RUTINER FÖR TJÄNSTERESOR SAMT RÅD FÖR MILJÖANPASSADE OCH TRAFIKSÄKRA TRANSPORTER

Transkript

1 BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING ADMINISTRATION BILAGA SID 1 (8) RUTINER FÖR TJÄNSTERESOR SAMT RÅD FÖR MILJÖANPASSADE OCH TRAFIKSÄKRA TRANSPORTER Rutinerna specificerar vad som gäller vid beslut och beställning av resor i tjänsten och rutiner vid redovisning av kostnader i samband med resan. Här specificeras även vilka krav som ställs på fordon som används vid tjänsteresor. Rutinerna kan tillämpas på transporter som sker inom förvaltningen. Vidare finns i dokumentet råd för miljöanpassade och trafiksäkra transporter. 1. Rutiner för tjänsteresor Planering Resan ska om möjligt planeras i så god tid att rabatter kan utnyttjas. Huvudregeln är att resan ska ske i så nära anslutning som möjligt till uppdragets start- och sluttid. Om det totalt sett blir billigare för förvaltningen får resan ske i samband med en helg. Traktamente utgår inte för de dagar besöket förlängs, men arbetsgivaren ersätter kostnad för logi och frukost. Beslut Resan måste vara beslutad och finansierad innan den beställs. Resor beslutas av närmast överordnad personal- och budgetansvarig chef, resor utanför Norden (inklusive Island) ska anmälas till nämnden. Beslut kan ske antingen muntligt och skriftligt, ingen särskild blankett krävs. Färdmedel korta resor För korta resor (inom stadsdelsförvaltningens område) ska i första hand kollektivtrafik, cykel eller promenad användas. SL-remsor eller ersättning för eget utlägg kan tillhandahållas från kontaktperson inom varje verksamhetsområde, se lista nedan. Tjänstebil som leasas, hyrs eller köps för att användas inom förvaltningens verksamheter ska vara miljöbil. Förvaltningens etanol- och biogasbilar ska tankas med förnyelsebart bränsle (se avsnitt 2 Krav på fordon som används inom tjänsten ). Även taxiresor ska i första hand ske med miljöbil, vilket ska efterfrågas vid beställning.

2 SID 2(8) Verksamhetsområde Kontaktperson, telefon Administration Ann Karlsson, Handikapp Margareta Friberg, Äldreomsorg Helene Söderberg, Förskola Elisabet Ödman, Teknik och kommunikation Sossa Jungefalk, Individ- och familjeomsorg Charlotta Vig (Familjeenheten), Ulrika Mattisson (Utredningsenh. för vuxna) Rickard Loblom (Fritidssektionen) Yvonne Pettersson (Försörjning) Uppdaterad september 2008 Färdmedel inrikes resor Resor inom Sverige ska i första hand ske med tåg och i 2:a klass. Tåg bör väljas vid resor kortare än 50 mil exempelvis Stockholm Göteborg. Flyg bör enbart väljas vid längre resor när alternativ saknas, eller då något annat alternativ inte är möjligt, till exempel på grund av tidsbrist. Av miljö- och trafiksäkerhetsskäl kan tåg i kombination med övernattning vara ett lämpligare val än flyg eller bil. Vid beräkningen av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar, till exempel logi, traktamenten, arbetstid och restid. Färdmedel utrikes resor Vid utrikes resa kan både tåg, buss, tjänstebil och flyg (i första hand i turistklass) användas. Rådgör alltid med resebyrån om det finns möjlighet till rabatterade biljetter. Vid planeringen av resan ska resenären överväga om resan måste ske med full flexibilitet i fråga om ombokning m.m. eller om lägre flexibilitet till lägre pris kan utnyttjas. Vid resa utanför Europa får biljett bokas i business class om tjänsteförrättningen ska ske i direkt anslutning till ankomsten. Anslutningstransporter Anslutningsresor med buss, taxi eller Arlanda Express kan bokas tillsammans med tåg- eller flygbiljetten. Taxiresor ska i första hand ske med fordon som kan klassas som miljöbil. Parkering ersätts bara om totalkostnaden blir lägre än med reguljära anslutningstransporter. Beställning Beställning av resor och hotell sker enklast från VIA Travel: Affärsresor : affarsresor.kommentus@viatravel.se Grupp och konferens: kommentus@viatravel.se Jourtelefon vid brådskande ärenden: (avgift 300 kr/ärende)

3 SID 3(8) Förvaltningen har ett First Card resekonto vilket innebär att en kostnadsfri kapitalbelopps- och förseningsförsäkring ingår i resor bokade genom VIA Travel. Även avrop mot andra avtal med transport-, hyrbilsleverantör eller konferensarrangör etc. kan göras, se Avtalsdatabasen på för aktuella avtal. Vid bokning av hotell ansvarar resenären för att hotell med miljömärkning (Svanenmärkning eller annat) och hotell utan pornografisk film bokas i första hand. Vid beställning av resa ska alltid Bromma stadsdelsförvaltnings kundnummer och IKB-nummer anges. Kontaktperson inom respektive verksamhetsområde kan i vissa fall fungera som stöd vid resebeställning. Rabattkort Rabattkort/värdekort/årskort betalas av förvaltningen om resenärens totala tjänsteresekostnad med det färdsättet under året därmed blir lägre. Rabatter och bonus ska i sin helhet tillgodoräknas förvaltningen, inte den enskilde resenären. Privata rabatt-, bonuskort eller motsvarande får inte användas. Visum och vaccinationer Resebyrån kan hjälpa till med visumhandlingar. Resebyrån kan också ge information om vaccinationer som kan behövas. Vaccinationer inför utlandsresa i tjänsten ordnar resenären själv via CityAkuten. Försäkring Stockholms stad har en tjänstereseförsäkring med Europeiska. Mer information om försäkringen finns på Skyddet gäller även vid resor inom verksamhetsorten. Försäkringsbevis från Europeiska kan beställas från S:t Erik Försäkring på telefon eller via epost: info@sterikforsakring.stockholm.se. Rutin för ersättning för egna utlägg under resan Betalkort För att undvika egna utlägg vid tjänsteresor bör First Card användas för resor, hotell och andra utlägg. Två varianter finns, dels First Card privatkort som kan användas både i tjänsten och privat, dels First Card inköpskort som endast kan användas i tjänsten. Privatkortet har en lång kredittid och fakturan kommer till kortinnehavarens hemadress. Förvaltningen står för årsavgiften på kortet och ersättning för utlägg i tjänsten betalas ut vid ordinarie löneutbetalning efter att redovisning skett. När inköpskort används går fakturan till förvaltningen och innehavaren av inköpskortet ansvarar för att kvitton redovisas för alla utlägg. Inköpskortet kan endast användas inom Sverige. Både First Card privatkort och First Card inköpskort kan beställas via Ann Karlsson på Administration.

4 SID 4(8) Reseräkning Reseräkning ska skrivas i samtliga fall där kostförmån ska redovisas eller någon form av ersättning ska utgå i samband med resan. Reseräkning ska lämnas in senast inom en månad efter det att resan/förrättningen avslutats. På reseräkningen ska tydligt framgå ändamål och skäl till resan. Färdväg och färdsätt ska beskrivas. Utlägg under tjänsteresan ska styrkas med kvitton för att ersättning ska erhållas. Traktaments- och reseersättningar regleras i de kommunala reseavtalen. Traktamente är avsett att täcka privata merkostnader t.ex. måltider i samband med tjänsteresa. Vid inrikes resa skrivs reseräkningen i Lisa Självservice, där även ersättning för användande av egen bil i tjänsten kan sökas. Vid anspråk på ersättning för utlägg ska reseräkningen skrivas ut, attesteras och därefter skickas tillsammans med originalkvitton till respektive löneadministratör på serviceförvaltningen. Reseräkning i samband med utrikes resa ska redovisas på särskild blankett som finns på intranätet under rubriken blanketter/personal/löner. Konterad, attesterad och underskriven blankett skickas tillsammans med originalkvitton till respektive löneadministratör på serviceförvaltningen. 2. Krav på fordon som används inom tjänsten Tjänstebilar samt lastbilar och tunga fordon Kraven gäller för fordon som anskaffas/hyrs/leasas. Personbilar samt lastbilar (upp till 3,5 ton) och tunga fordon (över 3,5 ton), hyrda, leasade eller köpta ska Vara försedda med alkolås. Alkolås bör kombineras med ett aktivt förebyggande alkohol- och drogarbete samt rutiner för att hantera att onyktra personer inte får igång fordonen. Ha minst 3 mm mönsterdjup på sommardäck och 4 mm på vinterdäck. För resor i Stockholmsområdet ska odubbade vinterdäck användas av miljöoch hälsoskäl. Av miljöskäl ska däcken vara fria från HA-oljor när originaldäcken byts ut. Däcken på helt nya fordon bör vara fria från HAoljor. Minst tio procent mer luft i däcken över rekommenderat tryck ger ökad trafiksäkerhet och minskade utsläpp. Personbilar ska erbjuda förare och passagerare ett bra skydd vid frontaloch sidokollision. Det anses vara tillfredsställt om bilen uppfyller kraven för minst fem stjärnor vid provning enligt Euro NCAP (European New Car Assesment Programme) och två stjärnor enligt samma program när det

5 SID 5(8) gäller påkörning av fotgängare. Bilden ska också ha whiplashskydd samt antisladdsystem (ESP). Lastbilar och tunga fordon ska ha huvudstöd och trepunktsbälte på de platser som används samt whiplashskydd. Personbil ska vara miljöbil enligt Vägverkets definition som går att hitta på Lastbilar och tunga fordon ska vara av bästa möjliga tillgängliga miljöklass. Om, i undantagsfall, en miljöbil inte används så ska denna vara så energisnål som möjligt med hänsyn till vad man behöver. Tankas med miljöbränsle. Lätta lastbilar och tunga fordon ska dessutom: Ha underkörningsskydd runt om (gäller tunga fordon). Vara försedd med bältespåminnare. Ha videoutrustning för sikt runt om på tunga fordon och bussar. Ha bränsleutrustning för att underlätta sparsam körning. Egen bil Egen bil ska endast i undantagsfall användas i tjänsten. Den egna bilen ska vara av årsmodell 2000 eller nyare samt uppfylla kraven motsvarande kraven på tjänstebil, med undantag för krav på alkolås och krav på miljöbil. Bilen ska dock vara så energisnål som möjligt med hänsyn till sin storleksklass, vilket innebär en förbrukning om högst 8,6 liter bensin eller 7,7 liter diesel per 100 km. Cykel Vid cykling ska cykelhjälm användas. Cykeln ska också vara utrustad med effektiva bromsar, ringklocka, belysning och reflexer. Motorcykel och moped Motorcykel och moped hör till de fordon som medför de största personskaderiskerna. Dessutom ger vissa modeller stora utsläpp av miljö- och hälsoskadliga ämnen. Därför bör tjänsteresor med dessa fordon inte ske.

6 SID 6(8) 3. Råd för miljöanpassade och trafiksäkra transporter Färdsätt Om en resa ska genomföras, bör inriktningen vara att det billigaste färdsättet väljs, med hänsyn taget till miljöpåverkan och riskerna i trafiken. Det innebär i normalfallet att kollektiva transportmedel som tåg eller buss bör väljas i första hand och personbil i andra hand. På kortare sträckor bör man överväga att cykla eller promenera. Säkerhet vid bilkörning En säker körning förutsätter att trafikreglerna följs. Hastighetsgränserna måste följas, bilbälten och annan skyddsutrustning som exempelvis bilbarnstol ska användas vid behov. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar säkerheten ytterligare. Att prata i mobiltelefon under körning kan vara mycket olämpligt och telefonen måste användas med stort omdöme. Det bästa är att om möjligt parkera medan samtalet pågår. En rast eller vila på minst 15 minuter bör tas efter cirka två timmars oavbruten körning. Varje år kräver alkoholen dödsoffer och skadar många i trafiken. Alkolås är ett sätt att förebygga olyckor. Alla Stockholm stads bilar ska ha alkolås, vilket innebär att alla nya bilar ska levereras med alkolås. För eftermontering av alkolås finns ett avtal med Dialect AB som gäller fram till mars Miljöaspekter vid bilkörning I Sverige är vägtrafiken den enskilt största källan till utsläpp av koldioxid, den främsta växthusgasen. För varje liter bensin eller diesel en bil förbrukar bildas 2,4 respektive 2,5 kg koldioxid. Genom rätt tryck i däcken och sparsam körning kan man minska bränsleförbrukningen med upp till 10 %. Följande råd angående sparsam körning har hämtats från Vägverkets hemsida: 1. Kör med framförhållning undvik stopp Kör med framförhållning så du kan undvika hårda inbromsningar och stopp. Håll avstånd till bilen framför. Rulla fram mot korsningar och trafikljus. Planera din färdväg så att du undviker stopp och tät trafik. Om du vill spara bränsle är det viktigt att du gör så få stopp som möjligt och att du håller en jämn hastighet. Försök att se vad som händer i trafikmiljön så långt fram som möjligt. Håll avstånd till bilen framför så du inte påverkas av ryckigheter i en kö. Sakta in i tid när du närmar dig en vägkorsning där det står bilar och väntar så kanske du kan slippa stanna. Anpassa farten till övrig trafik när du ska in i en cirkulationsplats så att du om möjligt kan undvika att stanna.

7 SID 7(8) Utnyttja flera körfält för att hålla en jämn fart, men undvik slalomkörning. Anpassa farten inför trafiksignaler så att du om möjligt slipper stanna. Använd motorbromsen vid hastighetsanpassningen före korsningar, cirkulationsplatser och trafiksignaler. 2. Växla upp tidigt och kör på så hög växel som möjligt Kör bara ett par billängder på ettan innan du lägger i tvåan. Växla från 2:an till 4:an eller från 3:an till 5:an. Accelerera på ungefär halv gas. Växla upp innan motorn når 3000 varv per minut. Ju högre växel du lägger i desto mindre bränsle drar bilen. Acceleration kostar bränsle och därför är det viktigt att fortast möjligt komma upp till marschfart och hög växel. Det är dock viktigt att inte överskrida 3000 varv per minut och du ska inte gasa med mer än halv gas. Annars finns det risk för att katalysatorn sätts ur funktion. Då ökar utsläppen av hälso- och miljöfarliga ämnen såsom kolväten och kväveoxider. 3. Kör med jämnt gaspådrag och håll hastighetsgränserna Håll ett så jämnt tryck på gaspedalen du kan. Detta är lättare om du håller ordentligt avstånd till bilen framför. Håll hastighetsgränserna. Med jämnt gaspådrag sparar du bränsle. Förändringar i hastighet kostar. Ju fortare du kör, desto större blir ökningen av bränsleförbrukningen när du ökar hastigheten ytterligare. Förbrukningen ökar med ca 20 procent om hastigheten ökar från 90 till 110 km/tim. Högre hastighet ger högre bränsleförbrukning, även när du håller en jämn hastighet. Dessutom slits däcken mer vid högre hastighet och bullerstörningarna för omgivningen ökar. 4. Motorbromsa Använd motorbroms istället för fotbroms så mycket som möjligt. Släpp gasen i tid och släpp den helt. Växla ner strax innan motorvarvtalet minskat till varv per minut. Att bromsa är alltid slöseri med energi. Genom att motorbromsa sparar du bränsle eftersom du kan få bränsletillförseln helt avstängd. När du släpper gasen helt och motorvarvtalet överstiger varv per minut tillförs inget bränsle till motorn. Vid varv per minut börjar motorn förbruka bränsle igen. Växla därför ner strax innan du når detta varvtal och behåll på så sätt nollförbrukningen. Denna nerväxling kan du få upprepa. Om du börjar motorbromsa i tid så kan du slippa använda fotbromsen alls. 5. Kör inte på tomgång Kör inte på tomgång. Behöver du skrapa rutorna så gör det innan du startar bilen. Backa in när bilen är varm så att du kan köra ut framåt när den är kall. Det minskar bränsleförbrukningen. 6. Rulla i medlut, håll jämnt gaspådrag i motlut Låt bilen rulla utan gas i tillräckligt kraftigt medlut. Kom då ihåg att släppa gasen helt, då går bränsleförbrukningen ner till noll. Försök få fart före ett motlut så att du kan använda en hög växel i backen. Öka inte pedaltrycket på vägen upp.

8 SID 8(8) Undvik acceleration i uppförsbacke. Försök att utnyttja farten från föregående nedförsbacke. 7. Använd motorvärmare Koppla in motorvärmaren en och en halv timme vid temperatur under 15, en timme upp till 0 och tjugo minuter upp till +10. Använd gärna timer. Varje kallstart innebär ökad bränsleförbrukning och ökade avgasutsläpp. Med motorvärmare kan du spara upp till 1 dl bränsle vid varje körning. Utsläppen under en resa på 6 km minskar med procent om du har använt motorvärmare. Men längre inkopplingstid än den rekommenderade innebär onödig energiförbrukning. 8. Serva bilen regelbundet Serva bilen enligt instruktionsboken. Håll motorn ren och byt oljor och filter. Med regelbunden service av motorn kan bränsleförbrukningen minskas med 5-10 % 9. Ta bort takbox m.m. Ta bort takräcke och takbox när du inte använder dem. De ökar bilens luftmotstånd och ökar därmed bränsleförbrukningen. Takboxen kan öka bilens bränsleförbrukning med 1 dl per mil. Ju tyngre bilen är desto mer bränsle drar den. Det är därför bra att kontrollera att inget onödigt bagage tas med. Stäng av klimatanläggningen när den inte behövs, klimatanläggningen drar upp till 1 dl bränsle extra per mil. 10. Ha rätt tryck i däcken. Genom att se till att ha rätt lufttryck i däcken kan man minska bränsleåtgången. Rekommenderat tryck eller gärna % mer ger minskat rullmotstånd och därmed minskad bränsleförbrukning (i instruktionsboken anges en miniminivå). Med rätt tryck håller också däcken längre, kör du med 70 % tryck kan däckets livslängd halveras och trafiksäkerheten försämras. Kontrollera lufttrycket regelbundet. Mät på kalla däck. Med rätt tryck i däcken kan bränsleförbrukningen minska med 3-5 %.