Avtalsform. Diarie Förnyad konkurrensutsättning med rangordning Namn Reklambyråtjänster - Fullservicebyrå

Transkript

1 Alingsås kommun Avtalsform Diarie Förnyad konkurrensutsättning med rangordning Namn Reklambyråtjänster - Fullservicebyrå Upphandlare Sofia Ängehagen Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på Information om anbudsgivaren Krav 1.1 För att betraktas som fullservicebyrå i denna upphandling krävs att funktionerna i punkt 1.2 finns tillgängliga under hela avtalsperioden. Anbudsgivaren ska lämna information kring vem som innehar funktionerna. Krav 1.2 A/Avtalsansvarig, Namn, telefon, e-post B/Avtalskontakt, Namn, telefon, e-post C/Projektledare, Namn, telefon, e-post D/Art Director, Namn, telefon, e-post E/Copywriter, Namn, telefon, e-post Krav 1.3 Följande tjänster ska antingen finnas i fullservicebyrån eller kunna anlitas av byrån: Webbdesigner, Illustratör, Fotograf samt Specialist rörlig media. Vid nyttjande av underleverantör(er) ska firmanamn och organisationsnummer för firman/firmorna anges samt vilka tjänster underleverantörerna kommer användas för. Krav 1.4 Ange Bankgiro och/eller Plusgiro för fakturabetalning. 2.0 Ramavtal Krav 2.1 Anbudsgivaren accepterar ramavtalet med ändringar och tillägg som de återges i förfrågningsunderlaget med bilagor. 3.0 Anbudets språk Krav 3.1 Anbudet ska vara skrivet på svenska. 4.0 Krav på leverantören Krav på bilaga 4.1 1/8

2 Vid inlämning ska [ Kvalitetsledningssystem ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Leverantören ska ha ett kvalitetsledningssystem enligt ISO9001 eller likvärdigt. Kvalitetsledningssystemet ska minst innehålla det som står angivet i bilaga "Avvikelser/tillägg till ramavtalsvillkor". Kopia av certifikat för kvalitetsledningssystemet ska bifogas. Om anbudsgivaren har ett eget system ska beskrivning över detta bifogas. Krav på bilaga 4.2 Vid inlämning ska [ Miljöledningssystem ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Leverantören ska ha ett miljöledningssystem enligt ISO eller likvärdigt. Miljöledningssystemet ska minst innehålla det som står angivet i bilaga "Avvikelser och ändringar till ramavtalsvillkor". Kopia av certifikat för miljöledningssystemet ska bifogas. Om anbudsgivaren har ett eget system för detta ska beskrivning bifogas. 5.0 Resor Krav 5.1 I huvudsak sker kommunikationen mellan reklambyråerna och uppdragsgivaren digitalt och telefonledes men det förekommer också personliga möten. Där detta krävs utgår reseersättning enligt följande: För ett uppdrags första och andra möte på plats hos uppdragsgivaren utgår ingen reseersättning. För ytterligare möten hos uppdragsgivaren ges ersättning enligt mest miljövänliga och minst kostsamma av möjliga resealternativ. Exempelvis hellre tåg och kollektivtrafik, före bil och flyg. Detta förfarande ska accepteras av anbudsgivaren. 6.0 Yrkesmässig kapacitet Krav 6.1 Kanaloberoende produktion. Leverantören ska ha kanaloberoende produktion. Leverantören ska ha kompetens för att arbeta med följande kanaler: - print - tryckta medier - digitala medier: minimi-kompetens för leverantörens interna kapacitet är produktion, idé, design och produktion av: banners, kampanjwebbar, bildelement och ikoner för digitala kanaler. Krav 6.2 Övrig specialistkompetens. Leverantören ska även kunna leverera specialistkompetens inom följande tjänsteområden: - strategisk kompetens för socaiala medier; utförande, produktion av bildunderlag och annonser samt ha förståelse för hur kanalerna kan utvecklas och förändras 2/8

3 - bilder och illustrationer - filmproduktion - rörlig media 7.0 Krav - reklambyråtjänster Krav 7.1 Helhetsansvar Leverantören ska kunna ta ett helhetsansvar för planering, produktion, utveckling och leverans utifrån Alingsås kommuns kravspecifikation vid varje enskilt avrop. Krav 7.2 Sammanhållande projektledare Leverantören ska kunna agera som den sammanhållande projektledaren som hanterar kontakten mellan Alingsås kommun och Alingsås kommuns övriga vid beställning förekommande samarbetspartners, t ex leverantör av profilprodukter, översättningar, mediebyrå, tryckeritjänster, fotograf m fl. Leverantören ska agera som den sammanhållande projektledaren vid de tillfällen då beställningar inkluderar arbete som utförs av leverantörens underleverantörer. Krav 7.3 Användbarhet och tillgänglighet För webblösningar, produktioner och events ska leverantören kunna följa standarder för användbarhet och tillgänglighet enligt nedan. Leverantören ska kunna: - hantera och följa riktlinjer för tillgänglighet - följa nationella och internationella standarder för utformning och konstruktion av användargränssnitt som WCAG2.0 - följa ISO-normen för användbarhet - utforma språk, formspråk, bilder, rörliga bilder och kommunikation enligt Handisams riktlinjer Riv Hindren (ISBN: ) gällande tillgänglig information och kommunikation Krav 7.4 Kvalitativ och kvantitativ mätning Leverantören ska kunna föreslå, redovisa och genomföra metoder för kvalitativ- och kvantitativ mätning av genomförda kommunikationsinsatser. Krav 7.5 3/8

4 Leveransförmåga Leverantören ska ha stor leveransförmåga. Med stor leveransförmåga avser Alingsås kommun att leverantören har kapacitet för att klara beställningar av kampanjer som omfattar både kreation och produktion för flera olika kanaler parallellt som läggs där produktionstiderna sammanfaller. Krav 7.6 Kampanj Leverantören ska kunna hantera kampanjer som: - riktar sig till många olika målgrupper - riktar sig till en eller flera stora målgrupper - inkluderar hela den kreativa processen från idé till genomförande - inkluderar många olika mediekanaler inklusive event Som bevis på leverantörens kompetens och erfarenhet i att kunna hantera kampanjer ska leverantören redovisa ett (1) referensuppdrag. Referensuppdraget ska styrka leverantörens kompetens och erfarenhet av kampanjer enligt ovan. Märk bilaga/bilagor med "Referensuppdrag Kampanj (+ ev. valfritt)" Referensuppdraget - KAMPANJ - ska minst omfatta: - en stor kampanj som omfattar flera olika kanaler - som var riktad till en eller flera stora målgrupper - att leverantören har mätt effekten av kampanjen Krav på bilaga 7.7 Vid inlämning ska [ Information Kampanj ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Information om kampanjen i krav 7.6 bifogas som separat bilaga märkt "Krav 7.7 Kampanj".: - Uppdragsgivare - Kort redovisning av kampanjen - Beskrivning målgrupp - Uppmätt effekt - Tidpunkt för uppdragets påbörjande - Tidpunkt för uppdragets avslutande 4/8

5 - Höll tidsramen Krav 7.8 Offentliga organisationer Leverantören ska ha erfarenhet av att arbeta med offentliga organisationer där det finns kravställare, beställare och kontaktpersoner från både informationsenhet och kommunikationsstab eller motsvarande. Leverantören ska ha förståelse för att en offentlig organisation kan innebära en längre förankringsprocess och längre beslutsvägar. Leverantören vana och förståelse av att arbeta med offentliga organisationer ska styrkas av en (1) referent från en (1) offentlig organisation/uppdragsgivare där leverantören arbetat med minst tre (3) st. beställare. Med referent menar Alingsås kommun en person på uppdragsgivarens sida som kravställt uppdraget samt godkänt leveransen. Referenten ska vara vidtalad. Alingsås kommun kan komma att kontakta referenten för verifiering av ovan ställda krav. Referenten ska då kunna bekräfta angiven erfarenhet. Följande information ska lämnas i textsvarsrutan: A/ Uppdraget startade B/ Uppdraget slutade C/ Uppdragsbeskrivning D/ Namn, telefonnummer och E-postadress till referent Om inte textsvarsrutan räcker till, bifoga då istället beskrivningen och märk bilagan med Krav 7.8 Offentliga organisationer. Krav 7.9 Samhällsinformation med allmänheten som målgrupp Leverantören ska ha erfarenhet av att arbeta med samhällsinformation med allmänheten som målgrupp. Som bevis på leverantören kompetens och erfarenhet i att arbeta med samhällsinformation med allmänheten som målgrupp ska leverantören redovisa ett (1) referensuppdrag. Referensuppdraget ska styrka leverantörens kompetens och erfarenhet av att arbeta med samhällsinformation med allmänheten som målgrupp enligt nedan. Uppdraget ska inte vara äldre än fem (5) år räknat från sista dagen för anbud. Leverantören kan lämna referensuppdrag där samarbetet fortfarande pågår. Referensuppdraget - INFORMATIONSUPPDRAG MED ALLMÄNHETEN SOM MÅLGRUPP - ska minst omfatta: - Upplägg 5/8

6 - Mål - Definierad målgrupp - Syfte - Budskap - Det faktiska resultatet Anbudsgivaren accepterar och uppfyller detta krav. Krav 7.10 Följande information beträffande punkt 7.9 ska lämnas och bifogas i bilaga märkt "Krav 7.10 Samhällsinformation" A/ Uppdragsgivare B/ Kort redovisning av uppdraget C/ Upplägg D/ Mål E/ Syfte F/ Budskap G/ Det faktiska resultatet I/ Tidpunkt för uppdragets påbörjande J/ Tidpunkt för uppdragets avslutande Krav 7.11 Strategi vid enskilda insatser Leverantören ska kunna jobba med strategi vid enskilda insatser i linje med befintlig varumärkesstrategi. Med enskilda insatser avser Alingsås kommun annonskampanj eller dylikt. (Inte för att byta strategi för kommunen). Krav 7.12 Grafisk profil Leverantören ska vid all produktion för Alingsås kommun följa Alingsås kommuns grafiska profil och budskapsmanual. Krav 7.13 Ny grafisk profil Leverantören ska kunna ta fram en ny grafisk profil samt utveckla befintlig. Krav 7.14 Responsiva webblösningar 6/8

7 Leverantören ska kunna leverera responsiva webblösningar inklusive bild och medialösningar. 8.0 Krav - produktion Krav 8.1 Alingsås kommun ska kunna beställa avgränsade produktioner som t ex: - enstaka annonser och banners - flyers - foldrar - illustrationer - ikoner, t ex vektorgrafik för webb - etc. Krav 8.2 Produktionsarbeten efter mall och fastställd grafisk profil Alingsås kommun ska vid behov kunna beställa produktionsarbeten efter mall och fastställd grafisk profil: - ny trycksak (text och bild) - justera i befintlig trycksak - banners - annonser - färdigställa filer för tryck (pdf) som rapporter, faktablad, broschyrer, annonser etc. Krav 8.3 Konsultation Alingsås kommun ska kunna använda leverantören som ett stöd vid grafiska frågor, som ett bollplank, vid Alingsås kommuns egna produktioner. 9.0 Referensobjekt och utvärdering Krav 9.1 Anbudsgivaren ska lämna in 3 referensobjekt. Dessa kommer att utvärderas. Referensobjekten ska innehålla: Kort uppdragsbeskrivning, beskrivning av arbetsprocess och färdigt resultat. Uppdragsbeskrivning och arbetsprocess ska lämnas elektroniskt i punkt 9.2. Färdig produkt ska lämnas brevledes, till upphandlande myndighets reception men kan också lämnas digitalt i samband med anbudslämning, via e-avrop. I e-avrop finns i princip ingen begränsning av filstorlek men problem kan 7/8

8 uppstå beroende vilken uppkoppling ni som anbudsgivare har. Ni bör kunna ladda upp filen på mindre än 90 sekunder för att inte riskera "Time out" från egen webbläsare. Anbudsgivaren ansvarar själv för att se att uppladdning av fil gått bra. Vid problem kan komplettering ske med USB under anbudstiden. Efter anbudstidens utgång accepteras ej komplettering. Samtligt ska vara inlämnat innan sista dag för anbud. Tre referensobjekt ska bifogas varav minst ett ska vara exempel på genomförd kampanj på uppdrag av kommun, stat eller landsting (offentlig aktör) samt minst ett exempel på en kampanj för ett evenemang. Anbudsgivaren accepterar detta. Referensgruppen kommer att bedöma referensobjekten baserat på de kriterier som står angivna i filen "Referensobjekt-kriterier". Krav på bilaga 9.2 Vid inlämning ska [ Uppdragsbeskrivning arbetsprocess samt mätning ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Referensobjektens uppdragsbeskrivning och arbetsprocess enligt beskrivning i punkt 9.1. Krav 9.3 De inskickade referensobjekten kommer att bedömas av personer från kommunikationsenheten, förvaltningar och upphandlingsenheten. För att kvalificera sig och gå vidare till utvärderingsfasen måste samtliga bedömare godkänna referensobjekten. Ej godkända leverantörer kommer inte utvärderas vidare. Anbudsgivaren accepterar förfarandet. Krav 9.4 Som en del i utvärderingen kommer ca 7-8 anbudsgivare med ekonomiskt mest fördelaktigt anbud få ett uppdrag att skapa ett fiktivt case. Utvalda byråer får 2 veckor på sig att färdigaställa caset. Dessa kommer att bjudas in för muntlig presentation på ca 30 minuter. Syftet med presentationen är att utifrån likadana förutsättningar kunna jämföra kampanjerna. Caset är ett fiktivt uppdrag. Inga kostnader för detta accepteras. Om Alingsås kommun bestämmer sig för att använda det vinnande caset och sätta det i produktion under avtalsperioden med avtalsparten utgår ersättning för nedlagt pitcharbete. I annat fall utgår ingen ersättning för pitcharbetet vare sig för avtalspart eller de leverantörer som ej tecknas avtal med. Anbudsgivaren accepterar förfarandet. Mer information om om caset finns under punkt 2.0 i Utvärderingsdelen. 8/8