S ammanträdesd atum Yttrande utifrån revision av avtal inom socialförvaltningens verksamhetsområde

Transkript

1 Socialnämnden 1 _\ t<--oyi1-1 U ~ 1Le \/l ~i. 0 1~ 2,.. 'HÄRNÖSANDS KOMMUN 1 SAMMANTRADESPROTO KOL[. Kommunst'/relsen S ammanträdesd atum SOC Yttrande utifrån revision av avtal inom socialförvaltningens verksamhetsområde Socialnämnden beslutar att anta yttrandet som sitt. Paragrafen justeras omedelbart. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härnösands har Deloitte granskat hanteringen av avtal med externa utförare. Syftet med granskningen var att undersöka vilka externa utförare som utför arbete på uppdrag av en och vilka avtal som finns med dessa utförare. Beslutsunderlag Socialförvaltningen, s rivelse Q/11// Utdragsbestyrkande

2 Socialförvaltningen Eva Ehn Telefon: Sidan 1av5 Yttrande utifrån revision av avtal inom Socialnämndens verksam hets om råde Deloitte lämnar i sin sammanfattning generella rekommendationer enligt följande:./ Kontrollera att framtida upprättade entreprenadavtal följer den senast framtagna avtalsutformningen för att säkerställa tydlighet vad gäller disposition./ Inför en modell för systematisk utvärdering av utförare i syfte att nå en tillfredsställande bedömningsgrund av leverantör./ överväg avtalsmässig hantering av eventuella kommersiella påföljder vid konstaterade brister./ Utveckla indexklausulen genom att minska andel av priset som tillåts räknas upp med index Socialnämndens yttrande framgår i direkt anslutning till respektive rekommendation.

3 Sidan 2 av 5 Kontrollera att framtida upprättande entreprenadavtal följer den senast framtagna avtalsutformningen för att säkerställa tydlighet vad gäller disposition Under arbetet med förfrågningsunderlag avseende upphandlingar av driftsentreprenad av vård och omsorg enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) och Lagen om valfrihetssystem (LOV) har en utveckling skett i syfte att tydliggöra de villkor och krav som socialnämnden ställer. Utvecklingen har skett successivt enligt följande:./ Avtalens paragrafer numrerades från 1 och framåt utifrån villkor och skallkrav utan hänvisning till disposition i förfrågningsunderlaget../ Avtalens paragrafer numrerades i den ordning som villkor och skallkrav angavs i förfrågningsunderlaget../ Avtalet är en kopia på förfrågningsunderlaget med tillägg för uppgifter om parter och underskrifter. (Denna version underlättar uppföljning och kontroll då krav på hänvisning till dispositioner undanröjs.) Upphandlingschefen har deltagit i detta utvecklingsarbete som förenklar arbetet både i samband med avtalsskrivning och uppföljning samt kontroll ser positivt på en framtida användning av denna modell. Inför en modell för systematisk utvärdering av utförare i syfte att nå en tillfredsställande bedömningsgrund av leverantör. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, har tagit fram en modell för uppföljning och kontroll av leverantörer. Modellen omfattar följande: 1. Numrerade krav Kraven numreras utifrån dispositionen i förfrågningsunderlag (=avtal) för att lättare kunna identifieras och eftersökas. 2. Krav Varje krav som ställts i förfrågningsunderlaget beskrivs.

4 Sidan 3 av 5 3. Bedömd risk Varje krav riskbedöms utifrån hur stor sannolikheten är att kravet inte kommer att uppfyllas och hur omfattande konsekvenserna skulle kunna bli om kravet inte uppfylls. Riskerna bedöms på en tregradig skala. Riskbedömningen kan därmed ställas i relation till resultatet. 4. Gruppering Kraven grupperas utifrån hur de formulerats i. SKL:s förslag till grupperingar är process (tex rutiner), struktur (tex bemanning, personalens kompetens) eller resultat (tex brukarnöjdhet). 5. Hur uppföljning ska genomföras Hur kraven ska följas upp, tex genom brukarundersökningar, registreringar i olika register, anmälda respektive oanmälda besök i verksamheten. 6. När uppföljning ska genomföras När och hur ofta kraven ska följas upp är beroende av hur stor sannolikheten är att dessa inte kommer att uppfyllas och hur omfattande konsekvenserna skulle kunna bli (riskanalys). 7. Vem eller vilken funktion som ska genomföra uppföljningen Uppföljningen kan genomföras av olika personer eller funktioner. 8. Resultatet Resultatet kan utläsas som överensstämmer helt, delvis eller inte alls med kravet. 9. Bedömt resultat Resultatet kan utvärderas på en tregradig skala. 10. Det bedömda resultatet redovisas i färg Det bedömda resultatet översätts till en färgmarkör (grön, gul eller röd) utifrån hur resultatet bedömts på den tregradiga skalan. 11. Åtgärd med anledning av resultatet Resultatet kan innebära att åtgärder måste sättas in som t ex plan över hur bristen ska åtgärdas. Telvx

5 Sidan 4 av 5 12.Uppföljning av åtgärd Om resultatet har föranlett några åtgärder måste också dessa följas upp så att kraven kan garanteras. 13. Grafisk bild En grafisk bild kan påvisa relationen mellan risker med att kravet inte uppfylls (tregradig skala) och bedömt resultat (tregradig skala). Hög risk och dåligt resultat signalerar att rikta extra uppmärksamhet och att vidta eventuella åtgärder. SKL anordnar kontinuerliga nätverksträffar för de er som arbetar med LOV. Ett verktyg för uppföljning har efterfrågats av de flesta er och SKL har svarat upp med att arbeta fram denna modell. Socialförvaltningen har för avsikt att arbeta med denna modell vid uppföljningar av leverantörer av vård och omsorg. Överväg avtalsmässig hantering av eventuella kommersiella påföljder vid konstaterade brister. Frågan om sanktioner har diskuterats i den styrgrupp som funnits som stöd vid upphandlingar. Styrgruppen har enats om att inte ställa villkor om sanktioner. Motiveringen till det beslutet var att om identifierade brister inte åtgärdas enligt överenskommen plan har en enligt avtalet möjlighet att säga upp avtalet. Ytterligare en motivering var att Socialnämnden vill verka för en god samverkan med de leverantörer som fått förtroendet att bedriva vård- och omsorgsentreprenad genom att föra en öppen dialog. Utveckla indexklausulen genom att minska andel av priset som tillåts räknas upp med index Vid upphandlingar enligt LOV utgår ett fast pris med villkoren att beställaren kan ändra prissättningen. Vid eventuella ändringar tecknas tilläggsavtal med leverantörerna. De leverantörer som inte accepterar ändringar har möjlighet att säga upp avtalet. Beställaren har således möjligheten att höja eller sänka priset på avtalade tjänster. De avtal som skrivs inom verksamhet personlig assistans har en prissättning som grundar sig på det schablonbelopp enligt Organisalionsnr

6 Sidan 5 av 5 sjukförsäkringsbalken (Sfb) som årligen fastställts av regeringen. Inom verksamheten kan Försäkringskassan eller en vara huvudman och därmed det ekonomiska ansvaret. För dem som en är ansvarig för tillämpas lägre ersättning än schablonbeloppet enligt Sfb. Vid de upphandlingar av vård- och omsorgsentreprenad som genomförts enligt LOU, där Carema Care AB och Aleris Omsorg AB för närvarande är leverantörer, tillämpas en uppräkning enligt aktuellt omsorgsprisindex (OPI). De konsekvenser som kan ske med denna uppräkning är att leverantören får en garanterad uppräkning medan ens verksamheter kan tvingas minska sina kostnader utifrån tilldelad budgetram. Detta kommer att beaktas vid eventuella framtida upphandlingar inom socialnämndens verksamhetsområde. Eva Ehn Projektsamordnare