Nya Borlänge Kommuns Förvaltnings AB

Transkript

1 Protokoll fört vid styrelsesammanträde Närvarande: Beslutande Jan Bohman, ordförande Agneta Nyvall Mari Jonsson Leif Lindström Övriga: Åsa Granat, VD Anika Murphy, ekonomichef Borlänge kommun Rose-Marie Hamelius 6 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsar de närvarande välkomna och förklarar sammanträdet öppnat. 7 Val av justerare Leif Lindström utses att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 8 Godkännande av föredragningslistan att godkärma föredragningslistan. BESLUTSÄRENDEN 9 Behörighet att teckna bolagets bankkonton att nedanstående personer, två i förening, får teckna Nya Borlänge Kommuns Förvaltnings AB:s bankkonto (underkonto i Borlänge kommuns koncernkonto) för elektronisk administration av bolagets transaktioner Jörg Bassek Koncernekonomichef i Borlänge kommun Anika Murphy Ekonomichef i Borlänge kommun Rose-Marie Hamelius Redovisningschef i Borlänge kommun Gunilla Cederhorn Enhetschef ekonomiservice i Borlänge kommun Håkan Eriksson Budget och finanssamordnare i Borlänge kommun Zorica Blazevic Ekonom i Borlänge kommun att Åsa Granat i egenskap av verkställande direktör, undertecknar fullmakt för ovanstående. a M

2 W 10 Behörighet att använda Skatteverkets e-tjänst deklarationsombud att Anika Murphy, Rose-Marie Hamelius och Gunilla Cederhom för företräda bolaget och använda Skatteverkets e-tj änst deklarationsombud för att lämna moms- och skattedeklarationer och inkomstdeklarationer. 11 Firmatecknare Enligt den av kommunfullmäktige fastställda bolagsordningen gäller för firmateckning 15 - f ar ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse tre personer i förening. att styrelsens finna tecknas av styrelsen och VD, tre personer i förening att VD attesterar löpande förvaltningsätgärder enligt aktiebolagslagen. 12 Attestordning att styrelsens ordförande attesterar för styrelsen och VD att styrelsens vice ordförande attesterar för styrelsens ordförande att VD attesterar löpande förvaltningsåtgärder. 13 att fastställa arbetsordning innefattande instruktion för arbetsfördelning mellan styrelsen och VD för ekonomisk rapportering (bilaga). 14 Instruktion VD att fastställa instruktion för verkställande direktören (se bilaga).

3 i 15 Sammansträdets avslutning Då inga ytterligare ärenden förelåg förklarar ordföranden sammanträdet avslutat. Vid protokollet Rose-Marie Hamelius MM; Leif Lindström

4 för, organisationsnummer , har vid sammanträde den 13 juni 2016, 13, beslutat att med omedelbar verkan anta följ ande: innefattande instruktion för arbetsfördelning mellan styrelsen och VD och för ekonomisk rapportering. 1. Inledning 1.1 Syftet med denna arbetsordning är att lägga fast rutinerna för styrelsens arbete och för dess kontroll av förvaltningen av bolagets angelägenheter samt att klarlägga arbets- och ansvarsfördelning mellan styrelsen och VD. 1.2 en fastställes årligen vid konstituerande styrelsesammanträde. Om behov föreligger kan arbetsordningen revideras under året i enlighet med styrelsens beslut. 2. Sammanträden - tidpunkt, frekvens 2.1 skall hålla konstituerande sammanträde omedelbart efter ordinarie bolagsstämma. 2.2 Utöver konstituerande sammanträde i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall styrelsen normalt hålla sex ordinarie sammanträden enligt följ ande: februari, mars, maj, juni, augusti, oktober samt november. 2.3 Extra sammanträde skall hållas om styrelseledamot eller VD begär det. Ordföranden kallar till sådant sammanträde, som skall hållas inom 14 dagar från begäran. 2.4 Ordföranden fastställer tidpunkt för styrelsens sammanträden. Om ledamot är förhindrad att närvara skall frånvaron anmälas till sekreteraren samt suppleant inkallas av styrelsens sekreterare, i den ordning kommunfullmäktige har fastställt. 3. Sammanträden - kallelse, underlag, agenda 3.1 Skriftlig kallelse, föredragningslista samt det underlag som krävs för respektive ärendes behandling, skall tillställas varje styrelseledamot senast fem dagar före ordinarie sammanträde, suppleant erhåller kallelse, föredragningslista samt protokoll för kännedom. Kallelse kan ske via e-post. 3.2 Ordföranden fastställer, efter samråd med VD, vilka ärenden som skall upptas på föredragningslistan. 3.3 Vid konstituerande styrelsesammanträde skall följande ärenden behandlas: , 13

5 a) Utseende av firmatecknare för bolaget samt beslut om hur firman skall tecknas b) Fastställande av attestordning c) Fastställande av arbetsordning för styrelsen innefattande instruktion för VD. 3.4 Följ ande ärenden skall behandlas vid varje ordinarie styrelsesammanträde: - Sammanträdets öppnande godkännande av föredragningslista - föregående protokoll särskilda ärenden såsom bokslut/delårsbokslut beslutsärenden - informationsärenden övrigt - Sammanträdets avslutande Vid varje ordinarie styrelsesammanträde skall följ ande rapporter redovisas: - rapport om bolagets-/koncemens verksamhet - rapport om extraordinära åtgärder som vidtagits mellan styrelsens sammanträden - rapport om att skatter, avgifter och andra offentliga pålagor inbetalats enligt gällande lag och föreskrifter Utöver det underlag som styrelsen erhåller i samband med varj e sammanträde skall styrelsen erhålla information om viktigare händelser i bolagets verksamhet som rör utfall i förhållande till prognos, med kommentarer till väsentliga avvikelser, utveckling av större pågående projekt samt förväntade större affárshändelser. Rapportering enligt denna punkt utgör rapportinstruktion enligt 8 kap 4 aktiebolagslagen. Arbetsfördelning är bolagets högsta förvaltningsorgan under bolagsstämman. skall bland annat: - svara för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter, se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt, samt - fortlöpande bedöma bolagets- och koncernens ekonomiska situation skall i första hand ägna sig åt övergripande och långsiktiga frågor samt frågor som är av osedvanlig beskaffenhet eller av stor betydelse för bolaget eller koncernen. s ordförande representerar styrelsen såväl externt som internt. Ordföranden skall leda styrelsens arbete, bevaka att styrelsen fullgör sina arbetsuppgifter i enlighet med lag, bolagsordning samt denna arbetsordning , 13

6 4.4 VD ansvarar för den löpande förvaltningen enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. VD eller den han sätteri sitt ställe är föredragande i styrelsen. 5. Beslutsförhet och närvaro 5.1 är beslutsför om mer än hälften av styrelseledamöterna är närvarande. 5.2 Beslut i styrelsen fattas med enkel majoritet där ej annat stadgas i lag eller i bolagsordningen. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. 5.3 Om inte styrelsen bestämmer annat, ordföranden efter samråd med VD vilka personer utöver styrelseledamöterna, som skall närvara vid behandlingen av på sammanträdet förekommande ärenden. 5.4 Suppleant kallas till tjänstgöring då ordinarie ledamot ej kan närvara vid styrelsens sammanträden Om styrelsens ordförande inte kan närvara vid sammanträdet eller om ordföranden i annat fall år förhindrad att fullgöra sitt uppdrag, skall sammanträdet ledas, respektive ordförandens uppgifter i övri gt, fullgöras av styrelsens vice ordförande. Till sammanträde i samband med genomgång av årsbokslut skall bolagets revisorer kallas Frågor som kräver beslut av styrelsen. har att fatta beslut i alla frågor vilka inte faller inom den löpande förvaltningen, där aktiebolagslagen, bolagsordningen eller villkor i avtal kräver styrelsens beslut. 6.2 Aktiebolagslagen föreskriver beslut av styrelsen i bland annat följande frågor: - utseende av VD och firmateckning - delårsbokslut och årsredovisning - förslag till vinstutdelning nyemission gåva till allmännyttigt eller därmed jämförligt ändamål - likvidation 7. Protokoll 7.1 Vid styrelsens sammanträden skall föras protokoll, vilka skall föras med löpande paragrafnumrering kalenderårsvis samt återge de beslut som fattats samt det underlag styrelsen haft för beslutet. 7.2 Avvikande mening hos styrelseledamot skall antecknas i protokollet , 13

7 Protokoll skall föras av styrelsens sekreterare eller vid dennes förhinder av en av styrelsen särskilt utsedd protokollförare. Protokoll skall vara justerat inom 14 dagar efter styrelsens sammanträde. J ävsfrågor m.m. En styrelseledamot får inte handlägga fråga om: - avtal mellan styrelseledamoten och bolaget - avtal mellan bolaget och tredje man, om styrelseledamoten har ett väsentligt intresse i frågan som kan strida mot bolagets, - avtal mellan bolaget och en juridisk person som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med någon annan får företräda, dock undantaget avtal där bolagets motpart är ett företag i samma koncern Med avtal enligt punkt 8.1 jämställs rättegång eller annan talan. Det åligger styrelseledamot att snarast meddela styrelsen om j ävsgrundande omständighet kan befaras föreligga. Styrelseledamot och suppleant skall iaktta sekretess beträffande all från bolaget mottagen information samt beträffande vad som diskuterats vid styrelsemöte, allt i den utsträckning sådan information eller sådana uppgifter ej offentliggjorts eller skyldighet att delge informationen eller uppgiften föreligger enligt lag , 13

8 Instruktion för verkställande direktören (VD) i fastställd av bolagets styrelse , 14 Enligt 8 kap. 25 aktiebolagslagen skall VD sköta den löpande förvaltningen av bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. På grund härav skall vad som nedan anges gälla för VD i bolaget. Härutöver gäller även andra riktlinjer och anvisningar som meddelas av styrelsen för del av VD:s verksamhet eller för särskilt fall. 1 Löpande förvaltning VD skall handha den löpande förvaltningen i bolaget, vilken omfattar Att leda bolagets verksamhet Att verkställa styrelsens beslut Att fullgöra förhandlings- och informationsskyldighet enl MBL Att i övrigt fatta de beslut och vidta de åtgärder som erfordras för den löpande förvaltningen av bolaget 2 Bokföring och medelsförvaltning VD skall vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring skall fullgöras i överensstämmelse med lag och för att medelsförvaltningen skall skötas på ett betryggande sätt. 3 Offentlighetsprincipen VD skall på bolagets vägnar fatta beslut enligt 15 kap. 6 och 7 sekretesslagen med hänvisningar. 4 Underrättelse till styrelsens ordförande VD skall omedelbart underrätta styrelsens ordförande om anledning förekommer att styrelsen tar ställning till viss fråga. 5 Rapportering VD skall fortlöpande informera styrelsen om förhållandena i bolaget. Ekonomisk rapportering skall ske i enlighet med instruktionen i styrelsens arbetsordning punkt 3.6. Rapporter om bolagets förhållanden i övrigt skall lämnas vid varje styrelsesammanträde. VD-instruktion , 14

9 6 Beredning av ärenden VD skall i samråd med styrelsens ordförande bereda styrelsens ärenden och föredra dessa vid styrelsens sammanträden. 7 Budget VD skall tillställa styrelsen förslag till budget för kommande räkenskapsår. 8 Arkivering Verkställande direktören är ansvarig för arkivlagens tillämpning inom bolaget. VD-instruktion , 14