Kort om. Kontraktsuppföljning LOU, LOV

Transkript

1 Kort om Kontraktsuppföljning LOU, LOV

2

3 1 Varför är det viktigt med kontraktsuppföljning? Det enda sättet för en myndighet att försäkra sig om att det som den faktiskt har kravställt, beställt och betalat för, överensstämmer med det som levererats är att följa upp sina kontrakt. Kontraktsuppföljningen är avgörande för att leverantörer till offentlig sektor ska kunna konkurrera på lika villkor säkerställa en god affär att skattemedel används på bästa möjliga sätt.

4 2 Processen för kontraktsuppföljning Själva genomförandet av uppföljningen kan ses som en egen delprocess i uppföljningsprocessen (se bild sid 5). Processen för kontraktsuppföljning pågår under hela kontraktsperioden i enlighet med den fastställda uppföljningsplanen som togs fram parallellt med framtagning av förfrågningsunderlag. För vissa typer av kontrakt kan vissa uppföljningsaktiviteter fortgå även efter det att kontraktet är avslutat. Det kan t.ex. röra sig om bevakning av vissa service- och garantiåtaganden från leverantören.

5 3 Uppföljningen kan delas in i fyra huvudsakliga områden: 1. uppföljning av kvalificeringskrav (krav på leverantören) 2. uppföljning av volym och pris 3. uppföljning av kvalitet 4. uppföljning och bevakning av övriga kontraktsvillkor. Löpande under genomförandet av de olika uppföljningsaktiviteterna kommer eventuella avvikelser behöva hanteras. I kontraktsvillkoren bör det regleras hur uteblivna eller felaktiga leveranser ska hanteras. Det är en fördel att ha tänkt ut och reglerat någon form av sanktionstrappa där det först finns utrymme för dialog och rättning innan det blir aktuellt med sanktioner som successivt blir mer och mer kännbara t.ex. enligt följande ordning: 1. Dialog. 2. Rättelse. 3. Inte betala ut målrelaterad ersättning. 4. Prisavdrag. 5. Vite. 6. Inte förlänga kontraktet eller inte utnyttja en option. 7. Häva kontraktet.

6 4 Att identifiera vad som är en avvikelse kan vara svårt. Ibland kan en enstaka avvikelse vara försumbar medan en rad mindre förseelser tillsammans till slut blir en stor avvikelse. Därför är det viktigt att löpande notera alla avvikelser. En tydlig dokumentation är avgörande för att kunna identifiera och styrka eventuella avvikelser i utförda leveranser, i förhållande till vad som avtalats i kontraktet. Det är även viktigt att löpande återrapportera dessa internt inom organisationen, samt återvinna erfarenhet av dessa inför kommande upphandlingar. I samband med att kontraktet avslutas är det lämpligt att göra en utvärdering av upphandlingen. Utvärderingen kan t.ex. innehålla analyser om den upphandlade varan eller tjänsten uppfyllde ställt behov, om det bidrog till myndighetens strategiska måluppfyllelse, om samarbetet med leverantören har varit tillfredställande etc.

7 5

8 6 Vad ska följas upp? Kontraktsuppföljning kan delas in i fyra huvudsakliga områden. 1. Uppföljning av kvalificeringskrav (krav på leverantören) Det första uppföljningsområdet är hur myndigheten under kontraktsperioden löpande säkerställer att leverantören har kapacitet att leverera avtalade varor eller tjänster utifrån de kvalificeringskrav som ställdes vid upphandlingen. Det innebär att de kontroller som genomfördes i samband med kvalificeringen upprepas regelbundet under hela kontraktets löptid. Exempelvis ska leverantörens skattestatus följas upp under kontraktsperioden.

9 7 2. Uppföljning av volym och pris Det andra uppföljningsområdet avser hur myndigheten säkerställer att leverantören levererar varor eller tjänster utifrån de volymer, tider och priser som avtalats i kontraktet. Uppföljning av volym kan motsvara leveranskontroll där antalet mottagna varor kontrolleras mot följesedel och order men utan att något direkt funktionstest eller kvalitetskontroll görs. Det kan också avse kontroll att ett konsultföretag tillhandahållit en konsult under avtalad tid men utan någon avstämning att konsulten faktiskt levererat de tjänster eller det resultat som avtalats. Uppföljning av pris görs normalt vid ordinarie kontroller av faktura och/eller vid orderbekräftelse men kan också ske genom löpande kontroller av leverantörers prislistor. Hur priset följs upp beror bl.a. på vilken eller vilka ersättningsmodell(er) som används i kontraktet exempelvis: 1. fast ersättning/pris 2. rörlig ersättning/prestationsersättning 3. målrelaterad ersättning 4. bonusersättning. För att uppföljning av pris ska vara meningsfull måste den samordnas med uppföljning av både volym och kvalitet. Det gäller särskilt för kontrakt med ersättningsmodeller där nivån på priset är beroende på vilka volymer eller prestationer som levererats.

10 8 3. Uppföljning av kvalitet Det tredje och det mest omfattande uppföljningsområdet är hur myndigheten säkerställer att levererade varor eller tjänster uppfyller de kvalitetskrav som fastställts i kontraktet, dvs. uppföljning av innehållet i leveranserna. För många typer av kontrakt är det naturligt att uppföljning av kvalitet görs i samband med uppföljning av volym och pris, t.ex. i samband med leverans- och fakturakontroller. För andra typer av kontrakt är det mer lämpligt att delar av kvalitetsuppföljningen görs separat. Det gäller framförallt kontrakt där det inte är beställaren som tar emot eller nyttjar de levererade varorna eller tjänsterna som t.ex. kollektivtrafik. Kvalitetsbegreppet är mångfasetterat och kan definieras utifrån olika perspektiv. Utifrån varans eller tjänstens perspektiv handlar kvalitet om avsaknad av fel och utifrån kundens perspektiv handlar kvalitet om kundens tillfredställelse. Definitionen enligt ISO 9000 är grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav. Nedanstående modell av Donabedian kan vara behjälplig för att få svar på vilken typ av kvalitet som levereras och hur den ska följas upp. Strukturkvalitet Processkvalitet Resultatkvalitet Vad levereras? Hur levereras det? Effekterna av leveranserna?

11 9 För att veta om den levererade varan eller tjänsten uppfyller kraven på kvalitet kan man mäta kvaliteten med hjälp av kvalitetsindikatorer. En kvalitetsindikator är en mätbar variabel som ska spegla den levererade varans eller tjänstens kvalitet. För att en indikator verkligen ska kunna göra detta så måste den vara: vetenskapligt rimlig (valid) dvs. bygga på evidens och/eller återspegla det som ska mätas och att det ska råda konsensus inom professionen om att indikatorn är valid relevant (vara av vikt) dvs. den ska belysa viktiga områden inom det som levereras och där förbättringar ska kunna göras mätbar dvs. den ska kunna mätas på ett tillförlitligt sätt och termer och begrepp, population, mätperiod etc. ska definieras entydig (tolkningsbarheten ska vara god) dvs. bakgrundsfaktorerna ska vara standardiserade och möjliga felkällor ska kunna redovisas.

12 10 4. Uppföljning och bevakning av övriga kontraktsvillkor Det fjärde och sista uppföljningsområdet avser hur myndigheten bevakar och uppdaterar kontraktet under kontraktstiden samt beslutar och agerar på eventuella avvikelser som identifierats under de tre första uppföljningsområdena. Det kan till exempel handla om att under kontraktsperioden följa upp att underleverantörer uppfyller de i upphandlingens ställda krav.

13 11 Hur kan myndigheten identifiera och prioritera uppföljningsbehov? Modellen som beskrivs nedan är inspirerad av Kraljics inköpsmatris och kan användas som ett verktyg för att identifiera och prioritera behovet av uppföljning för en upphandling eller ett kontrakt. X-axeln mäter vilket värde eller vilken volym det enskilda kontraktet har i form av ekonomiskt värde samt omfattning och frekvens av leveranser. Y-axeln mäter i vilken grad det enskilda kontraktet kan påverka myndighetens verksamhet. Utifrån dessa två axlar kan man identifiera fyra huvudsakliga grupper av kontrakt (A, B, C, D) där D kräver mest uppföljning, A minst och B och C har ett medelstort behov av uppföljning.

14 12 Modellen kan användas i två huvudsakliga syften: Att ge underlag för att identifiera behovet av uppföljning för ett kommande kontrakt i samband med planeringen av upphandlingen och framtagande av förfrågningsunderlag. Att ge underlag för att bedöma vilka befintliga kontrakt som har störst behov av uppföljning i samband med planering av myndighetens uppföljningsinsatser, dvs. att prioritera behovet av uppföljning. Y Hög Grupp C Grupp D Risk/ påverkan medelstort behov av uppföljning med fokus på kvalitet större behov av uppföljning av både kvalitet och produktivitet Grupp A Grupp B Låg mindre behov av uppföljning medelstort behov av uppföljning med fokus på produktivitet Låg Volym/värde Hög X

15 13 Nedan beskrivs de fyra grupperna kortfattat tillsammans med förslag på vilka uppföljningsaktiviteter som kan vara aktuella i respektive grupp. I vilka grupper man placerar olika typer av upphandlingar/kontrakt måste alltid relateras till den enskilda myndigheten. Grupp A mindre behov av uppföljning I denna grupp finns i första hand enklare varor och tjänster som köps in i mindre omfattning eller vid enstaka tillfällen. Det rör sig i de flesta fall om kortare kontrakt med mindre volymer till lägre belopp. Det kan till exempel röra sig om leverans av frukt till personalen, inköp av blommor och annan utsmyckning, kontorsmateriel, enklare utbildnings-, konferens-, eller konsulttjänster. Denna typ av kontrakt är förknippade med både låg risk/påverkan och lågt värde/volym och kräver ingen omfattande uppföljning utan kan i första hand baseras på följande aktiviteter: leveranskontroller fakturakontroller reaktiv uppföljning.

16 14 Reaktiv uppföljning är inte förebyggande utan baseras enbart på reaktioner och anmälda avvikelser från användare, anställda eller andra berörda. Om många avvikelser identifieras kan man lägga in extra bevakning i form av stickprovskontroller. Grupp B medelstort behov av uppföljning med fokus på produktivitet I denna grupp finns främst enklare eller mer standardiserade varor och tjänster som köps in i stora volymer, till stora belopp och/eller med många leveranser. Det kan röra sig om el, telekommunikation, IT-utrustning, städtjänster, och avfallshantering. Det är medellånga till långa kontrakt som är förknippade med låg till medelhög risk och påverkan. Då de utgör en större del av myndighetens budget kräver denna grupp högre grad av uppföljning jämfört med grupp A. Uppföljningen kan bygga på följande beståndsdelar: leveranskontroller fakturakontroller återkommande stickprovskontroller på myndighetens eget initiativ reaktiv uppföljning eventuella avstämningsmöten med leverantörer.

17 Uppföljningen för denna grupp bygger också på reaktiv uppföljning men man lägger dessutom in vissa proaktiva uppföljningsaktiviteter, dvs. kontroller och avstämningar med leverantörer i förebyggande syfte för att försäkra sig om att leveranserna kan genomföras i enlighet med kontraktet. 15

18 16 Grupp C medelstort behov av uppföljning med fokus på kvalitet Denna grupp utgörs av mer komplexa varor och tjänster som anskaffas i förhållandevis små volymer eller till mindre belopp. Kontrakten är korta till medellånga med färre leveranser men har en hög risk och påverkan på myndighetens verksamhet. Det betyder att uteblivna eller felaktiga leveranser kan orsaka stor skada. Exempel kan vara olika former av tjänster inom säkerhet, bevakning och larm, nyckelhantering eller viss kritisk teknisk utrustning. På grund av de högre riskerna kräver denna grupp ett större behov av uppföljning med fokus på förebyggande aktiviteter och kan baseras på följande faktorer: leveranskontroller fakturakontroller återkommande stickprovskontroller på initiativ av myndigheten uppföljning av kvalitetsindikatorer kontinuerliga avstämningsmöten med leverantören eventuellt leverantörens egen uppföljning eventuella kvalitetsgranskningar eller revisioner av oberoende part.

19 17 Uppföljningen för denna grupp bygger till största delen på proaktiva uppföljningsaktiviteter. Grupp D större behov av uppföljning Denna grupp består av komplexa varor och tjänster som köps in i stora volymer och till stora belopp. De utgör en betydande del av myndighetens verksamhet och budget. Kontrakten är i regel långa med omfattande och frekventa leveranser. På grund av kontraktens komplexitet och omfattning utgör de en stor risk och har en stor påverkan på verksamheten där uteblivna eller felaktiga leveranser kan orsaka mycket stor skada. Exempel på sådana tjänster är kollektivtrafik och vissa vård- och omsorgstjänster. Läs mer om uppföljning av vissa vård- och omsorgstjänster i vägledningen Avtalsuppföljning av vård och omsorg som finns att ladda ner och beställa på

20 18 Vad krävs av myndigheten för att genomföra kontraktsuppföljning? Personella resurser Det är viktigt att det, inom myndighetens organisation, finns utsedda avdelningar, funktioner eller personer med ett tydligt mandat för att ansvara för upphandling, beställning och kontraktsuppföljning. Ansvaret för kontraktsuppföljningen kan ligga på upphandlingsfunktionen, på beställarfunktionen, på en särskild funktion för uppföljning eller en kombination av dessa. En förutsättning för en framgångsrik kontraktsuppföljning är vart fall att alla berörda funktioner och roller samverkar och bidrar med sina respektive kompetenser i uppföljningsarbetet.

21 19 Arbetsrutiner För att kunna följa upp leverantörer och leveranser på ett effektivt sätt krävs det att organisationen upprättar och sedan följer sina egna interna rutiner och processer. För att kunna utveckla ändamålsenliga och effektiva rutiner och processer för kontraktsuppföljning kan det därför vara lämpligt att göra en kartläggning av myndighetens organisation, upphandlingsbehov, inköpsmönster, typ av kontrakt samt identifiera beställarna och deras behov etc. Informationsstöd När det finns en fastställd organisation och definierade processer för kontraktsuppföljningen kan man se över vilka informationsstöd som kan stödja och effektivisera arbetet. Det kan exempelvis handla om att ha ett affärs-/ekonomisystem och beställnings-/inköpssystem som stöd för att genomföra uppföljningen. Var kan jag läsa mer? För mer information om kontraktsuppföljning och exempel på hur olika kontrakt kan följas upp, läs vägledningarna Kontraktsuppföljning - säkerställ goda affärer genom att följa upp och Avtalsuppföljning av vård och omsorg som finns att ladda ner och beställa på

22

23

24 Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Denna skrift får användas fritt, förutsatt att källan anges. Det är alltså tillåtet att ladda hem materialet i pdf från vår hemsida upphandlingsstöd.se och publicera den på andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk till innehållet. Vill du veta mer om kontraktsuppföljning? Du hittar Upphandlingsstödets vägledning Kontraktsuppföljning - säkerställ goda affärer genom att följa upp på upphandlingsstöd.se. Box 22I8, I03 I5 Stockholm Besök Birger Jarlsgatan I6 Tel Fax E-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.se