Dokumenttyp Dokumentnummer Sida BESKRIVNING D-LFV (12)

Transkript

1 LFV Dokumenttyp Dokumentnummer Sida Koncern-HR BESKRIVNING D-LFV (12) Upprättad av Godkänd Datum Ver.rev Referens Per Edström GD

2 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2. Ansvar Godkännande av tjänsteresa/val av färdsätt Effektivitet Reseplanering Intern reseservice Beställning av resor Beställningsrutiner Information om LFV Res Resenärsprofiler Koncerngemensamma avtal med reseleverantörer Lokala avtal Bonussystem för resor och övernattningar/privata resor Hotell Konferens Flygresor Båt Bil Hyrbil Egen bil Allmänna kommunikationer Taxi Betalning Företagsupphandlade betalkort (Eurocard) Fakturor och vouchers Fakturering via resekonto (Diners TAC) Reseräkningar Återhämtning av utrikes moms Tjänstereseförsäkring Säkerhet och restriktioner Miljö Årskort för resor Vaccinationer/medicin Pass Upplysningar...11

3 2 RESEREGLER FÖR TJÄNSTERESOR 1. Omfattning Dessa reseregler gäller för samtliga anställda och uppdragstagare inom LFV-koncernen inklusive dotterbolag vid resor i tjänsten och tjänstgöring på annan ort än ordinarie tjänsteställe. Med tjänsteresa avses förrättning utanför ordinarie verksamhetsort. 2. Ansvar Tjänsteresor ska planeras och genomföras så att totalkostnad, miljöpåverkan samt säkerhetsrisker minimeras. Varje chef har ansvar för att informera samtliga anställda om LFV:s resepolicy och reseregler. Chef ska beordra tjänsteresa och med berörd medarbetare avgöra färdsätt och reseklass. Flygresor inrikes och inom Europa ska ske i ekonomiklass eller motsvarande. När tåg är det lämpligaste färdsättet är det en stark rekommendation att tågresor sker i 2:a klass. Alla anställda som reser i tjänsten oavsett antal resor ska tilldelas ett av LFV upphandlat betalkort. Detta ska användas för alla utlägg i tjänsten som inte faktureras via resekonto. Vid introduktion av nyanställd personal ska varje chef alltid se till att information om LFV:s resepolicy och reseregler delges den nyanställde. Alla medarbetare har ansvar för att det egna resandet i tjänsten följer LFVs reseregler och sker kostnadseffektivt, säkert och med omtanke om miljön. Anhörig som följer med som medresenär vid tjänsteresa ska själv boka sin resa och betala alla sina kostnader i samband med resan. 3. Godkännande av tjänsteresa/val av färdsätt Färdsätt och behov av övernattning ska godkännas av chef eller annan som är behörig att beordra resan. 4. Effektivitet Vid val av färdväg och färdsätt ska den totala rese- och övernattningskostnaden samt värdet av tidsvinst, förlorad arbetstid och uppdragets eventuella speciella krav beaktas. Det totalekonomiskt bästa resesättet ska väljas. Möten, konferenser och utbildningar bör läggas till närområdet och till platser med goda kommunikationsmöjligheter då så är lämpligt.

4 Andra kommunikationsmedel än fysiska transporter som t.ex. tele- och datakommunikation (videokonferenser, telemöten, s.k. netmeetings) bör nyttjas så långt som möjligt när detta är arbetseffektivt. 3 Restiden ska stå i rimlig proportion till den sträcka som ska avverkas och samåkning bör användas i den mån det är möjligt. 5. Reseplanering God framförhållning, nyttjande av LFV:s avtal, effektivt planerande och samordning ska tillämpas för att den interna resetjänsten, LFV Res, ska kunna tillvarata möjligheterna till rabatter och andra kostnadsbesparande åtgärder. Där så är möjligt ska en resa bokas senast 7 dagar innan avresa. Framförhållning leder till att LFV Res kan erbjuda möjlighet till prisnedsättningar och kan reservera plats på färdmedel och hotell som innebär lägre priser, tillräcklig flexibilitet och rimlig standard. Ändringar i resplaner eller avbokningar av resor och hotellövernattningar ska ske så snart som möjligt. LFV-koncernens reseguide som redovisas via LFV Nätet ska tillsammans med LFVs resepolicy och LFVs reseregler användas som hjälpmedel vid planering och genomförande av tjänsteresor och konferenser. Alternativa färdsätt LFV Res och resenärerna ska vid beställning av resor se till att alternativ anges, så att möjligheter till kostnadssänkningar, andra effektiviseringar och minskad miljöpåverkan kan tillvaratas. Resklass Flygresor inrikes och inom Europa ska ske i ekonomiklass eller motsvarande och för tågresor rekommenderas starkt att 2:a klass eller motsvarande används. Om särskilda skäl föreligger kan chef bevilja annan reseklass än ekonomiklass. Planering av möten Möjligheterna att reducera kostnader genom att noggrant planera möten vad gäller plats, start- och sluttider samt antal deltagare ska alltid tillvaratas. Samordning Resenären ska i förekommande fall samtidigt ange flera resmål vid resebeställning. Samåkning Vid resor med bil ska möjligheterna till samåkning med andra alltid tillvaratas. 6. Intern reseservice 6.1 Beställning av resor Beställningar av flyg- och tågresor, hyrbilar och hotellövernattningar ska ske via LFV Res vid Vikboplan.

5 4 6.2 Privata resor Beställning av privata resor och hotellövernattningar får inte ske vid LFV Res. LFVs avtal med reseleverantörer får inte användas för privat bruk (farlig förmån). 6.3 Beställningsrutiner Beställning av reseservice kan ske på följande sätt: Serviceportal via LFVs intranät E-post Telefon Telefax Personliga besök där så går 6.4 Information om LFV Res LFV Res vid Vikboplan: Postadress: Norrköping Öppettider: måndag - torsdag: kl Fredag kl 9:00-16:15 Telefonnummer: internt 92288, externt Telefaxnummer: internt 92772, externt E-post: LFV Res@lfv.se 7. Resenärsprofiler Samtliga resenärer som företar tjänsteresa oavsett antal tjänsteresor ska ha en resenärsprofil för att ytterligare effektivisera hanteringen av LFVs resebeställningar. Med hjälp av en resenärsprofil sker bokningen smidigare då samtliga uppgifter rörande resenärens krav och behov finns lagrade. Det formulär som ska användas för att uppdatera eller upprätta resenärsprofil finns under Reseguiden på LFV Supports hemsida under rubriken LFV Res. LFV Res lägger upp resenärsprofil i samband med biljettbokning för den som saknar resenärsprofil. 8. Koncerngemensamma avtal med reseleverantörer Vid tjänsteresa ska de avtal som LFV-koncernen slutit med reseleverantörer och som redovisas i reseguiden via LFV Nätet användas. Detta gäller hotell, flygbolag, SJ, hyrbilar, konferensanläggningar, bensinföretag, rederier och taxiföretag. LFV:s avtal med reseleverantörer får även nyttjas av inhyrda konsulter.

6 9. Lokala avtal 5 Lokala avtal avseende konferensanläggningar får träffas av enhet om avtalet inte påverkar de centrala upphandlingarna. Information om lokala avtal ska lämnas till TM-ansvarig för att kunna användas av alla i LFV. 10. Bonussystem för resor och övernattningar/privata resor Alla typer av rabatter, bonus, fribiljetter, hotellkuponger, kontantersättningar och liknande som erhålls i samband med en tjänsteresa ska tillfalla LFV och får endast användas vid andra tjänsteresor eller inbetalas till LFV. Intjänad bonus kan även användas av annan anställd inom LFV för tjänsteresa. Om bonus, som erhållits i samband med resor i tjänsten, utnyttjas för privat bruk kan den anställde riskera påföljd dels för mutbrott, dels för att skattepliktig förmån inte tas upp till beskattning, (s.k. farlig förmån). Vid privata resor ska resenär om bonuskort används ha ett eget privat bonuskort. 11. Hotell LFV har förmånliga avtal med hotell på alla de orter där LFV har verksamhet. Dessa avtal ska användas vid övernattning. Dessutom har LFV avtal med hotell på de mest frekventa utrikes destinationerna. Vid bokningen ska LFV:s kundnummer och avtalspriser alltid åberopas. Om det är fullbokat på avtalshotellet ska hotell i motsvarande prisläge användas. Hotellövernattningar ska betalas med av LFV tillhandahållet betalkort. Vid privat logi erhålls nattraktamente. 12. Konferens Bokning kan göras via LFV Res eller direkt till respektive anläggning. Avsteg från att använda LFV:s konferensavtal ska fattas av budgetansvarig chef. 13. Flygresor Flygresor ska ske kostnadseffektivt varvid möjligheterna att använda biljetter i ekonomiklass, lågprisbiljetter, rabatterade biljetter, APEX, turistklass samt kombinationsbiljetter/saxade resor ska nyttjas. Den biljettform som ger den mest förmånliga lösningen totalt, inkluderande övernattningskostnad, marktransport, traktamenten samt effektiv tid ska användas. För flygresor inrikes och inom Europa ska ekonomiklass eller motsvarande användas. Flygresan ska bokas i god tid - det gör det möjligt att nyttja lågprisbiljetter och rabatter.

7 För att ta tillvara möjligheterna till kostnadsbesparing ska resenären fråga efter lägsta pris och vad som krävs för att kunna utnyttja detta, be LFV Res om olika alternativ samt informera om kommande resor. Bokning av biljettlöst resande hos t.ex. SAS ska ske via LFV Res. Om resenären bokar direkt hos t.ex. SAS tillkommer en avgift på 100 kr. 14. Tågresor När tåg är det lämpligaste färdsättet ska det ekonomiska fördelaktigaste resesättet användas. I valet mellan X 2000 och flyg, bör tidsvinst och kostnadsbesparing beaktas. För nattåg får resa företas i 1:a klass med egen kupé Båt Vid båtresor får egen hytt i standardklass nyttjas (motsvarar hytt med utsidesläge med fönster) 16. Bil Bil kan i vissa fall väljas istället för allmänna kommunikationsmedel om totalkostnaden blir lägre t.ex. genom uppnådd och nyttjad tidsvinst. När LFV hyr en personbil ska i första hand en miljöbil enligt förordningen (2004:1364) om myndigheters inköp och leasing av miljöbilar väljas. Med miljöbil avses en personbil som är utrustad med teknik för drift helt eller delvis med elektricitet, alkohol eller annan gas än gasol och som tillhör miljöklass 2005, miljöklass El eller miljöklass Hybrid enligt bilaga 1 till lagen (2001:1080) om motorfordons avgasrening och motorbränslen. Undantag får medges om eftersträvad funktion inte går att uppfylla med de fordon som finns på marknaden. I sådana fall ska en bil som uppfyller miljöklass 2005 väljas. För resenärer som ofta företar tjänsteresor med bil kan utbildning i sparsam körning erbjudas. I de fall bil är det mest effektiva och ekonomiska färdsättet ska hyrbil användas. Om en enhet disponerar en tjänstebil så ska den i första hand användas. Lokala avvikelser kan förekomma Hyrbil Val av bil ska ske med beaktande av färdsträcka, antal resenärer samt med hänsyn till säkerhets- och miljöaspekter. Bil som hyrs in ska vara miljöbil

8 Beslut om fordon som hyrs in till LFV ska grundas på följande kriterier: 7 Funktion vad fordonet ska användas till Säkerhet fordonet ska följa lagstadgade säkerhetsföreskrifter samt i övrigt vara utrustat för att vara så säkert som möjligt för sitt ändamål Miljö alla beslut ska ta miljöhänsyn speciellt vad gäller - CO 2 - utsläpp - Bränsleförbrukning Ekonomi alla beslut ska vara så ekonomiskt fördelaktiga för LFV som möjligt utan att övriga kriterier blir lidande I första hand ska hyrbil i kategori B eller motsvarande användas. Vid behov av större bil p.g.a. stor grupp eller tungt bagage kan även bilar i kategori C eller D (kombibil) användas. Bilarna är via LFVs avtal med Europcar helförsäkrade med självriskreducering. Nedanstående krav gäller vid användning av hyrbil. Bilarna ska ha minst fyra stjärnor vid provning enligt European New Car Assessment Programme (Euro NCAP). Euro NCAP:s krockprov motsvarar i stort de metoder som används för att kontrollera att bilarna uppfyller EU:s krav på skydd av de åkande vid frontal- och sidokollisioner ha krockkudde på förarplatsen ha system för att påminna om bilbältet ha system för att hjälpa föraren att hålla hastigheten (ISA-system) ha system som minimerar risken för att en person ska kunna köra en bil alkoholpåverkad ha färddator som hjälper föraren köra såväl snålt som rent ha en tjänstevikt över 1000 kg ha huvudstöd och trepunktsbälte på de platser som används ha vinterhjul ha däck som alltid ha ett mönsterdjup på minst fyra millimeter och som inte är mer än fem år gamla. Däckens slitbanegummi ska vara fritt från märkningspliktig olja vara så energisnål som möjligt med hänsyn till sin storleksklass. Som riktvärden gäller: Bilstorlek Bensin 1/100 km Diesel 1/100 km Normal bil kg 7,5 6,9 (för bilar som används i huvudsak i tätortstrafik är den nedre viktgränsen 900 kg) Rymlig bil över 1500 kg 9,2 8,4 Minibuss (personbil med 6 8 passagerare) 9,5 8,6 Bil som ska användas i tjänsten bör vara utrustad med antisladdsystem Egen bil Vid resa med egen bil utgår ersättning enligt gällande bilersättningsavtal. När den som beordrat resan bedömt att egen bil är lämpligaste färdsätt utgår ersättning enligt den högre ersättningsnivån. I övrigt betalas den lägre (skattefria) nivån. Om egen bil används bör den uppfylla samma krav som gäller för hyrbilar.

9 17. Allmänna kommunikationer 8 Allmänna kommunikationer (flygbuss, buss, spårvagn, tunnelbana) ska normalt användas för resa på förrättningsorten respektive till och från flygplats/järnvägsstation och dylikt. Om inte så kan ske utgår ersättning för egen bil alternativt för taxikostnader efter verifikation. För resa mellan Stockholm central och Arlanda och viceversa kan Arlanda Express användas. 18. Taxi Taxi ska användas i undantagsfall t.ex. när allmänna kommunikationer är dåliga eller när användningen av taxi ger betydande tidsvinster. Den anställde ska alltid göra upp om pris och betalningssätt i förväg. Där så är möjligt ska de taxiföretag som LFV har avtal med användas. Taxiresor ska betalas med av LFV tillhandahållet betalkort eller kontant. 19. Betalning 19.1 Företagsupphandlade betalkort (Eurocard) Alla som företar tjänsteresor oavsett antal resor ska använda det av LFV tillhandahållna betalkortet för att betala hotellrum, lågprisbiljetter på flyg, taxiresor, telefonsamtal, bensin m.m. samt för eventuella kontantuttag. Eurocard-kortet ger lång kredittid, i genomsnitt 45 dagar och den anställde behöver inte ligga ute med pengar Fakturor och vouchers Betalning av reserelaterade tjänster via faktura och vouchers ska inte användas då de är dåliga alternativ för LFV bl.a. genom höga administrativa kostnader och sämre betalningsvillkor Fakturering via resekonto (Diners TAC) Kostnader för flyg- och tågbiljetter, hyrbilar och biljettlöst resande som beställs via LFV Res faktureras via resekontot Diners TAC till LFV och belastar inte resenärens betalkort. 20. Reseräkningar När en tjänsteresa har avslutats ska reseräkning utan dröjsmål registreras i resemodulen. Traktamenten samt utlägg för viss resa som är registrerad och attesterad under period 10-15

10 9 i respektive månad, utbetalas vid påföljande löneutbetalning. Exakt datum i varje månad för attest finns i HR-Direkt/kalender. Verifikat i original på gjorda utlägg samt biljettstammar, om sådan finns, ska alltid bifogas reseräkning. 21. Återhämtning av utrikes moms Möjligheterna att återfå erlagd mervärdesskatt i Europa och Canada på kostnader för övernattningar, konferenser, representation och bilförhyrning ska alltid tillvaratas. När reserelaterade inköp görs utomlands ska resenären se till att få originalfakturor, kvitton eller notor från ursprungslandet med mervärdesskatten specificerad och bifoga dessa med reseräkningen. 22. Tjänstereseförsäkring LFV har avtal med Kammarkollegiet om tjänstereseförsäkring och den gäller både vid inrikes och utrikes tjänsteresor. Försäkringsvillkoren framgår av broschyren Statens tjänstereseförsäkring som kan erhållas från LFVs försäkringsansvarig eller direkt från Kammarkollegiet. Försäkringskort lämnas ut till personal som företar resor utomlands. Kortet garanterar att gällande försäkring finns samt upptar telefonnummer för service. Beställning av s.k. servicekort bör göras senast 5 dagar före avresa. Kortet kan beställas hos LFV Res. 23. Säkerhet och restriktioner Av säkerhetsskäl är det ibland motiverat att LFV:s personal som ska till samma resmål åker med olika transporter. Berörd chef beslutar. Användning av mobiltelefon och bärbar dator ska ske med beaktande av LFV:s säkerhetsregler så att avlyssning och åtkomst av obehörig information undviks. 24. Miljö Vid val av extern leverantör av resor ska LFV-koncernens miljöpolicy beaktas. 25. Årskort för resor Kriterier för val av årskort Förslag om val av årskort på flyg och tåg för en arbetstagare kan väckas om kostnaden för årskortet inklusive eventuella sociala kostnader understiger kostnaden för övriga resealternativ på motsvarande tjänsteresor. Upprättande av kalkyl I samband med att behov av årskort aktualiseras ska redovisning lämnas över resenärens arbetssituation och planerade tjänsteresor. Samtidigt ska en ekonomisk kalkyl upprättas

11 som visar årskortets kostnader och de besparingar som uppstår med ett årskort i förhållande till övriga resealternativ för motsvarande tjänsteresor. 10 Beslut om tilldelning av årskort Beslut om tilldelning av årskort på flyg och tåg ska fattas av LFV:s personaldirektör. Årskort på tåg ska gälla för resor med 2:a klass, f.d. normalbiljett, (årskort Silver). Årskort för flygresor avser fullprisbiljetter. Beställning av årskort Samtliga årskort på flyg och tåg ska beställas via LFV Res. Framställan om årskort Blankett för framställan om årskort finns att beställa hos LFV Res. Återlämnande av årskort Om anställningen upphör ska arbetstagaren utan anmodan återlämna årskortet till LFV Res senast sista tjänstgöringsdagen. Avtal som reglerar användningen I samband med att ett årskort utfärdas upprättas ett avtal mellan LFV och arbetstagaren som ska reglera användningen. Beskattning Sedan 1991 gäller som huvudregel att samtliga reseförmåner som inte är att betrakta som tjänsteresa är skattepliktig förmån. Årskortets marknadsvärde utgör underlag för beskattning. Såsom huvudregel motsvaras förmånsvärdet av marknadsvärdet för resan. Detta värde utgör också underlag för beräkning av sociala avgifter för arbetsgivaren. Årskort med inskränkningar i privat nyttjande Om det har avtalats mellan arbetsgivaren och arbetstagaren att årskortet endast får användas för resor i tjänsten anses inte någon förmån föreligga. Inskränkningar i privat nyttjande av årskortet bör i sådant fall förutom i avtalet även framgå på årskortet. Årskort utan begränsningar i nyttjandet Årskortet kan användas för såväl privatresor som resor i tjänsten. Beskattning och sociala avgifter beräknas på de privata resor som faktiskt har företagits och som den anställde månadsvis redovisar till respektive löneenhet. Om privata resor företagits samt att redovisning uteblivit, beskattas förmånen med kortets fulla värde. 26. Visum Visum beställs hos LFV Res.

12 27. Vaccinationer/medicin 11 Vaccinationer inför en utlandsresa hanteras av resenären själv. Utlägget redovisas på reseräkningen. Betalkortsinnehavare använder kortet vid betalning. 28. Pass Kostnad för pass ersätts ej av LFV då det anses vara en personlig handling. 29. Upplysningar Övriga upplysningar besvaras av Ronny Claesson Telefonnummer: internt 92142, externt Telefaxnummer: internt 92575, externt E-post: