Upphandling RegionSjukvårdsLedningen (RSL) Highlights & Funderingar. Förslag till aktiviteter

Transkript

1 Upphandling RegionSjukvårdsLedningen (RSL) Highlights & Funderingar Förslag till aktiviteter

2 Struktur samarbete, översikt Sydöstra sjukvårdsregionen Regionsjukvårdsledning Ansvariga upphandlande enheter Centrumråd Kategorisering av befintliga avtal Enhetlighet Process för gemensam upphandling Mätbarhet Utbildning RMPG

3 Regionsjukvårdsledningen Sydöstra sjukvårdsregionen Regionsjukvårdsledning Fastställer arbetsordning Upphandling ska vara en återkommande punkt på agendor i centrumråd och RMPG minst 1 ggr/termin Tydliggör följsamhet till upphandlat sortiment Centrumråd RMPG Beslutar om gemensamma upphandingar Centrumråden beslutar om gemensamma upphandlingar enligt förslag från RMPG eller upphandlingsverksamheterna Beställare av gemensamma upphandlingar Upphandling beställs via mail genom kontaktvägen upphandling@regionostergotland.se Gemensam planering sker sedan mellan upphandlingsenheterna Föreslår kandidater för gemensam upphandling RMPG föreslår kandidater för gemensam upphandling där det är lämpligt, exempelvis ur ett verksamhets- eller ekonomiskt perspektiv. Representant för upphandlingsverksamheterna deltar i agendapunkten. Föreslår kandidater för upphandlingsgrupp RMPG föreslår lämpliga representanter i en gemensam upphandlingsgrupp

4 Inköpsprocessen Dagens tema, , Förnamn Efternamn 4

5 Upphandlingens verktygslåda Enhetlighet Enhetligt behov av varor (och tjänster) Minska behov av varor och tjänster genom ökad kostnadsmedvetenhet Garantera leveranser Garantera leveranser till regionen Samordna krav och behov Koordinera behov och krav för hela regionen Samordna med nationella, regionala och andra möjliga samverkansformer Bundling och leverantörskoncentrering Samordna inköp till färre leverantörer (även över kategorier) Väga krav mot kostnad Säkerställ relevanta krav i förhållande till kostnad ( good enough ) Benchmarking internt och externt Konkurrensutsätt och omförhandla Konkurrensutsätt leverantörer och genomföra omförhandling av avtal med befintliga leverantörer Utveckling och innovation Tillvarata upphandlingsmöjligheter efter lagar och förordningar Fördjupa samarbete verksamhet och leverantörer Effektivisera Identifiera processförändringar, tidsbesparande åtgärder, förenklingar, etc. Totalkostnadsperspektiv (TCO) Klargör totalkostnad vid kravställning, förhandling och beställningsförfarande Inkluderar även möjliga outsourcinglösningar Beställning och avtalsefterlevnad Säkerställa behöriga beställare med styrning mot avtal och system inklusive process för attestering

6 Reflektioner Regionala inköp Inköps exempel Pacemaker/ICD Sydöstra Sjukvårdsregionen

7 Prioriterings funderingar Ekonomi 1:a plats

8 Prioriterings funderingar Klinisk effektivitet 1:a plats Ekonomi 2:a plats

9 Prioriterings funderingar Medicinsk kvalitet Klinisk effektivitet Ekonomi 1:a plats (Kvalitet är gratis) 2:a plats 3:a plats

10 Prioriterings funderingar Varumärket 1:a plats Medicinsk kvalitet 2:a plats Skall/Bör 30% Klinisk effektivitet 3:a plats Skall/Bör 40% Ekonomi 4:a plats Skall/Bör 30%

11 Framgångsfaktorer Identifiering av objekt/omvärldsbevakning Ska en bas-pacemaker kosta 4,500:- eller 6,500:-? Upphandlingsbeslut på ledningsnivå/ Utse projektledare/sekreterare upphandlingsuppdrag

12

13 Framgångsfaktorer Identifiering av objekt/omvärldsbevakning Upphandlingsbeslut på ledningsnivå/ Utse projektledare upphandlingsuppdrag Liten beslutsmässig grupp Fullmakter & kopplingar till nämnd Lägg ner STOR möda på kravspecifikation Snabb tidplan över hela processen Prioriterad avsatt tid min en vecka

14 Startmöte i Nässjö Videomöte 9/2, kl Kravspec, fullmakter, utvärdering Arbetsmöte 9/3, Nässjö Kravspec, anbudsvillkor, remiss till kollegor Video-möte 18/4, kl.9-12 Återkoppling och korrigering av kravspec, anbud 15/6 Kravspec klar 1/9 Anbudsannon s upphandlingsunderlag Materialinsamling - Volymsammanställning/ prognos. - Fullmakter - Kravspec från Uppsala (sjuklövern) och Stockholm Tidsplan för Upphandling av ICD/CRT och stentar, Regional Inköpsgrupp, Hjärtsjukvård Sommaruppehåll 15/10 Svar på anbud Vecka 42, 43 ev (44) Utvärdering av anbud Ev möte 1/11 Tilldelningsbeslu t 15/11 ev överklagan Från leverantörer Nytt avtal träder i kraft Eventuella möten, för närvarande ej inplanerat, meddelas senare Leverantörerna kan överklaga ifall överklagan ca 2 mån innan beslut. Om ej överklagan kan avtal skrivas på

15 Tidsplan för Upphandling av ICD/CRT och stentar, Regional Inköpsgrupp,Hjärtsjukvård januari Startmöte i Nässjö Video-möte 9/2 Kravspec, fullmakter, Utvär-dering Arbetsmöte 9/3 Nässjö Kravspec, anbudsvillkor, remiss till kollegor Arbetsmöte 18/4 Linköping Utforma Kravspec. Extra möte 7/5 Nässjö Granskning av kravspec Extra möte 25/5 Nässjö Granskning av kravspec Extra Möte 31/8 Kalmar Granskning av kravspec Materialinsamling - Volymsammanställning/ prognos. - Fullmakter - Kravspec från Uppsala (sjuklövern) och Stockholm Sommaruppehåll Extra Möte 17/10 video Extra Möte 5/11 video Extra Möte 8/11 video Extra Möte 16/11 video 30/11 Anbudsannons upphandlingsunderlag Utvärdering av anbud Ev möte 1/2 Tilldelning beslut Ev överklagan fr leverantör mars Nytt avtal träder i kraft Eventuella möten, för närvarande ej inplanerat, meddelas senare = Leverantörerna kan överklaga ifall överklagan ca 2 mån innan beslut. Om ej överklagan kan avtal skrivas på

16 Framgångsfaktorer Identifiering av objekt/omvärldsbevakning Marknadsför Sydösta sjukvårsregionen (Loggo) Upphandlingsbeslut på ledningsnivå/ Utse projektledare upphandlingsuppdrag Liten beslutsmässig grupp Fullmakter & kopplingar till nämnd Lägg ner STOR möda på kravspecifikation Snabb tidplan över hela processen Prioriterad avsatt tid min en vecka Förbered juridiska komplikationer

17 Länsrätten

18 Utvärdering (efter 4 år) Välj fler än en leverantör Planera för en längre upphandlingstid 5 månader => mot 14 månader?? 2 överprövningar ingår Avtalslängd år Vi behöver inte det allra senaste Samla in modeller från tidigare upphandlingar

19 Highlights & funderingar Resurseffektivitet och hushållning Mak-modellen (Jenny Mak): Omförhandlingar som sparar verksamhetstid, upphandlingstid och ger ekonomiskt utfall (Coronarstent, 1 mkr till Sydöstra) Insulinpumpar (Caroline Wiberg) Föredömlig Videohantering av en stor mängd geografisk spridda intressenter. Gediget förberedelsearbete (Klar kv 4-15)

20 Lägesrapporten Aug 2015 för RSL s ställningstagande Förslag till beslut/rekommendationer Upphandlingssamarbete skrivs in i Årlig överenskommelse 2016 En terminsvis upphandlingsaktivitet inom centrumråd och RMPG i samarbete upp upphandlings projektet/organisationen

21 Sedelärande praktikfall Byta bort frun En ledare Coronarstent & pistolhot Marknadsbevakning & omförhandlingar Den danske kärlkirurgen med stor skäggbeklädnad mellan överläppen och näsan. Behov av auktoriteter Fin- & fulavtal På örat Läkaren X-län Pacemaker Heartmate problem > unika produkter (TNF-a, TAVI) OTC & FFR 2,4 mkr > 800 tkr Den affärsmässige läkaren Ekonomichefen & Stadsepidemiologen Civil olydnad & svininfluensa Gör inga fel 1

22 Struktur samarbete, översikt Sydöstra sjukvårdsregionen Regionsjukvårdsledning Ansvariga upphandlande enheter Centrumråd Kategorisering av befintliga avtal Enhetlighet Process för gemensam upphandling Mätbarhet Utbildning RMPG

23 Tack för idag Projektledare