Sundbybergs stad. Granskning av intern kontroll avseende administrativa rutiner och finansiell rapportering

Transkript

1 Revisionsrapport/2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2014 Sundbybergs stad Granskning av intern kontroll avseende administrativa rutiner och finansiell rapportering 2014

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Syfte och inriktning Ramverk för intern styrning och kontroll i Sundbybergs stad Finansiell redovisning Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor och utbetalningsrutiner Ledningsnära kostnader Intäktsredovisning Pågående projekt Löneprocessen...9 1

3 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har EY genomfört en granskning av administrativa interna kontroller inom Sundbybergs stad. Granskningen har genomförts enligt den revisionsplan som tidigare fastställts. Vår övergripande bedömning är att staden inom de flesta områden har goda förutsättningar att uppnå en tillfredsställande intern kontroll rörande administrativa processer. Med utgångspunkt från granskningen lämnas dock ett antal rekommendationer i syfte att ytterligare förstärka den administrativa interna kontrollen. Det bör noteras att vissa rekommendationer även lämnats i samband med tidigare års granskningar, men där vår bedömning är att dessa fortfarande har relevans. 2. Inledning EY har, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna, genomfört en granskning av Sundbybergs stads administrativa interna kontroller. De processer som valts ut för granskning är väsentliga för stadens finansiella rapportering men är också viktiga ur ett förtroendeskapande perspektiv. I kommunallagen anges att kommunerna ska förvalta sina medel på ett sådant sätt att betryggande säkerhet kan tillgodoses och att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning. Kommunerna är också skyldiga att upprätta delårsrapporter och årsredovisningar som överensstämmer med god redovisningssed. För att klara dessa krav krävs väl utvecklade system och strukturer för intern kontroll med avseende på administrativa interna kontroller. Med system och strukturer för intern kontroll avses alla de riktlinjer och rutiner som kommunen, via fullmäktige, styrelse och nämnder har infört för att uppnå målet, så långt det är praktiskt möjligt, för att säkra att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Häri ingår bland annat rutiner för att säkerställa att de riktlinjer som lagts fast följs, att fullmäktiges beslut genomförs, att tillgångar skyddas, att oegentligheter och fel förhindras och upptäcks, att redovisningen är riktig och fullständig samt att tillförlitlig ekonomisk information upprättas i rätt tid. Enligt kommunallagen ska nämnderna tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnderna ska även tillse att verksamheterna bedrivs i enlighet med gällande mål och riktlinjer som fullmäktige beslutat och vad som i övrigt följer av lagar och föreskrifter. Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar för den interna kontrollen, på ett övergripande plan. Intern kontroll ska utformas och organiseras på ett sådant sätt att den bidrar till att öka effektiviteten. Den ska även säkra stadens tillgångar samt säkerställa en korrekt och ändamålsenlig redovisning och hantering. En god intern kontroll ska minimera risken för att staden drabbas av förluster till följd av att avsiktliga eller oavsiktliga fel begås. Enligt Sundbybergs stads gällande rutiner ska nämnderna genomföra riskanalyser utifrån de riskområden som anges i stadens reglemente och fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Förvaltningschefen svarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. 2

4 Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. 3. Syfte och inriktning Granskningen av administrativa interna kontroller inom Sundbybergs stad syftar till att göra en bedömning av hur väl väsentliga rutiner och processer fungerar och därmed erhålla värdefull information till den finansiella rapporteringen. Genom att identifiera och därefter testa väsentliga kontroller kan en bedömning göras över huruvida olika verksamhetsprocesser anses innehålla en hög kontrollrisk. Granskningen har genomförts med utgångspunkt i den revisionsplan som tidigare fastställts för 2014, vilken i sin tur bygger på revisionens risk- och väsentlighetsanalys. Granskningen täcker endast områden och aspekter som anses väsentliga för revisionen och är således ej av sådan omfattning att den täcker in alla eventuella svagheter i rutiner och intern kontroll inom staden. Granskningen är inriktad mot intern kontroll med avseende på den finansiella rapporteringen. Utifrån årets risk- och väsentlighetsanalys har vi identifierat ett antal administrativa processer vilka samtliga har en väsentlig påverkan på dels stadens finansiella rapportering, dels i ett förtroendeskadligt perspektiv. Granskningen har omfattat följande administrativa processer inom staden: Stadens övergripande styrning och uppföljning av intern kontroll Stadens bokslutsprocess Hantering av leverantörsfakturor samt attestrutiner Ledningsnära kostnader Intäkter och hantering av kundfaktureringar Hantering av löner, sociala avgifter samt källskatt Hantering och rutiner kring redovisning av pågående projekt 4. Ramverk för intern styrning och kontroll i Sundbybergs stad År 2011 inrättade staden ett nytt ramverk för intern styrning och kontroll, vilket utvecklades under Stadens arbete med intern styrning och kontroll med utgångspunkt i ramverket har sedan dess fortlöpt. Någon förändring i ramverket har inte skett under år Enligt Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter för budget- och uppföljningsprocessen ska samtliga nämnder varje år anta en intern kontrollplan. Nämndernas interna kontrollplaner ska omfatta dels måluppfyllelse för nämndspecifika och kommunövergripande mål, dels ett antal kommungemensamma kontrollområden samt eventuella kontrollområden, vilka är nämndspecifika. Fastställandet av den interna kontrollplanen ska föregås av en risk- och väsentlighetsanalys. Senast inför upprättandet av årsredovisningen ska en uppföljning ske av nämnderna rörande utfallet av de kontrollmoment som planerna omfattar. Varje nämnd har, enligt ramverket, en skyldighet att styra och löpande följa upp den interna kontrollen inom nämndens olika verksamheter. Detta innebär att nämnden ska genomföra grundliga risk- och väsentlighetsanalyser för sina verksamheter samt årligen anta en särskild 3

5 plan för den interna kontrollen. Enligt ramverket ansvarar varje nämnd för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Det övergripande ansvaret för intern kontroll ligger dock på kommunstyrelsen. Ramverket för internkontroll omfattas av tydliga riktlinjer för vilka risker som ska tas upp vid riskanalys samt exemplifierar kontrollfrågor och kontrollaktiviteter som nämnderna kan tilllämpa. Det framgår också övergripande hur ansvaret för arbetet med intern styrning och kontroll är fördelat på de olika rollerna. Varje nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen medan förvaltningschefen bland annat ansvarar för att en risk- och väsentlighetsanalys genomförs och dokumenteras. Övriga verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att den löpande interna kontrollen i form av riktlinjer och anvisningar inom verksamheten följs. Vidare är varje enskild medarbetare ansvarig för att vara medveten om sin roll i avseendet att uppnå en säker och effektiv verksamhet. Nämndernas interna kontrollplaner rapporterades och utvärderades för första gången i samband med årsbokslut I Stadens årsredovisning för 2013 återges en övergripande beskrivning av arbetet med intern styrning och kontroll, samt uppföljning av mål. Vidare finns även ett mer omfattande avsnitt i årsredovisningen avseende arbetet och uppföljningen av Stadens nämndspecifika mål, vilka presenteras i tabellformat. Dock finns det fortfarande förbättringspotential vad gäller att redogöra för varför vissa mål ej uppfyllts samt vilka åtgärder man ämnar vidta för att uppfylla samtliga mål framöver. I samband med vår granskning har vi gått igenom samtliga nämnders gällande planer för intern kontroll, med undantag för kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden samt valnämnden. Vår bedömning är att planerna omfattar väsentliga riskområden samt relevanta kontrollmoment. Dock saknas i viss utstreckning, i likhet med föregående år, uppgifter rörande roll- och ansvarfördelning avseende vilka kontrollmoment som ska utföras. Likaså saknar de interna kontrollplanerna information gällande hur genomförda kontroller ska dokumenteras, vilket vi bedömer vara av väsentlighet för att skapa en tydlig spårbarhet av nämndernas genomförda kontroller. Revisionen har för avsikt att följa upp respektive nämnds återrapportering till kommunstyrelsen av arbetet med interna kontrollplaner i samband med granskning av årsredovisning för Rekommendationer: Staden rekommenderas att, i tillämpliga fall, utveckla sin analys avseende varför vissa mål inte har uppnåtts under året, samt komplettera beskrivningen av vilka åtgärder som planeras att vidtas för att ytterligare förbättra måluppfyllelsen framöver. Stadens riktlinjer för interna kontrollplaner bör, för samtliga nämnder, omfatta en rolloch ansvarsfördelning rörande utförande av kontroller samt hur genomförda kontroller ska dokumenteras. 5. Finansiell redovisning 5.1. Bokslutsprocessen Stadens ekonomifunktion har samma organisation som föregående år. Funktioner för redovisning, bokföring, budgetsamordning samt viss controlling är samlade i en central enhet inom kommunstyrelseförvaltningen, d.v.s. kommunkontoret. I vår granskning har vi tagit del 4

6 av stadens dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende upprättandet av finansiell rapportering, framför allt gällande periodbokslut, prognoser, delårsbokslut, årsbokslut samt årsredovisning. Vår bedömning är att det föreligger en tydlig roll- och ansvarsfördelning kring upprättande av bokslutsunderlag och övriga moment i samband med bokslutsarbetet. Rutiner finns också när det gäller finansiell återrapportering till kommunstyrelsen. Vid tidigare granskningar har vi identifierat brister inom vissa nämnder när det gäller prognossäkerhet, då betydande underskott tidigare redovisats. Under 2013 påbörjade kommunen ett arbete med att utveckla stadens budget- och prognosprocess. I samband med vår granskning av bokslutsprocessen har vi inte gjort någon bedömning av stadens rutiner och processer gällande budgetprocessen. Avrapportering av granskning gällande stadens budgetprocess kommer att ske separat. Vår bedömning är att kommunens rutiner och processer för upprättande av delårs- och årsbokslut håller en tillräcklig kvalitet. Bokslutsprocessen kommer slutligt att bedömas i samband med granskningen av årsbokslut och årsredovisning för I samband med granskningen har vi noterat att staden initierat ett arbete för att implementera komponentavskrivning av sina materiella anläggningstillgångar. Detta för att uppfylla god sed i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings rekommendation (RKR11.4.) Stadens arbete med detta kommer att ytterligare följas upp i samband med granskningen av årsbokslutet Rekommendation Staden bör prioritera implementering av komponentredovisning av materiella anläggningstillgångar Leverantörsfakturor och utbetalningsrutiner Rutinerna gällande hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar har granskats och intervjuer har genomförts med berörd personal inom den centrala ekonomifunktionen. Inga väsentliga förändringar i processen har skett sedan föregående år. Majoriteten av fakturorna går via det systembaserade flödet och de fakturor som hanteras manuellt avser sekretessbelagd information, såsom placeringar och insatser rörande socialomsorg. Staden har sedan tidigare upprättat en process- och rutinhandbok som beskriver flödet i hanteringen av leverantörsfakturor samt beskrivning av ansvarsfördelning för respektive del i flödet. Staden har vissa kontroller på plats för att säkerställa en korrekt redovisning vilket innefattar att samtliga fakturor attesteras två i förening, regelbunden genomgång av behöriga attestanter i fakturaportalen, regelbunden genomgång av logglistor över förändringar av fasta data i ekonomisystemet samt månatlig avstämning av leverantörsreskontran samt konton för banktillgodohavanden. Vi har stickprovsvis granskat ovanstående genomförda kontroller utan anmärkning. Vi bedömer det som positivt att kommunen har begränsningar avseende vilka som har behörighet att i ekonomisystemet lägga upp nya leverantörer samt att stickprov tas på ändringar av fasta data. Vid granskningen har dock identifierats att en och samma person har möjlighet att lägga upp nya leverantörer, att göra leverantörsutbetalningar samt är den som gör genomgångar av logglistor. Staden bör verka för en striktare roll- och ansvarsfördelning i detta avseende och därför överlåta till någon annan att genomföra löpande genomgång av logglistor. 5

7 Vi har tidigare lämnat rekommendation om att staden bör överväga att införa beloppsgränser i attestreglementet samt i den elektroniska fakturaportalen. Inom Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen finns beloppsgränser för attester uttalade i en policy, dock innebär detta inte några beloppsbegränsningar i systemet. För att minska risken för fel och oegentligheter är det av vikt att fakturor attesteras av behörig personal. Det finns en ökad risk att fakturor felaktigt godkänns när beloppsgränser för attest saknas i fakturasystemet. För att förstärka den interna kontrollen bör beloppsgränser för attest införas även i fakturaportalen. Rekommendationen från föregående år kvarstår således. Den genomförda granskningen av leverantörsfakturor har omfattat kontroll av rörelsetillhörighet, kontering och attestering. Vid granskningen av attester identifierades att en kostnad avseende konsulter hade sakattesterats av konsulten själv. Rekommendation: Staden rekommenderas att införa elektroniska beloppsgränser, för olika befattningar i attestreglementet, direkt i fakturasystemet för samtliga nämnder. Staden rekommenderas att införa en tydligare roll- och ansvarsfördelning genom att särskilja ansvarsområden för uppläggning av nya leverantörer och kontroll av logglista avseende ändringar i fasta data i leverantörsregistret. Staden rekommenderas att överväga huruvida det är lämpligt att externa konsulter sakattesterar egna fakturor Ledningsnära kostnader Vår återkommande granskning har omfattat substansbaserade och stickprovsvisa kontrollmoment av kostnader hänförliga till följande aktiviteter: Extern och intern representation samt gåvor Resor och logi Kurser Konferenser Övriga konsulttjänster Övriga främmande tjänster Vår substansgranskning har omfattat bokförda kostnader under perioden januari till och med juni Granskningen visar, i likhet med föregående år, att attest av egna kostnader förekommer, dvs. en person som själv har deltagit i aktiviteten har sedan attesterat fakturan. För att uppå god intern kontroll bör den deltagande sakattestera fakturan och överordnad beslutsattestera fakturan. Rekommendationen från föregående år kvarstår således. När en faktura konteras på ett representationskonto eller liknande signalerar fakturasystemet påminnelser om krav att underlag ska bifogas såsom deltagarlistan konferensprogram mm. Den automatiska påminnelsen minskar risken för att erforderliga underlag saknas men vår granskning visar att samtlig dokumentation ej finns bilagd i fakturasystemet. Granskningen visar att brister främst uppkommer inom kommunstyrelsen. 6

8 Rekommendationer Staden bör säkra en rutin för säkerställning av att kostnader ej attesteras av den person som kostnaden själv berör. Detta gäller särskilt i samband med företagen representation, resor, kurser och konferenser. Staden rekommenderas att förstärka rutinen för att säkerställa att erforderliga och verifierande underlag finns i leverantörsfakturasystemet vid kostnader som avser representation Intäktsredovisning Av stadens totala intäkter utgör skatter och statliga bidrag drygt 79 procent. Rutiner kopplade till redovisning av skatter och bidrag granskas huvudsakligen i samband med årsbokslutet då risken kopplat till dessa intäkter bedöms som låg. Årligen väljs ett intäktsflöde ut för en fördjupad granskning och i år har granskningen omfattat externa hyresintäkter. Hyresintäkter utgör cirka 2 procent av Stadens totala intäkter och närmare 10 procent av verksamhetsintäkterna. Granskningen av hyresintäkter har omfattat stickprov mot verifierande underlag för att skapa oss en förståelse för intäktsflödet. För närvarande har staden 24 hyresgäster vilka faktureras på månatlig, kvartals- eller årsbasis. Staden har ett fastighetssystem där samtliga avtal finns registrerade och med information om kunden, hyresbelopp mm. Systemet används även till att beräkna nya hyresnivåer såsom vid årliga hyreshöjningar eller indexuppräkningar. Ansvarig för hyresfakturering har en Excelmall där samtliga hyresgäster, faktureringsintervall och fakturerade belopp registreras. Mallen används som grund för faktureringen och innehåller även uppföljning avseende inbetalningar. Fakturering görs baserat på den uppdaterade Excelmallen och fakturor skapas manuellt i ekonomisystemet. När fakturering är färdig erhålls en kundreskontrajournal över samtliga skapade fakturor. Vid vår granskning identifierades differenser mellan kundreskontrajournalen och den uppdaterade Excelmallen. Detta förklarades av den mänskliga faktorn och fel fakturabelopp hade blivit inmatat. Hyresgästen själv identifierade avvikelsen och lät meddela att hyresbeloppet hade blivit för lågt. För att minska risken för fel av denna karaktär bör en avstämning göras mellan kundreskontrajournalen och Excelmallen. Detta är av relevans för att säkerställa korrekt fakturering vid varje enskilt tillfälle. Rekommendation Vi rekommenderar Staden att införa dokumenterade kontroller där fakturabelopp enligt kundreskontrajournal stäms av mot Excelmall för att säkerställa korrekt fakturering av hyresintäkter Pågående projekt Investeringsbudgeten för 2014 uppgår till MSEK varav faktiska investeringar uppgår till ca 300 MSEK. Prognosen som gjordes vid juni månads delårsbokslut var att investeringar för helåret ska uppgå till närmare 700 MSEK. Majoriteten av investeringarna är hänförliga till Stadsbyggnads- och miljönämnden varför vi har fokuserat vår granskning till denna nämnd. Granskningen omfattar stickprov av ett antal 7

9 utvalda projekt för kontroll avseende kontering, huruvida projekt aktiveras och börjar skrivas av i samband med färdigställande, om rätt kostnader tas upp i resultatet respektive balansen etc. Vid granskningen har vi identifierat att leverantörsfakturor som avser den löpande verksamheten har redovisats som en del av pågående projekt och därmed blir en del av tillgången. Enligt ansvariga inom staden ansvarar projektledarna för att säkerställa att redovisningen av respektive projekt blir korrekt. Granskade fakturor där avvikelser har identifierats uppgår ej till väsentliga belopp, men staden bör förstärka rutinen för att säkerställa att endast utgifter som är aktiverbara bokförs på projekten. Föregående års rekommendation kvarstår således. Stadens pågående projekt uppgår till närmare 770 MSEK och består av upparbetade utgifter rörande 134 st olika projekt. De tio största projekten utgör dock ca 80 procent av posten pågående projekt. I avvaktan på att komponentavskrivning ska implementeras har kommunen valt att inte aktivera några projekt löpande under året. Vid granskningen har vi identifierat att det även finns vissa projekt som pågår under längre tid och är av större karaktär. Staden saknar en rutin för etappvis aktivering vilket med fördel kan användas vid större projekt för att ge en mer rättvisande effekt i resultaträkningen. De utgifter som aktiveras avseende de inledande faserna för ett projekt, ofta avseende konsultationer, arkitekter etc aktiveras som pågående projekt i samband med de inledande projektfaserna. I de fall där politiska beslut innebär att ett pågående projekt inte genomförs bör dessa värden skrivas ned och tas som en kostnad i resultaträkningen. Inom Stadsbyggnadsoch miljönämnden görs en uppföljning cirka tre gånger per år för att identifiera projekt som ska aktiveras eller kostnadsföras. Det finns dock ingen formaliserad rutin som omfattar hela Staden. Staden bör införa en rutin för löpande genomgång av upparbetade värden avseende pågående projekt. Föregående års rekommendation kvarstår därmed. Föregående år rekommenderades Staden att tillse att samtliga utgifter för ett och samma projekt också bör redovisas på ett och samma projektnummer. Risken är annars att budgetuppföljning försvåras när projekt redovisas på olika projektnummer. Staden har i år beaktat denna rekommendation och infört ett krav att samtliga ansökningar om att erhålla projektnummer ska gå via en särskild investeringsekonom. Rekommendationen bedöms därmed som åtgärdad, vilket är positivt. Rekommendationer Vi rekommenderar att staden aktiverar (balanserar) projekt i den takt faktisk färdigställande sker, får att på så vis uppnå ett mer rättvisande avskrivningsunderlag. Vi rekommenderar att staden inför rutin för löpande genomgång av upparbetade värden för pågående projekt för att säkerställa att det inte föreligger utgifter som ska kostnadsföras. 8

10 6. Löneprocessen Personalkostnader utgör en väsentlig del av stadens totala kostnadsmassa och blir därför ett väsentligt transaktionsflöde att granska. Vi har genomfört en granskning av stadens process för löneberedning och löneutbetalning. Inga väsentliga förändringar har skett i processen sedan föregående år men vissa rutiner har förstärkts vilket vi bedömer vara positivt. En dataanalys av samtliga lönetransaktioner kommer att genomföras för perioden januari till december och avrapporteras i samband med årsboklutet. Det finns möjlighet att ur lönesystemet generera logg-listor avseende förändringar av fasta data på individnivå. Dessa används för att utreda fel som identifierats, men ej som en preventiv kontroll. Chefer har möjlighet att ändra lönenivåer för sina anställda direkt i lönesystemet men enligt uppgift ber cheferna lönekonsulterna om hjälp för den typen av ändringar. Staden bör införa en regelbunden, exempelvis kvartalsvis, kontroll där stickprov tas på gjorda ändringar av månadslöner för att säkerställa att gjorda förändringar är relevanta. Staden implementerade föregående år en modul med elektronisk attest av rörliga data. Kontrollen innebär att samtliga avvikelser från ordinarie lön måste godkännas innan avvikelsen kan bearbetas och utbetalas. Vi ser positivt på att denna kontroll har implementerats. Gamla attester som cheferna har gjort skrivs över om de attesterar en ny månads transaktioner och lönekonsulterna skriver därför ut ett dokument med samtliga attester och sparar i en pärm för att öka spårbarheten, vilket är positivt. Föregående års rekommendation avseende attest av rörlig data bedöms därmed som åtgärdad. Enhetscheferna ansvarar för att det i samband med den månatliga lönekörningen ur lönesystemet genereras en analyslista för kontroll av samtliga individers utgående löner inom respektive enhet. Historiskt har listor skrivits ut i pappersformat, men det har ej funnits en dokumenterad uppföljande kontroll av detta moment. Trots att rörliga data attesteras löpande bedömer vi att en dokumenterad kontroll avseende faktiska utgående löner inom en och samma enhet är nödvändig för att minska risken för felaktigheter. Eftersom det saknas analys av logglistor och flera chefer har möjlighet att göra ändringar avseende fasta data är en sådan kontroll relevant. Rekommendation Staden rekommenderas att införa kontroll av löner på individnivå inför utbetalning vilket innebär en dokumenterad kontroll av att även fasta data attesteras för samtliga medarbetare. En sådan kontroll bör ske på enhetsnivå. Staden rekommenderas att införa stickprovskontroller avseende ändringar av fasta data i lönesystemet samt att dokumentera dessa på ett spårbart sätt. Stockholm den 19 november 2014 Johan Perols Certifierad kommunal revisor Rebecca Ersryd Revisor 9