Vad som i detta dokument åligger ledamot åligger även ersättare om inget annat framgår av texten.

Transkript

1 Vad som i detta dokument åligger ledamot åligger även ersättare om inget annat framgår av texten. Styrelsens allmänna åligganden Styrelsen ansvarar inför medlemmarna för organisation och förvaltning av föreningens angelägenheter. Mot bakgrund av detta övergripande ansvar har styrelsen både rätt och skyldighet att behandla varje ärende som den anser har betydelse för föreningen. Styrelsen skall skriftligen fastställa en arbetsordning för sitt arbete. Det är också styrelsen som fattar beslut om ändringar av beslutad arbetsordning för styrelsen. Arbetsordningen för styrelsen skall fastställas årligen vid det styrelsesammanträde som närmast följer på ordinarie föreningsstämma. Styrelsen skall fortlöpande bedöma föreningens ekonomiska situation. Samtliga styrelseledamöter svarar för styrelsens arbete i lika omfattning om inte annat beslutas vid styrelsesammanträde eller följer av denna arbetsordning. Om styrelsen inrättar andra organ skall arbetsordningen reglera arbetsfördelningen mellan styrelsen och sådana organ. Huvudregeln är att samtliga valda styrelseledamöter och ersättare skall deltaga vid styrelsemötena. Har personer adjungerats till styrelsen skall dessa kallas på samma sätt. Den av stämman utsedda sekreteraren skall föra och underteckna protokollet. Protokoll från styrelsesammanträdena skall främst vara beslutsprotokoll. Styrelsens diskussioner skall emellertid återges om det finns särskilda skäl eller behov därav eller om en styrelseledamot begär det. Ordinarie styrelseledamot, närvarande ersättare eller adjungerad om sådan finnes är berättigad att få avvikande mening antecknad till protokollet. Protokollet skall justeras av ordförande och vice ordförande senast en vecka efter styrelsemöte. Protokollet skall efter justering distribueras till ordinarie ledamöter samt ersättare samt anslås på föreningens anslagstavlor. Protokollen skall föras i datumföljd och förvaras på betryggande sätt.

2 Sammanträden Styrelsen skall sammanträda 8 10 gånger per år. Dessemellan sammanträder styrelsen vid behov på kallelse av ordföranden eller på annat sätt som är reglerat i stadgarna. Tid för årets ordinarie sammanträden skall beslutas vid det första styrelsesammanträdet efter ordinarie föreningsstämma. Det åligger styrelseledamot att meddela ordförande eller vice ordförande om styrelseledamot har förhinder att närvara på kommande styrelsemöte. Vid varje ordinarie styrelsesammanträde skall regelmässigt följande punkter behandlas; Sammanträdets öppnande; Godkännande av kallelse och dagordning; Genomgång och justering av protokoll från föregående styrelsesammanträde; Redovisning av den ekonomiska situationen och beslut med anledning av redovisningen; Redovisning från båtsektionen/båtklubben; Övriga frågor; Mötets avslutande. Ledamot kan till ordföranden föreslå ytterligare punkter som då skall finnas med i kallelsen. Kallelse med dagordning till styrelsesammanträde skall skickas ut senast 7 dagar före varje sammanträde. Det underlag i form av promemorior o.dyl. som behövs för att ge styrelseledamöterna ett tillfredsställande underlag för beslut skall företrädesvis vara styrelseledamöterna tillhanda med kallelsen. Underlag för större beslut skall om möjligtvara styrelseledamöterna tillhanda senast två veckor före styrelsemötet. Till extra styrelsesammanträde som påkallats av ordföranden eller på annat sätt enligt stadgarna skall kallelse ske senast fem dagar före sammanträdet. Dagordning skall bifogas kallelsen. Om dokumentation skall distribueras skall sådan om möjligt vara ledamöterna tillhanda senast två dagar före sammanträdet. Om det godkänts av styrelseledamot får kallelse, dagordning och handlingar distribueras via e-post. Sammanträde per capsulam skall inte hållas. Ordförande och vice ordförande var för sig får dessutom utan styrelsens bemyndigande vidta åtgärder som med hänsyn till omfattningen och arten av föreningens verksamhet är av ovanlig beskaffenhet eller stor betydelse, om styrelsens beslut inte kan avvaktas utan

3 väsentlig olägenhet för föreningens verksamhet. I sådana fall skall styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärden. Ordförandens åligganden Styrelsens ordförande skall leda sammanträdena i styrelsen och sörja för att styrelsen arbetar effektivt. Ordförande skall se till att protokoll förs vid styrelsemötena. Ordföranden skall bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter. Vice ordförandens åligganden Träda in som ordförande vid ordinarie ordförandes frånvaro Ansvara för att föreningens elektroniska arkiv fungerar som det ska Ansvara för att föreningens hemsida fungerar som det ska Ansvara för att föreningens e-postkonto fungerar som det ska Sköta kontakten med webmaster Sekreterarens åligganden Styrelsens sekreterare skall föra protokoll vid styrelsesammanträdena Förvara skrivelser mm Undeteckna skrivelser mm, tillsammans med ordförande Ansvara för att mötesprotokoll finns att läsa på anslagstavlor i området samt på hemsidan Vittja föreningens e-postbrevlåda Kassörens åligganden Styrelsens kassör skall sköta utbetalningar och se till att fordringar krävs in Sköta bokföringen Ansvara för att inkomst- och skattedeklaration genomförs Ansvara för att kontrolluppgifter skickas till skatteverket Ansvara för att årsbokslut, årsredovisning eller årssammanställning genomförs Föra medlemsförteckning och inventarieförteckning Lämna budgetunderlag till styrelsen Informera övriga i styrelsen om föreningens ekonomi genom likviditets- och resultatrapport Ansvara för att korrekta uppgifter finns registrerade hos Bolagsverket Vittja föreningens brevlåda Båtklubbsansvariges åligganden Föra register över båtklubbens medlemmar Tillse att aktuell lista med telefonnummer till respektive båtplatsinnehavare finns uppsatt Fördela förtöjningsplatserna Dela ut nycklar till båthus och bommar Hantera depositionsavgift för nycklar Ge kassören underlag för debitering av avgifter Kalla till arbetsdagar för båtklubbens medlemmar samt att leda dessa

4 Regelbundet kontrollera bryggorna Kontrollera att livbojar finns utsatta på Båthuset och på bryggan Regelbundet kontrollera att båthuset är i gott skick Kontrollera brandsläckningsutrustningen i Båthuset Sammanställa och dokumentera iakttagelser på bryggorna Föra dagbok över vilka åtgärder som vidtagits i hamnområdet Kontaktpersonen ansvarar INTE för städning av hamnområdet, båthuset eller badplatsen Väg- och dagvattenansvarig Sommarvattenansvarig Skog- och allmänningsansvarig Ovan nämnda ledamöter ansvarar för att de åligganden som tillhör styrelseposten blir utförda. Det är dock inte på den enskilda ledmotens ansvar att ensam genomföra arbetet. Ärenden vid första på ordinarie föreningsstämma följande sammanträde (konstitueringssammanträde) Vid sådant sammanträde skall följande ärenden behandlas: Fråga om fastställelse, för tiden intill nästa föreningsstämma, av arbetsordning för styrelsen (detta dokument) och instruktion för verksamhetsledare och ställföreträdare; Föreningens firmateckning; Uppdrag att teckna föreningens olika bankkonton; Beslut om tider för styrelsens sammanträden fram till nästa föreningsstämma. Övriga ärenden Styrelsen skall i övrigt fatta beslut om: Organisationsförändringar samt förändringar av verksamhetens inriktning, som är av väsentlig art; Upptagande av lån, utställande av företagsinteckningar, borgen och liknande; Långsiktiga åtaganden och åtaganden för föreningen utöver den normala verksamheten; Omfattande avtal och avtal som för föreningen är av gängse förekommande art; Förvärv och försäljning av fast egendom samt balanstillgångar överstigande kronor; Verksamhets- och strategiplaner, budgetar; Gåvor och anslag till allmännyttiga och därmed jämförliga ändamål.

5 Sekretess och Intressekonflikter Styrelseledamöter och anställda/företrädare ansvarar för att konfidentiellt material, som den enskilde disponerar över, förvaras på betryggande sätt. Styrelseledamot är skyldig att till styrelsen anmäla omständighet som har lett till, eller kan leda till, intressekonflikt med föreningens verksamhet. Vidare är styrelseledamot skyldig att anmäla omständighet som kan föranleda massmedialt intresse och som kan påverka föreningen. Nya styrelseledamöter Ny kandidat till posten som ledamot av styrelsen skall informeras om föreskrifterna i denna arbetsordning av valberedningen och på senast reviderad version därav bekräfta att hon/han tagit del av densamma. Extern information Information angående föreningen och dess förhållande får endast lämnas av styrelsens ordförande och vice ordförande