Flowbreeze ett verktyg vid händelse- och riskanalyser. Guide till hur du skapar händelsediagram med Flowbreeze

Transkript

1 Flowbreeze ett verktyg vid händelse- och riskanalyser Guide till hur du skapar händelsediagram med Flowbreeze

2 Flowbreeze ett verktyg vid händelse- och riskanalyser Med programmet Flowbreeze vänder vi oss till er som gör händelse- och riskanalyser i den svenska sjukvården. Förhoppningen är att detta tillägg till Excel ska vara ett stöd i den del av analysen då det är dags att börja jobba med händelsediagram. Flowbreeze är ett tilläggsprogram till Excel som gör det enklare att rita upp händelsediagram på datorn. Genom att ha Flowbreeze installerat kan du skapa händelsediagram i Excel genom att enbart skriva text. Du slipper pusslandet mellan rutor och pilar eftersom dessa skapas automatiskt. I stort fungerar det så att du markerar en cell där du vill skapa en ruta i ditt diagram, skriver in texten till rutan och trycker Enter. Texten läggs då in i en diagramruta som automatiskt kopplas ihop med rutan innan. Diagrammen som skapas genom Flowbreeze passar bra för exempelvis din word-rapport. Patientförsäkringen LÖF bjuder kliniker i den svenska sjukvården på programavgiften till Flowbreeze. Vi har alltså redan betalat för programkostnaden och ni är fria att installera programmet på era datorer. Inga registreringskoder kommer att behövas. Händelsediagram är en viktig del av det händelse- och riskanalysarbete som pågår ute i sjukvården. Förhoppningen är att detta tilläggsprogram ska vara ett stort stöd i detta arbete och därmed bidra till att patientsäkerheten stärks.

3 Installera programmet För att kunna installera och använda Flowbreeze måste du ha Microsoft Excel installerat på din dator. Flowbreeze fungerar med följande versioner av Excel: 2000, 2002 (XP), 2003 och Många landsting och vårdinrättningar har låsta rättigheter för att installera program av typen Flowbreeze. Därför behöver du antagligen ta hjälp av någon från er IT-avdelning när du ska installera Flowbreeze. Det måste vara någon som har rättigheter som administratör och till att installera program. Du behöver inte ha någon registreringskod för att installera programmet. Så här installerar du Flowbreeze:. Installationsfilen heter FlowBreezeSiteSetup.exe För att starta installationen kan du antingen dubbelklicka på installationsfilen i Den här datorn eller Utforskaren eller så kan du välja Kör på startmenyn, klicka på Bläddra, leta upp filen på datorn och sedan trycka OK. Kommer det upp en fråga om du vill gå vidare med installationen trycker du Kör. Nu startas installationsguiden. Tryck Next på vid första fönstret. I fönster två trycker du I accept the agreement om du accepterar det användaravtal som presenteras. Klicka Next. I fönster tre väljer du var på datorn programmet ska installeras. Spelar detta ingen roll för dig så godkänner du det alternativet som automatiskt föreslås, klicka Next. Fönster fyra frågar vad du vill kalla genvägen som hamnar på startmenyn. Skriv ett nytt namn eller godkänn det förvalda. Klicka Next. Filerna installeras nu på datorn. Om allt går som det ska visas ett sista fönster som talar om att installationen har lyckats. Guiden undrar nu om du vill läsa en komma-igång-guide om programmet. Klicka ur den rutan. En sådan guide finns istället längre fram i detta dokument, anpassat för dig som gör händelsediagram till risk- och händelseanalyser. Tryck Finish. 0. Nu är programmet installerat på din dator. För att komma åt programmet måste du starta upp Excel. Har du fått några problem med installationen så kan du kontakta Patientförsäkringen LÖF med dina frågor. Skicka då en e-post till info@patientforsakring.se. Du kan även kontakta programtillverkarens support (på engelska), den hittar du på deras hemsida: På deras hemsida kan du också hitta olika artiklar med tips och tricks (på engelska): com/articles.htm

4 Skapa händelsediagram När Flowbreeze är installerat, programmet Excel är igång och du har ett tomt kalkylblad öppet är du redo att börja skapa händelsediagram. Flowbreeze visas som ett verktygsfält i Excel. Det är oftast placerat strax ovanför kalkylbladet. På bilden nedan markerar den röda ramen Flowbreeze verktygsfält. Observera att utseendet på verktygsfältet kan skilja sig åt beroende på vilken version av Excel eller Flowbreeze du har installerad. För att göra denna guide enklare att följa kommer vi i en steg-för-steg övning att skapa det händelsediagram som finns på sidan 25 i Handboken i händelse- och riskanalys. Förhoppningsvis ska denna övning göra att du lär dig Flowbreeze grunder och blir bekantare med programmet. Den första händelsekedjan. Det första steget för att starta ett nytt händelsediagram är att trycka på knappen Start Flowcharting som finns på Flowbreeze verktygspalett. Nu öppnas fönstret Start Flowcharting. Vid Terminator text skriver du in vad din startpunkt ska heta. I handboken för Risk- och händelseanalys kallas detta för Förutsättning. Förutsättningen enligt exemplet i denna guide är: Patient med antikoagulantiabehandling sökte akut för ryggskott. Vid Worksheet cell skriver du in vilken cell i kalkylbladet som startpunkten ska placeras. Vi rekommenderar att denna cell inte ligger längst upp eller längst till vänster. Skriv förslagsvis E Tryck sedan Start. Nu skapas startpunkten med rätt namn på rätt plats och den interaktiva händelseanalysguidenär igång. Ytterligare tre saker har hänt med kalkylbladet: - Kolumner och rader har nu ändrat storlek för att skapa ett fyrkantigt rutnät. - Linjerna mellan varje cell har tagits bort för att ge ett renare intryck. - Gråa rader och kolumner har skapats som stödlinjer för ditt fortsatta diagram. Händelse & Riskanalys Handbok för patientsäkerhetsarbete. Socialstyrelsen, Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag, Sveriges Kommuner och Landsting, Stockholms läns landsting och Landstinget i Östergötland. Alfa Print AB;2005. ISBN

5 5. 6. Så länge guiden är igång ser symbolerna på verktygspaletten ut så här: När guiden är igång kommer rutor och linjer automatiskt att skapas när du skriver in text i en cell. Nu följer några exempel på detta. Vi ska nu skapa den första händelserutan i vårt diagram. Vi rekommenderar att alltid börja med att skapa den översta raden i ditt händelsediagram. Därför ska vi nu följa den grå stödlinjen till höger. Hade vi velat skapa händelsediagrammets rutor för t.ex. bakomliggande orsaker eller åtgärder hade vi följt den grå stödlinjen nedåt istället. Placera markören några kolumner till höger om startpunkten, på den gråa linjen i kalkylbladet. Sen skriver du rakt av den text som du vill ha i nästa ruta. Enligt vårt exempel i handboken är detta: Patienten undersöktes utan att pågående antikoagilantiabehandling framkom. När du sedan trycker Enter eller klickar med musen någonstans skapas en ruta anpassad för texten och en koppling från rutan innan. Vi upprepar steg 5 och skapar ytterligare två händelserutor, med följande texter: Läkare ordinerar NSAID trots antikoagulantiabehandling och Patienten tog ordinerade läkemedel trots interaktionsrisk. 7. Nu är det dags att sätta en slutpunkt på händelsediagrammet. Det är med andra ord dags att skriva in vårdskadan som är avslutet på händelsekedjan. För att sätta en slutpunkt trycker du på knappen Stop Flowcharting. Fönstret Add end terminator? dyker upp. Vid Terminator text skriver du in texten för slutpunkten, det som enlig handboken är en förklaring av vårdskadan. I vårt exempel är detta: Patienten avled pga blödning i hjärnan. Vid Worksheet shell skriver du in i vilken cell i kalkylbladet som slutpunkten ska placeras. Detta bör vara längs den gråa horisontella stödlinjen för att händelsediagrammet ska hamna på en snygg och centrerad linje. Vi skriver här AS När du trycker yes dyker ytterligare en ruta upp, Add flow line, där du ska välja vilken ruta som är den sista (välj det översta alternativet (Patienten tog ordinerade läkemedel trots interaktionsrisk) och välj sedan connection side from last shape - right och connection side to new shape - left. 8. Nu avslutas den interaktiva guiden och vår översta händelsekedja är färdig.

6 Skapa rutor för bakomliggande orsaker. I ett händelsediagram bör det ju även finnas rutor nedåt från varje händelse. Alltså de som innehåller bakomliggande orsaker och åtgärder. Nu ska vi skapa dessa rutor så att de kopplas på vår redan befintliga händelsekedja. För att koppla på ytterligare rutor till händelsekedjan startar vi återigen den interaktiva guiden genom att klicka på Start Flowcharting. Den här gången dyker ett fönster upp som heter Restart Flowcharting, klicka bara OK. Vi ska nu skapa en ruta under delhändelse 1 (Patienten undersöktes utan...). Sätt markören i en lämplig cell under delhändelse 1. Om du vill att nästa ruta ska hamna direkt under den övre följer du kolumnen vid den övre rutans vänstra kant nedåt och sätter markören där. I vårt fall ligger händelse 1 på kolumn O. När cellen är markerad skriver du in Läkaren tog inte fullständig läkemedelsanamnes. Samtidigt dyker fönstret Add Flow Line upp. Guiden undrar genom detta fönster om vi vill koppla ihop den nya rutan med någon annan. Du markerar nu helt enkelt den ruta du vill koppla ihop med (i exemplet är det Patienten undersöktes utan...), och väljer sedan connection side from last shape - bottom och connection side to new shape - top och klickar sedan OK. Nu skapas kopplingen i händelsediagrammet. Varje gång guiden blir osäker på vilka rutor som ska kopplas ihop kommer den fråga om detta genom fönstret Add Flow Line. Det kan inträffa när du har stoppat och startat om guiden eller när du skapar en ruta som ligger långt bort från den tidigare. Skapa en kedja som förgrenar sig. I exemplet i handboken förgrenar sig nu händelsediagrammet till två rutor. För att göra en sådan variant krävs ett litet annat förfarande än det vi precis förklarat. Vi får skapa en ruta i taget. Vi börjar med den vänstra. Sätt markören i cellen på den gråa stödlinjen som går från rutan ovanför. Skriv in texten som ska stå. I vårt exempel är detta Arbetsbelastning var hög. Tryck Enter och välj koppling i fönstret Add flow line. 5. För att vi ska få plats med en ruta till i förgreningen måste vi flytta den vi senast skapade. Gör detta genom att markera rutan och helt enkelt dra och släpp den några steg åt vänster. Som du märker hänger kopplingen med och anpassar sig efter var du placerar rutan. Gör på samma sätt för att skapa den högra rutan i förgreningen. Markera en cell intill den vänstra rutan. Skriv in texten, som enligt exemplet är Läkaren var så trött att han glömde ta fullständig anamnes. Tryck Enter och välj koppling i fönstret Add flow line. Nu är förgreningen skapad och du kan bygga vidare ditt händelsediagram nedåt. Du kan ta tag i de rutor du skapar och dra dem några celler uppåt, nedåt, till höger eller vänster för att få en snyggare layout.

7 Manuella ändringar i händelsediagrammet Ta bort rutor och kopplingar: Du kan när som helst under ditt arbete ta bort rutor eller kopplingar som har hamnat fel. Detta gör du genom att markera en ruta eller en koppling och tryck på Delete. Ändra kopplingar mellan rutor: Du kan i efterhand styra om kopplingar, om de har hamnat mellan fel rutor. Markera först den koppling som är fel. För sedan muspekaren över någon av de röda punkterna, ett smalt korstecken visas. När du nu tar tag i den röda punkten och flyttar muspekaren följer linjen med. För muspekaren till den diagramruta och den sida som du vill koppla linjen till. När ett litet sikte syns släpper du linjen och den nya kopplingen är klar. Så länge du håller i och flyttar runt linjen ser du en streckad förhandsvisning över hur kopplingen kommer att dras. Om du flyttar runt en diagramruta många gånger finns risken att den automatiska kopplingen blir trasslig eller överlappar sig själv. Då kan du rita om kopplingen genom att klicka på den och sedan klicka på menyn Drawing tools och sedan Reroute connectrors, och sedan dra kopplingen på det sätt du önskar. Då kommer kopplingen att dras om så att den kopplar ihop de två rutorna med kortaste vägen. Byta form eller färg på rutorna: Du kan ändra formen på dina rutor till t.ex. cirklar eller romber. Då markerar du den ruta som ska ändras och väljer Drawing tools på Flowbreeze verktygspalett och sedan Byt figur. Sen väljer du din figur i listan. Om du vill ändra färg eller kantlinje på dina rutor så dubbelklickar du på respektive ruta. Välj sedan fliken Färger och Linjer. Skriva ut händelsediagrammet: Om du ska skriva ut ditt händelsediagram direkt från Excel kan det vara bra att tänka på att ställa in hur det skrivs ut på pappret. Standardinställningen är att pappret skrivs ut på höjden och då är det inte säkert att ditt diagram får plats på bredden. Om du klickar på Förhandsgranska på den övre verktygspaletten eller på Arkiv-menyn ser du hur din utskrift kommer att se ut. Får inte ditt diagram plats på bredden trycker du på Format och ändrar papprets orientering från Stående till Liggande. Exportera diagrammet till andra program: Om du vill använda ditt händelsediagram i till exempel en word-rapport eller en powerpoint-presentation är det lättast att exportera det genom att kopiera och klistra in. Markera alla celler som händelsediagrammet använder sig av genom att dra och rita ut området. Högerklicka och välj Kopiera. Gå sedan in i det program som du vill använda diagrammet i och klistra in diagrammet. Har du frågor och funderingar eller vill ha någon annan typ av hjälp om programmet gör du så här:. Titta i programmets hjälpavsnitt. Det kommer du åt genom att trycka på Help och sedan Help contents på Flowbreeze verktygspalett Surfa in på programmets supportsida på webbadress: Kontakta Patientförsäkringen LÖF via mail info@patientforsakring.se eller