Arbetsformer och delegationsordning för Förbundet Djurens Rätt

Transkript

1 Arbetsformer och delegationsordning för Förbundet Djurens Rätt 1. Inledande bestämmelser De grundläggande bestämmelserna angående riksorganisationens verksamhet, skyldigheter, organisation och regler är meddelade genom: Stadgar. Idé- och handlingsprogram. Övriga beslut fattade av riksstämman. Policydokument antagna av förbundsstyrelsen. Riksorganisationen ska också följa de principer som är meddelade i FRIIs kvalitetskod och SFIs föreskrifter för kontrollgirokonto. 2. Arbetsformer och delegationer Riksstämman är Djurens Rätts högsta beslutande organ. Riksstämman väljer en förbundsstyrelse bestående av nio ledamöter och tre suppleanter. Förbundsstyrelsen är Djurens Rätts högsta beslutande organ mellan riksstämmorna. Förbundsstyrelsen och verksamhetschefen utgör tillsammans förbundsledningen. Den principiella arbetsfördelningen mellan dessa består av att förbundsstyrelsen svarar för det ideologiska arbetet, framtagande av visioner och riktningsmål samt policydokument. Verksamhetschefen svarar för att leda riksorganisationens verksamhet och den anställda personalen i enlighet med riktlinjer från förbundsstyrelsen. Fasta delegationer inom riksorganisationen specificeras efter hand i detta dokument. Såväl förbundsstyrelsen, förbundsordföranden som verksamhetschefen kan besluta om att ytterligare delegera beslutsstatus. Om så sker kvarstår dock verksamhetsansvar för det som har delegerats. Utöver dessa tillkommer en nöddelegation till förbundsordföranden, som omfattar samtliga ärendetyper vid brådskande hantering. Sida 1

2 3. Förbundsstyrelsen Förbundsstyrelsen ansvarar för följande frågor: Övergripande ideologi- och strategifrågor. Riktningsmål (mer långsiktiga mål). Beslut om årsbokslut, verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, budget och beredning av ärenden till Djurens Rätts riksstämma. Inrättande av tjänster. Rekrytering, anställning och uppsägning av verksamhetschef, enhetschefer och chefredaktör för tidningen Djurens Rätt. Policydokument och hantering av frågor som innebär policyändring inom verksamheten. Säkerställning av att FRIIs kvalitetskod tillämpas, vilket innebär att riktlinjerna följs eller att avvikelser förklaras. Upprättande av riskhanteringsstrategi och regelbundet genomföra en riskanalys och utvärdera organisationens riskhantering. Beslut om och regelbundet utvärdera organisationens interna kontroll, och därigenom säkerställa att den interna kontrollen fungerar effektivt. Årlig utvärdering av verksamhetschefens arbete. Årlig utvärdering av chefredaktörens arbete. Årlig utvärdering av styrelsens arbete. Ledamöternas arbete utvärderas av förbundsordföranden och förbundsordförandens arbete utvärderas av ledamöterna. Utvärderingen ska kompletteras med en handlingsplan för att åtgärda brister och som kan användas av valberedningen i dess arbete. Årlig utvärdering av verksamhetens resultat utifrån uppställda mål. Styrelseledamöterna har en sysslomannaliknande ställning i förhållande till organisationen. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg och ha den kunskap som erfordras för att på bästa sätt tillvarata organisationens och dess intressenters intressen. Styrelseledamöterna ska självständigt bedöma de ärenden som styrelsen har att behandla och föra fram de uppfattningar och göra de ställningstaganden detta föranleder samt begära den kompletterande information och tillägna sig den kunskap som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelsens sammanträden ska protokollföras. 4. Verkställande utskottet Verkställande utskottet utgörs av förbundsordföranden, vice förbundsordföranden och andra vice förbundsordföranden. Verkställande utskottet beslutar i ärenden efter delegation av förbundsstyrelsen. Verkställande utskottets beslut ska fattas med acklamation. I de fall då ledamöterna är skiljaktiga skall ärendena avgöras av förbundsstyrelsen. Sida 2

3 Verkställande utskottets sammanträden ska protokollföras. 5. Förbundsordföranden Förbundsordföranden styr verksamheten mellan förbundsstyrelsemötena. Förbundsordföranden har ett direkt personalansvar för verksamhetschefen. I förbundsordförandens frånvaro övergår befattningens befogenheter i första hand till vice förbundsordförande och i andra hand till andre vice förbundsordförande. Förbundsordföranden har en särställning inom styrelsen med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter. Förbundsordföranden ansvarar för följande frågor: Organisera och leda styrelsen effektivt och därigenom skapa förutsättningar för att styrelsens arbete kan bedrivas effektivt. Bidra till att styrelseledamöterna förstår uppdragets innebörd och tillse att ledamöterna fullgör sina åtaganden. Uppmuntra en öppen och konstruktiv diskussion i styrelsen i vilken samtliga ledamöter deltar och skapa bästa möjliga förutsättningar för styrelsens arbete. Se till att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om organisationen och dess verksamhet samt i övrigt får den utbildning som krävs för att styrelsearbetet ska kunna bedrivas effektivt. Tillse att ledamöternas personliga engagemang i organisationens verksamhet bibehålls. Ta emot synpunkter från intressenter och förmedla dessa till styrelsen. Hålla en fortlöpande kontakt med och fungera som diskussionspartner med och stöd för verksamhetschefen. Se till att styrelsen erhåller tillfredställande information och beslutsunderlag för sitt arbete. Efter samråd med verksamhetschefen fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden. Kontrollera att styrelsens beslut verkställs effektivt. Se till att styrelsens arbete årligen utvärderas och att valberedningen informeras om resultatet av utvärderingen. Till förbundsordföranden delegeras att besluta om: Handläggning och godkännande, efter samråd med ekonomichefen, av ekonomiska ärenden som rör den styrande verksamheten upp till kronor över budgeten. Handläggning och godkännande, gemensamt med verksamhetschefen och efter samråd med ekonomichefen, av ekonomiska ärenden som rör den löpande verksamheten upp till kronor utöver budget. Godkännande av löpande värdepappershantering, gemensamt med verksamhetschefen och efter samråd med ekonomichefen, gällande Sida 3

4 summor över kronor. 6. Verksamhetschefen Verksamhetschefen leder riksorganisationens verksamhet och den anställda personalen. Verksamhetschefen har ett direkt personalansvar för enhetscheferna. Verksamhetschefen ansvarar också för arbetsmiljöfrågorna inom Djurens Rätt. I verksamhetschefens frånvaro övergår befattningens befogenheter enligt seniorprincipen till någon av enhetscheferna. Verksamhetschefen har också en särskild roll i styrelsearbetet. Denna innefattar bland annat att rapportera till styrelsen om organisationens utveckling, vara föredragande och förslagsställare i frågor som beretts av ledningen samt förse styrelsen med information som underlag för dess arbete. Verksamhetschefen ska också se till så att styrelsens hålls informerad om utvecklingen av organisationens verksamhet mellan styrelsens sammanträden. Verksamhetschefen ansvarar för följande frågor: Organisera och leda riksorganisationens arbete på ett effektivt sätt och därmed skapa förutsättningar för att riksorganisationens arbete blir effektivt. Rekryteringar, anställningar och tjänstledigheter. Uppsägning av personal. Personaladministrativa ärenden. Arbetsmiljön inom riksorganisationen. Tillsättande av projekt och projektledare. Tillsättande av arbetsgrupper och enskilda ansvarsområden. Djurens Rätts riksstämmor och idékonferenser. Rapportera till styrelsen om organisationens utveckling och organisationens verksamhet. Vara föredragshållare vid förbundsstyrelsens möten. Bistå förbundsordföranden med att upprätta förslag på dagordning till styrelsens möten. Särskilt svara för att ta emot synpunkter från lokalorganisationerna inom Djurens Rätt och från andra aktiva inom organisationen. Till verksamhetschefen delegeras att besluta om: Handläggning och godkännande, efter samråd med ekonomichefen, av ekonomiska ärenden som rör den löpande verksamheten upp till kronor utöver budget. Handläggning och godkännande, gemensamt med förbundsordföranden och efter samråd med ekonomichefen, av ekonomiska ärenden som rör den löpande verksamheten upp till kronor utöver budget. Godkännande, efter samråd med ekonomichefen, av löpande värdepappershantering gällande summor under kronor. Sida 4

5 Godkännande av löpande värdepappershantering, gemensamt med förbundsordföranden och efter samråd med ekonomichefen, gällande summor över kronor. 7. Ledningsgruppen Verksamhetschefen utgör tillsammans med enhetscheferna Djurens Rätts ledningsgrupp. Ledningsgruppen är ett samordnande organ inom riksorganisationen. Ledningsgruppen leds och sammankallas av verksamhetschefen. Ledningsgruppens sammanträden ska protokollföras. 8. Linjeorganisation Riksorganisationen har fem linjeenheter. Varje enhet har en enhetschef med övergripande verksamhetsansvar för enheten samt direkt personalansvar för anställda inom enheten. Till linjeenheternas respektive enhetschef delegeras följande övergripande ansvarsoch verksamhetsområden: Ekonomi- och medlemsregisterenheten Ansvar för administration av Djurens Rätts ekonomi. Ansvar för att utföra ekonomiska analyser och prognoser. Ansvar för administration av Djurens Rätts medlemsregister. Expeditionsenheten Ansvar för expeditions- och receptionssysslorna på kansliet. Ansvar för försäljning och lagerhållning av böcker, material och andra varor. Ansvar för Djurens Rätts arkiv och bibliotek. Informationsenheten Ansvar för Djurens Rätts externa och interna informations- och kommunikationskanaler. Ansvar för produktion av informations- och kampanjmaterial. Ansvar för massmediakontakter och att planera mediastrategier. Kampanjenheten Ansvar för ärenden som rör den regionala verksamheten, stöd till lokalavdelningar, kontaktpersoner, ungdomsgrupper, skolombud och övrig lokal verksamhet. Ansvar för att befrämja aktivitet inom skolans område. Ansvar för utbildningar riktade mot aktiva inom den regionala och den Sida 5

6 lokala verksamheten. Politiska enheten Ansvar för sakfrågearbetet och utarbetande av strategier för att nå framgång inom de olika arbetsområdena. Ansvar för Djurens Rätts faktabas och rapportserie. Ansvar för att handlägga remisser och liknande konsultationsfrågor. 9. Projektorganisation Riksorganisationen har en särskild organisation för arbete i projektform. I projektorganisationen samlas kompetenser från de olika linjeenheterna tillfälligtvis för att under en begränsad tid arbeta för att uppnå uppställda mål. Till projektorganisationen kan även kompetenser från ideella samt externa källor hämtas. Exempel på olika projektformer som kan finnas inom organisationen: Forskningsprojekt. Sökande projekt med lösa tyglar och tidsramar. Projektgruppen får själv ansöka om sina resurser. Utredningsprojekt. Problemorienterande projekt med given tidpunkt då projektet ska vara klart. Utvecklingsprojekt. Visionärt projekt med etappindelning. Konstruktionsprojekt. Projekt med konkret mål, detaljerad planering, tydligt angivna resurser och klart angivet färdigtdatum. Genomförandeprojekt. Projekt med tydlig planering och slutdatum. Dock kan behovet av resurser vara svårare att uppskatta än vid konstruktionsprojekt. Utvärderingsprojekt. Projekt med höga krav på opartiskhet och mål som är effektinriktade. Verksamhetschefen ansvarar för projektorganisationen 10. Ideellt arbete inom riksorganisationen Riksorganisationen ser mycket positivt på ideellt arbete inom riksorganisationen. Sida 6

7 Formen innebär att lokalt aktiva kan delta i riksorganisationens centrala arbete. Det ideella arbetet kan ske i form av arbetsgrupper eller enskilda ansvarsområden. Verksamhetschefen ansvarar för det ideella arbetet inom riksorganisationen. 11. Idéverkstad Arbetet med de ideologiska frågorna har en särställning inom Djurens Rätt. En av förbundsstyrelsens viktigaste uppgifter är att främja den ideologiska debatten inom riksorganisation. För det ändamålet ska en årlig idékonferens anordnas och särskilt material tas fram. Förbundsstyrelsen ansvarar för det övergripande arbetet med ideologi- och strategifrågor. 12. Tidningen Djurens Rätt Tidningen Djurens Rätt är Förbundet Djurens Rätts officiella organ. Den har en fri och självständig ställning inom Djurens Rätt. Till chefredaktören delegeras att besluta om: Frågor om rekryteringar, anställningar, tjänstledigheter och uppsägningar inom redaktionen. 13. Medarbetare (anställda och ideella) Medarbetare inom Djurens Rätt ska behandlas jämlikt och respektfullt och deras mänskliga rättigheter ska respekteras och försvaras. Ledarskapet ska utövas professionellt. Ansvar och befogenheter skall följas åt. Anställda Anställda medarbetares arbetsuppgifter och befogenheter slås fast i tjänstebeskrivningar, policydokument, verksamhetsplaner, enhetsarbetsordningar och i årliga styrkort. De anställdas arbete skall utvärderas årligen i form av utvecklingssamtal. De anställdas insatser ska systematiskt utvärderas i relation till verksamhetens vision, värderingar, ändamål och mål. Anställda medarbetare förväntas då de representerar organisationen uppträda på ett sätt som speglar organisationens vision, värderingar, ändamål och mål. Ideella Ideella medarbetares arbetsuppgifter och befogenheter slås fast i skriftliga instruktioner. Sida 7

8 De ideellas insatser ska årligen ges feedback i form av samtal. Ideella medarbetare förväntas då de representerar organisationen uppträda på ett sätt som speglar organisations vision, värderingar, ändamål och mål. Verksamhetschefen ansvarar för frågor som rör medarbetare inom Djurens Rätt. 14. Jävsituationer Frågor om jäv har högsta dignitet inom Djurens Rätt. Styrelse, tjänstemän och andra i beslutande ställning är skyldiga att redogöra för jävsituationer (situationer där någon närstående, det vill säga person som står i nära släkt med, i familjeförhållande eller nära vänskap med, har ett väsentligt intresse som kan strida mot organisationens). Styrelseledamöterna, styrelseordförande, tjänstemän eller andra i beslutande ställning är skyldiga att inte bereda ärenden, delta i beslut eller representera organisationen i frågor där jäv föreligger. Sida 8