Friends delegationsordning

Transkript

1 Friends delegationsordning Beslutad av Giltig fr.o.m. Revidering Styrelsen XX Årligen och vid behov Upprättande och revidering Versionsnummer Datum Fastställd av Författare/funktion Typ av revidering Styrelsen GS Upprättande Referens till externa och interna regelverk Externa regelverk Interna regelverk Innehåll 1 Syfte Roller och ansvar Styrelsen Styrelseordföranden Generalsekreteraren Övrig personal Styrdokument Delegationsordningen Delegationsordning - Allmänna ärenden Delegationsordning - personalärenden Delegationsförteckning Befattningshavare

2 1 Syfte Delegationsordningens syfte är att beslut inom vår organisation ska fattas av rätt person eller funktion och att ansvaret för att fatta beslut är tydligt. I korthet svarar styrelsen för att föreskrifterna i stiftelseförordningen följs. Generalsekreteraren (GS) skall handha den löpande förvaltningen av stiftelsens angelägenheter enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. 2 Roller och ansvar Sammanställning av övergripande ansvar som ligger på respektive roll. 2.1 Styrelsen Styrelsens ansvar regleras i styrelsens arbetsordning och innebär bland annat att ansvara för att - stiftelsens förmögenhet är placerad på ett godtagbart sätt. - stiftelsen fullgör sin bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen (1999:1078). - stiftelseförordnandet och övriga handlingar förvaras på ett ordnat och betryggande sätt. - kontrollera att delegationsordningen fungerar. 2.2 Styrelseordföranden Styrelseordförandens ansvar regleras i styrelsens arbetsordning och innebär bland annat att ansvara för att - leda styrelsearbetet - kalla till styrelsemöten och se till att dessa genomförs på ett ändamålsenligt sätt. - tillsammans med generalsekretaren förbereda styrelsemötena 2.3 Generalsekreteraren Styrelsen har uppdragit åt GS att ansvara för att - leda och fördela det operativa arbetet på Friends. - hålla ordföranden löpande underrättad om väsentliga händelser - samråda med ordföranden i väsentliga frågor 2.4 Övrig personal Att få beslutanderätt och ansvar innebär en förtroendeställning på Friends. Det innebär en skyldighet att alltid företräda Friends intressen och att se till organisationens bästa. Om inget annat sägs har en befattningshavare som fått delegation rätt att delegera vidare, men hen behåller alltid ansvaret och ska följa upp sin delegation. 3 Styrdokument Uppdraget regleras i stadgar, styrelsebeslut, strategidokument, policies, verksamhetsplan och budgetdokument. 2

3 Strategidokumentet reglerar styrelsens uppdrag åt kansliet att genomföra verksamheten under kommande år. Budgetdokumentet beskriver den medelsfördelning som styrelsen ställer till kansliets förfogande för verksamhetens bedrivande. 3.1 Delegationsordningen Delegationsordningen omfattar olika typer av beslut. I fråga om beslut som innebär ekonomiska åtaganden (inköp, anställningar och andra avtal) utgör denna delegationsordning även en attestinstruktion. I de fallen ska besluten dokumenteras genom namnteckning, signatur eller genom elektroniskt dokumenterat godkännande. Delegationsordningen redovisar styrelsens delegation till generalsekreteraren samt vilka områden generalsekreteraren respektive ordföranden har befogenhet. Därefter följer delegationsförteckningen vilken utgör vidaredelegation från GS till enskilda befattningshavare inom kansliet. Beslut fattat på grundval av delegation ska i fastställd form anmälas till den som beslutat om delegation. Uppkommer ärenden som ej har reglerats i denna delegationsordning skall delegation avgöras mellan styrelseordföranden (SO) och GS. Verkställighet innebär genomförande av beslut som redan fattats av styrelse i budget eller i annan ordning eller beslut av GS. Generellt äger ingen rätt att attestera och /eller beställa på annans resultatenhet. Kostnader av personlig karaktär ska alltid attesteras av närmast överordnad chef. Eventuell representation ska alltid betalas av den deltagande personen med högst befattning och attesteras av närmast överordnad. 4 Delegationsordning - Allmänna ärenden Ärende Delegat Anmärkning 1 Tillsättande av Var och en för sig; Dokumenteras. attesträttsinnehavare SO, GS 2 Tillsättande av utanordnare Var och en för sig; Enligt arbetsbeskrivning SO, GS 3 Kapitalförvaltning 3A Beslut om förändringar i Styrelsen Riktlinjer för kapitalförvaltningen 3B Beslut om transfereringar GS 4 Försäljning av inventarier GS 5 Beslut om anskaffning av varor och tjänster 5A Anskaffning av varor för verksamhetens löpande behov; Inom budget GS 3

4 5B Anskaffning av tjänster, driftsavtal samt outsourcingsavtal av verksamhetens löpande behov Inom budget 5C Avtal med längre löptid än tre år samt med belopp utanför budget 6 Anmälan om licens och begäran om tillstånd av Datainspektionen att inrätta och föra personregister GS SO GS, Styrelsen informeras Styrelsen informeras 4.1 Delegationsordning - personalärenden Ärende Delegat Anmärkning 7 Anställningar, vikariat samt förändrad sysselsättningsgrad 7A GS SO I samråd med styrelsen 7B Övriga tjänster GS 8 Fastställande av lön 8A För GS SO 8B För övriga GS Styrelsen informeras om nivå efter genomförd lönerevision 9 Omplacering GS 10 Uppsägningar GS Information till SO 11 Ledighet GS 12 Deltagande i utbildning, GS kurs eller konferens som fullgörs i anställningen 13 Arbetsmiljöansvar GS Förkortningar i dokumentet: GS = Generalsekreterare SO = Styrelsens ordförande 4.2 Delegationsförteckning Vidaredelegation från GS till nedanstående befattningshavare sker på följande punkter enligt ovanstående tabell: 4

5 För punkterna 5A, 5B och inom ramen för av styrelsen vid varje tidpunkt fastställd budget och upp till enligt nedan föreskrivet fastställt belopp äger nedanstående befattningshavare ta beslut om inköp av varor och tjänster. Beträffande tecknande av avtal gäller därutöver att avtalet maximalt får ha en löptid av 12 (tolv) månader. Denna rätt begränsas av sådana fakturor som avser varor och tjänster som beställts av delegerad befattningshavare och där denne förattesterar fakturan. Dessa fakturor ska slutattesteras av GS. För punkten 7B och inom ramen för av styrelsen vid varje tidpunkt fastställd budget äger nedanstående befattningshavare teckna anställningsavtal med en maximal anställningstid om 12 månader. För punkten 11 begränsas delegationen till de regler för ledighet som framgår av tecknat kollektivavtal. All ledighet utöver semester som överstiger två veckor ska dock beslutas om i samråd med GS. 4.3 Befattningshavare Namn Beloppsgräns inom respektives avdelning Generalsekreterare Adminchef Fou & Int chef Utbildningschef Insamlingschef Kommunikationschef Ovanstående delegation accepteras Per Leander Generalsekreterare Fredrika Järnehall Utbildningschef Emma Tonell Administartiv chef Malin Duintjer Insamlingschef Jacob Flärdh Forskningschef Lovisa Lönnebo Kommunikationschef 5