Riktlinjer för representation inom Tidaholms kommun har tagits fram med utgångspunkt i Skatteverkets bestämmelser.

Transkript

1 2011:16 Riktlinjer för representation i Tidaholms kommun Antagna av kommunfullmäktige Inledning Riktlinjer för Representation gäller samtliga kommunala verksamheter även verksamhet som bedrivs i kommunala bolag. Syftet med riktlinjerna är att ge anställda och förtroendevalda vägledning vid representation. Styrelse eller nämnd kan för sina respektive ansvarsområden besluta om andra mer restriktiva regler för representation. Riktlinjer för representation inom Tidaholms kommun har tagits fram med utgångspunkt i Skatteverkets bestämmelser. Vad är representation? Kommunen har en bred verksamhet med många kontaktytor i samhället, exempelvis andra kommuner, myndigheter, företag och organisationer, Dessa kontakter medför ofta behov av representation i olika former. Med representation avses varje form av värdskap utövat genom kommunens företrädare, förtroendevalda eller tjänstemän. Representation kan rikta sig antingen utåt (extern representation) eller inåt till kommunens anställda och förtroendevalda i form av exempelvis personalfester, avtackningar och uppvaktning vid födelsedag (intern representation). Som representation räknas måltider, dryck, logi, transporter, särskilda besök och föredragningar, gåvor, bidrag till arrangemang samt uppvaktningar och liknande. Representationen ska ha ett direkt samband med kommunens verksamhet. Extern representation Syftet med extern representation ska vara att vidmakthålla eller utveckla goda relationer med samarbets- och affärspartner och utgöra en del av den samlade marknadsföringen. Representation får utövas i följande fall: officiella besök med gäster vars syfte är att knyta eller vidareutveckla kontakt med kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och förvaltningar/bolag utländska besök som har kommunal anknytning eller är av särskilt intresse för kommunens/bolagets utveckling vänortsbesök stödja till kommunen förlagda evenemang av samhällsintresse

2 uppvaktningar vid jubileum för ideella organisationer med samhällsnyttig verksamhet. Vidare kan representation i form av måltid förekomma vid överläggning och kontakter med företrädare för organisationer, företag med mera då det utgör ett led i fullföljandet av kommunens uppgifter. Representationsgåvor Utdelning av representationsgåvor kan ske i samband med invigning av andra myndigheters lokaler, studiebesök, priser till idrottstävlingar, vänortsbesök, officiella besök och jubileumshögtider. Beslut om utdelning fattas av budgetansvarig. Representation riktad mot kommunen Vid externa kontakter förekommer även representation riktad mot förtroendevald eller kommunal tjänsteman. Enligt lagstiftning så kan gåvor eller representation i vissa fall betraktas som muta eller bestickning. Mottagande av detta, i synnerhet om det är ofta återkommande tillfällen, bör därmed ske med särskild försiktighet och med hög integritet. För mer information se bilaga 2 Om mutor och bestickning. Intern representation Med intern representation avses representation som enbart riktas till anställda och företroendevalda i Tidaholms kommun. Intern representation inrymmer informationsmöten, personalvård, uppvaktningar, arbetsmöten och nämndsammanträden. Informationsmöten, konferens, personalvård och uppvaktningar Med informationsmöten och konferens menas möten som är oregelbundna och inte planlagda enligt fastställt kalendarium. I begreppet personalvård ingår bland annat personalfester. Kostnader i samband med arrangemang som nämns ovan ska redovisas på konton för Intern representation, personalrepresentation. Intern representation kan förekomma i form av årlig gemensam avslutning för styrelse och nämnd, årlig enhets/verksamhetsgemensam måltid för personal, enstaka enklare arbetsmåltid, förtäring vid interna kurser och konferenser. Med intern representation avses också särskilda tillfällen då förtroendevalda eller personal uppvaktas eller uppmärksammas på annat sätt till exempel 50- årsuppvaktningar, anställnings upphörande/pensionsavgång eller begravning. För mer detaljerade anvisningar se Regler för förtroendevaldas och anställdas minnesgåvor och uppvaktningar 2008:7. Vid kurser och konferenser får servering av måltid ske om arrangemanget sträcker sig över normal lunch- och/eller middagstid. I den mån kostnaden inte täcks med deltagaravgift ska kostnaden belasta det arbetsområde/ projekt som svarar för arrangemanget. 2

3 Arbetsmöten och nämndsammanträden I samband med till exempel interna sammanträden, nämndsammanträden och arbetsmöten förekommer det att deltagarna bjuds på kaffe/te med bröd eller annan enklare förtäring. Kostnader av detta slag ska belasta arbetsområde/ projekt som svarar för arrangemanget och ska bokföras på konton för Intern representation, personalrepresentation. Servering av måltid i samband med arbetsmöten får ske undantagsvis och måltiden ska motsvara dagens rätt eller liknande. Kostnaden ska belasta det ansvarsområde/projekt som mötet avser. Vid möten med personer från olika förvaltningar inom kommunen ska kostnaderna för enklare förtäring och måltider bokföras på konto för Intern representation, personalrepresentation. Om externa personer deltar vid möten räknas kostnaderna till intern representation i de fall dessa personer deltar i planeringen för förvaltningens verksamhet. Omfattning och beslut om representation Allmänt gäller att representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Försiktighet bör iakttas beträffande återkommande representation till en och samma person eller grupp av personer. Detta gäller i synnerhet vid intern representation och vid tillämpande av arbetsluncher, frukostmöten med mera. Kommunfullmäktiges representation: beslutas av ordförande efter samråd med presidiet. Kommunstyrelsens representation: ordförande. Representation i nämnder/förvaltningar: nämndordförande eller tjänstemän enligt delegation. Representation i kommunala bolag: bolagets ordförande eller vd. Alkohol Huvudregeln vid extern representation i Tidaholms kommun och dess bolag är att den ska vara alkoholfri. Med alkohol avses sprit-drycker, vin, stark- och mellanöl. Undantag kan medges för kommunstyrelsens representation vid officiella mottagningar eller utländska besök. Om det då är särskilt motiverat får öl och vin serveras i normal måltidsomfattning. Vid intern representation står aldrig Tidaholms kommun för någon form av alkoholhaltiga drycker. Tidaholms kommun förutsätter att anställda som representerar kommunen vid olika kurser och konferenser uppvisar ett föredömligt uppträdande i alla avseenden. 3

4 Redovisning Enligt god redovisningssed ställs mycket stora krav på hur en verifikation som avser representation ska vara utformad. Den som ansvarar för ett representationstillfälle ska se till att: verifikationen är specificerad anledningen till representationen anges deltagare vid representationen namnges (behövs inte vid enklare förtäring som kaffe och smörgås) underskriften är läsbar Attest av faktura avseende representation får inte göras av den som svarat för representationen och bör inte heller utföras av någon som själv deltagit i representationen. I övrigt gäller för attest de regler som följer av gällande attestreglemente. För konton vid redovisning av extern och intern representation se bilaga1. 4

5 Bestämmelser kring mutor och bestickning Bakgrund Anställda och förtroendevalda i Tidaholms kommun handlägger ärenden och sköter andra uppgifter som ofta har stor betydelse för enskilda människor, organisationer och företag. Det är därför en grundförutsättning att anställda och förtroendevalda inte agerar på ett sådant sätt att förtroendet för kommunen och dess olika organ rubbas. Kommunens medborgare ska alltid kunna vara säkra på att anställda och förtroendevalda i kommunen inte låter sig påverkas av ovidkommande önskemål i sitt arbete. Detta dokument har tagits fram med utgångspunkt i Skatteverkets Rätt handlagt 2004, kapitel 11- Bisysslor, tjänsteansvar och skadestånd m.m samt Finansdepartementets och Sveriges kommuner och landstings handledning Om mutor och jäv en vägledning för offentligt anställda (2006). Vad är korruption, mutor och bestickning? Korruption kan definieras som ett missbruk av förtroendeställning till egen vinning, främst genom tagande av mutor. Att ta emot mutor eller utföra bestickning är således korrupta handlingar. Lagregler om mutor och bestickning finns i brottsbalken. De omfattar alla arbetstagare, oavsett om de är anställda i offentlig eller privat tjänst och oberoende av befattning eller anställningsform. Reglerna omfattar också förtroendevalda. Mutbrott begås när en arbetstagare eller uppdragstagare för sin egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning. Att begära en muta eller låta sig bli utlovad en muta är också ett mutbrott. (20 kap, 2 brottsbalken). Bestickning är att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig belöning till arbets- eller uppdragstagare. Att acceptera en begäran från en tjänsteman eller förtroendevald om att få en otillbörlig förmån är också bestickning. (17 kap, 7 brottsbalken). Straffet för mutbrott är böter eller fängelse i högst två år och för grovt mutbrott fängelse, lägst sex månader och högst sex år. Straffet för bestickning är böter eller fängelse i högts två år. Vad menas med tillbörligt och otillbörligt? Det är inte helt enkelt att definiera vad som räknas som otillbörlig gåva eller förmån. Det finns exempelvis inga direkta beloppsgränser uppsatta av Skatteverket. Skatteverket har dock i sina allmänna råd angivit ett gränsvärde på 180 kronor (exklusive mervärdesskatt) för avdragsgilla representationsgåvor. Det beloppet kan vara av värde att ha som ett maxbelopp. 5

6 Det går däremot att konstatera att domstolar ställer särskilt höga krav på anställda och förtroendevalda i den offentliga sektorn. Det är därför viktigt att den som är offentliganställd betraktar varje förmån som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänsteutövningen. Detta även om den understiger uppsatt maxbelopp. Några typiska situationer där en anställd eller förtroendevald noga bör tänka sig för är vid erbjudanden om: Gåvor Testamentsförordnande Rabatter Provisioner Måltider Resor och konferenser Fritidserbjudande Tjänster och krediter (även dolda förmåner som exempelvis inköp till självkostnadspris ) Rena penninggåvor ska aldrig tas emot även om det rör sig om små belopp. Vid erbjudanden av gåvor och andra förmåner från en utomstående part är det viktigt att tänka på: 1. Är detta en förmån och varför erbjuds den mig? 2. Finns det en koppling mellan förmånen och min tjänsteutövning? 3. Hur är förmånen beskaffad och vad är den värd? 4. Vilket inflytande har jag på min arbetsgivares relation med den som erbjuder förmånen? Ett bra sätt att undvika svåra gränsdragningsproblem är naturligtvis att helt undvika att ta emot gåvor. Inte alltid så enkelt Ibland kan en givare komma att uppfatta det som oartigt av mottagaren att avböja en gåva eller belöning. Detta kan speciellt bli aktuellt vid utlandsbesök och/eller officiella mottagningar. Om värdet är lågt och det är helt klart att det inte kan uppfattas som en muta är det tillåtet att ta emot den. Exempel på gåvor eller förmåner som brukar vara tillåtna är: Enstaka befogade måltider av enklare karaktär Mindre varuprover eller enklare prydnadsföremål och minnesgåvor Enklare uppvaktning på födelsedagar eller vid sjukdom. Om en anställd är osäker på hur ett erbjudande om en gåva eller förmån ska hanteras bör denne ta upp frågan med sin chef för bedömning. Däremot kan naturligtvis inte en otillbörlig gåva bli tillbörlig genom att en chef godkänner den. Om en anställd i sitt arbete blir utsatt för försök till påverkan som upplevs otillbörliga bör denne genast meddela sin chef eller annan lämplig överordnad. Om en förtroendevald är osäker på hur ett erbjudande om en gåva eller förmån ska hanteras eller i sitt uppdrag blir utsatt för försök till påverkan som upplevs otillbörliga ska denne genast vända sig till kommunfullmäktige. 6

7 Konton för redovisning av extern och intern representation Extern representation - värdskap Konto Beskrivning Externa/interna konton 7101 Representation för externa besökare Externa 7102 Uppvaktning, minnesgåvor till externa Externa besökare 7109 Övriga representationskostnader Externa 9710 Representation för externa besökare som köps internt Intern representation Interna Konto Beskrivning Externa/interna konton 5871 Gratifikationer, uppvaktning av anställda och Externa förtroendevalda 5870 Personalrepresentation i samband med Externa informationsmöten, personalfest, arbetsmöten och nämndsammanträden 9587 Personalrepresentation i samband med informationsmöten, personalfest, arbetsmöten och nämndsammanträden som köps internt Interna 7