Uppföljning av granskningar gjorda Danderyds kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Sandra Feiff Jenny Nyholm Uppföljning av granskningar gjorda Danderyds kommun

2 Uppföljning av tidigare granskningar Sandra Feiff Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Danderyd kommuns revisorer

3 Uppföljning av tidigare granskningar Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Avgränsning Revisionsmetod Ekonomisk styrning och kontroll Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Lönegranskning Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Intern kontroll i byggprocessen Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Kartläggning av ekonomiska styrregler inom ramen för investeringsprocessen Sammanfattning av genomförd kartläggning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Intern kontroll inom överförmyndarverksamheten Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Danderyd kommuns revisorer

4 Uppföljning av tidigare granskningar Bedömning Leverantörsfakturor Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Nämndens/styrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Danderyd kommuns revisorer

5 1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av Danderyds kommuns revisorer genomfört en uppföljning av tidigare granskningar gjorda under åren Revisionsfrågan som skulle besvaras lydde: Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av den bedömning och de åtgärdsförslag som lämnats i 2011, 2012 och 2013-års granskningar? Den sammanfattande bedömningen för respektive granskning baseras på en bedömning av huruvida åtgärder vidtagits, samt i vilken utsträckning enligt de rekommendationer som lämnades i granskningsrapporterna. Totalt lämnades 31 stycken rekommendationer i granskningarna. Efter den uppföljande granskningen bedöms tolv rekommendationer uppfyllda, tio delvis uppfyllda och nio ej uppfyllda. Vår bedömning är att granskningarna har lett till att åtgärder vidtagits inom vissa områden. I många avseenden har arbetet med förbättringar påbörjats, men ej ännu fullt ut implementerats. Bedömning Antal rekommendationer Uppfyllt 12 Delvis uppfyllt 10 Ej uppfyllt 9 Totalt 31 Bedömningen grundar sig på följande: Granskning av ekonomisk styrning och kontroll (2011) Övergripande åtgärder har vidtagits och dessa har pågått sedan genomförd granskning. Inga beslut är dock ännu tagna. Avseende avskrivningstider har en förändring skett i och med kravet på komponentavskrivning (RKR 11.4). Kommunen har påbörjat arbetet med detta och en handlingsplan har tagits fram. Granskning av lönerutinen (2011) Kommunen har vidtagit vissa åtgärder, bl.a. finns ett upprättat personalregister och det går att få fram uppgifter om sparade semesterdagar. Däremot säkerställs fortfarande inte att ansvariga chefer går igenom lönelistor varje månad samt utför dokumenterade kontroller av detta. Granskning av intern kontroll i byggprocessen (2011) Åtgärder har vidtagits i viss utsträckning. Ett nytt kommunövergripande dokument avseende korruption utöver reglerna kring mutor och bestickning har tagits fram, men är inte politiskt beslutat. Kommunen har sedan årsskif- Danderyd kommuns revisorer 1 av 23

6 tet 2015 en anställd entreprenadupphandlare och har implementerat ett nytt beställarsystem inom Tekniska kontoret. Kartläggning av ekonomiska styrregler inom ramen för investeringsprocessen (2012) Kartläggningen hänger samman med granskningen av ekonomisk styrning och kontroll. De övergripande vidtagna åtgärderna har pågått sedan genomförd granskning, bl.a. arbetet med att ta fram ett verksamhetsövergripande styrdokument inom vilket dokument avseende investeringsprocessen ingår. Granskning av intern kontroll inom överförmyndarverksamheten (2012) Nämnden har sedan genomförd granskning genomfört en risk- och väsentlighetsanalys samt tagit fram en verksamhetsplan med övergripande mål och en digital rutinpärm avseende uppföljning av ställföreträdarnas ekonomiska situation. Granskning av intern kontroll av leverantörsfakturor (2013) Endast ett kontrollmål bedöms uppfyllt sedan genomförd granskning. Kommunen har en upprättad förteckning över beslutsattestanter. Upplägg av nya behörigheter samt av förändringar av behörigheter följs inte upp regelbundet. Avseende upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret har inga åtgärder vidtagits sedan genomförd granskning. Danderyd kommuns revisorer 2 av 23

7 2. Inledning 2.1. Bakgrund De granskningar som revisionen genomför innehåller ofta förslag på åtgärder som bör genomföras. Dessa åtgärder varierar i omfattning och därmed också i tid för genomförande. En viktig del av revisionens arbete är därför att följa upp tidigare granskningar för att se om åtgärder vidtagits med anledning av dessa. Danderyds kommuns revisorer har uppdragit att följa upp granskningar genomförda under åren Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan som skulle besvaras var följande: Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av den bedömning och de åtgärdsförslag som lämnats i 2011, 2012 och 2013-års granskningar? 2.3. Avgränsning Granskningen avser åren och avgränsas till redovisningsrevisionella granskningar. De områden som ansetts fungera tillfredställande har inte tagits med i granskningen. Inte heller berörs genomförd granskning av delårsrapport och årsredovisning, dessa följs upp på annat sätt. Granskningen omfattar kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Följande granskningar har följts upp: Granskning av ekonomisk styrning och kontroll (2011) Granskning av lönerutinen (2011) Granskning av intern kontroll i byggprocessen (2011) Kartläggning av ekonomiska styrregler inom ramen för investeringsprocessen (2012) Granskning av intern kontroll inom överförmyndarverksamheten (2012) Granskning av intern kontroll av leverantörsfakturor (2013) 2.4. Revisionsmetod Genomgång har skett av revisorernas synpunkter och förslag till åtgärder som angetts i lämnade revisionsrapporter och missivbrev till nämnder och styrelser. Därefter har granskning skett av eventuella svar som revisorerna fått från respektive nämnd/styrelse och ytterligare har lägesbeskrivningar inhämtats från berörda tjänstemän. En bedömning enligt Uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfyllt har gjorts utifrån vidtagna åtgärder enligt de rekommendationer som lämnades i rapporterna. Danderyd kommuns revisorer 3 av 23

8 3. Ekonomisk styrning och kontroll 3.1. Sammanfattning av genomförd granskning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Danderyds kommun genomförde år 2011 en granskning avseende den ekonomiska styrningen och kontrollen. Revisionsfrågan som skulle besvaras var: Har Kommunstyrelsen utformat regler, riktlinjer eller policydokument för väsentliga processer och rutiner inom området ekonomistyrning och kontroll i syfte att säkerställa en tillräcklig intern kontroll och ändamålsenlig ekonomisk styrning? Efter genomförd granskning bedömdes Kommunstyrelsen ha en tillräcklig intern kontroll och ändamålsenlig ekonomisk styrning, men att dessa till vissa delar var i behov av uppdatering Revisorernas rekommendationer Efter genomförd granskning rekommenderades Kommunstyrelsen att: Uppdatera de reglementen, riktlinjer etc. som är i behov av detta utifrån kommunens nuvarande arbetssätt och förhållanden. Ett arbete med detta hade redan påbörjats i vissa stycken. Efterhöra synpunkter från kommunens övriga styrelser/nämnder i de fall omarbetningar eller förtydliganden är önskvärda vad gäller reglementen och riktlinjer etc. I riktlinjerna för investeringsverksamheten på ett tydligare sätt klargöra de regler som ska gälla vid klassificering respektive avskrivningstider för de olika typerna av anläggningstillgångar som finns. Se över innehåll och struktur på intranätet och eftersträva att upprätta en gemensam ekonomihandbok som finns upplagd på kommunens intranät. Rapporten skickades till Kommunstyrelsen för kännedom och yttrande med önskan om svar senast 10 april Nämndens/styrelsens yttrande Kommunledningskontoret behandlade ärendet och lämnade i sitt tjänsteutlåtande följande kommentarer avseende de lämnade rekommendationerna: Arbetet med att uppdatera kommunens reglementen, riktlinjer, policydokument m.m. påbörjades under Kommunen tar även fram ett nytt övergripande dokument Modell för verksamhetsstyrning i Danderyds Danderyd kommuns revisorer 4 av 23

9 kommun. Parallellt sker arbetet med att uppdatera befintliga riktlinjer som bland annat intern kontroll, investeringar, exploateringar och representation. Attestreglementet uppdaterades En projektgrupp bestående av kommunens ekonomer/controllers är sedan 2011 remissgrupp för arbetet med framtagande, uppdatering och utveckling av kommunens riktlinjer, policydokument m.m. En översyn av kommunens samtliga reglementen har påbörjats. Kommunens styrdokument, Riktlinjer för investeringar från 2009 samt relevanta riktlinjer och idéskrifter från RKR följs idag och är publicerade i ekonomihandboken på kommunens intranät. Kommunen har en till stora delar fungerande och relevant ekonomihandbok publicerad på intranätet, däremot har denna inte kommunicerats tillräckligt ut i verksamheterna. Under våren har ekonomiavdelningen planerat och strukturerat en utbildningsinsats för alla administratörer och assistenter i kommunen. Utbildningen, som sker med början hösten 2012, planeras att kontinuerligt hållas vid ett par tillfällen per år. Ärendet överlämnades till Kommunstyrelsen med förslag om att lägga informationen till handlingarna samt uppdra kommunledningskontoret att återkomma med en återrapportering senast i december Uppföljning av vidtagna åtgärder Efter genomgång med berörda tjänstemän framkommer följande: Kommunen följer samma reglementen och riktlinjer som under genomförd granskning. Enligt uppgift påbörjades en uppdatering av dessa Kommunen har för avsikt att införa en modell för verksamhetsstyrning bestående av ett övergripande styrdokument som berör samtliga förvaltningar. Ett nytt konsultsstöd har upphandlats under 2014 och i samband med den pågående upphandlingen har en mängd områden som behöver ses över identifierats. Enligt uppgift har ingenting gjorts beträffande att efterhöra synpunkter från kommunens styrelser/nämnder i de fall omarbetningar eller förtydliganden är önskvärda vad gäller reglementen. Inom ramen för den nya modellen för verksamhetsstyrning, och det övergripande styrdokumentet, ingår investeringsverksamheten. Avseende avskrivningstider har en förändring skett av rekommendationen avseende materiella anläggningstillgångar i och med kravet på komponentavskrivningar (RKR 11.4). Kommunen har enligt uppgift påbörjat arbetet med att införa komponentavskrivningar och har tagit fram en handlingsplan avseende detta. Danderyd kommuns revisorer 5 av 23

10 Som framkommer i KLK s tjänsteutlåtande har kommunen en till stora delar fungerande och relevant ekonomihandbok på intranätet. I och med den nya modellen för verksamhetsstyrning ses innehållet och strukturen över Bedömning Revisorernas rekommendationer Uppföljning Uppdatera de reglementen, riktlinjer etc. som är i behov av detta utifrån kommunens nuvarande arbetssätt och förhållanden. Ej uppfyllt Arbetet med att uppdatera reglementen och riktlinjer påbörjades redan Arbetet pågår fortfarande. Efterhöra synpunkter från kommunens övriga styrelser/nämnder i de fall omarbetningar eller förtydliganden är önskvärda vad gäller reglementen och riktlinjer etc. Ej uppfyllt Enligt uppgift har inga åtgärder vidtagits avseende denna punkt. I riktlinjerna för investeringsverksamheten på ett tydligare sätt klargöra de regler som ska gälla vid klassificering respektive avskrivningstider för de olika typerna av anläggningstillgångar som finns. Delvis uppfyllt Arbetet med att se över riktlinjerna ingår i det övergripande verksamhetsdokumentet. Kommunen har påbörjat arbetet med komponentavskrivningar och tagit fram en handlingsplan avseende detta. Se över innehåll och struktur på intranätet och eftersträva att upprätta en gemensam ekonomihandbok som finns upplagd på kommunens intranät. Delvis uppfyllt Ekonomihandboken finns på kommunens intranät. Innehåll och struktur ses över i samband med att det övergripande styrdokumentet tas fram. Utöver ovanstående rekommendationer lämnades i granskningsrapporten en notering avseende rutinen för bisyssla. Dåvarande praxis var att varje nyanställd i sitt anställningsavtal skulle besvara frågan om förekomsten av bisyssla. En årlig uppföljning skedde redan då i samband med det årliga medarbetarsamtalet. Vi har tagit del av riktlinjer avseende bisyssla. Danderyd kommuns revisorer 6 av 23

11 4. Lönegranskning 4.1. Sammanfattning av genomförd granskning I början av 2012 genomförde på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Danderyds kommun en granskning avseende den interna kontrollen vad gällde lönerutinen. De revisionsfrågor som skulle besvaras var: Är den interna kontrollen vad gäller lönerutinen tillräcklig? Är uppgifterna i lönesystemet korrekta/tillförlitliga? Efter genomförd granskning bedömdes den interna kontrollen vad gällde lönerutinen i huvudsak vara tillräcklig, samt uppgifterna i lönesystemet i huvudsak vara korrekta och tillförlitliga. Bedömningen baserades på iakttagelser och bedömningar utifrån granskningens kontrollmål Revisorernas rekommendationer För att ytterligare stärka den interna kontrollen rekommenderades Kommunstyrelsen att: Säkerställa att de kontroller som ska göras i samband med de olika stegen i lönerutinen fullständigt dokumenteras. Säkerställa att ett komplett personalregister upprättas i kommunen. Säkerställa att det på ett enkelt sätt går att få fram uppgifter om sparade semesterdagar. Säkerställa att varje ansvarig chef/arbetsledare går igenom lönelistor varje månad och dokumenterar att kontrollen är utförd. Rapporten skickades till Kommunstyrelsen för kännedom och yttrande och svar önskades senast 10 april Nämndens/styrelsens yttrande Kommunstyrelsen beslutade godkänna kommunledningskontorets tjänsteutlåtande från som svar på rapporten. I tjänsteutlåtandet framförde KLK att löneenheten utifrån den kontroll som hade gjorts skulle fortsätta arbeta med de rekommendationer som lämnats. KLK föreslog Kommunstyrelsen att överlämna KLKs svar på rapporten till revisorerna som sitt eget yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder En genomgång har skett med berörd tjänsteman på kommunens lönekontor: Danderyd kommuns revisorer 7 av 23

12 Enligt uppgift finns en fungerande rutin avseende dokumentation av de olika stegen i lönerutinen. Kommunen har en checklista som berörda personer fyller i samband med utförd kontroll. Finns även en rutinbeskrivning över vilka kontroller som ska utföras. Denna är dock från 2009 och skulle enligt uppgift behöva revideras och uppdaterats. Framförallt behöver beloppsgränserna justeras/höjas. Vi har tagit del av checklista, rutinbeskrivning avseende kontroll/granskning och utanordning av lön för Danderyds kommun samt blankett avseende attest/utbetalning av löner. Kommunens personalregister finns endast tillgängligt i lönesystemet, inte utskrivet. Vi har tagit del av en förteckning över samtliga personer med pågående anställning per Enligt uppgift går det enkelt att få fram listor avseende sparade semesterdagar. Avdelningen för lön gör en avstämning samt avräkning av semesterdagar årsvis. Ett försök att införa månadsvisa avstämningar gjordes efter utförd granskning, det var dock för många parametrar att ta hänsyn till. Enligt uppgift fungerar systemet med årsvis avstämning väl. Vi har tagit del av förteckning över sparade semesterdagar för aktuella anställningar. Varje ansvarig chef/arbetsledare förväntas gå igenom lönelistorna varje månad, det framkommer dock att detta inte görs av alla. Som beskrivs ovan finns en checklista avseende lönerutinen samt rutinbeskrivning för vilka kontroller som ska göras varje månad. I granskningsrapporten framgick att det fanns vissa poster i lönesystemet som enligt vår bedömning borde följas upp: o o o Traktamente: Avseende traktamente noterades i granskningen två felaktiga fall. Enligt uppgift handlade detta om handhavande fel som borde ha noterats i samband med attestering av fakturorna. Övertidsersättning kopplat till deltidsanställning: I granskningen noterades tre fall av felaktigt utbetalad övertidsersättning. Nu sköts hanteringen samt beräkningen maskinellt via självservice. Arbetet med detta hade påbörjats redan 2011 och omfattar i maj 2015 alla heltidsanställda och nästan alla timavlönade. Enligt uppgift innebär självservice att färre fel görs eftersom den manuella hanteringen försvinner. Fyllnadslön kopplat till heltidsanställning: Efter genomförd granskning framkom att två personer med full sysselsättning hade erhållit fyllnadstid. Enligt uppgift ska detta inte kunna ske om inte personen exempelvis deltagit i en utbildning på en ledig dag. Danderyd kommuns revisorer 8 av 23

13 Bedömning Revisorernas rekommendationer Säkerställa att de kontroller som ska göras i samband med de olika stegen i lönerutinen fullständigt dokumenteras. Uppföljning Delvis uppfyllt Kommunen har en checklista avseende utförda kontroller samt en rutinbeskrivning som anger vilka kontroller som ska utföras. Löneenheten kan dock inte säkerställa att alla gör detta. Vi har kunnat verifiera dokumenten. Säkerställa att ett komplett personalregister upprättas i kommunen. Uppfyllt Kommunen har ett upprättat personalregister som finns tillgängligt i lönesystemet. Vi har verifierat detta. Säkerställa att det på ett enkelt sätt går att få fram uppgifter om sparade semesterdagar. Uppfyllt Vi har tagit del av förteckning över sparade semesterdagar för aktuella anställningar. Säkerställa att varje ansvarig chef/arbetsledare går igenom lönelistor varje månad och dokumenterar att kontrollen är utförd. Ej uppfyllt Ingen förändring har skett sedan genomförd granskning. Danderyd kommuns revisorer 9 av 23

14 5. Intern kontroll i byggprocessen 5.1. Sammanfattning av genomförd granskning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Danderyds kommun granskade hösten 2011 hur kommunens interna kontroll i byggprocessen. Revisionsfrågan som granskningen syftade till att besvara var: Hur säkerställer kommunen kontrollen av tillförlitlighet och säkerhet i verkställigheten av byggprocessen och att den interna kontrollen är tillräcklig? Efter genomförd granskning var den sammanfattande bedömningen att kontrollen av tillförlitlighet och säkerhet i verkställigheten av byggprocessen och den interna kontrollen inte i alla delar var tillräcklig Revisorernas rekommendationer För att stärka den interna kontrollen inom området lämnades i granskningen ett antal rekommendationer: Ta fram ett kommungemensamt dokument kring korruption som tar upp mer komplexa risksituationer utöver de som framgår i riktlinjerna för att undvika mutor och bestickning. Rutiner för hantering av tips från anställda och allmänheten gällande eventuella avvikelser från gällande regler och rutiner att tillämpa vid misstanke om förekomst av oegentlighet bör aktualiseras. Risker för mutor och bestickning bör belysas i ett internt informations- och utbildningsmaterial. Driftentreprenaden inom fastighetsnämndens verksamhetsområde: En metod för att säkerställa att beställd överenskommen tjänst levereras måste utvecklas. Behovet av ett beställarsystem inom Tekniska kontoret. Överväga behovet att förstärka upphandlingsfunktionen med entreprenadkunnig upphandlingskompetens. Förtydligande bör övervägas beträffande momenten kontroll mot leverans/prestation samt kontroll mot underlag såsom beställning och beslut när det gäller byggprocessen. I arbetet med att uppdatera och förnya flera av kommunens övergripande styrdokument är det viktigt att beakta frågeställningar om skydd mot mutor Danderyd kommuns revisorer 10 av 23

15 och bestickning eller annan otillbörlig påverkan samt göra bedömningar och avvägningar kring hur detta område ska beaktas. Rapporten skickades till Kommunstyrelsen och Fastighetsnämnden för kännedom och yttrande. Svar önskades senast den 31 januari Nämndens/styrelsens yttrande Kommunstyrelsen svarade på revisionsrapporten i januari 2012 och gav kommunledningskontoret i uppdrag att redovisa vidtagna åtgärder med anledning av revisionsrapporten senast i juni I sitt tjänsteutlåtande från skrev kommunledningskontoret att de hade påbörjat arbetet med att vidta åtgärder i enlighet med revisorernas rekommendationer samt att förslag till reviderade riktlinjer skulle komma att underställas kommunstyrelsen under KLK föreslog kommunstyrelsen att lägga följande information till handlingarna: Kommunledningskontoret har påbörjat arbetet med att utarbeta förslag till reviderade riktlinjer samt rutiner för hantering av tips. Till riktlinjerna kommer ett informations- och utbildningsmaterial att bifogas. Ekonomiavdelningen har utarbetat en utbildningsplan avseende utbildningar kring det administrativa regelverket i kommunen. Målgruppsanpassade utbildningar innehållande bl.a. problematiken kring mutor och bestickning kommer att genomföras med början hösten Kommunledningskontoret arbetar med att uppdatera styrdokumenten i kommunen. För att öka kännedomen om kommunens styrdokument hos de anställda kommer bl.a. introduktionsutbildningen för nya medarbetare och chefer revideras. Diskussioner pågår kring anskaffning av en beställningsmodul inom ramen för ekonomisystemet Agresso i enlighet med tekniska kontorets önskemål. I beslut om ombudgeteringar, tilläggsanslag och revidering av budget 2012 dnr 2011/0328 beslöt KF att tilldela fastighetsnämnden kr för en förstärkning av upphandlingskompetensen. Rekrytering av medarbetare med sådan kompetens pågår Uppföljning av vidtagna åtgärder Efter genomgång med berörda tjänstemän framkommer att följande åtgärder påbörjats/vidtagits: Nytt regelverk togs fram under 2013, dock fullföljdes inte arbetet p.g.a. bristande personalresurser. Enligt uppgift är allt material framtaget, men inte beslutat av politiken. Vi har fått ta del av kommunens regler kring mutor och jäv. Danderyd kommuns revisorer 11 av 23

16 Efter granskningen påbörjade dåvarande kommunjuristen ett införande av en whistlerblower-funktion för hantering av tips från anställda och allmänheten. På tjänstemannanivå bestämdes sedermera att funktionen inte skulle införas under 2014 p.g.a. stora administrativa kostnader. Eftersom det framtagna regelverket (se ovan) inte är beslutat har inget internt informations- och utbildningsmaterial avseende risker för mutor och bestickning tagits fram. Driftentreprenaden inom fastighetsnämndens verksamhetsområde ingår i fastighetsnämndens internkontroll. Vi har tagit del av fastighetsnämndens dokument intern kontroll gemensamt granskningsområde. Ett nytt beställarsystem inom Tekniska nämnden implementerades i ekonomisystemet hösten 2014 och driftsattes från Efter granskningen köpte kommunen en konsultjänst för entreprenadupphandlingar. Konsultstödet förändrades senare till en anställning och sedan början av 2015 har kommunen en heltidsanställd entreprenadupphandlare Bedömning Revisorernas rekommendationer Ta fram ett kommungemensamt dokument kring korruption som tar upp mer komplexa risksituationer utöver de som framgår i riktlinjerna för att undvika mutor och bestickning. Uppföljning Delvis uppfyllt Allt material avseende ett nytt regelverk har tagits fram, men är inte beslutat. Vi har fått ta del av regler kring mutor och jäv. Rutiner för hantering av tips från anställda och allmänheten gällande eventuella avvikelser från gällande regler och rutiner att tillämpa vid misstanke om förekomst av oegentlighet bör aktualiseras. Ej uppfyllt Efter genomförd granskning påbörjade kommunjuristen att ta fram rutiner kring en funktion avseende detta, men det beslutades på tjänstemannanivå att inte införa föreslagen funktion under Risker för mutor och bestickning bör belysas i ett internt informations- och utbildningsmaterial. Ej uppfyllt Inget material har tagits fram. Danderyd kommuns revisorer 12 av 23

17 Driftentreprenaden inom fastighetsnämndens verksamhetsområde: En metod för att säkerställa att beställd överenskommen tjänst levereras måste utvecklas. Uppfyllt Ingår i fastighetsnämndens internkontrollplan som vi har fått ta del av. Behovet av ett beställarsystem inom Tekniska kontoret. Uppfyllt Implementerades i ekonomisystemet 2014 och driftsattes Överväga behovet att förstärka upphandlingsfunktionen med entreprenadkunnig upphandlingskompetens. Uppfyllt Sedan 2015 har kommunen en anställd entreprenadupphandlare. Förtydligande bör övervägas beträffande momenten kontroll mot leverans/prestation samt kontroll mot underlag såsom beställning och beslut när det gäller byggprocessen. I arbetet med att uppdatera och förnya flera av kommunens övergripande styrdokument är det viktigt att beakta frågeställningar om skydd mot mutor och bestickning eller annan otillbörlig påverkan samt göra bedömningar och avvägningar kring hur detta område ska beaktas. Delvis uppfyllt Kommunen har infört ett beställarsystem som möjliggör en kontroll av detta. Verifiering har inte gjorts. Ej uppfyllt Arbetet med ett verksamhetsövergripande styrdokument som berör alla förvaltingar pågår. Som anges ovan är ärendet inte beslutat. Danderyd kommuns revisorer 13 av 23

18 6. Kartläggning av ekonomiska styrregler inom ramen för investeringsprocessen 6.1. Sammanfattning av genomförd kartläggning Revisorerna har tidigare genomfört granskning av flera gemensamma rutiner för intern kontroll där ett antal brister har framkommit. En uppföljande granskning av tidigare noterade brister genomfördes under Tidigare har också granskning genomförts av enskilda investeringsprojekt. Då har vissa oklarheter beträffande regelverket för investeringsprocessen noterats, bl.a. hur och vilken kalkylränta som ska användas vid kalkylering. Revisorerna ville med anledning av de tidigare noterade oklarheterna rörande regelverket avseende investeringsprocessen göra en kartläggning och förstudie avseende de styrregler som gäller för investeringsprocessen och enskilda investeringsprojekt. De tidigare noterade bristerna i vissa gemensamma rutiner för intern kontroll utgör ytterligare ett motiv för kartläggningen/förstudien. Kartläggningen omfattade följande delar: Vilka ekonomiska styrregler gäller särskilt för investeringsprocessen och genomförande av enskilda projekt (planering, genomförande och uppföljning) Styrreglernas aktualitet I kartläggningen ingick också att översiktligt bedöma om väsentliga områden inte är beaktade i befintliga styrregler Revisorernas rekommendationer Efter genomförd kartläggning lämnades Kommunstyrelsen med rekommendationer att: Kommunstyrelsen i styrdokumenten för investeringsverksamheten på ett tydligare sätt klargör hur den övergripande styrprocessen för investeringsverksamheten ska samordnas med de redovisningsmässiga regler och rekommendationer som gäller för investeringsverksamheten. Kommunstyrelsen kopplat till styrdokumenten för investeringsverksamheten tar fram dokument som stöder verksamheterna praktiskt i arbetet med investeringsprocessen och att dessa är tydliga och förankrade i de investeringssituationer som en kommun ställs inför. Danderyd kommuns revisorer 14 av 23

19 Kommunstyrelsen i styrdokumenten för investeringsverksamheten på ett tydligare sätt klargör de regler som ska gälla vid klassificering respektive avskrivningstider för de olika typerna av anläggningstillgångar som finns. Kommunstyrelsen i styrdokumenten för investeringsverksamheten uttrycker vilken internräntemetod som ska användas. Kommunstyrelsen i styrdokumenten för investeringsverksamheten uttrycker hur eventuella investeringsinkomster ska hanteras Nämndens/styrelsens yttrande Inget tjänsteutlåtande finns avseende denna rapport Uppföljning av vidtagna åtgärder Efter genomgång med berörda tjänstemän framkommer följande: Kommunstyrelsen arbetar fram en ny modell för verksamhetstyrning i form av ett övergripande styrdokument. Investeringsverksamheten ligger inom ramen för denna modell. Arbete med kommunens lokalförsörjning har påbörjats och en strategisk styrgrupp kommer tillsättas för att ta hand om utredningen. Införandet av komponentavskrivningar har påbörjats. Enligt uppgift har kommunen tagit fram en handlingsplan avseende komponentavskrivningar Bedömning Revisorernas rekommendationer I styrdokumenten för investeringsverksamheten bör Kommunstyrelsen på ett tydligare sätt klargöra hur den övergripande styrprocessen för investeringsverksamheten ska samordnas med de redovisningsmässiga regler och rekommendationer som gäller för investeringsverksamheten. Uppföljning Ej uppfyllt - Kommunen arbetar med att ta fram ett övergripande verksamhetsdokument. Arbete har påbörjats men är inte färdigställt. Kopplat till styrdokumenten för investeringsverksamheten bör Kommunstyrelsen ta fram dokument som stöder verksamheterna praktiskt i arbetet med investeringsprocessen samt se till att dessa är tydliga och förankrade i de investeringssituationer Ej uppfyllt Investeringsverksamheten ligger inom ramen för det övergripande verksamhetsdokumentet som kommunen håller på och tar fram. Dokumentet ska utgöra ett stöd för investeringsprocessen. Danderyd kommuns revisorer 15 av 23

20 som en kommun ställs inför. I styrdokumenten för investeringsverksamheten bör Kommunstyrelsen på ett tydligare sätt klargöra de regler som ska gälla vid klassificering respektive avskrivningstider för de olika typerna av anläggningstillgångar som finns. Delvis uppfyllt Se ovan. Nytt regelverk och handlingsplan avseende komponentavskrivningar. I styrdokumenten för investeringsverksamheten bör Kommunstyrelsen uttrycka vilken internräntemetod som ska användas. Ej uppfyllt Under intervju framkommer inte att särskilda iakttagelser har tagits gällande detta. I styrdokumenten för investeringsverksamheten bör Kommunstyrelsen uttrycka hur eventuella investeringsinkomster ska hanteras. Ej uppfyllt Under intervju framkommer inte att åtgärder har vidtagits gällande hantering av investeringsinkomster. Danderyd kommuns revisorer 16 av 23

21 7. Intern kontroll inom överförmyndarverksamheten 7.1. Sammanfattning av genomförd granskning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Danderyds kommun granskade 2013 den interna kontrollen inom överförmyndarverksamheten. Revisionsfrågan som granskningen avsåg besvara var följande: Har överförmyndarnämnden en tillräcklig intern kontroll för sitt uppdrag? Efter genomförd granskning bedömdes att överförmyndarverksamheten i Danderyds kommun var ändamålsenlig vad gällde kompetens och organisation. Dock ansågs att verksamheten var sårbar eftersom den i stor utsträckning är person- och inte funktionsbaserad. Den sammantagna bedömningen var att överförmyndarnämnden hade en tillräcklig intern kontroll för sitt uppdrag, men att vissa områden och rutiner dock kunde utvecklas Revisorernas rekommendationer Utifrån genomförd granskning rekommenderades överförmyndarnämnden att: En risk- och väsentlighetsanalys genomförs till grund för prioritering och genomförande av de uppdrag som åligger överförmyndaren i syfte att säkerställa ändamålsenlighet och effektivitet samt en god intern kontroll. Uppföljningsbara mål eller styrtal fastställs för verksamheten gällande exempelvis handläggningstider och tillgänglighet. Rutiner skapas för en mer regelbunden uppföljning av ställföreträdarnas ekonomiska situation och lämplighet, även under pågående uppdrag. Nämnden och kommunstyrelsen tydliggör sina respektive roller vad gäller styrningen av överförmyndarverksamheten. Överförmyndarnämnden framgent säkerställer att alla delegationsbeslut anmäls till nämnden i enlighet med kommunallagens regler. Med utgångspunkt i de ovan lämnade rekommendationerna önskade revisionen svar från Överförmyndarnämnden senast 30 september Danderyd kommuns revisorer 17 av 23

22 7.3. Nämndens/styrelsens yttrande Överförmyndarnämnden behandlade rapporten på sitt sammanträde och beslutade att följa revisorernas rekommendationer Uppföljning av vidtagna åtgärder Efter genomgång med berörd tjänsteman framkommer att följande åtgärder vidtagits: Nämnden har genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. Vi har tagit del av kommunens internkontrollplan för 2015 i vilken risk- och väsentlighetsanalysen ingår. En verksamhetsplan i vilken övergripande mål framgår har tagits fram. Vi har fått ta del av verksamhetsplanen från 2014 samt överförmyndarnämndens årsöversikt för Nämnden har tagit fram en gemensam digital rutinpärm avseende löpande kontroller av ställföreträdare. Pärmen innehåller flikar med underliggande dokument t.ex. rutin vid hot om våld, dokumenthanteringsplan etc. Rutinpärmen är enligt uppgift mycket omfattande och syftar till att på mer strukturerat sätt ge stöd för bl.a. nya medarbetare och ifall vakanser förekommer. Ur intervjun framkommer att ett förtydligande har gjorts avseende arbetsfördelningen sedan genomförd granskning. En ny kommundirektör tillträdde kort efter granskningen och i och samband med det flyttades personalansvar över på den nyinrättade chefsnivån, kanslichefen. Kanslichefen har även inrättat en ytterligare chefsnivå, en gruppchef som innehas av nämndsekreteraren. o I svaret på granskningsrapporten framförde Överförmyndarnämnden att de skulle anmäla en önskan om att personalen anställs under nämndens ansvar. Avseende detta finns enligt uppgift inga planer idag. I och med de nya chefsposterna samt de förändrade chefsansvaret anses arbetsfördelningen och rollerna vara tydliggjorda. Vissa beslut anmäls, t.ex. uttagstillstånd och delegationsbeslut av vikt tas upp. Av intervju framkommer att viss speciallagstiftning tar över Kommunallagen och att alla beslut därmed inte behöver anmälas till nämnden Bedömning Revisorernas rekommendationer En risk- och väsentlighetsanalys genomförs till grund för prioritering och ge- Uppföljning Uppfyllt En risk- och väsentlighetsanalys har Danderyd kommuns revisorer 18 av 23

23 nomförande av de uppdrag som åligger överförmyndaren i syfte att säkerställa ändamålsenlighet och effektivitet samt en god intern kontroll. genomförts. Analysen ingår i nämndens interkontrollplan som vi har fått ta del av. Uppföljningsbara mål- eller styrtal fastställs för verksamheten gällande exempelvis handläggningstider och tillgänglighet. Uppfyllt En verksamhetplan har tagits fram från vilken övergripande mål framgår. Vi har verifierat detta. Rutiner skapas för en mer regelbunden uppföljning av ställföreträdarnas ekonomiska situation och lämplighet, även under pågående uppdrag. Uppfyllt Kommunen har tagit fram en gemensam digital rutinpärm med flikar med underliggande dokument. Nämnden och kommunstyrelsen tydliggör sina respektive roller vad gäller styrningen av överförmyndarverksamheten. Uppfyllt Enligt uppgift har kommunen en tydligare arbetsfördelning sedan genomförd granskning. Chefsansvaret har omfördelats och nya chefsnivåer inrättats. Överförmyndarnämnden framgent säkerställer att alla delegationsbeslut anmäls till nämnden i enlighet med kommunallagens regler. Delvis uppfyllt Vissa beslut anmäls, t.ex. uttagstillstånd och delegationsbeslut av vikt tas upp. Danderyd kommuns revisorer 19 av 23

24 8. Leverantörsfakturor 8.1. Sammanfattning av genomförd granskning 2013 gjorde på uppdrag av Danderyd kommuns revisorer en granskning avseende den interna kontrollen av tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörfakturor. Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor? Efter genomförd granskning bedömdes att den interna kontrollen avseende tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inte var tillräcklig. Bedömningen gjordes med utgångspunkt i de brister som noterades i granskningen avseende uppställda kontrollmål Revisorernas rekommendationer Revisionsfrågan skulle besvaras utifrån sju uppställda kontrollmål. Av dessa bedömdes två vara uppfyllda, två delvis uppfyllda och tre ej uppfyllda. Vi följer i denna granskning upp de kontrollmål som bedömdes delvis uppfyllda eller ej uppfyllda. Det finns en aktuell förteckning över beslutsattestanter och eventuellt andra attestanter: Delvis uppfyllt Utifrån genomförd verifiering bedöms förteckning av utsedda beslutsattestanter för två förvaltningar vara fullständiga. För tre förvaltningar bedöms erhållna attestförteckningar och tillhörande underlag vara bristfälliga. För två förvaltningar har attestförteckningar eller andra underlag inte erhållits. Upplägg av behörigheter i ekonomisystemet sker utifrån tillräckliga underlag och av behörig person: Ej uppfyllt Verifiering av registrerade behörigheter har inte kunnat genomföras då angivna blanketter inte ifylls som avsetts. Upplägg av nya behörigheter samt av förändringar av behörigheter följs upp regelbundet: Ej uppfyllt Kommunen har ingen rutin för uppföljning avseende upplägg samt förändringar av behörigheter. Upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret sker av oberoende person, d.v.s. av någon annan än den som löpande arbetar med fakturahanteringen: Ej uppfyllt I samband med granskningen framkom att ekonomiassistenterna på kommunledningskontoret både kan lägga upp nya leverantörer i kommunens leverantörsregister samt göra utbetalningar av leverantörsfakturor via ekonomisystemet. Danderyd kommuns revisorer 20 av 23

25 Fakturorna uppfyller kravet på en fullständig verifikation vad gäller s.k. förtroendekänsliga poster bl.a. med avseende på angivande av syfte och deltagare, beslut samt att korrekt momsavdrag görs: Delvis uppfyllt Utifrån genomförd verifiering kan vi konstatera att momsavdrag inte har gjorts i enlighet med gällande skatteregler. Syfte saknas i ett flertal och deltagarlistor finns inte bifogade. För samtliga kontrollerade transaktioner saknas uppgift om attestant, vilket inte möjliggjort kontroll av huruvida attest har skett av behörig medarbetare Nämndens/styrelsens yttrande Kommunstyrelsen behandlade ärendet och beslutade lägga till kommunledningskontorets svar på rapporten till handlingarna. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande från : KLK konstaterade att det i samtliga delområden utom ett fanns rutiner för handhavande av leverantörsfakturor, men att ekonomiavdelningen bättre måste följa upp och återkoppla till verksamheten då avvikelser uppstår. Beträffande krav på tvåhandsprincipen och att syfte och deltagare anges vid representation har kommunledningskontoret utifrån tidigare dialoger med revisionen bedömt kraven på uppgifter varit tillräckliga. Kommunledningskontoret kommer att skärpa kraven utifrån revisonens stärkta krav på underlag. Ekonomiavdelningen har tidigare reviderat ekonomihandboken och internutbildar kontinuerligt i denna. I december 2013 utbildades ekonomgruppen av i detta ämne. Kommunledningskontoret kommer med anledning av denna granskning återrapportera till ledningsgrupp, ekonomgupp och i olika utbildningssammanhang poängtera vikten av att hantera förtroendekänsliga poster korrekt. Kommunens målsättning är att det inte får förekomma avvikelser beträffande förtroendekänsliga poster Uppföljning av vidtagna åtgärder Efter genomgång med berörda tjänstemän framkommer följande: Kommunen har en förteckning över alla beslutsattestanter samt ersättare för samtliga förvaltingar. Vi har fått ta del av förteckningen avseende 2015 samt KS beslut daterat För upplägg av behörigheter i ekonomisystemet krävs en ifylld blankett från vederbörande chef. Enligt uppgift sker ingen regelbunden uppföljning av upplägg av nya behörigheter eller förändringar av behörigheter. Däremot ombeds varje chef inkomma med underlag vid eventuella förändringar eller avslut avseende behörigheter. Tillsammans med IT-avdelningen ser ekonomiav- Danderyd kommuns revisorer 21 av 23

26 delningen till att i samband med att personer avslutas i lönesystemet samt får sitt AD-konto stängt så sker även avslut i Agresso. I samband med granskningen 2013 framkom att ekonomiassistenterna på kommunledningskontoret både kan lägga upp nya leverantörer i kommunens leverantörsregister samt göra utbetalningar av leverantörsfakturor via ekonomisystemet. Inga åtgärder har vidtagits avseende detta. o Enligt uppgift bedömer kommunledningskontoret utifrån den bemanning som finns att hanteringen är rimlig. Fakturor måste vara attesterade, samt att fördelningen på ekonomiavdelningen är sådan att en person sköter leverantörsreskontran och en annan person gör utbetalningarna. Enligt uppgift tillhandahåller kommunen idag utbildningsinsatser avseende momsavdrag. Kontroll av momsavdrag sker vid både delår- och helårsbokslut Bedömning Revisorernas rekommendationer Det finns en aktuell förteckning över beslutsattestanter och eventuellt andra attestanter. Uppföljning Uppfyllt Kommunen har en aktuell förteckning över beslutsattestanter samt ersättare för samtliga förvaltningar. Vi har verifierat detta. Upplägg av behörigheter i ekonomisystemet sker utifrån tillräckliga underlag och av behörig person. Delvis uppfyllt Det finns en blankett som krävs in från varje chef som ska lägga upp en behörighet. Upplägg av nya behörigheter samt av förändringar av behörigheter följs upp regelbundet. Delvis uppfyllt Det sker ingen regelbunden uppföljning, dock ombeds varje chef inkomma med eventuella förändringar eller avslut avseende behörigheter. Upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret sker av oberoende person, d.v.s. av någon annan än den som löpande arbetar med fakturahanteringen. Ej uppfyllt I samband med granskningen 2013 framkom att ekonomiassistenterna på kommunledningskontoret både kan lägga upp nya leverantörer i kommu- Danderyd kommuns revisorer 22 av 23

27 nens leverantörsregister samt göra utbetalningar av leverantörsfakturor via ekonomisystemet. Inga åtgärder har vidtagits avseende detta. Fakturorna uppfyller kravet på en fullständig verifikation vad gäller s.k. förtroendekänsliga poster bl.a. med avseende på angivande av syfte och deltagare, beslut samt att korrekt momsavdrag görs. Delvis uppfyllt Föregående granskning skedde utifrån ett stickprov. Inom ramen för denna granskning har ingen verifiering skett. Kommunen tillhandahåller utbildningsinsatser avseende momsavdrag och kontroll av detta sker vid både vid delåroch helårsbokslut. Vi har fått ta del av kommunens regler för undvikande av muta samt revidering av regler för representation inom Danderyds kommun. Danderyd kommuns revisorer 23 av 23