Slutrapport minfritid.nu 2013

Transkript

1 Slutrapport minfritid.nu 2013 KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNIGNEN Kulturavdelningen 2013

2

3 Uppdrag och bakgrund Bakgrund 2011 genomförde sex kommuner och Habilitering & Hälsa inom Stockholms läns landsting (SLL) en mässa, minfritid.nu, på Torvalla i Haninge. Utvärderingen av mässan resulterade i slutsatsen att det var en succé väl värd att upprepa. Medverkande aktörer kom fram till att det var rimligt att genomföra mässan vartannat år, att det finns fördelar med ett roterande värdskap och att fler kommuner på Södertörn bör beredas plats att vara med. Kultur- och fritidsförvaltningen i Huddinge erbjöd sig i dialog med 2011 års aktörer att ta över stafettpinnen från Haninge och svara för värdskap av minfritid.nu i maj 2013 i samarbete med Botkyrka, Haninge, Nacka, Nynäshamn, Tyresö, Salem samt Habilitering & Hälsa, SLL. Man beslutade att genomföra mässan i projektform med en styrgrupp och projektgrupp med företrädare för medverkande aktörer. Uppdrag Grundförutsättningarna för min fritid.nu 2013 var att Huddinge kommun svarar för värdskap och projektledning (ordförande i styrgrupp och projektledare samt lokaler). Varje medverkande aktör förväntades ställa upp med - en person i styrgruppen - en person i projektgruppen - ett tiotal funktionärer i samband med genomförandet av mässan (anpassas efter respektive aktörs förutsättningar i samband med framtagande av projektplanen) - marknadsföring av mässan inom SLL/den egna kommunen - en ekonomisk insats, tkr (anpassat efter respektive aktörs förutsättningar enligt uppgift redovisad vid styrgruppens möte den 16 augusti 2012) Projektledaren fick i uppdrag att tillsammans med projektgruppen genomföra fritidsmässan minfritid.nu den maj Syftet med mässan var att visa upp ett kultur- och fritidsutbud för personer som behöver extra stöd Projektets förlopp Projektet genomfördes i enlighet med Huddinge kommuns projektdirektiv med syfte att nå de för mässan uppsatta målen: - att det kommer mer än 4000 personer. - att ha minst 80 utställare och prova-på-aktiviteter. - att mässan ska ge upplevelsen att det finns fritidsaktiviteter för alla. - att mässan ska fungera som en mötesplats där nya kontakter tas och där nya samverkansformer kan uppstå. Mässans ledord var direkt fritid, vilket innebär att alla aktiviteter på mässan ska kunna erbjuda en fritidsaktivitet direkt, utan omvägar. Projektgruppen var indelad i fem arbetsgrupper som efter viss omformning såg ut som följer: 3

4 Marknadsföring/kommunikation (Tyresö & Huddinge)- med hjälp av kommunikatörer i båda kommunerna och en kultursekreterare från Tyresö. Sponsring (Salem) Praktisk planering (Huddinge & Botkyrka). Utställningar/Prova på (Nacka & Nynäshamn) & Föreläsningar(Habilitering) med undergrupperna bibliotek, kulturskola, fritidsgårdar. Scen/Mingel (Haninge) Haninge arbetade också med en av Haninges kultursekreterare och en tvärgrupp från en fritidsgård. Projektgruppen arbetade utifrån projekt- och kommunikationsplanen enligt den aktivitets- och tidsplan som togs fram. Projektarbetet kan delas in i fyra faser för att göra processen mer överskådlig: Förberedelsefas1 färdigställandet av program och utställare, hemsidan byggs Förberedelsefas 2 färdigställande av mässan och extern marknadsföring Genomförandefas bygg, genomförande av två mässdagar och riv Utvärderingsfas utvärdering i projektgrupp, sammanställning av besöksutvärderingar och utvärderingar till utställare. Förberedelsefas 1 Projektplan och kommunikationsplan godkändes, lokal bokades och arbetet kunde starta. I denna del av projektarbetet låg fokus på att nå utställare, prova-på-aktörer och få dem att anmäla intresse att delta på mässan. Det var också nu som sponsorerna skulle hittas för att budgeten snabbast möjligt skulle vara fastställd. Hemsidan var ett viktigt led i att nå ut med information om mässan och att ta emot anmälningar. Arbetet flöt på bra i de flesta grupper. Det som ställde till problem var hemsidan som tyvärr inte uppfyllde mässans behov och projektet var tvungen att säga upp den och låta Huddinge kommun skapa en ny sida. Den kraftiga förseningen av hemsidan ledde till att flera delar i processen försenades. Bland annat blev anmälningsförfarandet påverkat. Förberedelsefas 2 Styrgruppen godkände ramprogrammet och det var dags att kontraktera klart artisterna och marknadsföra mässan gentemot besökarna. Nu skulle alla grupper färdigställa sina uppgifter inför genomförandet av mässan. Utställargruppen hade en stor arbetsbörda då de blivit försenade under förberedelsefas 1, men också eftersom själva anmälningsförfarandet inte var helt digitaliserat. Den praktiska gruppen hade ett mycket stort arbete med lokalerna och all logistik. Uppgiften i sig var gedigen, men mycket av extraarbetet berodde på att den valda lokalen inte var kommunens egen. Genomförande Projektgruppen jobbade med detaljer in i det sista för att sedan starta byggandet av minfritid.nu. Scenografen skapade rum i rummet utifrån temat de fyra årstiderna och projektgruppen placerade ut utställarbord och byggde upp prova-på-ytan. Två scener byggdes upp med tillhörande teknik, informationstält, personalmatsal och café kom på plats. Tidig morgon den första utställardagen kom funktionärerna och 4

5 sedan utställarna till mässan. När det var dags att öppna strömmade besökarna in till Teater Slavas sång och strax var det dags för Thomas Fogdö att inviga minfritid.nu Dagarna rullade på med få bränder att släcka. Det största problemet vara bristen på matserveringar för besökare där det nu blev långa köer och för få valmöjligheter. Resultat Till minfritid.nu 2013 kom det ca 3000 besökare varav 204 har besvarat enkäten om sin upplevelse av mässan. 88 utställare (föreningar och sponsorer) och provapå-aktörer visade upp sig under två dagar varav 50st har svarat på en enkät om mässan. Mässan hade en budget på kr i intäkter inklusive sponsorer, kr och överskott från mässan 2011, kr. De totala kostnaderna 2013 uppgick till och detta ger ett överskott på ca kr. Analys av resultatet Målet med mässan var att nå fler besökare än När målet skrevs och godkändes av styrgruppen var det inte känt hur mätningen av antalet besökare gått till vid förra mässtillfället. Man har senare uppgett att man räknade bilar på parkeringen och gjorde ett överslag. Alltså är 4000 besökare 2011 en mycket osäker siffra. De flesta i projektgruppen var utifrån sin personliga upplevelse helt övertygade om att det var mycket fler besökare detta år än tidigare och blev förvånade när årets resultat kom. Målet att nå minst 80 utställare och prova-påaktörer är uppnått. Mässan hade totalt 12 sponsorer Besöksenkät Enkätsvaren talar om för oss att besökarna var yngre på fredagen och äldre på lördagen. Detta berodde på att skolor kom på fredagen. De absolut flesta kom från Huddinge, men även många från Botkyrka, Haninge och Annan kommun som vi antar är Stockholm. På lördagen har ett större antal från Nynäshamn besvarat enkäten. De svarande har provat på 23 olika aktiviteter och ungefär hälften har provat något nytt. 78,5% av dem tyckte att mässan var bra 18,5% tyckte att den var ganska bra och 3% svarade att den inte var så bra. (skalan var: bra, ganska bra & inte så bra.) Utställarenkät Utställare, prova-på-aktörer och sponsorer har också svarat på en enkät om hur de upplever mässan från anmälningsförfarandet till genomförandet av mässan och om de kan tänka sig att vara med igen. Överlag är de flesta nöjda med sin kontakt med arrangörerna inför mässan och hur mässan genomfördes. Vissa tyckte att informationen inför kom för sent inpå mässan, några nämnde att det fanns för lite mat att välja på och någon var mindre nöjd med sin placering. Flera upplevde att de inte hade knutit nya kontakter inför framtiden, under mässan, vilket ju var ett av mässans mål. Varför det har varit svårt kan både ha berott på att målgruppen inte är så lätt att få att prova på nytt, men också att man kanske hellre bestämmer sig hemma i lugn och ro för vad man vill göra på sin fritid, även om första kontakten har tagits under mässan. Flertalet av de som har svarat på enkäten kan tänka sig att vara med på mässan nästa gång. 5

6 En mässa av detta mått kräver sin budget och det är viktigt att alla led kan hållas så professionella som möjligt. Den i projektgruppen som arbetade med sponsorer gjorde ett mycket bra jobb och vi hade kunnat få fler om vi hade önskat. Vi drog i bromsen med anledning av att vi inte önskade att sponsorerna skulle ta för stor plats vid mässan. Framförallt med tanke på ledordet direkt fritid. Budget De stora kostnaderna stod artister, scen, teknik och scenografin för. Det fanns en osäkerhet i budgeten som berodde på att vi inte hade fått klara besked om fastighetsägaren skulle stå för kostnader för tillgänglighetsanpassning och vaktmästare. I slutändan belastade inte dessa kostnader projektets budget, därav ett visst överskott. Sammanfattning Minfritid.nu var i det stora hela en lyckad tillställning som uppfyllde sitt syfte. Besökare, utställare, artister, sponsorer och projektgrupp var mycket nöjda med de två dagarna i maj. Vissa saker skulle behöva ses över inför en nästa gång. Hemsidan Hemsidan är mycket viktig för minfritid.nu. Den ska fungera som en fullmatad informationskanal till alla inblandade, såväl utställare, samarbetspartners som besökare. Det är också här som anmälningsprocessen hör hemma. Projektgruppen valde samma hemsida som vid första mässtillfället. Sidan blev kraftigt försenad på grund av webbhotellsbyte och var inte heller tillgänglighetsanpassad för målgruppen. Projekt- och styrgrupp valde att bryta samarbetet med webbdesignern och lät Huddinge kommun skapa sidan i sina egna mallar. Sidan fungerade nu, om än sent. Anmälningsförfarandet följde samma manuella procedur som vid minfritid.nu Detta bör digitaliseras inför nästa mässa. Lärdomen är det är viktigt att ha specialistfunktioner med från start i projektet så man inte tar beslut utan kompetens i den specifika frågan. En lösning på framtida hemsideproblematik kan vara att värdkommunen står för hemsidan, minfritid.nu. Lokal Denna gång valdes Björkängshallen som lokal på grund av sin storlek och sitt centrala läge. Lokalen ägs av värdkommunens fastighetsbolag vilket innebar stora förändringar från år ett. Den var inte tillgänglighetsanpassad och vi hade ingen egen personal i lokalerna. Om man väljer en lokal som inte är tillgänglig för målgruppen och inte ägs av en av projektets parter går man miste om många gratislösningar och det innebär mer arbete och större kostnader. Mat Den största bristen under minfritid.nu var maten. Projektgruppen hade valt att ge utskänkningen till föreningar som ett led i mässans förhållningssätt gentemot målgruppen. Men för en mässa av minfritids storlek höll inte utbudet eller formerna måttet vilket resulterade i långa köer och att maten tog slut. Lärdomen är att vi måste satsa på flera olika matställen som också kan ta kort. 6

7 Skyltning Inför årets mässa anlitade vi en skyltfirma för att ta fram bra och tydliga skyltar för mässan. Detta visade sig trots allt inte räcka och det saknades skyltar. Ett tips inför framtiden är att ha ett så kallat skyltkit som möjliggör att arrangörerna snabbt kan göra skyltar på plats, inför mässan. Scenografi Något som fungerade mycket var att låta arbetet med miljön ta så stor plats och låta en scenograf forma utställningshallen utifrån en bild av en marknad med ett antal installationer som inbjöd till delaktighet. Detta var en viktig specialistfunktion som gav en professionell inramning och utformning av mässan. Scenprogram Minfritid.nu kunde visa upp ett scenprogram med både bredd och djup. Här fanns något för alla smaker och såväl ideella föreningar som kända artister fick plats på scen. En viktig ingrediens för en större upplevelse av mässan och för att dra publik. Projektgruppen har diskuterat om artisterna tar för stor plats i förhållande till utställare och prova-på-aktörer i marknadsföringen. Vi måste både kunna visa vilka artister som är med och samtidigt vara noga med att syftet med mässan uppfylls och når ut. Projektförslag Projektgruppen föreslår en förändring i strukturen för mässan. Vi rekommenderar att projektet minfritid.nu har en egen modell för hur projektet ska planeras och genomföras som inte ändras beroende på värdkommun. Viktigt med rätt kompetens på rätt plats och att ta in specialistfunktioner för t ex kommunikation, hemsida, scenografi m.m. Framtid Norrortskommunerna har inspirerats av minfritid.nu och väljer att från och med 2014 göra en egen fritidsmässa med start i Sollentuna. Detta innebär att målgruppen kommer ha tillgång till en mässa varje år. Nynäshamn kommun har åtagit sig att arrangera 2015 års minfritid.nu. Tove Sandahl, projektledare minfritid.nu