KI blir det dessutom inte kvalitetssäkrat Jag lyckades avropa en tjänst men det finns inga garantier för att jag gjort rätt. Jag är inte utbildad inom detta men försöker läsa på så mycket jag kan om vilka regler som gäller, tidsutrymme som ska ges och vilken sekretess som gäller. Det är både pinsamt och stort resursslöseri med dagens icke-system och jag hoppas på en förändring! När det gäller tjänster som ska avropas är det väldigt svårt, det blir mindre upphandlingar med kvalitetsutvärdering. Utvärderingen ska vara kopplad till kreativa utföranden. Detta är väldigt svårt att utvärdera. Att genomföra ett avrop tar alldeles för lång tid. 6

7 Att avropa fungerade okej, men tack vare att jag varit med om andra liknande processer. Annars hade det nog varit lite svårare. Mallarna på intranätet var bra. Har det funnits mallar? Det som har fungerat bra är att alla upphandlade tryckerier är bra och lämnar bra produkter. Dessutom innebär detta system att vi får låga priser. Det är ofta det skiljer 100% mellan billigaste och dyraste tryckeri. Men att på något sätt korta ner tidsrymden som krävs vid varje avrop skulle underlätta otroligt i alla fall för mindre tryckjobb. Det är inget bra upplägg att ständigt behöva fråga sju byråer. Vissa passar bättre för vissa typer av uppdrag. Det är ganska lång uppstartssträcka när man jobbar med en byrå. Det blir fel att behöva avbryta och börja om, fast man egentligen var nöjd med den förra. Det är mycket jobb. Vi har konkurrensutsatt kommunikationsbyråer en gång under 2012 och det pågår en till just nu. Leverantörerna är mycket kritiska, och vi vet inte hur många svar vi kommer att få. 7

8 Principen är att vi (leverantörerna) ska bli bedömda på meriter, förståelse för uppdraget och lämplighet baserat på utförda uppdrag, men inte bjuda på gratisjobb för att vinna ett uppdrag. Flertalet anbudsgivare hänvisar numera till riktlinjer satta av Sveriges annonsörer och väljer därmed att inte lämna anbud. Vi kommer inte att lämna några specifikt framtagna idéer för avropet. Istället kommer vi att presentera inledande tankar kring frågeställning och exemplifiera med relevanta uppdrag från andra uppdragsgivare på byrån. 8

9 Synpunkter från Leverantörer Kommunikation (utvärderas pris + kvalitet): Er upphandling har varit av en mycket speciell karaktär, vanligtvis är upphandlingarna gjorde med en korg av produkter varpå man tecknar avtal med EN part. För oss som leverantör blir det därför mycket tung administration att hela tiden lämna offerter. Det är helt orimligt att 7 byråer varje gång ska arbeta fram färdiga förslag utan ersättning. Det finns ingen som helst lönsamhet i detta sätt att arbeta, inte för någon. På detta sätt som man upphandlar på idag så säkerställer man inte att man får bästa kvalitet, utan bara att man får ett lågt pris. Alldeles för korta tidsramar. Tryckeri (utvärderas endast pris): Jag föreslår att ni i er nya upphandling lägger in fler kriterier än bara pris, ex vis kvalitet, CGP, miljöcertifieringar samt pris och sedan väljer en leverantör. 9

10 Framgångsfaktorer Situationsanpassa i samråd med verksamheten Avväg lämpligheten att använda förnyad konkurrensutsättning Hur ser gruppen avropare ut? Kombinera förnyad konkurrensutsättning och rangordning Ex: 3 rangordnade, 3 förnyad konkurrens beloppsgräns tidsgräns 10

11 Framgångsfaktorer Implementering av avtal Utbildning av avropare Förenkla användandet för både beställare och leverantörer ex. ska-krav och lägst pris samlade avrop periodvis System för hantering av avrop 11

12 Tack för er uppmärksamhet! 12