Reseguiden. Resepolicy 1/6

Transkript

1 Reseguiden 1/6 Kortfattad information till resenärer och personal vid Göteborgs universitet. Avsedd för utskrift. Mer utförlig information finns på Resepolicy... 1 Resegruppen vid Göteborgs universitet... 2 Reseplanering... 2 Universitetets resebyråer... 3 GU:s ramavtal med resebyråer och SJ... 3 Färdsätt... 4 Årskort... 4 Kostförmån... 4 Flygbonus... 5 Hotell... 5 Försäkringar... 5 Övrigt: betalkort, förmåner och ersättningar etc... 6 Resepolicy Enligt beslut vid Rektorssammanträde Resandet är ett medel som skall användas på ett omdömesgillt sätt. Den tid och de pengar som läggs ned skall kunna försvaras på samma sätt som övriga resurser för att nå våra mål. Universitetets ramavtal skall utnyttjas. Universitetet har avtal om betalkort, med personligt betalningsansvar. Dessa bör användas vid utlägg för universitetets räkning, t ex i samband med tjänsteresa. Företagskort får ej förekomma. För att upprätthålla bästa möjliga kompetens i en decentraliserad organisation bör institutionen/motsv. utse en eller ett par personer till resebeställare, mottagare av information och i övrigt att samordna den interna reseadministrationen. Resenären och prefekten ska se till att resepolicy och interna föreskrifter (avtal och resebestämmelser) följs. Ansvaret för planering och bedömning ligger på både chef och berörd arbetstagare. För att försäkringsbestämmelser och reseförmåner skall gälla vid en tjänsteresa måste tjänsteresan alltid i förväg vara godkänd av prefekt eller motsvarande och dokumenterad med "reseorder". Reseplanering skall göras långsiktigt inom institutionen för att möjliggöra kostnadsbesparingar genom att utnyttja rabatter och samordning av flera resmål. I planeringen ingår också att överväga om andra alternativ än resa är möjliga, t ex telefonsammanträde, telebildkonferens m.m. Resenären skall välja det lämpligaste och billigaste färdsättet med hänsyn till kostnad och tid. En jämförande kostnadskalkyl skall göras för olika alternativ och kalkylen skall innefatta kostnader för lön. Miljöhänsyn skall beaktas vid val av färdmedel. Universitetet skall vara ett föredöme vad gäller miljömedvetande. Inom landet rekommenderas resor med tåg framför flyg. Eventuell flygbonus och annan bonus, fribiljetter etcetera är universitetets egendom och får inte användas privat utan endast vid tjänsteresor.

2 2/6 Resegruppen vid Göteborgs universitet Vid Göteborgs universitet (nedan kallat GU) finns en resegrupp som har till uppgift att ge utbildning och information till institutionerna. Resegruppen fungerar även som en kontaktgrupp gentemot universitetets resebyråer, SJ, betalkortsleverantörer m.fl. Gruppen består av följande personer: Namn Arbetar vid: E-post Telefon Arnstein-Olsson, Marianne Akademiförvaltningen Jidéus, Marie Personalavdelningen Thysell, Carin (t o m 27/6-08) Ekonomiavdelningen carin.thysell@gu.se Reseplanering En tjänsteresa skall bestämmas i samråd med prefekt/motsvarande. För att universitetets tjänstereseförsäkring skall gälla fordras att prefekten beordrat resan på reseorder. Blanketten härför skall vara ifylld och underskriven innan beställning av resa görs. Blanketten finns på I de fall försäkringen utnyttjas skall en kopia av reseordern lämnas till försäkringsbolaget. Om tjänsteresa kombineras med semester skall uppgift om semesterdagar lämnas på reseordern i enlighet med beviljad semesteransökan. Välj det lämpligaste och billigaste färdsättet med hänsyn till kostnad och tid. Gör gärna en jämförande kostnadskalkyl för olika alternativ. En sådan kostnadskalkyl bör då också innefatta resenärens lönekostnad. Denna ska bifogas reseräkningen. Betala ev. konferensavgift så fort som möjligt via faktura. Planera in flera uppdrag under en och samma resa. Utnyttja alltid universitetets ramavtal (och övriga statliga avtal) med resebyråer, tåg, flyg, hotell, konferensanläggningar etc. Tag resebyrån till hjälp vid planeringen av resan. God framförhållning och effektiv planering är nödvändig för att resebyrån skall kunna föreslå en bästa lösning. Inför utlandsresan bör man skaffa det Europeiska sjukförsäkringskortet. Detta görs enklast på adressen där allmän information finns om vilka länder kortet gäller i, om sjukvårdsavtalet med andra länder m.m. Kortet gäller i tre år. Undvik förskott - använd betalkort. Det är viktigt att förrättningsmannen sparar alla originalbiljetter och kvitton som efter resans slut skall bifogas reseräkningen. Om resenären via någon av universitetets resebyråer erhållit en elektronisk biljett behöver självklart ingen biljett/kvitto bifogas. I de fall, däremot, då resenären av någon anledning gjort utlägg och erhållit elektronisk biljett, skall kvitto/faktura (eller annat som visar att resenären haft kostnaden) på utlägget bifogas för att ersättning skall kunna betalas ut. För att underlätta hanteringen av ev. reseersättning rekommenderas att alla de underlag som erhållits i samband med tjänsteresan bifogas reseräkningen. Exempel på sådant underlag kan vara en bokningsbekräftelse, program eller liknande. Reseräkning ska registreras via Egenrapporteringen senast 1 månad efter avslutad resa. Till reseräkningen ska bifogas fullständiga originalbiljetter t.ex. kvitton, färdbiljetter o dyl. som bekostas av medel som förvaltas av GU. Bifoga även program eller dyl. där ändamålet med tjänsteresan och datum för den ev. konferensen framgår. Vid utrikes resa är det nödvändigt att ange lokala tider för avresa och ankomst från/till olika länder för att rätt traktamente skall kunna erhållas. Detta gäller även vid mellanlandning. Normalt medföljer från resebyrån en specifikation (Itinerary) över tider och destinationer. Bifoga denna specifikation till reseräkningen. Enligt centrala och lokala bestämmelser samt inkomstskattelagen krävs att uppgift lämnas vid registrering av reseräkningen om vilka måltider som erhållits i tjänsten samt vilka som bekostats av GU.

3 Universitetets resebyråer Alla beställningar av färdbiljetter, hotellrum *), hyrbil etc. skall göras genom någon av de resebyråer som GU har ramavtal med: American Express Business Travel och VIA Travel. Se Välj Resebyråtjänster. Inrikes tågbiljetter kan även beställas via SJ. Välj Tågresor i Avtalsdatabasen. Visum ordnas också av resebyrån. *) Hotell i Göteborg bokas direkt på något av de hotell som universitetet har ramavtal med. Se Välj Hotelltjänster. I övrigt används resebyråerna för hotellbokningar. 3/6 GU:s ramavtal med resebyråer och SJ VIA Travel American Express Business Travel STA Travel AB Doktorand-, student- och ungdomsbiljetter Tfn Fax E-post: gu@viatravel.se Hemsida: wwww.viatravel.se Tfn Fax E-post gu@aexp.se Hemsida: Tfn E-post goteborg@statravel.se Hemsida: Vid akuta problem utanför kontorstid kan man få hjälp på nedanstående telefonnummer: Tel: från utlandet: Tel: SJ Tfn Fax Hemsida:

4 4/6 Färdsätt Resväg och färdsätt bör bestämmas med sikte på val av lämpligaste och billigaste färdsätt totalt sett. Miljöhänsyn skall enligt resepolicyn beaktas vid val av färdmedel. Tänk på de osynliga resekostnaderna - merkostnader för dyrare trafikmedel och Din arbetstid. T ex får flyg vägas mot besparingar i tid och uppehållskostnader. Tåg Universitetet har avtal med SJ om rabatt på färdbiljetter på inrikes tåg. För att rabatterat pris skall erhållas skall tågresor bokas genom SJ eller universitetets resebyråer. Flyg Beställ resan i god tid. Be resebyrån att undersöka vilka lågprisalternativ och rabatter som kan vara aktuella för resan. Dessa rabatter gäller ofta under särskilda villkor som t.ex. att resan beställts några veckor innan och kravet är ofta ett visst antal övernattningar. Lokala transporter Vid lokala transporter skall i första hand allmänna kommunikationer såsom buss, tunnelbana och spårvagn användas. Till och från flygplatser skall i första hand flygbuss eller flygtaxi anlitas. Egen bil Välj det lämpligaste och billigaste färdsättet med hänsyn till kostnad och tid. Miljöhänsyn skall enligt resepolicyn beaktas vid val av färdmedel. Gör gärna en jämförande kostnadskalkyl för olika alternativ. En sådan kostnadskalkyl bör då också innefatta resenärens lönekostnad. Denna ska bifogas reseräkningen. Prefekten avgör om bil är lämpligaste färdmedel. Taxi Taxi får användas när det är det mest effektiva och ekonomiska färdsättet eller om speciella skäl föreligger och skall då alltid motiveras skriftligt på reseräkningen. Vid taxiresa inom landet ersätts ej utlägg för dricks. Vid behov av taxi används universitetets ramavtal. Hyrbil Hyrbil får användas när det är det mest effektiva och ekonomiska färdsättet och skall bokas genom universitetets resebyråer. Vid behov av hyrbil används universitetets ramavtal. Årskort Årskort på SAS, SJ eller lokaltrafiken som betalas av arbetsgivaren är skatte- och avgiftsfritt om kortet endast används i tjänsten. Skriftligt avtal mellan arbetsgivaren och den anställde skall finnas. Används årskort även privat skall förmånsbeskattning göras. Se blanketten Kalkyl för årskort på Om resenären har årskort som betalats av annan än universitetet, utbetalas ej ersättning för resa. Kostnadsersättning utgår endast för de faktiska kostnaderna som resenären haft för resan och som kan verifieras med inköpta biljetter. Kostförmån Har arbetsgivaren betalat måltider under en tjänsteresa är det normalt en skattepliktig förmån. Uppgift skall lämnas vid registrering av Din reseräkning.

5 Flygbonus Arbetsgivaren skall betala arbetsgivaravgifter, göra skatteavdrag och lämna kontrolluppgift på skattepliktiga förmåner som t.ex. trohetsrabatter inom flygbranschen. Anställda som utnyttjar flygbonus privat skall skriftligen till resp. fakultetskansli lämna uppgift om detta. Blankett finns på 5/6 Hotell Bokning av hotellrum utomlands görs via någon av universitetets resebyråer. Hotellvoucher fungerar dåligt utomlands och skall därför inte användas. Betalning bör ske med betalkort. Hotellrum i Göteborg bokas direkt på något av de hotell som universitetet har ramavtal med. Se välj Hotelltjänster. Hotellrum i övriga Sverige bokas via universitetets resebyråer. Försäkringar Statens tjänstereseförsäkring Göteborgs universitet har avtal med Kammarkollegiet vad avser tjänsteresor för anställda och uppdragstagare enligt förordningen (1993:674). Försäkringsskyddet gäller vid alla inrikes och utrikes tjänsteresor och förrättningar för myndighetens räkning. Vid utrikes tjänsteresa gäller det även under avbrott pga semester eller tjänstledighet på annan ort än resenärens vanliga verksamhetsort. Den som reser till ett land inom EU eller till ett annat konventionsland, bör ha med sig ett intyg från försäkringskassan. Den som reser till icke konventionsland bör ha med sig ett personligt försäkringskort (Swedish State Business Travel Insurance Certificate). Syftet med kortet är att resenären snabbt skall få tillgång till akut sjukvård genom att sjukvårdsinrättningen genast kan konstatera att det finns en försäkring som täcker kostnaderna. Vid förfrågan om kort kontaktas resp. fakultetskansli/motsv. Försäkringsvillkor finns att läsa på Kammarkollegiets hemsida där också blankett för skadeanmälan kan skrivas ut. För ytterligare frågor kontaktas Kammarkollegiet, tfn Ansvarig för tjänstereseförsäkringen vid Göteborgs universitet är Katerina Tzova (ankn 1105), personalavdelningen. Observera att en reseorder skall finnas för att reseförsäkringen skall gälla. Blankett finns på Försäkring via Diners Normalt betalas de biljetter som beställs genom universitetets resebyråer (ramavtal) via faktura från Diners Tac. Med detta betalningssystem (kallat TAC) följer en försäkring som i korthet gäller följande: försening av allmänt färdmedel, mer än 4 timmar bagageförsening, mer än 6 timmar (dock ej vid hemresa) självrisk vid skada på bil och bostad vid utlandsvistelse olycksfallsskada avbeställningsskydd Kom ihåg: se till att Du får intyg om försening eller förlorat bagage. spara Dina kvitton på inköp om bagaget kommit på avvägar. På Diners Tac's hemsida finns ytterligare information om försäkringsvillkoren (under rubriken Resa). För frågor kontaktas Folksam som ansvarar för försäkringen via Diners Tac. Telefonnumren till Folksam är (frågor om försäkringen) och (skadeanmälan) Viktigt! Eventuell hemförsäkring gäller inte vid tjänsteresor. När ett olycksfall inträffat skall SOS-International i Köpenhamn kontaktas på tel eller fax

6 Övrigt: betalkort, förmåner och ersättningar etc. 6/6 Betalkort Vid behov skall anställda normalt ansöka om betalkort. Därför har universitetet avropat de centrala ramavtalen med Eurocard, American Express och VISA. Betalkorten är personliga och innehavaren får faktura på utnyttjad summa en gång per månad. Möjligheter finns att göra kontantuttag i bankomat och bank i Sverige och utomlands. Blankett för ansökan finns på Efter avslutad tjänsteresa registreras reseräkning via Egenrapportering. Originalkvitton och biljetter bifogas. Kassakvitto i original skall bifogas för gjorda utlägg. Observera att köpnotan/"slipen" endast i undantagsfall kan godkännas som kvitto, om annat kvitto ej erhållits (ex vis för taxiresa). Normalt kan köpnotan behållas av kortinnehavaren. Ytterligare information finns på i Resehandboken, Reseförskott I undantagsfall kan reseförskott medges och skall då godkännas av prefekten. (Särskilda regler kan finnas vid Din fakultet.) Följande generella regler gäller: Förskottet får endast avse den skattefria delen, traktamentet, eller kostnad som inte kan betalas via faktura eller med betalkort. Förskott får tas ut tidigast 1 månad före avresedagen om inte särskilda skäl föreligger. Förskott skall redovisas senast 3 månader efter avresedagen. Vid långtidsförrättning bör delredovisning göras var tredje månad. Förskott som ej redovisas inom föreskriven tid dras på lönen. Traktamente Traktamente utbetalas enligt löne- och förmånsavtal (ALFA), Utlandsreseförordningen (ULF) och Inkomstskattelagen (IL). Beloppen som utbetalas enligt dessa regler är skattefria. Helt traktamente betalas för avresedagen om resan har påbörjats före klockan och för hemresedagen om resan avslutats efter klockan Om resan har påbörjats senare eller avslutats tidigare betalas halvt traktamente. Traktamente utgår vid förrättning som medför övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Lönetillägg Lönetillägg utbetalas enligt GUs lokala reseavtal. Beloppen som utbetalas enligt detta avtal är skattepliktiga. För inrikes endagsförrättningar utgår ett särskilt belopp om man är borta över fyra timmar. För flerdygnsförrättningar utgår ett och samma belopp för avrese- och hemkomstdagen och ytterligare ett belopp för mellanliggande dagar. Observera att om samtliga måltider ingått utgår inte dessa lönetillägg. Det finns även ett nattillägg i det fall man ordnat privat logi. Det lokala reseavtalet reglerar också beloppet för utrikes endagsförrättningar. Här betalas det belopp som gäller som traktamente i aktuellt land ut men som skattepliktigt belopp. Reseavtalet gäller även den skattepliktiga delen av bilersättningen (både inrikes och utrikes). Reseräkning Reseräkning ska registreras via Egenrapportering senast 1 månad efter avslutad resa. Till reseräkningen ska bifogas fullständiga originalbiljetter t.ex. kvitton, färdbiljetter o dyl. som bekostas av medel som förvaltas av GU. Bifoga även program/inbjudan eller dyl. där ändamålet med tjänsteresan och datum för den ev. konferensen framgår. Vid utrikes resa är det nödvändigt att ange lokala tider för avresa och ankomst från/till olika länder för att rätt traktamente skall kunna erhållas. Detta gäller även vid mellanlandning. Normalt medföljer från resebyrån en specifikation över tider och destinationer (itinerary). Bifoga denna specifikation till reseräkningen. Enligt centrala och lokala bestämmelser samt inkomstskattelagen krävs att uppgift lämnas vid registrering av reseräkningen om vilka måltider som erhållits i tjänsten samt vilka som bekostats av GU.