Projekt Mätbara Effekter

Transkript

1 Projekt Mätbara Effekter Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen Antaget av Beredninsgruppen XX

2 Dokumentinformation Dokumentnamn Projektnamn Fastställs av Författare Mätbara Effekter Beredningsgruppen Erica Nyqvist Dokumentversion 0.1 Dokumentstatus Kommunicerat till intressenter Utkast Beredningsgruppen Utgåvehistorik Versio n Datum Tillägg/Modifieringar Förberedd av April 2011 Utkast 1 Erica Nyqvist Distributionslista för fastställt dokument Följande är mottagare av projektdirektivet Forum Beredningsgruppen Styrgruppen Samverkanscentralens fastighetsprojekt Regionala Rådet Programledare & stödfunktioner Ingång Patrik Åhnberg Magdalena Bosson Per Magnius Hans Spets Ola Slettenmark 2010 Deloitte AB Sida ii of 11 - Mätbara effekter version 01.docx

3 Innehållsförteckning 1 verksamhetsprojektet Översikt projektdirektiv Beskrivning av programmet för arbetet med Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen Projektmål Syfte Mål Koppling till programmålen Projektöversikt Omfattning Projektupplägg Tidplan och fasindelning Aktiviteter och leveranser Projektberoenden Samverkanscentralen & Samverkansfunktionen Projektberoenden gentemot Fastighetsprojektet Ekonomi... 8 Egen personals arbete med projektet... 8 Konsultstöd för verksamhetsutveckling... 8 Övriga förväntade utgifter Projektinformation Projektledare och projektorganisation mar Intressenter utanför projektet Riskhantering och kritiska framgångsfaktorer Riskhantering Övergripande riskanalys Kritiska framgångsfaktorer Deltagande Tillgänglighet till data och material Kvalitetssäkring Kommunikation Rapportering Deloitte AB Sida iii of 11 - Mätbara effekter version 01.docx

4 1 verksamhetsprojektet 1.1 Översikt projektdirektiv et dokumenterar projektets bakgrund, mål, syfte, förväntningar och förutsättningar. et tilldelar projektledaren mandatet att påbörja arbetet med projektet och tydliggör under vilka förutsättningar detta kan och ska göras. et berör, antingen direkt eller genom referens till bilagor, följande områden: Projektinformation Projektmål Projektöversikt Riskhantering och kritiska framgångsfaktorer 1.2 Beskrivning av programmet för arbetet med Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen Stockholm som landets huvudstad är säte för Sveriges centrala ledning, kungahuset och många utländska beskickningar. Sveriges finansiella centra återfinns inom en mycket begränsad yta i centrala Stockholm. Många huvudkontor för samhällsviktig verksamhet samt centrala myndigheter finns i länet och mer än en femtedel av landets befolkning bor i länet. Storstadsregionen växer allt snabbare och har genom sin växande omfattning och komplexitet en särskild sårbarhet, där effekten av störningar är förknippade med stora samhällsekonomiska konsekvenser. Slutsatser från genomförda övningar och utvärderingar efter inträffade händelser visar på ett behov att utveckla och stärka samverkan mellan berörda aktörer, i syfte att gemensamt hantera situationer ur ett helhetsperspektiv vid mer ansträngande situationer. Med anledning av detta har ett antal projekt initierats i regionen, i syfte att utveckla och stärka samverkan mellan utvalda delar av länets aktörer. Samverkansfunktionen, som drivs av Länsstyrelsen, och Samverkanscentralen, som drivs av Stockholms stad, är två av dessa. Projekten är inte identiska, men har ett stort antal beröringspunkter, projektberoenden och överlappande delar. Genom att bedriva utvecklingsarbete för dessa två gemensamt i form av ett program hanteras utmaningen att samtidigt genomföra två stora projekt med ett stort antal kopplingar och projektberoenden emellan. Sida 4 av 11

5 2 Projektmål 2.1 Syfte Syftet med projekt Mätbara Effekter är att genomföra en förstudie i hur effekten av arbetet inom ramen för Projekt Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen kan mätas och följas upp. 2.2 Mål Projekt Mätbara Effekters mål är att utifrån befintliga och önskade mätetal skapa en rekommendation för mätningen av det fortsatta arbetet. 2.3 Koppling till programmålen En förutsättning för att göra den omfattande investering som Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen omfattar är att kunna se resultat. Det finns en bred efterfrågan bland projektets parter att tydligt kunna visa upp de resultat som kommer av utvecklingsarbetet samt föra en konkret dialog om de förväntade effekterna. För projekt Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen ligger utmaningen i att mäta de effekter som kommer utav en förbättrad samverkan mellan parterna och samlokalisering i det gemensamma huset. Mätetalen kommer kunna stödja programledningen i sin styrning av programmet genom att styra och följa upp de respektive utvecklingsprojekten för att säkeerställa att vi når de effekter investeringen syftar till att skapa. Sida 5 av 11

6 3 Projektöversikt 3.1 Omfattning Projekt Mätbara Effekter omfattar tre faser: Mobilisering: Projektplanering i syfte att skapa struktur och en detaljerad plan för projektets arbetsprocess och resursbemanning. Analys: Identifiering av befintligt material och behov av kompletteringar för att skapa förutsättningar för mätbarhet, kopplade till förbättrad samverkan och till samlokaliseringen. Syntes: Utifrån befintliga och önskade mätetal skapa en rekommendation mätningen av det fortsatta arbetet. 3.2 Projektupplägg Projektet kommer att genomföras i form av intervjuer och workshops med verksamhetscontrollers hos respektive part. 3.3 Tidplan och fasindelning Projektplaneringen påbörjas och projektet avslutas (7 veckor). Nedan illustreras översiktlig tidsplan för projektet. 7 veckor 1 vecka 4 veckor 2 veckor Mobilisering Analys Syntes 3.4 Aktiviteter och leveranser Fas Aktivitet Leverans Mobilisering - Uppstartsmöte med klient i syfte att fastställa: De frågeställningar klienten vill ha mätbarhet kring, Omfattning, Tidplan, Detaljerad arbetsprocess för projektet - Planera och boka in workshops - Identifiera lämpliga kandidater inom respektive organisation samt kalla dessa. - Planera och boka in nödvändiga intervjuer med parterna för att skapa en initial förståelse innan workshops. - Av beredningsgruppen fastställd projektplan - Workshops schemalagda samt deltagare kallade - Intervjuer bokade Sida 6 av 11

7 Presentation av projektplan för Beredningsgruppen Analys Syntes - Identifiering av befintliga mätetal - Identifiering av önskvärda mätetal - Validera mätetalen (Förståeliga, kontrollerbara, mätbarhet m.m.) - Kategorisering och beroendeanalys av mätetal - Utifrån definierade mätetal använda Deloittes globala resursdatabank och nätverk för att identifiera befintlig Best practice Preliminära WS tider: - 1 ws 4-6 h under vecka 20-1 ws 4-6 h under vecka 21 - Sammanställning av dokumentation - Arbeta fram aktivitetsplan på en övergripande nivå för att starta upp arbetet med mätning samt skapa en baslinje för mätning. - Arbeta fram en övergripande rapporteringsstruktur för det kontinuerliga arbetet med mätning. - Förankring av det gemensamma arbetet och åtaganden kopplat till att skapa mätbara resultat. - Redogörelse och presentation av rekommendation för beredningsgruppen i syfte att skapa ett gemensamt beslut om det fortsatta arbetet med att skapa mätbara resultat. Preliminär WS tid: - 1 ws 4-6 h under vecka 23 - Befintliga och önskade mätetal validerade, kategoriserade samt analyserade. Dessa kommer gemensamt att utgöra baslinjen, utgångspunkten, för mätningarna. - Ev. stöd av internationell Best practice - Rekomendation inför mätning av en baslinje. - En hög nivå aktivitetsplan och en övergripande rapporteringsstruktur för det löpande arbetet med mätning. 3.5 Projektberoenden Samverkanscentralen & Samverkansfunktionen Projektet har indirekta kopplingar till alla programmets utvecklingsprojekt genom att det kommer beröra de delar som utvecklingsprojekten går på djupet i. Projektet har en stark koppling till programledningen som kommer ha användning av resultatet för att följa upp och styra programmets utveckling. Projektet kommer assistera kommunikationsarbetet genom att ge det en konkretare bild och hårda siffror om vad som kommer skapas inom ramen för programmets utvecklingsarbete. 3.6 Projektberoenden gentemot Fastighetsprojektet Sida 7 av 11

8 Inga kända kopplingar till övriga projekt inom ramen för Fastighetsprojektet. 3.7 Ekonomi Egen personals arbete med projektet Varje parts egen personal som deltar i arbetet gör detta på bekostnad av respektive part. Projektet kommer att genomföras i form av intervjuer och workshops med verksamhetscontrollers, och/eller personal med liknande kompetens och insikt om verksamheten och dess uppföljning, hos respektive part. Konsultstöd för verksamhetsutveckling Projekt Mätbara Effekter genomförs av SOS Alarm med konsultstöd av Deloitte. Övriga förväntade utgifter Inga förväntade övriga utgifter. Sida 8 av 11

9 4 Projektinformation 4.1 Projektledare och projektorganisation XXX från SOS Alarm är ansvarig projekledare. Projektledarstöd från Deloitte är Ragnar Thulin. Projektresurs från Deloitte är Erica Nyqvist. Uppdrags- och kvalitetsansvarig från Deloitte är Pia Hällgren. Styrgrupp Beredningsgrupp Samverkans funktionen Samverkans centralens Verksamhetsprojekt Mätbara Effekter Roll Beredningsgruppen Projektledare, SOS Alarm Projektledarstöd, Deloitte Projektdeltagare Ansvar Ansvarar för att säkerställa att identifierade mätetal motsvarar projekt Samverkanscentralens behov. Leder och samordnar arbetet med att utifrån befintliga och önskade mätetal skapa en rekommendation för mätningen av det fortsatta arbetet. Stödjer SOS Alarm i arbetet med att utifrån befintliga och önskade mätetal skapa en rekommendation för mätningen av det fortsatta arbetet Deltar aktivit i workshops och intervjuer samt förser projektteamet med den information de behöver. Sida 9 av 11

10 4.2 mar Organisation Funktion / Verksamhet Namn på representant Roll i projektet SOS Alarm Larmcentralen i Stockholm Projektledare Trafik Stockholm Alla verksamheter Trafikverket Krisledning Stockholm Stad- Trafikkontoret Krisledning Stockholm Stad Stadsledningskontoret Stockholms läns landsting (SLL) Storstockholms brandförsvar (SSBF) Storstockholms lokaltrafik (SL) Södertörns brandförsvarsförbund (Sbff) Krisledning Regional katastrofmedicinsk ledning Räddningscentral Trafikledningscentral, Trygghetscentral, driftledningscentral Räddningscentral Fastställs på beredningsgruppens möte Polisen Operativa avdelningen Länsstyrelsen Stockholms län Samhällsskydd och beredskap Stockholms Hamnar Alla verksamheter Kustbevakningen Ledningscentral 4.3 Intressenter utanför projektet De intressenter som nära följer projektets utveckling och kan komma att involveras i projektets arbete. Företag/organisatio n Kommuner i Stockholmsregionen Funktion Kontaktperson Anknytning till projektet Säkerhetssamordnare MSB Sida 10 av 11

11 5 Riskhantering och kritiska framgångsfaktorer 5.1 Riskhantering Ett projekt där verksamheter av den samhällsbetydelse som omfattas av detta projekt ställer stora krav på ett aktivt och strukturerat arbete för att identifiera risker och den potential som finns i projektet. Detta gäller såväl projektets genomförande som situationen när den ordinarie verksamheten är i full gång. Övergripande riskanalys Risk för På grund av Sannolikhet (1-5) Konsekvens (1-5) Riskvärde (S*K) Åtgärds förslag Ansvarig Klart 5.2 Kritiska framgångsfaktorer Deltagande Projektet kommer genomföras under 7 veckor med processtöd, vilket ställer krav på att parterna närvarar och aktivt deltar vid de enskilda tillfällen som alla parter behöver samlas för gemensamma diskusioner. Tillgänglighet till data och material Projektet kommer omfatta en hel del information och datamaterial från de berörda parterna om deras nuvarande verksamhet och interaktion med andra aktörer. Detta behöver finnas tillgängligt för projektet i syfte att inventera befintlig information, nyckeltal m.m. Kvalitetssäkring För att skapa enkelhet och förutsägbarhet för projektets ingående parter skall projekmetodiken som fastställts i programhandboken användas. Kommunikation Kommunikation har blivit identifierat som en framgångfaktor för programmet i sin helhet. Arbetet ska genomsyras av en hög grad av kommunikation till intressenter inom och utom projektet. För att säkerställa detta skall en kommunikationsplan upprättas för projektet där lämliga kanaler och kommunikationsbehov identifieras i samråd med den kommuniaktionsresurs som stödjer programledaren. Rapportering Veckorapporter skall levereras av projektledaren i enlighet med programmets fastställda rapporterinsgrutin. Sida 11 av 11