Information om gällande reseavtal finns på Västra Götalandsregionens hemsida.

Transkript

1 1.0 Utgåva (1)8 INLEDNING Dessa reseriktlinjer gäller för medarbetare och inhyrd medarbetare inom Regionservice och avser alla resor som sker inom tjänsten och som betalas av Västra Götalandsregionen. Våra tjänsteresor ska ske så kostnadseffektivt som möjligt under förutsättning av en trygg och säker arbetsmiljö samt minsta möjliga miljöpåverkan. Västra Götalandsregionen ska sträva efter att alla medarbetare förstår vikten av ett säkert och kostnadseffektivt miljöanpassat resande och hur var och en genom sitt handlande kan bidra till en säkrare och mer miljöanpassad trafik. För att säkerställa att alla medarbetare har god kunskap om miljö och trafiksäkerhet bör ett informationspaket tas fram och användas av varje förvaltning. Rutiner för information av nyanställd medarbetare ska säkerställa en hög kunskapsnivå hos alla medarbetare. Västra Götalandsregionens reseriktlinjer eftersträvar ett beteende som grundar sig på kunskap och gemensamma värderingar. Ett aktivt engagemang från ledningens sida är nödvändigt i bland annat kommunikation med medarbetarna och uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna. Information om gällande reseavtal finns på Västra Götalandsregionens hemsida. För att säkerställa att reseriktlinjerna tillämpas bör förvaltningsvisa revisioner av reseriktlinjerna göras årligen.

2 1.0 Utgåva (2)8 1. ALLMÄNNA REGLER FÖR RESOR Västra Götalandsregionen eftersträvar att resor och logi i tjänsten ska vara kostnadseffektiva. Detta innebär följande: - Resenären ska välja det lämpligaste färdsättet med hänsyn till kostnad och tid. Ett billigt färdsätt ska väljas så länge det inte medför hinder att genomföra tjänsteuppdraget på effektivaste sätt. - Resenären ska beakta miljöaspekter vid val av färdmedel och logi. - Grunden för en god ekonomi ligger i en effektiv planering. God framförhållning och samordning av bokningen ger möjlighet att utnyttja speciallösningar till lägre priser. - Alla resebeställningar sker via Reseportalen eller genom telefon, fax eller e- post enbart till BOKNINGSBYRÅN. Detta är mycket viktigt, eftersom det i de flesta fall är förutsättningen för att få tillgång till de avtalade rabatterna, men också för att kunna få fram en samlad bild av vårt resande genom statistik och andra uppföljningskanaler. - Respektive resenär ansvarar för att BOKNINGSBYRÅN blir informerad om vilka uppgifter som gäller för resan så som kundnummer, eventuellt kostnadsställe, önskemål om placering på flygplan samt tåg. - I tjänsten intjänad leverantörsbonus får endast utnyttjas i samband med resa i tjänsten för Västra Götalandsregionen. - Resenärer ska om möjligt eftersträva att resa på s.k. elektronisk biljett/biljettlöst resande (för förklaring läs avsnittet i Tillämpning av reglerna ).

3 1.0 Utgåva (3)8 2. TILLÄMPNING AV REGLERNA 2.1. Planering av våra tjänsteresor Resandet är en viktig och oftast nödvändig del av arbetet. Det är också en dyr och tidsödande aktivitet. I första hand ska alternativ till att resa övervägas. Kan virtuellt resande t ex telefonmöte eller videokonferens användas istället? När ett möte kräver resa, ska resan planeras på så sätt att tid och resekostnader minimeras. Inriktningen bör vara att billigaste färdsätt väljs med hänsyn taget till miljöpåverkan och riskerna i trafiken. Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar, t.ex. logi, traktamenten, arbetstid och restid. Det innebär i normalfallet att kollektiva transporter som tåg eller buss bör väljas i första hand och personbil i andra hand. Av miljö- och trafiksäkerhetsskäl kan tåg i kombination med övernattning vara ett lämpligare val än flyg eller bil. Framförhållning medger möjlighet att på bästa sätt uppnå prisnedsättning samt även reservation av plats på färdmedel och hotell som innebär tillräcklig flexibilitet och rimlig standard. Begär alternativa lösningar och pris vid kontakt med BOKNINGSBYRÅN. Möten bör förläggas så att resandet effektiviseras. Planera för att samåka och att genomföra flera ärenden under samma resa. Samåkning kan stimuleras genom t.ex. fasta sammanträdestider och system som uppmuntrar till samåkning. När möten och konferenser planeras ska platsen väljas med tanke på alla deltagares sammantagna resande Godkännande av tjänsteresa En reskostnad uppstår i princip när resan godkänns. Tjänsteresa ska godkännas av attestberättigad chef Att tänka på vid beställning: Elektronisk biljett/biljettlöst resande Elektronisk biljett/biljettlöst resande innebär resa med betalkort istället för med pappersbiljett. Kort kommer i framtiden i allt högre grad att ersätta den traditionella biljetten. Idag finns flera olika sätt att resa utan pappersbiljett. Genom ett biljettlöst resande kan på sikt de totala biljettpriserna för Västra Götalandsregionen sänkas. Flyg

4 1.0 Utgåva (4)8 Flygresor ska i största möjliga utsträckning ske med billigaste möjliga alternativ. Inrikesflyg får endast nyttjas om resan överstiger 50 mil eller om en sammanlagd tidsvinst på minst två timmar kan göras i jämförelse med annat färdsätt. Marktransport Vid resa till och från flygplats nyttjas billigaste färdsätt enl. nedan nämnd ordning: - flygbuss/buss, tunnelbana - tåg såsom t.ex. Arlandaexpress - flygtaxi - enskild taxi - tjänstebil/hyrbil - privat bil. I första hand bör allmänna kommunikationer utnyttjas. Om särskilda skäl föreligger får taxi eller hyrbil användas. Välj bilstorlek så att bilen är rimligt anpassad till resan, antalet personer, mängden bagage mm. Bokningen sker helst i förväg genom BOKNINGSBYRÅN. Tåg För resa med tåg gäller generellt att 2:a klass ska nyttjas. Undantag från detta ska prövas med stor restriktivitet. Vid resa med nattåg får resa företas i singelkupé. Bil Vid tjänsteresa med bil nyttjas: - i första hand s.k. förmånsbilar - i andra hand tjänstebilar - i tredje hand hyrbilar från gällande bilpooler och avtalspart - i fjärde hand privat bil. Samåkning ska ske i största möjliga utsträckning. Nyttjande av privat bil ska ske endast i undantagsfall. Godkända motiv är: - ingen ledig bil

5 1.0 Utgåva (5)8 - svårighet att hämta bil - svårighet att återlämna bil pga. resa till annan plats efter förrättning - annan omständighet som försvårat användning av tjänstebil. Böter för trafikförseelser och kostnader i samband med ev. skador på eget fordon etc ersätts inte av Västra Götalandsregionen. Vid hyra av bil styr antalet resenärer val av bilstorlek. Mellanklass är normalstandard. Körsättet har stor påverkan på bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Med ett sparsamt körsätt kan man spara både pengar och miljö utan att förlora tid. Medarbetare som kör mycket i tjänsten bör erbjudas utbildning i sparsam körning, t.ex. EcoDriving. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar säkerheten. Rast eller vila på minst 15 minuter bör tas efter ca 2 timmars körning. Om samtal i mobiltelefon är nödvändigt under körning bör s.k. handsfreeutrustning användas. I annat fall måste man stanna medan samtalet pågår. När det gäller minibussar eller andra specialfordon bör föraren ha erfarenhet av alternativt vara utbildad i att köra det aktuella fordonet. Taxi Resa med taxi kan ske när lämpliga allmänna kommunikationer saknas. Samåkning med taxi kan ibland vara billigare än kollektivtrafik och bör då nyttjas. Den anställde bör alltid göra upp om pris och betalningssätt i förväg. Var uppmärksam på fasta priser till och från flygplatser/motsvarande. Flyg-/tågtaxi ska bokas i samband med resa via BOKNINGSBYRÅN. För taxiresa på annan ort gäller att resenären själv beställer taxi och betalar med sitt betalkort eller kontant. Kvitto ska begäras och bifogas kommande reseräkning. Dricks ersätts inte av Västra Götalandsregionen. Cykel Cykling bör uppmuntras för korta resor i tjänsten (när det är ett tidsmässigt lämpligt alternativ), t ex. genom att lånecyklar tillhandshålls på arbetsplatsen.

6 1.0 Utgåva (6)8 Cykelhjälm minskar skaderisken vid cykling markant och bör användas. Logi/hotell Regionstyrelsen rekommenderar regionens förvaltningar att vid bokning av hotellrum och konferensanläggningar beställa rum utan tillgång till betal-tv eller motsvarande med utbud av pornografisk film. Hotell bokas enbart via BOKNINGSBYRÅN och betalningen sker i normalfall med hotellvoucher. Övernattning sker på hotell av normalstandard. Där hotell med likartad standard finns som val ska hotell med uttalad miljöpolicy prioriteras. Ersättning utgår inte för privata kostnader såsom hyra av video, bastu, minibar, tidningar eller privata telefonsamtal. Logikostnader ersätts enligt hotellräkning. Vid privat logi utgår nattraktamente. Kurs- och konferensarrangemang I första hand ska kurser/konferenser förläggas inom Västra Götalandsregionens egna lokaler, i andra hand inom Västra Götaland. Befintliga avtal ska användas och bokningen sker enbart via BOKNINGSBYRÅN. Vid val av konferensanläggning ska i första hand alternativ som är utformade för funktionshindrade väljas. Kurs- och konferenstider anpassas till allmänna kommunikationer Bonus Alla typer av rabatter, bonus, fribiljetter, kontanta ersättningar o dyl. som lämnas i samband med tjänsteresan från t.ex. flygbolag och hotell, är Västra Götalandsregionens egendom och får endast användas vid andra tjänsteresor eller inbetalas till Västra Götalandsregionen. Som anställd och resenär kan man ha stor nytta av att ansluta sig till något eller några av flygbolagens lojalitetsprogram. Exempel på fördelar är extra frivikt för bagage, inträde i lounger samt företräde på väntelistor vid fullbokade flygningar. Vissa flygbolag tillämpar också "biljettlöst" resande så tillsvida att biljettinformationen registreras på resenärens kort.

7 1.0 Utgåva (7) Betalning av biljetter Samtliga biljetter som köps genom BOKNINGSBYRÅN debiteras respektive resenär. Outnyttjade biljetter skall alltid lämnas tillbaka till BOKNINGSBYRÅN för att skickas tillbaka till reseleverantören för kreditering Traktamente Traktamentet är avsett att täcka merkostnader som uppstår vid tjänsteresa. Ersättningens omfattning och avdrag framgår av gällande rese- och traktamentsavtal Reseförskott Reseförskott skall avse viss bestämd resa och kan behövas för betalning av kursavgift, uppehälle eller liknande. Reseförskott kan också behövas för utlandsresa. Förskottet dras av på reseräkningen. Om förskottet är större än de kostnader som redovisas, så dras förskottet av på nästa resa eller på lönen om inte ny resa förekommer inom en månad. Utländsk valuta hanteras av resenären Reseräkning När resan avslutats, ska reseräkning upprättas månadsvis utan dröjsmål. Bifoga underlag på samtliga kostnader för resan för att underlätta hanteringen. Utbetalning sker via lönesystemet. För utbetalning med nästa lön skall reseräkningen vara inlämnad senast innan den 3:e i varje månad Fritidsaktiviteter Deltagande i nöjen såsom teaterbesök, sportevenemang o dyl., som inte kan anses vara en naturlig del av arbetsresa, betalas ur egna medel Följeslagare/medresenär Västra Götalandsregionen kan medge att anställd får ta med sig följeslagare på egen bekostnad vid större konferenser och arrangemang. Du får själv samordna beställning och betalning av resor, hotell och övriga avgifter mm. för följeslagare. Kostnader för arrangemang som uppstår oberoende av följeslagares deltagande står respektive för. Det gäller exempelvis kostnader för transporter till studiebesök, utflykter, transfers etc.

8 1.0 Utgåva (8) Tjänsteförsäkring Som resenär är man fullt försäkrad under sina tjänsteresor. Västra Götalandsregionen har tjänstereseförsäkring, se Tjänsteförsäkring i Personalhandboken. Blir man akut sjuk eller råkar ut för en olycka kan man också kontakta SOS Köpenhamn så får man den hjälp som är relevant Miljöhänsyn Vid val av leverantörer har Västra Götalandsregionens miljöprogram beaktats Säkerhet och restriktioner Antalet nyckelpersoner som i tjänsten reser med samma transportmedel ska vara begränsat Visering och vaccinationer BOKNINGSBYRÅN ombesörjer visering och andra legaliseringsärenden. Nödvändiga vaccinationer utförs genom företagshälsovården.