Kom igång med koppling Hogia Lindorff Inkasso

Transkript

1 Kom igång med koppling Hogia Lindorff Inkasso För att kunna använda tjänsten behövs ett avtal med Lindorff, fakturering, kundreskontra i Hogias ekonomi/affärssystem och tillägget Elektronisk finans. Kommunikation Kommunikationen sker med hjälp av Hogia Messenger Service (HMS). Mellan HMS och Ekonomisystemet används Hogias XML-format, (e-faktura). Mellan HMS och Lindorff används samma format. HMS lägger upp översända inkassoärende på Lindorffs FTP-server. En fördefinierad part DeptRecovery.LindorffFTP.xml finns i HMS installationen from HMS version fram till att den versionen släpps får partpluginen (xmlen) levereras separat. Kopplingen innebär att fakturautställaren i kravrutinen skapar krav som via HMS skickas till Lindorffs FTPserver. Därefter kan inte fakturautställaren skapa fler krav för eller räntefakturera skickade fakturor. Betalning från Lindorff skickas, när fakturamottagaren betalat, via bg/pg till fakturautställaren. HMS Kopplingen mellan ekonomisystemet och Lindorff använder HMS för kommunikationen. För att Hogias ekonomisystem och Lindorff skall kommunicera krävs att parterna för båda programmen aktiveras. En part för Lindorff kommer att levereras med från och med HMS version Till äldre versioner levereras parten separat. För äldre versioner skall parten läggas in under C:\Program Files\Hogia\HMS\Bin\PartTypes. Aktivera part för ekonomisystemet Välj Arkiv - Ny part. Markera Hogias ekonomisystem, klicka på Nästa. Ange namnet på datorn/servern där IEA-adaptrarna är installerade, normalt samma dator där Hogia Admin är installerad. Klicka på Nästa. På nästa sida klickar du på Slutför. Tillbaka i HMS huvudmeny markera Ekonomisystem. i Partrutan och sparar genom att klicka på diskettikonen. 1

2 Aktivera part för Lindorff Välj Arkiv - Ny part. I tidigare version än klickar du på Importera guide, normal sökväg, C:\Program Files\Hogia\HMS\Bin\PartTypes. Markera DeptRecovery.LindorffFTP.xml, klicka på Öppna. Markera Parten Lindorff, klicka på Nästa. Nedanstående bild visas. Skriv in användarnamnet och lösenordet du fått från Lindorff. Klicka på Nästa. En anslutningstest görs mot Lindorffs FTP-server. Misslyckas den beror det sannolikt på att användarnamnet eller lösenordet är felaktigt. Lyckas testen kommer du vidare. 2

3 Ekonomisystemet Inställningar i ekonomisystemet I företaget som skall skicka inkassoärende till Lindorff. Företagsinställningar - Reskontror - fakturering2. Rutan Inkassopartner markeras. Nedanstående bild visas. Välj Lindorff som HMS part, förutsätter att parten är aktiverad i HMS. Ange minsta fakturabelopp som skall skickas till Lindorff för inkassohantering. Fakturor med lägre belopp än angivet får fakturautställaren själv hantera i ekonomisystemets krav/påminnelse rutin. Ange uppdragsgivarnummer. Fås från Lindorff och är ditt kundnummer hos dem. I sökväg anges vart filerna som skall skickas för inkasso skall lagras. Går en sändning fel kan filerna skickas manuellt. Man bör emellanåt rensa bort filerna som ligger på angiven sökväg. OBS! parten måste vara skapad i HMS innan den kan kopplas i Ekonomisystemet. 3

4 Kundkortet På kundkortet kan du markera om du inte vill skicka kundens förfallna obetalda fakturor på inkasso genom att markera rutan Ej inkasso. För dessa kunder får fakturautställaren själv hantera fakturan i ekonomisystemets krav/påminnelserutin. Skapa krav/påminnelse Börja med att göra ett urval på vad som skall skickas till inkasso. Genom att i Antal sända krav ange 1 får man endast med fakturor där redan ett krav/påminnelse skickats. 4

5 I fönstret listas samtliga fakturor som stämmer med det urval du gjort. Genom att klicka på knappen Skicka skapas en fil som skickas över till HMS. HMS lägger upp filerna på Lindorffs FTP-server. Där tar Lindorff hand om filen och påbörjar inkassoåtgärder. Kvar i fönstret ligger fakturor med lägre belopp än angiven gräns i företagsinställningarna och fakturor till de kunder som exkluderats får inkasso. Dessa får fakturautställaren hantera själv. För fakturor som skickas till Inkassotjänsten tar Lindorff över betalningsbevakning, krav och räntefakturering. Dessa funktioner spärras därför i ekonomisystemet för de fakturor som skickat för inkasso. Betalning från Lindorff skickas till ditt (fakturautställarens) bg/pg med Lindorffs aktnummer som referens. Gå tillbaka till HMS huvudmeny markera Lindorff i Partrutan och spara genom att klicka på diskettikonen. 5