Agenda. Standardiserad styrning av multiprojektorganisationen. Anneli Linde Handelshögskolan Umeå

Transkript

1 Standardiserad styrning av multiprojektorganisationen Handelshögskolan Umeå Agenda Multiprojekt organisationen Standardiseringstrender inom project managemant; Projectmanagement models Erfarenheter från en multiprojektorganisation Vad är de presenterade slutsatserna och beskrivningarna grundade på? Kunskap i Project Management PL Erfarenhet av projektarbete Forsknings inom området vad andra kommit fram till Egna studier under många år på multiprojektorganisationer, design och implementering av projektmodeller för multiprojektorganisering och styrning Diskussioner och erfarenhetsutbyt med industri och offentliga organisationer om multiprojektorganiseringens problematik 1

2 Multiprojektorganisation en organisation som består av många projekt samtidigt där projekten har tekniska och/eller resursmässiga beroende multiprojektorganisationens gränser kan vara men behöver inte vara samma sak som företagsgränsen.lösningen?..standardiseringar! Projektmodeller Utbildningar; framförallt projektledarutbildningar, certifieringar av PL Organisatoriska enheter, tex projektkontor? Införande av gemensamma verktyg och kunskapsbanker Ett allt vanligare sätt att hantera multiprojektorganisationer...create a common, predifined work procedure, an IT-based project management model, i.e. standardizing project management as a whole... 2

3 Generella Fördelar - Nackdelar av standardiseringar Förutsägbarhet Gemensamt språk Underlättar koordinering förenklar Underlättar anpassning till tex kvalitets, miljöledningssystem Ger likriktning Hämmar kreativitet och nytänkande Minskar enskilda individers inflytande Erfarenheter och slutsatser från studier av projektmodellen PROPS, hur multiprojektorganisationer skapas och hur standardiserad styrning implementeras. och vilka effekter en standardiserad styrning egentligen få i en MPO Vad är viktigast i en MPO? Prioriteringslistan över projekt!!! Utvecklad stödfunktion, projektkontor Genomtänkt hantering av personal involverade i projekten Välutbildade projektledare..många företag och organisationer har försökt lösa detta genom att implementera projektmodeller mkt vanlig är PROPS 3

4 Argumenten som tullverket hade för en PMM Ökad kontroll Koordinera sina projekt Stöd till projektledare Ha modellen som kunskapsbank En projektmodell för multiprojektorganisationen Byggt kring ett tollgate system med traditionella projektfaser Innefattar fyra komplementerande perspektiv: (single project flow, organizational, business, human) Definierar ett antal key elements Beskriver vilka aktiviteter som skall genomföras men beskriver inte HUR PROPS according to PROPS PROPS sets a standard for project management in the multiproject organisation. It is a model intended to serve as a source of inspiration and support for the individual as well as for the organisation. If used as a model and not as a prescriptive set of instructions, PROPS will help to release the competence and creativity of the individuals for the benefit of the organisation. 4

5 5

6 Business perspective The business perspective in PROPS is about aligning all efforts in the organization into the same business direction, focusing on customer satisfaction and securing profitability through an efficient use of resources. The red arrow in the business perspective represents the organization's business direction multiprojektperspektivet företagsledningens perspektiv Vad i vår verksamhet skall genomföras som projekt? Hur säkerställer vi att varje projekt bidrar optimalt till företagets långsiktiga fortlevnad? Hur säkerställer vi att projektet uppfyller kundens krav? Hur prioriterar vi emellan projekten? Hur fördelar vi resurser??? Project organizational perspective The project organizational perspective in PROPS is about identifying project stakeholders and their responsibilities in and demands on the project. PROPS provides a model for a project organization, defining who is responsible for doing what in a project. In the model, the different functions and roles in the project organization are defined and so are the responsibilities for these roles. The blue, red and yellow areas represent the three functions in the project organization 6

7 Viktiga roller i en multiprojektorganisatione Project steering function: Multiproject manager Steering group Project Sponsor Project management function: Project manager Project executing function: Subproject manager Resource owner Receiver Project stakeholders customer, public, goverment, etc Singel project flow perspective The single project flow perspective in PROPS is about integrating all project efforts to reaching the project goal and successfully concluding the project. PROPS provides a general model for project work defining what should be done in the project and when it should be done. The phases of the project, and the steering and management activities needed for integrating and controlling the project work and coaching the project members, are described in the model. The PROPS U symbolizes the single project flow Väsentligt i en multiprojektorganisation är PL förståelse för helheten att det som är optimalt för det egna projektet kan vara katastrofalt för organisationen som helhet!...projektledningens gamla sanningar om effktivitet stämmer alltså inte alltid i en sådan miljö!!... 7

8 The human perspective The human perspective in PROPS is about recognizing the individual employee as one of the organization's most important assets. A common project culture based on shared attitudes to teamwork and leadership is a means for benefiting from the total competence and capacity of the individuals involved. 8

9 Projekt dokumentation Uppdragsspecifikation (projektbeställning) Projekt specifikation (projektbeskrivning) Progress rapport, statusrapport Underlag för tollgate/ grind Slutrapport Dokumenten är avgörande instrument för multiprojektstyrningen, de behövs alltså inte alltid i lika hög grad för att hantera det enskilda projektet! 9

10 PROPS kompletterande webb mallar för projektdokumentation checklistor för projektledare och projektsponsor rollbeskrivningar länkar till god praxis inom området projektledning och multiprojekthanteirng PROPS en projektledningsmodell Projektstyrningsmodellen; den styrande processen i projektet, långsiktiga affärsbeslut, strategiska projektbeslut; sponsorn, multiprojektledaren Projektledningsmodellen; projektledningsprocessen inkl. projektplanering, styrning av projektgenomförandet; projektledaren Projektets arbetsmodell; operativa processerna i projektet; projektmedlemmar, resursägare, mottagare The implementation of a model Genereric model- -It has to be adjusted to thte specific setting/ context -supported by other systems, best practice, organizational changes (project office) 10

11 .att bestämma i en PMM implementering Dokument /informationsflöde Vad skall respektive dokument innehålla? Vad skall standardiseras vad skall vara upp till projektet att avgöra? Vem skall ha dokumentet/ informationen? Hur ofta? Vad i modellen skall vara obligatoriskt vad skall vara frivilligt och vad skall man helt avstå från att följa? Skall alla projekt styras på samma sätt? Skall alla roller implementeras? Skall rollernas utformning var som modellens? Hur påverkar det organisationens övriga verksamhet? Vilken kunskap /utbildningsbehöver projektledarna?...sponsorna?...ledningen? andra förslag på vad man måste fundera över??? Att hitta balansen!!! situationsfaktorer kreativitet Rationell planering och styrning praxis Öppen lärprocess standardisering Inst.låsningar 11

12 hur påverkades PMM organisationen Projektkontor skapades Nya roller etablerades, maktstrukturen förändrades En rad nya projektdokumentationer tillkom, ett mycket strukturetat informationsflöde! ökad; - kontroll -projektledningskunskap - kunskap om projektportföljhantering Systematisk bedömning avprojekten/ MPL möten kontinuelrigt alltid uppdaterad priolista på projekt tog mkt lång tid att förändra organisationen och implementera modellen. Stora svårigheter. Vissa delar ej implementerade/ används ej. The beauty or/and the beast? sammanfattningsvis..en PMM Är en mkt kraftfullt verktyg för standardisering i en organisation skapar en projektkultur; gemensamt språk Ger struktur,, en ökad kontroll Skapar förutsägbart informationsflöde Ambivalent stöd till PL- ger mkt kunskap och information MEN mkt saknas och måste kompletteras genom best practise system, utbildning,, etc 12

13 och implementering och användning av PMM är -svårt -komplicerat - frustrerande - slukar tid och resurser -ger byråkratisk organisation -gör det svårt att förändra och det räcker inte med att veta allt om projektledning! Att designa implementera och använda en projekmodell räcker inte!..det behövs nya sätt att tänka, organisera och kommunicera. 13