Teorier kring program och projektkontor

Transkript

1 Teorier kring program och projektkontor Anna Jerbrant Industriell ekonomi & organisation Multiprojektledning innebär att dessa frågor måste beaktas: 1. Hur koppla portföljen och enskilda projekt till företagets strategi? 2. Hur kapacitetsberäkna organisationen och välja projekt? 3. Hur sköta den löpande portföljhanteringen? 4. Utvärdering och lärande Företagets övergripande strategi Projektportföljen anses vara nyckeln till organisationens framtid För att koppla företagets långsiktiga anpassning till projektportföljens konkreta utveckling krävs kunskap om företagets intentioner Alla dessa intentioner är något som ledningen har ansvar för att skapa och formulera. Projektledaren är en del av genomförandet av intentionerna, inte i formuleringen av dem. (c) Kjelll Rodenstedt

2 Litteratur som behandlar multiprojektverksamheter Dominerande delen fokuserar på hantering och utformning av projektportföljen PPM Project Portfolio Management Initialt fokus utveckla verktyg, metoder och tekniker Majoriteten fokuserar på portföljuppbyggnad, portföljplanering, resursallokering mm 4 Multiprojektlitteratur med främsta fokus på PPM Paynes (1995) state-of-the-art review Def multiprojekt såsom flera mindre projekt, med kortare genomförande tid Största ledningsproblemet är projektens separata mål och problemställning, men likartade resursbehov Payne & Tuner (1999) lyfter fram vikten av ett gemensamt tillvägagångssätt ger fördelar för resursfördelningen McDonough and Spital (2003) belyser Project Portfolio Management Utifrån personella & finansiella resurser, utvecklingslinjer samt strategi Human knowledge som den viktigaste och mest begränsade resursen ger främsta fokus på resursfördelningen Pennypacker & Dye (2002) likställer PPM och managing multiple projects, precis som De Reyck et.al. (2005) Pennypacker & Dye (2002) lyfter också fram att projekten är beroende (c) Kjelll Rodenstedt

3 Cooper et.al. (2000) fokuserar på doing the right projects Cooper et.al. (2002) lyfter fram vikten av fokus på resursfördelning Blichfeldt & Eskerod (2008) betonar vikten av att belysa både antagna och icke-antagna projekt Därmed formuleras de främsta svårigheterna såsom resursfördelning, prioritering, Go/Kill beslut, samt hantering av en ökad mängd små projekt Program och Projektkontor Projekt är en tidsbegränsad satsning för att skapa en unik produkt, tjänst eller service Portföljhantering (PPM) är (företags)ledningens sätt att selektera och prioritera mellan en mängd resource-interrelated projekt. Programhantering (programme management) däremot har som syfte att förbättra utförandet av en grupp av projekt 8 Portföljhantering Optimera projektens värde för organisationen Välj projekt som ska starta Stäng projekt som inte möter de strategiska målen Mål med portföljhantering Optimera resursanvändningen Prioritera mellan projekten Balanserad portfölj Källa: Rodenstedt föreläsning (c) Kjelll Rodenstedt

4 This shows the internal focus of the portfolio manager versus the external focus of the program manager. Both management approaches are reconciled during resource planning, before they divert into resource selection as a portfolio management role and plan review as a programme management role. Blomquist & Müller (2006:62) 10 Teoretiska ref ang Program Tobis et.al. (2002) och Olford (2002) framställer program som en serie mindre projekt Evaristo & Fenema (1999) def programme management såsom hantering av ett klusetr av projekt Lycett (2004) betonar integration och relation Elonen & Artto (2002) beskriver projektportföljer såsom mix av stora och små projekt Project management which focuses on single project, and programme management which concerns the management of a set of projects that are related by sharing a common objective or client, or that are related through interdependencies or common resources. (De Reyck et.al. 2005:524) 12 (c) Kjelll Rodenstedt

5 Hur omsätta strategi i business programs? Business program (BP): Ett strategiskt utpekat utvecklingsområde. BP består till stor del av olika projekt som skall samverka för total övergripande affärsnytta. Har man ingen programstruktur i företaget bör man likväl försöka hitta centrala mönster i det man vill och det man gör. Hur organisera ett business program? Företagsledningen Programledningen Föreslår projekt, bygger business case Linjechefer Styr och övervakar samtliga BP Styr och övervakar ett specifikt BP Behandling av programplan, beslut om programplan, resurstilldelning, styrprinciper Beslut om att starta projekt, beslut vid grindar, styrprinciper, omprioriteringar, uppföljningsrapporter Projektledare Styr och övervakar ett specifikt projekt Multiprojektlitteratur med affärsstrategiska resonemang De Maio (2002) utkristalliserar dels reusrallokeringsbehovet samt behov av fokus på input/output Danilovic & Sandkull (2004) jämställer projektportföljer med stora, komplexa tekniska system Benko & McFarlan (2003) diskuterar IT -projektverksameht McCauley et.al. (2002) betonar fast-paced, changing business world (c) Kjelll Rodenstedt

6 Authors who place the project portfolio as the major interface with corporate strategy propose a cascade from global strategy down to portfolios, from portfolios down to programme, and then from programs down to individual projects. In this sense, programs are at the heart of the project portfolio. Other authors who present programme management as the major process linking strategy and individual projects attribute a secondary role to project portfolio management, namley that of project selection and support. (Aubry m.fl. 2007:330). 16 Organisationsledning Portföljägare Affärsledning PMO support till: portföljägare program projekt Program- ledare Ansvariga för förändring Projektledare Källa: Rodenstedt föreläsning Definition av projektkontor (PMOs) En samordnande organisationsenhet, som antingen är fysisk eller virtuell, som syftar till att strukturera, stötta och koordinera projektarbetet på ett företag 18 (c) Kjelll Rodenstedt

7 Varför projektkontor? Projekt som stöder strategin och lyckas Bristande överblick av projekten Bristande nytta från projekten Många misslyckade projekt Bristande samordning mellan projekt Unika och begränsade gemensamma resurser Stora och viktiga projekt som måste lyckas Likartad behandling och stöd Målet med ett PMO Att följa en konsekvent modell/metodologi Förbättra ledningen och styrningen av hela projektportföljen Förbättra kommunikationen Prioritera mellan projekten Ger möjlighet att kontrollera projektens progress/budget Projektkontorets arbetsuppgifter Erfarenhetsåterföring Projektdatabas Verktyg Projektmetod Resurs- och kompetens Projektkontoret Konsultroll Uppföljning Admin. Stöd Projektportfölj Projektprio. Projekturval (c) Kjelll Rodenstedt

8 Vanliga arbetsuppgifter för PMO Projektmetod Coach/stöd till PL Stöd i portföljhanteringen Uppföljning Översiktskartor Samordning av projekt Reviewer och granskningar Erfarenhetsåtervinning Resurs & kompetensutveckling Resursförsörjning Verktyg Administrativt stöd 22 Tre olika huvudtyper På koncernnivå På avdelnings- eller programnivå På projektnivå, för stora projekt med många delprojekt 23 Projektkontorets funktion Varierar stort beroende på: Organisatorisk placering Organisationsform Projektmognad Typ av projekt Upplevt behov Vart organisationen vill komma 24 (c) Kjelll Rodenstedt

9 Vad är viktigast i en MPO? Utvecklad stödfunktion, projektkontor Genomtänkt hantering av personal involverade i projekten Välutbildade projektledare Prioriteringslistan över projekt! Framgångsfaktorer Att organisationens mål är definierbara och tydliga Att organisationen har probleminsikt Att det finns en aktiv och engagerad sponsor Att det finns samförstånd om behovet Att den initiala bemanningen är planerad Att organisationen är projektmogen 26 Varför standardisera projektledningsprocesserna? Projektifiering innebär decentralisering och delegerat ansvar Genom standardisering kan företagsledningen återskapa kontrollen över projekten; Användning av projektmodeller Formella kompetenskrav på projektledarna (c) Kjelll Rodenstedt

10 Avslutningsvis Majoriteten av den traditionella multiprojektlitteraturen har som främsta fokus struktur, kontroll och prioritering av de olika projekten i en portfölj Effektivitetsfokus => verktyg, metoder och modeller för PPM Resursallokeringsproblematiken får dominera 28 Projektlivsboken utgår ifrån denna problematik: För företagens del är det delvis andra frågor som står i centrum, såsom lönsamhet, effektivitet och konkurrenskraft, medan det för individers del blir mer avgörande hur kompetensutveckling, arbetsmiljö, välbefinnande och andra individnära problematiker hanteras 29 (c) Kjelll Rodenstedt