Uppföljning av granskningar gjorda Sollentuna kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Sandra Feiff Jenny Nyholm Uppföljning av granskningar gjorda Sollentuna kommun

2 Uppföljning av tidigare granskningar Sandra Feiff Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Sollentuna kommuns revisorer

3 Uppföljning av tidigare granskningar Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Avgränsning Revisionsmetod Löneutbetalningar Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Materiella anläggningstillgångar Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Leverantörsregister Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Kundfakturering Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Leverantörsfakturor Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Sollentuna kommuns revisorer

4 Uppföljning av tidigare granskningar Bedömning Sollentuna kommuns revisorer

5 1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av Sollentuna kommuns revisorer genomfört en uppföljning av tidigare granskningar gjorda under åren Revisionsfrågan som skulle besvaras lydde: Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av den bedömning och de åtgärdsförslag som lämnats i 2011, 2012 och 2013-års granskningar? Övergripande för alla granskningar som följts upp, förutom granskningen avseende lönerutinen, är att de påverkas av att Sollentuna kommun var mitt inne i ett införande av nytt ekonomisystem. I arbetet med detta ses därmed alla processer inom redovisningssidan över och samtidigt även de rekommendationer och förbättringsåtgärder som lämnades i respektive granskningsrapport. Den sammanfattande bedömningen för respektive granskning baseras på en samlad bedömning av huruvida åtgärder vidtagits, samt i vilken utsträckning. Detta enligt de rekommendationer som lämnades i granskningsrapporterna. Totalt lämnades 19 stycken rekommendationer i granskningarna. Av dessa bedöms 3 stycken uppfyllda, 7 stycken delvis uppfyllda och 9 stycken ej uppfyllda. Åtgärder har vidtagits på samtliga områden, om än i varierande omfattning. I många avseenden har arbetet med förbättringar påbörjats, men ej ännu fullt ut implementerats. Den sammanfattande bedömningen efter genomförd granskning är att de åtgärder som vidtagits inte är tillräckliga. Bedömning Antal rekommendationer Uppfyllt 3 Delvis uppfyllt 7 Ej uppfyllt 9 Totalt 19 Bedömningen grundar sig på följande: Granskning av intern kontroll av löneutbetalningar (2011) Utifrån de tre rekommendationer som lämnades i granskningen bedöms två vara uppfyllda och en ej uppfylld. Kommunen har inte implementerat en rutin som säkerställer att varje chef månatligen går igenom lönelistorna samt dokumenterar utförd kontroll. Granskning av intern kontroll av materiella anläggningstillgångar (2012) Åtgärder har vidtagits och tre av de lämnade rekommendationerna bedöms vara delvis uppfyllda. Rekommendationen avseende löpande genomgång/inventering av Sollentuna kommuns revisorer 1 av 19

6 inventarier bedöms inte vara uppfylld. Endast kultur- och fritidsförvaltningen har gjort en genomgång av sina register. Granskning av intern kontroll av leverantörsregister (2012) Kommunen bedöms ha en rutin för att kontrollera bank- och plusgiro mer konsekvent. Rekommendationen om löpande kontroller av befintliga leverantörer bedöms ej vara uppfylld. Inte heller rekommendationen avseende upprättandet av fullständiga styrdokument. Arbetet med nya riktlinjer har påbörjats, men är i maj 2015 ännu inte slutförda. Granskning av intern kontroll av kundfakturering (2013) En av de lämnade rekommendationerna bedöms delvis uppfylld. BUN har påbörjat arbetet med retroaktiv avgiftskontroll. Tre rekommendationer bedöms ej vara uppfyllda. Systematiska kontroller av ströfakturering görs enligt gamla riktlinjer. Det nya ekonomisystemet ser däremot inte likadant ut och nya riktlinjer och rutiner kommer tas fram tidigast hösten Kommunen har ingen övergripande reglering av närståendetransaktioner- och ärenden. Internkontrollplanerna har i nuläget ännu inte setts över. Granskning av intern kontroll av leverantörsutbetalningar (2013) Två av rekommendationerna bedöms inte vara uppfyllda. Kommunen gör fortfarande ingen uppföljning avseende förändringar av behörigheter. Arbetet med att ta fram attestslistor för varje förvaltning har påbörjats och fortgår och därmed bedöms den rekommendationen vara delvis uppfylld. Sollentuna kommuns revisorer 2 av 19

7 2. Inledning 2.1. Bakgrund De granskningar som revisionen genomför innehåller ofta förslag på åtgärder som bör genomföras. Dessa åtgärder varierar i omfattning och därmed också i tid för genomförande. En viktig del av revisionens arbete är därför att följa upp tidigare granskningar för att se om åtgärder vidtagits med anledning av dessa. Sollentuna kommuns revisorer har uppdragit att följa upp granskningar genomförda under åren Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan som skulle besvaras var följande: Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av den bedömning och de åtgärdsförslag som lämnats i 2011, 2012 och 2013-års granskningar? 2.3. Avgränsning Granskningen avser åren och avgränsas till redovisningsrevisionella granskningar. De områden som ansetts fungera tillfredställande har inte tagits med i granskningen. Inte heller berörs genomförd granskning av delårsrapport och årsredovisning, dessa följs upp på annat sätt. Inom ramen för denna granskning har följande granskningar har följts upp: Granskning av intern kontroll av löneutbetalningar (2011) Granskning av intern kontroll av materiella anläggningstillgångar (2012) Granskning av intern kontroll av leverantörsregister (2012) Granskning av intern kontroll av kundfakturering (2013) Granskning av intern kontroll av leverantörsutbetalningar (2013) 2.4. Revisionsmetod Genomgång har skett av revisorernas synpunkter och förslag till åtgärder som angetts i lämnade revisionsrapporter och missivbrev till nämnder och styrelser. Därefter har granskning skett av eventuella svar som revisorerna fått från respektive nämnd/styrelse och ytterligare har lägesbeskrivningar inhämtats från berörda tjänstemän. En bedömning enligt Uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfyllt har gjorts utifrån vidtagna åtgärder enligt de rekommendationer som lämnades i rapporterna. Sollentuna kommuns revisorer 3 av 19

8 3. Löneutbetalningar 3.1. Sammanfattning av genomförd granskning Under 2011 gjorde på uppdrag av Sollentunas revisorer en granskning av intern kontroll avseende lönerutinen. Granskningen syftade till att besvara följande två revisionsfrågor: Är den interna kontrollen vad gäller lönerutinen tillräcklig? Är uppgifterna i lönesystemet korrekta/tillförlitliga? Efter genomförd granskning gjordes bedömningen att den interna kontrollen av system och rutiner av löneutbetalningar i huvudsak var tillräcklig samt att uppgifter i lönesystemet i huvudsak var korrekta och tillförlitliga. Bedömningen baserades på iakttagelser samt bedömningar av uppställda kontrollmål Revisorernas rekommendationer I granskningsrapporten lämnades ett antal rekommendationer i syfte att stärka den interna kontrollen ytterligare: Det säkerställs att varje ansvarig chef/arbetsledare går igenom lönelistor varje månad och dokumenterar att kontrollen är utförd. De nuvarande problemen med inloggning bör åtgärdas. PA/Löner är medveten om detta problem och arbetar med att lösa det. Det finns vissa poster i lönesystemet som enligt vår bedömning bör följas upp. En närmare beskrivning av dessa områden finns i avsnitt 3.3 i rapporten. Rapporten överlämnades till Kommunstyrelsen med önskan om synpunkter av rekommendationerna senast Nämndens/styrelsens yttrande Kommunledningskontoret behandlade rapporten Vidare behandlades ärendet på Kommunstyrelsens sammanträde och följande kommentarer lämnades: Kommunstyrelsen ser positivt på den i nämnda rapporten föreslagna åtgärden om att säkerställa att varje ansvarig chef/arbetsledare går igenom lönelistor varje månad och en rutin kommer att tas fram för att implementera detta. PA-löneenheten arbetar tillsammans med leverantören av lönesystemet med att lösa problemen med loggning. Sollentuna kommuns revisorer 4 av 19

9 PA-löneenheten har kontrollerat de poster som enligt rapporten bör följas upp Uppföljning av vidtagna åtgärder Efter genomgång med berörd tjänsteman på kommunen framkommer följande: Kommunen har inte fullt ut implementerat en rutin som säkerställer att varje chef/arbetsledare går igenom lönelistorna varje månad. Efter utförd granskning köpte kommunen en kostnadskontroll per enhet av leverantören, men den bedömdes inte fungera. Sedermera gjordes en egen modell för preliminära lönekontroller. Rutinen är inte obligatorisk, vilket medför att den inte följs av alla. Ärendet har tagits i Kommunstyrelsens internkontrollplan för 2015 som vi har fått ta del av. o Till den av leverantören köpta kostnadskontrollen finns en tilläggsfunktion avseende attester. Förhoppningen är att funktionen ska tas i bruk hösten Efter genomförd granskning ( ) visade det sig att loggfunktionen inte var påslagen. Problemetet med loggning är därmed löst. Poster som kontrollerades av PA-enheten efter genomförd granskning: o o Avvikande ålder: Anställningsavtalet från 2001 avseende en person över 67 år fortgick tills personen sade upp sig. Idag finns inga tillsvidaranställda personer över 67 år i kommunen och det ska heller inte vara möjligt att tillsvidareanställa personer över 67 år. Skärpta rutiner avseende anställningar samt introduktion för nya chefer om vad som gäller krävs. Övertidsersättning kopplat till deltidsanställning: Efter att ett fall av felaktig beviljad övertidsersättning uppdagades i granskningen beställde lönekontoret av förekommen anledning en kontroll för att maskinellt kunna upptäcka denna typ av poster. Det visade sig dock att leverantören inte kunde tillhandahålla en sådan kontroll. Lönekontoret utför månatligen manuella kontroller av alla övertid. Vi har kunnat verifiera att rutiner och dokumentation för detta finns Bedömning Revisorernas rekommendationer Uppföljning Säkerställa att varje ansvarig chef/arbetsledare månatligen går igenom lönelistor, samt dokumenterar utförd kontroll. Ej uppfyllt Kommunen har tagit i bruk en modell, men rutinen är inte obligatorisk och följs inte av alla chefer. Sollentuna kommuns revisorer 5 av 19

10 Åtgärda problemen med loggning. Uppfyllt Loggningsfunktionen är påslagen och fungerar. Följa upp vissa poster i lönesystemet. Uppfyllt - Kommunen har följt upp de poster som rekommenderades i granskningen. Sollentuna kommuns revisorer 6 av 19

11 4. Materiella anläggningstillgångar 4.1. Sammanfattning av genomförd granskning Under början av 2012 genomförde på uppdrag av Sollentunas revisorer en granskning avseende intern kontroll av tillförlitligheten i redovisning, system och rutiner för materiella anläggningstillgångar. Syftet med granskningen var att besvara följande revisionsfråga: Är Kommunstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar tillräcklig? Efter genomförd granskning gjordes bedömningen att den interna kontrollen avseende redovisningen av materiella anläggningstillgångar inte var tillräcklig Revisorernas rekommendationer För att stärka den interna kontrollen rekommenderades Kommunstyrelsen att: Göra en fullständig genomgång och jämförelse avseende de fastigheter som finns registrerade på kommunens organisationsnummer i Lantmäteriverkets fastighetsregister gentemot de fastigheter som finns i kommunens anläggningsregister. Lägga in de fordon som finns på kommunens fordonsförteckning i anläggningsregistret. Totalt rör det sig om åtta olika typer av fordon. Tillse att löpande genomgångar/inventeringar görs över de inventarier som finns inom respektive förvaltning för att säkerställa att det finns substans i det som redovisas i anläggningsregistret, d.v.s. att tillgångarna är balansgilla. Komplettera de skriftliga riktlinjer/rutinbeskrivningar som finns så att dessa blir mer utförliga, främst avseende regler och rutiner som ska gälla vid t.ex. utrangeringar, försäljningar, nedskrivningar etc. Det bör även framgå hur inventering av anläggningstillgångar ska ske och med vilken periodicitet samt i övrigt vilka kontroller som ska ske av substansen i anläggningsregistret Nämndens/styrelsens yttrande Kommunledningskontoret behandlade ärendet Som svar på revisorernas rekommendationer lämnade Kommunstyrelsen följande yttrande: Utifrån de i granskningen uppställda kontrollmålen är det endast ett mål som ej är uppfyllt, övriga mål är uppfyllda eller delvis uppfyllda. Granskningsrapporten förstärker det som ekonomi- och verksamhetsstyrningsav- Sollentuna kommuns revisorer 7 av 19

12 delningen har konstaterat under En genomgång av kommunens anläggningsregister med tillhörande rutinbeskrivningar måste påbörjas under Ett första delmål blir att uppdatera anläggningsregistret med fastighetsbeteckningar så långt det är möjligt. Omhändertagna bilar registreras på kommunen i syfte att kunna forslas bort för skrotning och skall inte finnas med i anläggningsregistret. Ett arbetssätt inom vilket det ingår att löpande följa upp anläggningsregistret ska komma igång under 2013 och en genomgång av vad som finns i anläggningsregistret ska göras tillsammans med berörda förvaltningsekonomer. Utöver detta ska avstämningar ske löpande vid behov. Fortfarande finns en del outredda poster för vilka projektering finns men ingen byggnation påbörjats. Process pågår. En tydligare och mer heltäckande uppdatering av rutiner/anvisningar gällande redovinsingen ska göras, framförallt inom exploatering. En annan del som måste ses över är fördelningen mellan exploateringsområdet och trafikoch fastighetskontoret i anläggningsregistret. Vidare behandlades rapporten av Kommunstyrelsen på sammanträde Kommunstyrelsen beslutade överlämna kommunledningskontorets svar som sitt yttrande till revisorerna Uppföljning av vidtagna åtgärder Efter genomgång med berörd tjänsteman framkommer att följande åtgärder vidtagits: Det finns fastighetsbeteckningar på alla byggnader, dock inte på alla gator och vägar eftersom dessa kan bestå av flera fastigheter. Så kallad överflödig mark (mindre områden exempelvis mellan en park och en fastighet) finns på 5-6 ställen i kommunen. Dessa saknar beteckning. De fastighetsbeteckningar som finns överensstämmer med Lantmäteriverkets register. o Tomträtter, mark som ägs av kommunen men på vilka privatpersoner har fastigheter, ligger samlade i en klumppost och saknar fastighetsbeteckningar. Även en del gator och vägar ligger som en klumppost eftersom de är kopplade till projektnummer. Kommunen hyr i princip alla fordon från ett energibolag vars uppgift är att hålla reda på alla bilar. De fordon som finns med i kommunens fordonsförteckning men inte i anläggningsregistret är bl.a. släpkärror och en fyrhjuling vars värde understiger kr. De av kommunen omhändertagna bilarna ska inte heller vara med i anläggningsregistret. Sollentuna kommuns revisorer 8 av 19

13 På förvaltningarna görs ingen löpande genomgång/inventering. Kultur- och fritid har gått igenom sina register. Trafik- och fastighetskontoret gjort ett antal genomgångar under åren. Bl.a. har tveksamma poster, samt poster med långa avskrivningar rensats bort. Dessa anläggningar finns kvar, men har inte längre något ekonomiskt värde. I och med det nya ekonomisystemet har avskrivna poster rensats bort. o Många gator är kopplade till områden eller projektnummer. Det som försvårar inventering är bl.a. att gator kring centrum har flyttats, det har byggts rondeller etc. Anvisningar om vad som ska aktiveras samt vilka regler som finns gjordes Rutinanvisningarna behöver dock i och med det nya systemet ses över och uppdateras, framförallt begrepp men även en del rutiner. Enligt uppgift upplevs nuläget ändå som bra. Nuläget upplevs enligt uppgift från kommunen avsevärt tydligare än vid genomförd granskning. De har jobbat mycket med att dra riktlinjer om vad som hör vart, vem som är ansvarig för vilka typer av fastigheter, vem ansvarar för att cirkusen som kommer till kommunen faktureras etc. o o Kommunen har gjort en del utrangeringar. Här krävs dock förbättrad dialog. Om ett projekt byter skepnad så måste det meddelas. Varje år görs en genomgång av årets investeringar, vad som ska in till registret, vilka projekt som är klara och därmed ska börja skrivas av samt vilka projekt som inte blev av och därmed ska utrangeras. Ett hundratal detaljplaner är i nuläget outredda. Det handlar om både plus och minusposter och sett till nettototalen rör det sig inte om stora belopp Bedömning Revisorernas rekommendationer Göra en fullständig genomgång och jämförelse avseende de fastigheter som finns registrerade i Lantmäteriverkets fastighetsregister gentemot de fastigheter som finns i kommunens anläggningsregister. Lägga in de fordon som finns på kommunens fordonsförteckning i anläggningsregistret. Löpande genomgångar/inventeringar görs över de inventarier som finns inom respek- Uppföljning Delvis uppfyllt Kommunen har gjort en genomgång av anläggningsregistret och beteckningarna överensstämmer med Lantmäteriverkets register. Dock saknas fastighetsbeteckningar för en del fastigheter. Delvis uppfyllt Det rör sig om fordon vars värde understiger kr eller omhändertagna bilar. Ej uppfyllt Förvaltningarna utför inte löpande ge- Sollentuna kommuns revisorer 9 av 19

14 tive förvaltning. nomgångar/inventering av sina register. Komplettera skriftliga riktlinjer/rutinbeskrivningar så att dessa blir mer utförliga, främst avseende regler och rutiner som ska gälla vid t.ex. utrangeringar, försäljningar, nedskrivningar etc. Delvis uppfyllt Rutinanvisningar avseende aktiveringar gjordes Dessa behöver nu ses över och kompletteras/förnyas i och med införandet av det nya ekonomisystemet. Sollentuna kommuns revisorer 10 av 19

15 5. Leverantörsregister 5.1. Sammanfattning av genomförd granskning Hösten 2012 gjorde på uppdrag av Sollentunas revisorer en granskning avseende den interna kontrollen för kommunens leverantörsregister. Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen vad gäller kommunens leverantörsregister tillräcklig? Efter genomförd granskning var den sammanfattande bedömningen att den interna kontrollen gällande kommunens leverantörsregister i huvudsak var tillräcklig Revisorernas rekommendationer För att ytterligare stärka den interna kontrollen rekommenderades Kommunstyrelsen att: Upprätta fullständiga styrdokument med regler/riktlinjer avseende upplägg och avslut av leverantörer. Upprätta en rutin för att kontrollera bankgiro och plusgironummer mer konsekvent. Urvalsmässigt genomföra löpande kontroller av leverantörer. Säkerställa att tvåhandsprincipen tillämpas vid upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret. Rapporten överlämnades till Kommunstyrelsen med begäran om svar senast Nämndens/styrelsens yttrande Kommunledningskontoret behandlade ärendet Som svar på de rekommendationer och förbättringsåtgärder utifrån granskningen lämnades följande: Under 2013 ska arbetsuppgifter på redovisningsenheten ses över. Den interna kontrollen inom olika områden ska dokumenteras och rutiner ska tas fram samt eventuella brister åtgärdas. För att säkerställa att leverantörsfakturor hanteras enligt avtal ska under våren 2013 ett möte ske med kommunens skanningsföretag. Hanteringen av fakturor i faktureringssystemet bör bli snabbare. Sollentuna kommuns revisorer 11 av 19

16 Riktlinjer, i vilka hantering av leverantörsfakturor- och register ska ingå, inom redovisningsområdet håller på att tas fram. Ett större arbete har genomförts under hösten 2012 och kommer att fortsätta under En översyn av samtliga arbetsuppgifter på redovisningsenheten kommer att ske under 2013, varav kontroll av leverantörer är en del. En rutin för att löpande kontrollera leverantörer i leverantörsregistret ska tas fram, i vilken ska ingå att även göra stickprov på upplägg av nya leverantörer. För att få ned antalet leverantörer bör antalet beställare i kommunen bli färre. Samtidigt måste avtalstroheten öka genom att ramavtalen följs. Samarbete kommer att öka när upphandlingsenheten nu ingår i avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Ytterligare ett verktyg för att utföra kontroll av leverantörer har börjat användas. I samband med att en fil skickas för betalning kontrolleras ett antal olika delar, t.ex. att själva företaget finns, f-skattesedel och rätt bankgiro- eller plusgironummer. Endast ett fåtal personer ska ha möjlighet att lägga upp nya leverantörer. Vid upplägg av ny leverantör ska bank- och plusgirokonto kontrolleras. Tvåhandsprincipen är inte alltid nödvändig för att säkerställa bra intern kontroll, många löpande kontroller är tillräckliga som de är i sin nuvarande form Uppföljning av vidtagna åtgärder Efter genomgång med berörda tjänstemän framkommer att följande åtgärder påbörjats och-/eller vidtagits: I och med införandet av nytt ekonomisystem vid årsskiftet 2014 är arbetet med att förbättra samt se över alla processer igång. Många av de rutinbeskrivningar samt riktlinjer som funnits sedan tidigare är föråldrade. Alla ses därmed över, revideras och nya rutiner tas fram. Kommunen köper tjänster av företaget Inyett som kvalitetssäkrar betalningar. I samband med införandet av Inyett har kommunen en ny rutin avseende leverantörsupplägg. Varje leverantör och betalning kontrolleras av Inyett. Enligt uppgift av kommunen var hanteringen av leverantörsfakturor problematisk Situationen idag bedöms betydligt bättre av kommunen, även om det i samband med införandet av nytt ekonomisystem varit problem med referenskoder. Kommunen har en ständig kontakt med skanningföretaget och uppföljning sker löpande. Sollentuna kommuns revisorer 12 av 19

17 I loggen syns alla ändringar som avser leverantörer. Däremot görs inga löpande kontroller av befintliga leverantörer. Enligt kommunen säkerställs att tvåhandsprincipen följs vid upplägg av nya leverantörer Bedömning Revisorernas rekommendationer Upprätta fullständiga styrdokument med regler/riktlinjer avseende upplägg och avslut och leverantörer. Upprätta en rutin för att kontrollera bankgiro och plusgironummer mer konsekvent. Urvalsmässigt genomföra löpande kontroller av befintliga leverantörer. Säkerställa att tvåhandsprincipen tillämpas vid upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret. Uppföljning Ej uppfyllt Arbetet har påbörjats. Alla processer och rutinbeskrivningar ses över i samband med införandet av nytt ekonomisystem. Uppfyllt Kontroller av detta görs i Inyett i samband med upplägg av nya leverantörer. Ej uppfyllt Inga löpanden kontroller görs av befintliga leverantörer. Delvis uppfyllt Enligt kommunen finns rutiner och regler som säkerställer att tvåhandsprincipen följs. Sollentuna kommuns revisorer 13 av 19

18 6. Kundfakturering 6.1. Sammanfattning av genomförd granskning Under slutet av 2013 genomförde på uppdrag av Sollentunas revisorer en granskning av intern kontroll av kundfakturering. Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering? Efter genomförd granskning bedömdes att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering inte fullt ut var tillräcklig. Bedömningen baserades på de intervjuer som gjordes samt de verifieringar som genomfördes avseende barnomsorgsavgifter och s.k. ströfakturering. De interna kontroller som beskrevs av berörda enheter/förvaltningar och som delvis var dokumenterade bedömdes ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering utifrån de i granskningen uppställda kontrollmålen Revisorernas rekommendationer Efter genomförd granskning noterades brister och förbättringsåtgärder lämnades enligt följande: Det finns inom redovisningsenheten inga systematiska kontroller avseende den s.k. ströfaktureringen. Den interna kontrollen är inte tillräcklig och behöver förstärkas. Nämndernas internkontrollplaner omfattar endast i begränsad omfattning kundfakturering. Det saknas reglering avseende hantering av närståendetransaktioner/- ärenden. Det finns inte några systematiska kontroller avseende fakturering av barnomsorgsavgifter på barn- och utbildningskontoret. En fullständig verifiering av barnomsorgsavgifter kunde inte göras. Detta ger ytterligare indikationer på svagheter i den interna kontrollen Nämndens/styrelsens yttrande Kommunledningskontoret och BUN behandlade rapporten Vidare behandlades rapporten på Kommunstyrelsens sammanträde Utifrån de granskade kontrollmålen lämnades följande kommentarer som svar till revisorerna: Sollentuna kommuns revisorer 14 av 19

19 Under våren 2013 gjordes en genomgripande omarbetning av de riktlinjer och anvisningar som är kopplade till kundfaktureringen. Det är förvaltningarna som har ansvar för att utförda tjänster i kommunen faktureras. När ett fakturaunderlag skickas för fakturering tas ansvaret över av redovisningsenheten som registrerar kundfakturan utifrån inkommet underlag och distribuerar den. Vid kundfakturering av beslutade avgifter och taxor är det förvaltningen som svarar för att rätt avgift/taxa debiteras. När en kundfaktura är registrerad utifrån inkommet fakturaunderlag, skickar redovisningsenheten en fakturajournal till förvaltningen. Detta är en kontroll att kundfakturan är korrekt registrerad och utskickad. Registrering och skapande av kundfaktura gör vart efter underlag inkommer till redovisningsenheten. Vid större belopp och önskemål från förvaltningarna kaprioriteringsordningen ändras. Redovisningsenheten sköter hela kravprocessen. Inom kravprocessen finns olika rutiner beroende vilken avgift det gäller. Utöver kontrollmålen lämnades följande kommentar: Redovisningsenheten stämmer varje dag av alla inbetalningar. Inbetalningsfilerna stäms av mot ekonomisystemet och varje månad görs en avstämning av balanskonton för kundfakturering. Allt finns dokumenterat. Under 2014 kommer arbetet med de interna kontrollplanerna att ses över. Även den löpande interna kontrollen i form av stickprov som görs från redovisningsenheten kommer att ses över. En kommunövergripande rutin kring närståendefakturering kommer att tas fram Uppföljning av vidtagna åtgärder Efter genomgång med berörd tjänsteman framkommer följande: Kommunen genomför dagligen systematiska kontroller av ströfaktureringen. har fått ta del av manual för inbetalningshanteringen samt avstämningsmaterial per december I det nya ekonomisystemet ser det dock inte likadant ut och fullständiga rutiner finns inte nedtecknade ännu. P.g.a. problem i samband med införandet av ekonomisystemet kommer fullständiga rutiner och manualer inte kunna utformas förrän tidigast hösten Vad beträffar den interna kontrollen så måste den ses över. Grundläggande riktlinjer finns, men arbetet med att ta fram nya rutiner har påbörjats och förväntas vara klart hösten Sollentuna kommuns revisorer 15 av 19

20 I samband med det nya ekonomisystemet ses alla internkontrollplaner över. Kommunen saknar fortfarande övergripande reglering avseende hantering av närståendetransaktioner-/ ärenden. Enligt uppgifter följer förvaltningarna kommunens regler om jäv. Barn- och utbildningsnämnden påbörjade efter granskningen ett arbete med retroaktiv avgiftskontroll för att säkerställa att vårdnadshavarna betalar rätt avgift. Den retroaktiva avgiftskontrollen innebär att den taxerade inkomsten jämförs med vilken avgift som betalats. Arbetet pågår fortfarande och planen är att fakturera de vårdnadshavare som har betalat för lite i avgift under Framöver kommer detta göras årligen, vilket innebär att det nu finns systematiska kontroller avseende faktureringen av barnomsorgsavgifter. Systemstöd är inköpt för att kunna hantera detta årligen på ett smidigt sett Bedömning Revisorernas rekommendationer Det finns inom redovisningsenheten inga systematiska kontroller avseende den s.k. ströfaktureringen. Den interna kontrollen är inte tillräcklig och behöver förstärkas. Nämndernas internkontrollplaner omfattar endast i begränsad omfattning kundfakturering. Det saknas reglering avseende hantering av närståendetransaktioner/- ärenden. Det finns inte några systematiska kontroller avseende fakturering av barnomsorgsavgifter på barn- och utbildningskontoret. Uppföljning Ej uppfyllt Kommunen utför dagligen systematiska kontroller av ströfaktureringen. För det nya ekonomisystemet finns inga riktlinjer och rutiner, dessa kommer att utformas tidigast hösten Arbetet med nya riktlinjer avseende intern kontroll har påbörjats. Ej uppfyllt I samband med nya ekonomisystemet ses alla internkontrollplaner över. Ej uppfyllt Det finns ingen övergripande reglering avseende hantering av närståendetransaktioner/- ärenden. Delvis uppfyllt Arbete med retroaktiv avgiftskontroll har påbörjats. Denna kontroll avses i fortsättningen genomföras årligen. Sollentuna kommuns revisorer 16 av 19

21 7. Leverantörsfakturor 7.1. Sammanfattning av genomförd granskning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollentuna kommun genomförde 2013 en granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor. Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor? Efter genomförd granskning gjordes bedömningen att den interna kontrollen avseende tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inte var tillräcklig Revisorernas rekommendationer Bedömning gjordes med utgångspunkt i de brister som noterades i granskningen avseende följande kontrollmål: Upplägg av behörigheter i ekonomisystemet/ leverantörsreskontran sker utifrån tillräckliga underlag och av behörig person: Genomförd verifiering avseende behörigheter visar registrerad behörighet överensstämmer med ifylld blankett för 11 av 14 kontrollerade medarbetare. Genomförd verifiering avseende attest visar att från ett urval om tio beslutsattestanter kunde endast fyra helt verifieras. Upplägg av nya behörigheter samt av förändringar av behörigheter följs upp regelbundet: Enligt uppgift görs det ingen uppföljning/ inventering avseende förändringar i behörigheter. Upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret sker av oberoende person, d.v.s. av någon annan än den som löpande arbetar med fakturahanteringen: Enligt uppgift kunde upplägg och borttagande av leverantörer i leverantörsregistret göras av tre medarbetare på redovisningsenheten men görs av två av medarbetarna. Den tredje medarbetaren, som enligt uppgift inte lade upp leverantörer, hade även behörighet att bemyndiga utbetalningar. Fakturorna uppfyller kravet på en fullständig verifikation vad gäller s.k. förtroendekänsliga poster bl.a. med avseende på angivande av syfte och deltagare, beslutsamt att korrekt momsavdrag görs: Utifrån genomförda verifieringar bedömdes granskade fakturor inte uppfylla kravet på en fullständig verifikation vad gäller s.k. förtroendekänsliga poster bl.a. med avseende på angivande av syfte och deltagare, beslut samt att korrekt momsavdrag görs. Sollentuna kommuns revisorer 17 av 19

22 Rapporten överlämnades till Kommunstyrelsen med begäran om svar senast Nämndens/styrelsens yttrande Kommunstyrelsen behandlade ärendet Som svar på de brister och förbättringsförslag som lämnades i granskningen lämnade Kommunstyrelsen följande yttrande: Attestantlistor ska från och med 2014 finnas på alla förvaltningar där beslutsattestant och ersättare utses varje år. Från och med måste det finnas en person som sakgranskningsattesterar och en annan person som beslutsattesterar alla fakturor/utbetalningar. I samband med att attestantlistor uppdateras varje år kommer uppföljning att ske årligen. Det ska säkerställas att tvåhandsprincipen fungerar och att ingen medarbetare kan göra flertalet moment själv. Utbildning/information ska utföras under Uppföljning av vidtagna åtgärder Under intervju med berörda tjänstemän påpekas att kommunen i och med införandet av nytt ekonomisystem inte kommit igång med arbetet som önskats. Följande åtgärder har påbörjats eller vidtagits: Just nu pågår ett arbete med att gå igenom alla attestantlistor på samtliga förvaltningar för att skapa och lära ut en likadan mall. Det ska finnas tydliga riktlinjer för hur man ska attestera etc. Det ska finnas en ordinarie beslutsattestant, samt en ersättare vid tillfällig frånvaro. I arbetet med detta återstår 3 förvaltningar och det förväntas vara klart allra senast i juni har kunnat verifiera att arbetet påbörjats och fortgår. Tjänsteman på kommunen arbetar med teknisk upplärning för alla sakgranskningsattestanter. Denna kurs är obligatorisk och innefattar bl.a. genomgång av representationsfakturor, regelverk etc. Åtgärder avseende regelbundna uppföljningar för behörigheter har inte vidtagits. Det har framförts att systemförvaltaren ska ta fram listor avseende behörigheter, men arbetet har inte påbörjats. De som lägger upp leverantörer får inte bemyndiga några utbetalningar och vice versa. har fått ta del av underlag som verifierar detta. Arbetet med efterkontroller avseende representation har inte kommit igång. Sollentuna kommuns revisorer 18 av 19

23 Bedömning Revisorernas rekommendationer Upplägg av behörigheter i ekonomisystemet/leverantörsreskontran sker utifrån tillräckliga underlag och av behörig person. Upplägg av nya behörigheter samt av förändringar av behörigheter följs upp regelbundet. Upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret sker av oberoende person. Fakturorna uppfyller kravet på fullständig verifikation vad gäller förtroendekänsliga poster. Uppföljning Delvis uppfyllt En genomgång görs av varje förvaltning, tre förvaltningar återstår. Ej uppfyllt Åtgärder avseende regelbundna uppföljningar för behörigheter har inte vidtagits. Delvis uppfyllt Enligt uppgift får de som lägger upp nya leverantörer inte bemyndiga utbetalningar och vice versa. har dock inte kunnat verifiera detta. Ej uppfyllt Arbetet med efterkontroller avseende representation har inte kommit igång. Enligt uppgifter ska det från och med hösten 2015 finnas en löpande kontroll av konton som avser utbildning, representation, resor etc. Sollentuna kommuns revisorer 19 av 19