G VD-instruktion för ITS-Sweden AB

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "G4 2004-03-17. VD-instruktion för ITS-Sweden AB"

Sara Håkansson
för 8 år sedan
Visningar:

1 G VD-instruktion för ITS-Sweden AB

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 VD Instruktion... 3 Inledning... 3 Styrelsens arbete... 4 Styrelsens Ordförande... 5 Mål och affärsstrategier... 5 Budget och prognoser... 6 Organisation... 6 Årsredovisning, delårsrapporter och månadsrapporter... 6 Policies... 7 Beslut... 7 Ansvarig vid VD:s ledigheter... 7 Attester... 8 Investeringar... 8 Lån, säkerhet mm... 8 Revisorer mm... 9

.. 6 Årsredovisning, delårsrapporter och månadsrapporter... 6 Policies... 7 Beslut.

3 VD Instruktion För ITS Intelligenta TransportSystem Sweden AB med org nr VD instruktionen skall fastställas årligen. Denna instruktion är fastställd vid styrelsesammanträde den 2 mars år 2004 och skall gälla från den dagen och tills vidare. Inledning Detta dokument preciserar styrelsens instruktion till VD med utgångspunkt från Aktiebolagslagens allmänt formulerade ansvarsfördelning mellan Styrelsen och VD enligt följande: VD skall bevaka att den inom bolaget bedrivna verksamheten är förenlig med bolagsordningen Styrelsen har det övergripande ansvaret för Bolagets organisation och förvaltning av Bolagets angelägenheter. VD skall handha och utföra den löpande förvaltningen enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen beslutar. VD får vidtaga åtgärder av stor betydelse för Bolaget om styrelsens beslut inte kan avvaktas utan olägenhet. I sådant fall skall styrelsen underrättas omgående i efterhand.

Inledning Detta dokument preciserar styrelsens instruktion till VD med utgångspunkt från Aktiebolagslagens allmänt formulerade ansvarsfördelning mellan Styrelsen och VD enligt följande: VD skall

4 VD skall ansvara och sörja för att Bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lagen och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. Styrelsen skall tillse att organisationen beträffande bokföringen och medelsförvaltningen även innefattar en tillfredsställande kontroll. Styrelsens arbete VD skall tillse att styrelsen ges förutsättningar att vara välinformerad om utvecklingen i bolaget, dess affärsinriktning, ekonomiska situation, likviditet, orderläge, marknader, konkurrenter m.m. bl.a. genom att: Styrelsematerialet inför styrelsemöten är vederhäftigt, ändamålsenligt, väl dokumenterat samt ger tillräckligt underlag för styrelsebeslut. Styrelsematerialet kommer styrelsen tillhanda vid överenskommen tidpunkt. Löpande tillställa styrelsen resultat- och likviditetsrapporter med särskilda kommentarer. Skulle svårigheter uppstå att hantera bolagets betalningsskyldigheter skall styrelsens ledamöter omedelbart underrättas om detta. Löpande tillställa styrelsen övrig väsentlig marknadsinformation. I övrigt fokusera styrelsearbetet på de för Bolaget och aktieägarna väsentliga och affärskritiska frågorna.

Styrelsens arbete VD skall tillse att styrelsen ges förutsättningar att vara välinformerad om utvecklingen i bolaget, dess affärsinriktning, ekonomiska situation, likviditet, orderläge, marknader,

5 Styrelsens Ordförande Styrelsens Ordförande har ett särskilt ansvar att fungera som en länk mellan VD och styrelsen samt att tillse att styrelsen fullgör sina uppgifter, liksom att styrelsens beslut verkställs av VD på lämpligt sätt. För att underlätta detta har VD ansvar för att: Hålla Ordföranden löpande underrättad om väsentliga händelser i Bolaget, varefter de båda kan besluta om lämpliga åtgärder för att eventuellt involvera övriga i styrelsen. I samråd med Ordföranden förbereda styrelsemötenas innehåll och form. Fatta beslut gemensamt med Ordföranden, om styrelsen lämnat sådan fullmakt. I övrigt, när så bedöms lämpligt, samråda med Ordföranden i för Bolaget väsentliga frågor. Styrelsens Ordförande fastställer VD:s lön och övriga villkor. Mål och affärsstrategier Vd skall årligen upprätta en resultatbudget på ett år och översiktlig plan för två till tre år samt ge styrelsen ändamålsenligt underlag för beslut i frågor om övergripande mål och strategier. Affärsinriktningen skall behandlas av styrelsen i samband med planens genomgång.

För att underlätta detta har VD ansvar för att: Hålla Ordföranden löpande underrättad om väsentliga händelser i Bolaget, varefter de båda kan besluta om lämpliga åtgärder för att eventuellt involvera

6 Budget och prognoser Resultatbudget med kommentarer om marknadsutveckling, konkurrenssituationen, prioriterade områden m.m för kommande års drift, investeringar och likviditetsutveckling, föreläggs styrelsen för godkännande årligen i november/december. Beslut utanför budgetens ramar skall särskilt godkännas av styrelsen. Helårsprognos med kommentarer skall upprättas årligen till mötet i november/ December. Prognoser presenteras vid styrelsemöten mars, juni och augusti/sept Organisation Förändringar i Bolagets övergripande organisationsstruktur skall föreläggas styrelsen. Löne-, ersättnings- och villkorsstruktur beslutas av styrelsen efter av VD framlagt förslag. Löner och övriga villkor för personer som rapporterar direkt till VD rapporteras till styrelsen en gång per år. Årsredovisning, delårsrapporter och månadsrapporter VD ansvarar för framtagandet och utformandet av dessa rapporter. Månads visa resultatrapporter skall tillställas styrelsen senast den 20:e i månaden efter rapportmånaden, semesterperioden undantagen.

Beslut utanför budgetens ramar skall särskilt godkännas av styrelsen. Helårsprognos med kommentarer skall upprättas årligen till mötet i november/ December.

7 Policies VD ansvarar för att Bolaget har av styrelsen godkända system och policies på följande områden och att dessa kommuniceras och tillämpas i Bolaget: Personal Jämställdhet Skydd och säkerhet Internkontroll Information Miljö Dessa policies skall finnas framme före den 1 juni 2004, för att därefter tillämpas. Beslut VD ansvarar för att företagsledningen fungerar effektivt, kontinuerligt har sammanträden samt att viktigare beslut av företagsledningen protokolleras och dokumenteras på ett tillfredställande sätt. Ansvarig vid VD:s ledigheter VD skall till Ordföranden anmäla ledighet och semester. Under dessa perioder skall VD utse ställföreträdare och informera Ordförande om detta.

Beslut VD ansvarar för att företagsledningen fungerar effektivt, kontinuerligt har sammanträden samt att viktigare beslut av företagsledningen protokolleras och

8 Attester VD ansvarar för att Bolaget har ett av styrelsen godkänt och uppdaterat attestreglemente och att detta följs. Ordföranden, eller den Ordföranden delegerar detta till, attesterar löpande VD:s personliga utgifter för Bolaget samt VD: s ledigheter, varefter Bolagets revisorer årligen har att granska riktigheten i attesterna. Investeringar Bolagets investeringsram beslutas årligen av styrelsen VD:s befogenhet att inom ramen själv fatta beslut om investeringar, inom budgetens ram, uppgår till kronor vid varje investeringstillfälle. Investeringar utöver detta belopp eller utanför budgetramen skall av VD framläggas med vederhäftigt investerings äskande för särskilt beslut i styrelsen. VD skall årligen, i samband med styrelsens sammanträde i mars, presentera en uppföljning av utfallet av tidigare års genomförda investeringar. Lån, säkerhet mm Upptagande av lån, ställande av säkerhet, leasingengagemang eller annan ansvarsförbindelse skall godkännas av styrelsen.

9 Revisorer mm VD har ansvaret för den löpande samverkan med Bolagets revisorer. Skulle väsentliga brister i redovisningssystemen eller förmögenhetsbrott rapporteras åligger det VD, oaktat revisorernas eventuella kommunikation, att rapportera detta till styrelsen. VD skall tillse att revisorerna en gång om året personligen rapporterar sitt arbete direkt till styrelsen. VD ansvarar, efter samråd med de externa revisorerna för organisationen av Bolagets internkontroll Ordförande VD

kommunikation, att rapportera detta till styrelsen.

Relevanta dokument

Styrelsearbetets uppläggning och genomförande

2015-04-15 Arbetsordning STYRELSE Styrelsearbetets uppläggning och genomförande Denna arbetsordning har antagits av styrelsen för YSTAD ENERGI AB nedan kallat bolaget den 24 mars 1997 och skall med årlig