Framtidens SLU projektplanering

Transkript

1 Framtidens SLU projektplanering Syftet med dokumentet är att beskriva omfattningen av kvarstående arbete för projektet Framtidens SLU, hur genomförandet kommer att bedrivas samt vilka som kommer att involveras. Projektet är indelat i fem delprojekt enligt bilden nedan. Varje delprojekt är i sin tur indelat i ett antal olika områden som har olika syften, aktiviteter och medverkanden. Projektledning Torbjörn Torbjörn Tiina Lena Martin Fakultetsgemensamma institutioner Fakultetsutveckling Utbildningsstyrning Utbildningsutbud Harmonisering Organisation Fakultetsuppdrag SLU:s utbildningsnämnd Riktlinjer Anslagsfördelning OH-kostnader Rekrytering Samarbetsformer Plattformar för nya samarbeten Delegationsordning Programutbud Principer för anslagsfördelning Regelverk och tillämpning Process och verktyg Administrativa rutiner Ledningsgrupps utveckling Val Gemensamma resurser Uppföljning Uppföljning Uppföljning Ekonomistyrning o resursfördeln. Anslagsfördelning för grundutbildning Delegationsordning Uppföljning Nedanstående bild visar den övergripande projektplanen. Tidplanen kan komma att förändras vid behov. Varje delprojekt detaljerar sina planer på det sätt man finner nödvändigt.

2 2013 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q4 Fakultetsgemensamma institutioner Styrning av grundutbildning 7/10 Fakultetstillhörighet - rektorsbeslut 14/10 Riktlinjer utbildning - rektorsbeslut 1/1 Ikraftträdande Okt-nov Representation - val Uppföljning Anslagsfördelning Utbildningsutbud 6/11 Anslagsfördelning Delegationsordning - styrelsebeslut OH-kostnader Samarbetsplattformar Fakultetsuppdrag Rekrytering högre anställning 18/12 Delegationsordning - styrelsebeslut 1/7 Programutbud Rekrytering November Anslagsfördelning - styrelsebeslut Ledningsgruppsutveckling Fakultetsgemensamma institutioner Inom delprojektet Fakultetsgemensamma institutioner samlas alla aktiviteter som krävs för att få de fakultetsgemensamma institutionerna på plats och fungerande. Det omfattar verksamhetsmässiga förändringar i organisationen, arbetsformer, förtroendevalda och förändringar i stödfunktioner inom administration och ekonomi. Organisation Området organisation syftar till att göra de organisatoriska förändringar som behövs för att skapa de fakultetsgemensamma institutionerna. Inom området ska även fördelningen av speciella stimulansmedel göras. Definiera principer för hur fördelningen på fakultet av enskilda medarbetare ska göras, inklusive administrativ personal Uppdelning på individnivå för fakultetsgemensamma institutioner Bestäm övergångslösningar i fakultetsledningarna och för förtroendevalda för att säkra representation

3 Bestäm vilken mandatperiod befintliga fakultetsnämnderna ska ha Besluta om stimulansmedel för fakultetsgemensamma institutioner Merparten av arbetet utförs av dekanerna i samarbete med Torbjörn von Schantz (prorektor) och Louise Winkler (extern konsult). När det gäller fördelningen av enskilda medarbetare mellan fakulteterna medverkar även prefekterna vid berörda institutionerna. En handläggare från personalavdelningen bereder ärendet flytta medarbetare mellan fakulteterna till MBL och REB. När det gäller aktiviteterna för övergångslösningar medverkar även Sune Lindh (Ledningskansliet). När det gäller aktiviteten för stimulansmedlen medverkar även Daniel Gillberg (Ledningskansliet). Samarbetsformer Området Samarbetsformer syftar till att definiera och utveckla samarbetet mellan dekanerna och prefekten för de fakultetsgemensamma institutionerna. Ett generellt upplägg tas fram, som sedan anpassas till respektive institutions behov i ett inledande möte med berörda dekaner och prefekt. Samarbetet definieras och utvecklas i en serie av möten/workshops. Definiera innehåll, former och rutiner för samarbete mellan dekanerna och prefekt Planera insatser för att utveckla samarbetet Genomföra insatser för att utveckla samarbetet enligt plan Enheten för ledarutveckling och Louise Winkler tar fram ett förslag på det generella upplägget och stämmer av det med dekanerna och Torbjörn von Schantz. Genomförandet sker institution för institution med berörd prefekt och berörda dekaner. Beroende av hur upplägget utformas medverkar även fakultets- och institutionsadministrationen och medarbetare på institutionen. Processtöd ges från enheten för ledarutveckling och Louise Winkler. Administrativa rutiner Området administrativa rutiner syftar till att möjliggöra hantering och uppföljning av fakultetsgemensamma institutioner. Ta fram en checklista och plan för vad som behöver göras för att börja tillämpa fakultetsgemensamma institutioner Kick-off för berörda admin-funktioner för att starta igång arbetet Fastställa administrativa rutiner för fakultetsgemensamma institutioner, inklusive vilka systemuppdateringar som behöver utföras för att stödja dem Översyn och anpassning administrativa IT-system fakultetsgemensamma institutioner

4 Arbetet drivs av Maria Hart (Ledningskansliet) i samarbete med administrativa avdelningschefer och fakultetsdirektörer. Ekonomistyrning och resursfördelning Området ekonomi syftar till att göra nödvändiga förändringar i resursfördelningen och i ekonomistyrningsprinciper för att genomföra fakultetsgemensamma institutioner. Omfördela anslag mellan fakultetsnämnderna för fakultetsgemensamma institutioner Utreda befintliga under- och överskott för fakultetsgemensamma institutioner Synkronisera budgetprocessen för 2014 mellan fakulteterna Utreda hanteringen av OH på institutions- och fakultetsnivå Definiera hantering av LTJ:s fakultetspåslag Arbetet drivs av Daniel Gillberg i samarbete med fakultetskanslierna samt fakultets- och institutionsledningarna. När det gäller aktiviteten om hanteringen av OH så kommer även ekonomiavdelningen involveras. Delegationsordning Området delegationsordning syftar till att utföra de ändringar av rektors och universitetsadministrationens delegationsordning som behövs för att genomföra fakultetsgemensamma institutioner Identifiera behovet av förändringar och kompletteringar i rektors och universitetsadministrationens delegationsordningar Utarbeta nya texter Sune Lindh sammanställer texterna på basis av diskussioner som förs i samarbete med dekaner, fakultetsdirektörer och universitetsdirektör. Uppföljning Området uppföljning syftar till att definiera hur uppföljningen ska ske av att de fakultetsgemensamma institutionerna får önskat resultat och att samarbetet mellan dekanerna och prefekten fungerar på ett tillfredsställande sätt samt att de administrativa rutinerna fungerar och följs.

5 Definiera hur uppföljning av samarbetet dekan-prefekt fakultetsgemensamma institutioner ska gå till Definiera hur uppföljning av de administrativa rutinerna för fakultetsgemensamma institutioner ska gå till Arbetet utförs av dekanerna, berörda prefekter, Torbjörn von Schantz och Louise Winkler för samarbetet och av Maria Hart för de administrativa rutinernas efterlevnad. Fakultetsutveckling Inom delprojektet Fakultetsutveckling samlas aktiviteter för att tydliggöra fakulteternas uppdrag, avgränsningar och samarbetsområden samt för att utveckla ledningen av fakulteterna. Fakultetsuppdrag Området fakultetsuppdrag syftar till att definiera fakulteternas unika uppdrag och hur de ska samarbeta inom de ämnesområden som flera fakulteter har ett intresse i. Beskriva och fastställa fakulteternas specifika uppdrag utifrån verksamhetsområdesindelning Ta fram nya fakultetsbenämningar Definiera hur fakultetsgemensamma ämnesområden ska utformas (växtskydd, växtförädling och odlingssystem) med uppdrag, ansvar och ekonomi, inklusive extern samverkan Merparten av arbetet utförs av dekanerna i samarbete med Torbjörn von Schantz och Louise Winkler. När det gäller att definiera fakultetsuppdragen kan de ämnesområden som ska tas fram per institution inom delprojektet Anslagsfördelning vara till hjälp. Arbetet samordnas med Daniel Gillberg. För aktiviteten där de fakultetsgemensamma ämnesområdena utformas så ska även Johan Schnürer vara med. Plattformar för nya samarbeten Området plattformar för nya samarbeten syftar till att beskriva hur SLU ska arbeta för att säkerställa att nya samarbeten och plattformar identifieras och startas löpande vid behov, så att gemensamma satsningar identifieras sker tvärs organisationen. Ta fram struktur för hur SLU över tid ska arbeta med att identifiera och starta olika plattformar för nya samarbeten internt och externt Definiera hur nya forskarskolor ska utformas med uppdrag, ansvar och ekonomi

6 Arbetet utförs av dekanerna i samarbete med Torbjörn von Schantz, Johan Schnürer och Louise Winkler. Ledningsgruppsutveckling Området ledningsgruppsutveckling syftar till att utveckla alla ledningsgrupper på nivåerna fakultet och institution inom SLU. Ett generellt upplägg tas fram, som sedan anpassas till respektive ledningsgrupps behov i ett inledande möte med berörda dekan respektive prefekt. Ledningsgruppsutvecklingen sker i en serie av möten/workshops. Definiera syfte, mål, innehåll och upplägg för ledningsgruppsutveckling (chefsuppdrag och överenskommelse rektor-dekan och dekan-prefekt ingår som underlag) Planera ledningsgruppsutvecklingen för fakulteter och institutioner; först genomförs programmet för fakulteterna, därefter för institutionerna Genomför ledningsgruppsutveckling enligt plan Enheten för ledarutveckling är processansvarig och håller samman processen för respektive ledningsgrupp. Ledningsgrupperna kring dekan och prefekt är de som ska utvecklas. I de fall det saknas en ledningsgrupp inleds arbete med att definiera vilka som ska ingå i gruppen. Styrning grundutbildning Inom delprojektet Styrning grundutbildning kommer höstens arbete att ägnas åt att skriva mer detaljerade instruktioner för SLU:s gemensamma utbildningsnämnd (SUN) samt åt att precisera anslagsfördelning efter uppdrag. SLU:s utbildningsnämnd SUN Området SLU:s utbildningsnämnd syftar till att utveckla styrningen av grundutbildningen genom en gemensam utbildningsnämnd som beslutar om utbildningsplaner och kostnadsramar för utbildningsprogram samt föreslår utbildningsutbud och dimensionering för styrelsens beslut. Instruktion för SUN Organisation av administrativt stöd för grundutbildningen Definition av programnämnders och programstudierektors uppdrag samt etablering av en SLU-övergripande nomenklatur Merparten av arbetet utförs av Kristina Julin i dialog med Tiina Sarap och Lena Andersson-Eklund.

7 Delegationsordning Området delegationsordning syftar till att utföra de ändringar som behövs inom ramen för styrning av grundutbildning till styrelsens och rektors delegationsordning, vilket även påverkar fakulteternas delegationsordningar. Föreslå erforderlig revidering av delegationsordningarna Merparten av arbetet utförs av Sune Lindh. Val Området val syftar till att stödja SLU:s valberedning i arbetet med att första gången föreslå ledamöter till SUN som utses av rektor. Identifiera kandidater till SUN Arbetet utförs av Sune Lindh och valberedningen. Anslagsfördelning till grundutbildning Området syftar till att utveckla styrningen av grundutbildningen genom en ny modell för anslagsfördelning. Ta fram övergripande nulägesbeskrivning för resursfördelning per fakultet Ta fram övergripande kostnadsramar för program och kurskategorier Beskriva en uppdragsstyrd fördelningsmodell och en årlig cykel för anslagsfördelning till grundutbildning Arbetet utförs av Tiina Sarap, Daniel Gillberg samt medarbetare på fakulteternas kanslier och utbildningsadministration. Utbildningsutbud Inom delprojektet Utbildningsutbud samlas alla aktiviteter som krävs för att ett reviderat utbud av utbildningsprogram ska kunna erbjudas inför läsåret 2015/16. Det omfattar utveckling av universitetsgemensamma riktlinjer för utbildning, förändringar i programutbudet och planering för gemensamma moment och resurser inom utbildningen.

8 Riktlinjer för utbildning Området syftar till att utbildningen vid SLU ska ha tydliga gemensamma styrande principer som ska underlätta utvecklingen av programutbudet, säkra kvalitet, progression, rättssäkerhet och öppenhet samt resurseffektivitet i utbildningen. Utarbeta och fastställa principer för tillträde till utbildning Utarbeta och fastställa huvudområden för examina Utarbeta och fastställa ramschemastruktur Utarbeta och fastställa riktlinjer för planering av utbildningsprogram Merparten av arbetet utförs av Johan Torén vid ledningskansliet i samarbete med Lena Andersson- Eklund (vicerektor), och i samråd med GUR, antagningsenheten m.fl. Utbildningsledare, studierektorer, studentkårer, biblioteket m.fl. har medverkat vid en rad seminarier/work-shops och ett underlag med numrerade förslag ligger ute på intern remiss. Förändringar i programutbudet Området syftar till att vidareutveckla SLU:s programutbud så att det väl avspeglar verksamhetsidén, svarar mot efterfrågan från studenter och arbetsmarknad och bidrar till ökad resurseffektivitet. Programutbudet ska erbjuda tydliga in- och utgångar i SLU:s utbildning, som är kommunicerbara med både potentiella studenter, avnämare och utvärderare. Utarbeta och fastställa utbudet av yrkesexamensprogram fr.o.m. ht 2015 Utarbeta och fastställa utbudet av kandidatprogram fr.o.m. ht 2015 Utarbeta och fastställa utbudet av masterprogram fr.o.m. ht 2015 Merparten av arbetet utförs av fakulteterna under ledning av vicedekanerna och i samråd med studenter, ledningskansliet och vicerektor. En särskild arbetsgrupp utses av rektor för att utreda möjligheter till samordning av masterprogrammen. Efter sker arbetet inom den nya utbildningsorganisationen. Gemensamma moment och resurser Området syftar till att alla studenter vid SLU ska få en grundläggande förståelse av universitets verksamhetsidé, dvs. innebörden av hållbart nyttjande och förvaltning av de biologiska naturresurserna, av framtidens globala utmaningar och av hållbar utveckling. Det syftar också till att alla utbildningsprogram ska erbjuda en bra progression inom generella kompetenser, bland annat kommunikativa färdigheter och värderingsförmåga, särskilt inom etik. Området syftar även till en ökad samsyn om ämnesinnehåll inom olika ämnesområden, vilket både ger studenterna en bra

9 ämnesbas och ger universitetet möjligheter till ökad samordning och resurseffektivitet. Under projekttiden ska arbetsgrupper med olika sammansättning arbeta med planering av dessa frågor. Förslagen prioriteras därefter inom den nya utbildningsorganisationen som även fastslår tidsplaner för genomförande. Huvudaktiviteterna är att utarbeta och fastställa planer för utveckling av gemensamma moment och resurser rörande Generella kompetenser Naturresursfrågor Ämnesinnehåll inom centrala delar (för både yrkes- generella examina) Arbetet utförs av lärare vid fakulteterna och av biblioteket efter uppdrag från rektor och i samarbete med universitetsadministrationen efter uppdrag av universitetsdirektören. Arbetet ska ske i samråd med SLUSS och GUR. Efter ska arbetet presenteras för den universitetsgemensamma utbildningsnämnden. Förslagen prioriteras därefter inom den nya utbildningsorganisationen som även fastslår tidsplaner för genomförande. Harmonisering Harmonisering är ett paraply för de tre delprojekten: Anslagsfördelning, OH-kostnader och Rekrytering. Anslagsfördelning Inom delprojektet Anslagsfördelning samlas aktiviteter för att skapa mer likartade förutsättningar för anslagsfördelning oavsett fakultetstillhörighet, så att intern samverkan och rörlighet underlättas, resursutnyttjandet blir mer effektivt, ökad transparens, tydlighet och förutsägbarhet för verksamheten om hur medlen förmedlas. Principer för anslagsfördelning Området principer för anslagsfördelning syftar till att ta fram ett underlag till styrelsen enligt vilka principer som anslagsfördelningen ska göras från fakultet till institution. Konkretisera fakulteternas anslagsfördelning till institutionerna Alla institutioner tar fram ämnesområdesindelning i samråd med sin fakultet (görs gärna tillsammans med fakultetsutveckling) Diskutera och justera ämnesområdesindelning i LR Besluta ämnesområdesindelning i fakultetsnämnderna

10 Framtidens SLU Arbetet drivs av Daniel Gillberg i samarbete med dekaner, fakultetsdirektörer och fakultetsekonomer.

11 Uppföljning Området uppföljning syftar till att definiera hur uppföljningen ska ske för att säkerställa att anslagsfördelningen sker på ett enhetligt sätt. Definitera hur uppföljning av att de harmoniserade administrativa rutinerna tillämpas för anslagsfördelningsmodeller Merparten av arbetet utförs av Daniel Gillberg. OH-kostnader Inom delprojektet OH-kostnader samlas aktiviteter för att säkerställa att SUHF-modellen följs och att alla tolkar modellen på samma sätt. Regelverk och tillämpning Området regelverk och tillämpning syftar till att justera de regelverk, anvisningar, handböcker etc. som krävs för att uppnå en gemensam tillämpning av SUHF-modellen. Justera regelverket för OH-kostnader Justera regelverk för internhandel vid köp och sälj av medarbetarnas tid/arbetsinsats Uppdatera anvisningar Uppdatera ekonomihandbok och lathundar Alla institutioner ser över och justerar OH-kostnader enligt justerat regelverk Arbetet utförs av ekonomiavdelningen och fakultetskanslierna. Uppföljning Området uppföljning syftar till att definiera hur uppföljningen ska ske för att säkerställa att OHkostnader hanteras på ett enhetligt sätt. Definitera hur uppföljning av att de harmoniserade administrativa rutinerna tillämpas för beräkning av overheadkostnader Arbetet utförs av ekonomiavdelningen.

12 Rekrytering Framtidens SLU Inom delprojektet Rekrytering ska en effektiv hantering vid rekrytering till högre anställningar säkerställas. Process och verktyg Området process och verktyg syftar till att skapa en enhetlig process och enhetliga arbetssätt för rekrytering till högre anställningar, samt ta fram ett IT-verktyg till stöd för processen. Fastställa processen för rekrytering av högre anställning Förankra processen för rekrytering av högre anställning, så att den tillämpas Uppdatera anställningsordningen Anpassa dokumenthanteringssystemet Public 360 för den nya rekryteringsprocessen Arbetet drivs av personalavdelningen och IT-avdelningen. Arbetet sker i samverkan med fakultetskanslierna. Uppföljning Området uppföljning syftar till att definiera hur uppföljningen ska ske för att säkerställa att rekryteringen till högre anställning sker på ett enhetligt sätt. Definitera hur uppföljning av att de harmoniserade administrativa rutinerna tillämpas för rekrytering till högre anställningar Arbetet utförs av personalavdelning.