Referensmanual Kundreskontra

Transkript

1 Referensmanual Kundreskontra

2 Om referensmanualer Dessa referensmanualer är framtagna för att tillsammans med online-hjälpen ge information om Agresso Business World. Denna referensmanual omfattar funktionaliteten till och med ABW Agresso har strävat efter att ge så komplett och korrekt information som möjligt. Den kan dock komma att ändras utan föregående meddelande. Agresso R&D AS påtar sig inget ansvar för eventuella felaktigheter som kan finnas i dokumentationen. Kontakta din lokala kundtjänst för Agresso om du har några frågor. Microsoft Excel, Microsoft Project, Windows och Microsoft SQL Server är antingen registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. Alla andra märkesnamn, produktnamn och företagslogotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive ägare. Detta dokument innehåller information som tillhör och anses vara en affärshemlighet för Agresso R&D AS. Informationen får inte reproduceras i sin helhet eller i delar, spridas eller på annat sätt göras tillgänglig för tredje part, varken direkt eller indirekt. Reproduktion av denna dokumentation oavsett syfte är förbjuden utan föregående uttryckliga skriftliga tillstånd från Agresso R&D Oslo, Norge. Med ensamrätt. Agresso Business Software Agresso R&D AS, Gjerdrums vei 4, 0401 Oslo, Norge. ii

3 Innehållsförteckning Kundreskontra 1 Introduktion 2 Första inställningen 4 Översikt 4 Automatisk numrering 5 Betalningsvillkor 7 Intervall för åldersfördelat saldo 9 Reklamationskoder 10 Påminnelsetexter 11 Påminnelseintervall 12 Kravkoder 14 Kundregister 17 Använda flexifält i Kundregistret 21 Kundgrupper 22 Registrering och bokföring av fakturor 25 Använda fritextfakturering 25 Registrering/underhåll av faktura 26 FI01 Fakturering 30 Registrering av kundfaktura 32 Betalningsuppföljning 37 Översikt 37 Underhåll av öppna poster 38 CU09 Påminnelseförslag 41 Underhåll av påminnelseförslag 43 CU26 Påminnelsebekräftelse 45 Inkasso 46 Översikt 46 CU11 Inkassoförslag 47 Underhåll av inkassoförslag 48 CU12 Överföring till inkassoföretag 51 Underhålla inkassoärenden 52 CU19 Återkalla inkassoärenden 54 CU13 Inläsning från inkassoföretag 55 Kundförluster 56 Översikt 56 CU16 Förslag på kundförluster 57

4 Underhåll förslag på kundförluster 58 CU17 Bokföring av kundförluster 59 Betalningar och reverseringar 60 Översikt 60 Manuell inbetalning 61 Betalning 62 Manuell matchning av öppna poster 64 CU18 Automatisk matchning 66 Markera poster för reversering 68 GL34 Reverseringsförslag 71 Underhåll av reverseringsförslag 72 GL35 Reverseringsbekräftelse 74 Fråga reverserade poster 75 Räntedebitering 77 Översikt 77 CU06 Räntefakturaförslag 78 Underhåll av räntefakturaförslag 80 CU07 Räntefakturabekräftelse 82 iv

5 Kundreskontra Innehåll I denna referensmanual får du en översikt över vad du kan göra med Kundreskontra i AGRESSO Ekonomi, samt detaljerad information om de fönster som används för att utföra dessa uppgifter. I detta dokument visas endast de fönster som berörs. Se online-hjälpen för information om andra fönster. Det innebär att inte heller förutsättningar och menykommandon finns med här. Du hittar information om grundinställningar i ABW och gemensam funktionalitet i referenshandböckerna Grundinställning och Systemadministration. Det finns detaljerad information om Dokumentarkiv, Arbetsflöde och Åtgärdsöversikt i separata referensmanualer. 1

6 Om Kundreskontra Introduktion Processdiagram Kundreskontra används för att registrera, övervaka och betala fakturor som har skapats och skickats från någon annanstans i Agresso (försäljningsorder, projektfakturor, fritextfakturor) eller från externa system. Uppgifterna bokförs automatiskt från andra Agressomoduler och behöver ingen vidare behandling. Fakturor från externa system kan registreras manuellt eller importeras. Detta diagram förklarar Kundreskontra och visar också de valfria alternativ som kan användas för att automatisera eller utöka funktionaliteten: Kundgrupper och kunder Innan du registrerar separata kunder i denna modul, måste du skapa kundgrupper där kunderna läggs till. Varje kundgrupp ställs in så att kunderna inom gruppen behandlas enligt gemensamma regler (t.ex. betalningsmetoder, huvudbokskonton, påminnelser och räntehantering för sen betalning och faktureringsvaluta). Dessa regler kan ändras på kundnivå vid behov men vanligtvis används en mall för standardbehandling och förenklad registrering av ny information. All kundinformation kan delas mellan olika företag som använder Agresso. Registrering och bokföring av fakturor Agresso använder ett standardfönster för registrering av kundfakturor. Du kan också läsa in fakturor maskinellt med detta fönster eller överföra dem automatiskt från ett försystem (t.ex. Försäljningsorder). Du har också möjlighet att ange fritextfakturor. 2

7 Betalningsuppföljning Inkasso Kundförluster Betalningar och reverseringar Fråga Du kan söka efter och göra ändringar i obetalda kundfakturor. Fakturor som inte har betalats före förfallodatum kan genom påminnelseprocessen skapa påminnelseförslag, kontrollera resultat och göra ändringar innan förslaget bekräftats. Du kan köra en rutin för att skicka en fil med utestående skulder till inkasso enligt inställda urvalsvillkor. Inkassoföretaget driver in fordringen åt dig och skickar tillbaka en fil som innehåller betalningen. De kan också skicka ett meddelande om att de inte kunnat driva in fordran. Detta uppdaterar automatiskt status för posten och gör den klar för kundförlust. Du kan köra automatisk kundförlust på skulder med ett förlustförslag, kundkreditdagbok, elektroniskt gränssnitt med inkasso- och kreditföretag, direktdebitering och skuldsedelsportfölj. Betalningar från kunder kan enkelt kvitteras mot en faktura och bokföras genom ett fakturakvitteringsfönster. Betalningar kan också kvitteras automatiskt och obetalda fakturor kan flyttas mellan kunder eller från kunder till leverantörer. Kreditnotor och förskottsbetalningar är också enkla att behandla. I länder där elektroniska betalningssystem finns kan betalningar kvitteras och behandlas automatiskt. Moms och rabatter beräknas och bokförs automatiskt. En separat betalningsrutin kan användas för att återbetala kunder med kreditnotor eller överbetalda fakturor. Felaktiga transaktioner kan reverseras med en process för förslag, underhåll och bekräftelse. Du kan göra sökningar i all kundinformation, inklusive både utestående och betalda fakturor. Genom en sökning kan du få följande typ av information: Räntedebitering All tillgänglig information om originalfakturan. Betalda och obetalda fakturor. De huvudboksverifikaktioner som är kopplade till en faktura. Fakturans försäljningsorder (i Försäljningsorder). Kundstatistik. Fakturor som betalas efter förfallodatum kan debiteras med dröjsmålsränta. Ett förslag till räntefakturering körs i enlighet med de regler du själv satt upp. Innan räntan bokförs i huvudboken och räntefakturorna skrivs ut, kan du ändra i förslaget och kontrollera det. Du kan använda flera metoder för att beräkna dröjsmålsränta. Räntan bokförs automatiskt i huvudboken och kundreskontran. 3

8 Introduktion Första inställningen Översikt Innan du kan börja bokföra och behandla kundfakturor måste du ange de villkor som Agresso ska använda i Kundreskontra. Dessa innefattar numrering, påminnelser, kundgrupper samt faktiska kunder. Många av dessa anges i fönster som finns under Fasta register. Lägg märke till att många av dessa poster delas med Leverantörsreskontra. De fönster som används för att utföra dessa åtgärder är: Automatisk numrering i Agresso Gemensam, som används för att definiera automatisk numrering av leverantörer och andra register. Detta fönster beskrivs nedan. Betalningsvillkor, Intervall för åldersfördelat saldo, Reklamationskoder, Påminnelsetexter, Påminnelseintervall, Kravkoder, Kund-register och Kundgrupper, beskrivs i detalj nedan. 4

9 Användning av fönster Skapa en automatisk nummerserie Automatisk numrering Använd detta fönster för att definiera automatisk numrering av register och för CS15 Inläsning av kund- och leverantörsuppgifter. Steg Fönstret Automatisk numrering Åtgärd 1 Ange ID för nummerserierna, i fältet ID och sedan en beskrivning i nästa fält. 2 Välj det register som nummerserien gäller för i fältet Register. Fältet Antal tecken visar automatiskt det maximala antal tecken du kan använda för valt register. 3 Ange om manuell tilldelning av nummer ska tillåtas för dessa nummerserier, genom att markera eller avmarkera kryssrutan Manuell. 4 Välj status Aktiv. 5 I tabellen väljer du en datatyp som du vill använda, till exempel Fast. 6 Beroende på datatyp väljer du en komponent i nästa fält, till exempel ett relaterat begrepp. 7 För datatypen Räknare anger du från och till nummer i fälten Från nummer och Till nummer. Nästa nummer visas automatiskt. 8 Visa också det antal tecken som ska använda för datatypen Relation i fältet Antal tecken. 9 Lägg till fler datatyper om det behövs. 10 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Lägg märke till att du kan kopiera en befintlig regel och använda den som mall för att skapa en ny regel. Detta är fönstret Automatisk numrering med ett exempel på numrering av kundnummer: 5

10 Fältförklaringar ID Ett ID för nummerserier, maximalt 12 tecken. Beskrivning En beskrivning av den nummerserie som du definierar. Huvudregister Namnet på det register som du vill skapa automatisk numrering för. Antal tecken Detta är ett informationsfält som anger det maximala antal tecken som finns tillgängliga för det register som du har valt. Manuellt Visar om manuell numrering ska tillåtas för detta register. Inställningarna är: Manuell numrering tillåts för detta register. Systemet tilldelar automatiskt nästa lediga och giltiga nummer. Status Status för serien. Giltiga värden är: Aktiv Spärrat Typ Den datatyp som ska användas för alla eller delar av nummerserien. Giltiga värden är: Relation Ett begrepp som är relaterat till registerbegreppet. Räknare En räknare. Separator - Ett eller flera tecken som separerar delar av numret. Fast En fast sträng. Komponent Ett värde för den datatyp som valts i Typ. Du kan använda följande: Ett relaterat begrepp för datatypen Relation. Inget värde för datatypen Räknare om du vill ha sammanhängande nummer. Samma relaterade begrepp som det som har valts för Relation om du vill starta om räknaren för varje relationsvärde. Ett tecken för datatypen Separator. Ett eller flera alfanumeriska tecken för datatypen Fast. Nr från Det första värdet i en räknare. Detta fält gäller enbart alternativet Räknare. Nr till Det sista värdet i en räknare. Detta fält gäller enbart alternativet Räknare. Nästa nr Detta är ett informationsfält för alternativet Räknare. Det anger det första nummer som kommer att användas när ett nummer tilldelas. Antal tecken Antal tecken från relationen som du vill använda i numret. Lägg märke till att det totala antalet tecken inte får överskrida det maximala antal tecken som finns tillgängliga för registret. Detta fält gäller enbart alternativet Relation. 6

11 Användning av fönster Registrera betalningsvillkor Betalningsvillkor Detta fönster använder du för att registrera, ändra och söka efter betalningsvillkor. Betalningsvillkor används vid beräkning av förfallodatum, rabattförfallodatum och rabattbelopp. Betalningsvillkor anges vid registrering av kunder och leverantörer. Steg Åtgärd 1 Ange en unik alfanumerisk kod för de nya betalningsvillkoren samt en textbeskrivning. Denna beskrivning visas på fakturorna. 2 Ange fakturans förfallodatum med någon av följande två metoder: Ange antal dagar från fakturadatum till förfallodatum i fältet DgrFörf eller Ange antal fria månader (0 9) från fakturadatum i fältet FriMd samt antal dagar från utgången av fri månad till förfallodatum i fältet Förf.dat. 3 Om du vill att fakturor ska förfalla till betalning på den sista dagen i månaden efter månaden för fakturadatum ska du göra följande: Fältet DgrFörf måste innehålla värdet 0. Liksom tidigare, ange eventuella fria månader i fältet FriMd. 0 i kolumnen Förf.dat. anger att fakturan förfaller på sista dagen i månaden (den månad som fortfarande är baserad på fakturadatum och FriMd). 4 Ange eventuell procentsats för kontantrabatt i fältet Rabatt%. 5 Ange antal dagar från fakturadatum till rabattdatum i fältet DgrRab, eller Ange antal fria månader (0 9) från fakturadatum i fältet FriRab samt antal dagar från utgången av fri månad till rabattdatum i fältet Rab.dat. Fönstret Betalningsvillkor 6 Välj Spara (F12) på Datamenyn. 7 Registrera en beskrivning av betalningsvillkoren på alla de språk som du angivit på leverantörerna genom att välja kommandot Text på menyn Verktyg. Detta är Betalningsvillkor med villkor på engelska: 7

12 Fältförklaringar Bet.villkor En unik, två tecken lång alfanumerisk kod för betalningsvillkor. Beskrivning En beskrivning av betalningsvillkoren. DgrFörf Beräknar antal dagar innan förfallodatum genom att addera antalet dagar direkt till fakturadatum. Om ett fast antal dagar anges i denna kolumn kommer de helt enkelt att läggas till fakturadatumet för att räkna fram förfallodatum. FriMd Fria månader. Alternativt sätt att beräkna förfallodag genom att lägga till ett antal s.k. fria månader (0 9) till fakturadatum och sedan lägga till antal dagar i nästa kolumn för att ge fakturan ett förfallodatum i följande månad. Kombinationen av dessa två fält används för att definiera betalningsvillkor, exempelvis när förfallodagen är den 15:e månaden efter fakturadatum. Förfallodatum Det datum i månaden efter de fria månaderna som fakturan ska förfalla till betalning. Rabatt% Rabatt för tidig betalning eller kassarabatt i procent. DgrRab Antal dagar från fakturadatum man kan använda rabatt vid tidig betalning (liknande DgrFörf ovan). FriRab Antal fria månader (0 9) som ska adderas till fakturadatum (liknande FriMd ovan) som ska användas för att beräkna rabatten vid tidig betalning. Rab.dat Datum i den månad efter fria månader före vilken man kan använda rabatt vid tidig betalning. 8

13 Användning av fönster Intervall för åldersfördelat saldo Detta fönster använder du för att definiera de tidsintervall som används vid åldersfördelning av saldo i fönstret Statistik. Registrera ett intervall för åldersfördelat saldo Steg Åtgärd Fönstret Intervall för åldersbaserat saldo 1 Välj ett giltigt språk i fältet. Intervallerna måste definieras för varje språk som ska användas. 2 Välj önskad profil. Agresso levereras med en profil kallad STANDARD. Användardefinierade profiler skapas enligt användarens önskemål. 3 Registrera intervallen som rader i tabellen. Varje intervall ska ha ett unikt löpnummer i fältet #. Värdena i fälten Förfallna dagar från och Förfallna dagar till ska följa samma sortering som löpnumren i #. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är fönstret Intervall för åldersbaserat saldo med en profil för ett företag vid namn VERMEER: Fältförklaringar Språk Giltig språkkod. Intervallen ska definieras för varje användarspråk. Profil Unik alfanumerisk kod (8 tecken). Systemparametern CU10_AGE_PROFILE definierar vilken profil som ska användas i Statistikfönstret. # Unikt löpnummer för intervallet. Anger sortering i fönstret Statistik. Rubrik Den text som används i Statistik. Förfallna dagar från Intervall för att visa alla öppna poster som är förfallna med flera eller samma antal dagar som angivet värde. Förfallna dagar till Intervall för att visa alla öppna poster som är förfallna med färre än eller samma antal dagar som angivet värde. 9

14 Användning av fönster Registrera reklamationskoder Fönstret Reklamationskoder Reklamationskoder Detta fönster använder du till att registrera reklamationskoder. Reklamationskoder anges vid underhåll av faktura för att beskriva orsak till betalningsuppskov och dylikt. När funktionen Betalningsplan används, anger du reklamationskoden i detta fönster. Registrera ett begreppsvärde för reklamationskoden samt en beskrivning och ange dess status som N. Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är Reklamationskoder med exempelvärden: Fältförklaringar Begr.värde En reklamationskod. Beskrivning Beskrivning av kundens reklamation. Visas i fönstren för fakturaregistrering och i sökfönstren. O Giltigt värde för ett relaterat begrepp där något har blivit definierat i fönstret Begrepp. (V) Ett statistikvärdefält, till exempel relaterat till en timkurs, en kilometerkurs eller pris per kilo. Innehållet i detta fält definieras i fönstret Begrepp. Från period Från period. ÅÅÅÅPP (t.ex ). Detta är den period som begreppet är aktivt från. Till period Till period. ÅÅÅÅPP (t.ex ). Detta är den period som begreppet är aktivt till. Detta möjliggör kopplingen mellan två relaterade begrepp att vara aktiva under ett definierat periodintervall. S Status. Giltiga värden är: N Normal P Parkerad C Spärrad 10

15 Användning av fönster Registrera påminnelsetext Påminnelsetexter Detta fönster använder du för att registrera, underhålla och fråga på påminnelsetexter som används i serverprocessen Påminnelseförslag (CU09). Steg Fönstret Påminnelsetexter Åtgärd 1 Välj aktuellt språk och tryck på tabbtangenten. 2 Registrera textnummer i fältet Variant. Använd t ex variant 1 för den första påminnelsen, 2 för den andra påminnelsen, osv. 3 Skriv in texten i fältet Text. Du kan också välja Zoom på Datamenyn eller dubbelklicka på detta fält för att öppna ett nytt fönster där du kan skriva in text. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är Påminnelsetexter med exempel på texter: Fältförklaringar Texttyp Påminnelsetext är ett fast värde för detta fönster. Språk Det språk texten är skrivet på. Variant Textnummer 1 till 999. Hänvisar till textnumret i fältet Text i fönstret Påminnelseintervall. Text Fri text på det valda språket. Du kan skriva 10 rader på 72 tecken. 11

16 Användning av fönster Definiera påminnelseintervall Påminnelseintervall Detta fönster använder du för att registrera, uppdatera och söka efter nivåer för påminnelse för en påminnelsekod. Du definierar påminnelsenivåer för varje språk en påminnelsekod ska användas på. Det går att ange olika texter och antal dagar mellan påminnelser på olika språk. Påminnelseinformationen kopplas till kunden via fönstret Kravkoder. Steg Fönstret Påminnelseintervall Åtgärd 1 Registrera en unik påminnelsekod i det första fältet, Påminnelsekod. Många olika påminnelser kan användas med varje kod genom att varje påminnelse definieras på en ny rad i tabellen. 2 Ange språkkoden för det språk du vill använda i texten. 3 Lägg in en beskrivning av påminnelsen i fältet Beskrivning. 4 Skriv in påminnelsenivå i fältet #. För den första påminnelsen du vill skicka, skriver du 1, för den andra påminnelsen skriver du 2, osv. 5 I fältet Text skriver du påminnelsetextens variantnummer som den är definierad i fönstret Påminnelsetexter. 6 I fältet Dagar skriver du antalet dagar efter förfallodatum innan brevet skickas. 7 I det sista fältet, Fakturaavgift, skriver du in avgiften (om det finns någon) som debiteras för att skapa påminnelsen. 8 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är Påminnelseintervall med exempelinformation: Fältförklaringar Påminnelsekod Påminnelsekod. Språk Språkkod. Beskrivning Fri text. Texten används vid uppdatering av registret för åtgärdsöversikt. # Påminnelsenivå. Denna uppdateras när påminnelser skickas. Giltiga värden är 1-9, I och R. 12

17 Text Anger vilken textvariant som ska användas för denna påminnelse. Dagar Anger efter hur många dagar från förfallodatum som påminnelsen ska skapas. Fakturaavgift Påminnelseavgift i företagsvaluta för att brevet skickades. 13

18 Användning av fönster Sätta upp kravkoder Kravkoder Detta fönster använder du för att registrera regler för ränteberäkning och krav/påminnelser samt för betalningsplaner. De regler som definieras här används i fönstren Kund och Kundgrupper. Du kan få kravkoder på fakturanivå om du använder serverprocessen GL07 Inläsning från försystem. Steg Åtgärd 1 Registrera en unik kod för påminnelse och ränteberäkning i fältet Kravkod. 2 Välj Räntefakt J/N om du vill att kunder som är kopplade till denna kravkod ska påföras ränta vid sen inbetalning. 3 Välj Påminnelse J/N om du vill skicka kunden en påminnelse vid sen inbetalning. 4 Koppla kravkoden till en påminnelsekod som kontrollerar hur många påminnelser som skickas och intervallet för påminnelse. 5 Välj Upplupna räntor om du vill visa ränteavgiften i påminnelsebrevet. 6 Välj Bokför ränta och Bokför avgift om du vill bokföra räntan och avgiften. 7 Skriv in ett värde i fältet Min. kravbelopp om du vill/inte vill skicka ut kravbrev för förfallna betalningar under ett visst värde. Det förvalda värdet 0 skickar kravbrev för alla förfallna skulder. 8 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Om du använder Ränteberäkningsmetod Påbörjad månad, måste antalet räntefria dagar sättas till 2 för att kompensera för skillnader i månadernas längd. 14

19 Fönstret Kravkoder Detta är Kravkoder med exempelinformation: Fältförklaringar Kravkod Unik alfanumerisk kod (12 tecken). Räntefakt J/N Anger om kunden ska räntefaktureras vid sen inbetalning. Inställningarna är: Ränteberäkning av kund ska ske vid för sen inbetalning. Ingen ränteberäkning av kund. Kreditränta Anger om ränta ska beräknas på negativa fordringar (t ex förskott från kunder). Inställningarna är: Ränta beräknas på kreditfakturor. Ingen ränteberäkning av kreditfakturor. Min. räntebelopp Minsta räntebelopp för en räntefaktura i företagsvaluta. Respitdagar Antal extra uppskovsdagar efter förfallodag innan ränteberäkning ska påbörjas. Om betalning sker när respitdagarna gått ut, debiteras ränta från förfallodatum. Räntefria dagar Antal dagar efter förfallodatum som undantas från ränteberäkning. Faktureringsavgift Faktureringsavgift på räntefakturan i företagsvaluta. Detta debiteras som ett fast belopp förutom räntan. Betalningsvillkor Betalningsvillkor för räntefaktura. Räntan kommer att beräknas enligt dessa betalningsvillkor. 15

20 Ränteberäkningsmetod Metod för ränteberäkning. Giltiga värden är: Månad (p.m.) Ränta beräknas per månad. År Ränta beräknas per år. Påbörjad månad Ränta beräknas per påbörjad månad. Räntedagar Antal räntedagar under perioden; t ex 360, 365 eller 30. Räntekod En unik alfanumerisk kod (2 tecken) från fönstret Räntesats. Påminnelse J/N Anger om en påminnelse ska skickas till kunden eller ej. Inställningarna är: Påminnelse skickas ut vid för sen betalning. Ingen påminnelse skickas ut vid för sen betalning. Påminnelsekod Kod som kontrollerar intervallet för påminnelse. Min. kravbelopp Minsta belopp på krav i företagsvaluta. Upplupna räntor Anger om upplupna räntor ska tas med vid påminnelse. Inställningarna är: Upplupna räntor visas vid påminnelse. Upplupna räntor visas inte vid påminnelse. Bokför ränta Anger om upplupen ränta ska bokföras i huvudboken och i kundreskontra eller leverantörsreskontra. Inställningarna är: Upplupna påminnelseavgifter bokförs i huvudbok och reskontra. Upplupna påminnelseavgifter bokförs inte i huvudbok och reskontra. Bokför avgift Anger om upplupna avgifter ska bokföras i huvudboken och i kundreskontra eller leverantörsreskontra. Inställningarna är: Upplupna avgifter bokförs i huvudbok och reskontra. Upplupna avgifter bokförs inte i huvudbok och reskontra. 16

21 Användning av fönster Registrera en kund Visa arbetsflöde Fönstret Kund Kundregister Detta fönster använder du för att registrera, ändra och söka efter kunduppgifter. Kundregistret innehåller användbar information om olika kunder. Detta register kan användas av flera företag. Steg Åtgärd 1 Ange ett unikt kundnummer i fältet Kundnr eller skriv <NY> i fältet för att låta systemet tilldela dig ett. 2 Fönstret innehåller flikar för Kund, Adress, Faktura, Betalning och Relation. Registrera all information på flikarna. 3 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Om den valda posten är eller ska behandlas med arbetsflöde, kan du visa en karta över arbetsflödet genom att välja Visa arbetsflödeskarta i menyn Verktyg. Du kan också lägga till, granska och utföra åtgärder i rutan Åtgärdsöversikt. Detta är registret Kund med kund 1000: 17

22 Fältförklaringar alla flikar Fältförklaringar fliken Kund Fältförklaringar fliken Adress Fältförklaringar fliken Faktura 18 Kundnummer Unik numerisk kundkod. (Namn) Kundens namn. Uppdaterad Datum/tidpunkt för sista ändringen i kunduppgifterna. Användare Identitet för användare som registrerade eller sist ändrade kunduppgifterna. Kundgrupp Den kundgrupp som kunden tillhör. Land Kundens land. Organisationsnummer Kundens organisationsnummer. Momsreg.nr Kundens momsregistreringsnummer. Söknamn Textfält för att ange ett söknamn på kunden. Detta kan användas vid sökning i vissa fönster. Extern ref Kundens referens för vårt företag (textfält). Detta fält är obligatoriskt men kan användas även för andra typer av referenser. Text Ett fritextfält på högst 25 tecken. Detta är en standardflik som inte förklaras här. Momssystem Anger relevant momssystem för denna kund. Fast J/N Fast moms för kunden. Värdet kan ändras vid registrering. Om kundgruppen är definierad med fast momssystem, blir kundgruppens momssystem automatiskt fast för kunden. Betalningsvillkor Anger relevanta betalningsvillkor för denna kund. Fast J/N Fasta betalningsvillkor för kunden. Värdet kan ändras vid registrering. Om kundgruppen är definierad med fast betalningsvillkor, blir kundgruppens betalningsvillkor automatiskt fast för kunden. Valuta Anger relevant valuta för denna kund. Fast J/N Medför att valutakoden är fast för kunden. Värdet kan ändras vid registrering. Om kundgruppen är definierad med fast valutakod, blir kundgruppens valutakod automatiskt fast för kunden. Språk Kundens språkkod. Detta språk kommer att användas för generering av kundspecifika rapporter.

23 Fältförklaringar fliken Betalning Rabattkod Rabattkoden. Ingen kontroll sker av fältet. Kundens rabattkod och artikelns prisgrupp (definieras i fönstret Artiklar i Försäljningsorder) styr uträkningen av rabatten vid orderregistrering enligt rabattmatrisen. Bonusgrupp Bonusgrupp. (Används för närvarande inte). Fakturakod Fakturakod. (Används för närvarande inte). Leverantörsnummer Om kunden också är leverantör så är detta kundens leverantörsummer i Leverantörsreskontra. Om kunden inte också är en leverantör ska du ange värdet 0 (noll) i detta fält. Huvudkontor Kundnummer för kundens huvudkontor. Det registrerade kundnumret föreslås automatiskt. Ska vara ett giltigt kundnummer. Kundtyp Typ av kund. Giltiga värden är Företag och Privat. Betalningsplansmall Numret på den mall för betalningsplan som du har angett. Denna mall måste du ha skapat i fönstret Betalningsplansmall och den ska ha ett unikt namn. Temporär Det här fältet anger om kunden är en tillfällig kund. När du registrerar transaktioner för tillfälliga kunder öppnas ett fönster där du ska ange kundens namn/adress och bankdetaljer samt eventuellt momsregistreringsnummer. Den information som du anger för transaktionen om den tillfällige kunden kan användas för påminnelser och räntedebiteringar. Fast kund (har alltså en egen registerfil). Tillfällig kund. Du kan definiera ett eller flera kundnummer för tillfälliga kunder. Även tillfälliga kunder kan följas upp med påminnelserutinerna. Tillfälliga kunder kan vid behov kopplas till en separat kundgrupp. Kreditgräns Anger den gräns som ska kontrolleras när en ny faktura eller order registreras. Meddelande Tillåter inmatning av text som kommer att visas när en faktura registreras eller bokförs för denna kund. Betalningsmetod Kundens betalningsmetod. Betalningsmetoden kan skrivas över på fakturanivån. Betalningsmottagare Visar betalningsmottagare (om detta är relevant). Används om kunden inte ska betala direkt, utan via en tredje part. Bankkonto Kundens bankkontonummer. Annat konto Annat kontonummer. Plusgiro Kundens plusgironummer. Swift Swiftkod för kundens bank. Används vid utrikes- och valutabetalningar. Clearingnummer Clearingnummer för kundens bank. Används vid utrikes- och valutabetalningar. Kravkod Kravkoden innehåller regler för påminnelser och beräkning av dröjsmålsränta. 19

24 Fältförklaringar fliken Relation Status Kundens status. Giltiga värden är: Aktiv kunden är öppen för bokföring. Spärrad Kunden är spärrad. Inga åtgärder är tillåtna på denna kund. Parkerad kunden är parkerad (kan återställas till N). Du kan registrera till denna kund, men inte betala. (Utgången) Datum då kunden spärrades (genom att sätta status till Spärrad). Relation Det relaterade begreppet definierat som en relation för kunden. Beskrivning Beskrivning av värdet i fältet Relation. Rel.värde Ett giltigt värde för det relaterade begreppet. Varje relaterat begrepp kan endast ha ett värde. Beskrivning Beskrivningen av värdet i fältet Rel.värde. 20

25 Använda flexifält i Kundregistret Beskrivning Denna flexifältfunktion ger dig möjlighet att registrera extra information i flexifälten för register och begreppsvärden. Flexifält används för eventuell extra information som du kan behöva. Du kan definiera om du vill använda tabellformat eller fältformat. Den definierade informationen kan lagras i en ny tabell, men du kan också använda en befintlig tabell (för att se specifik data). Du kan dessutom definiera valideringskriterier för informationen. Du använder fönstren Definition av flexfältgrupp och Koppla flexfältgrupp till begrepp för att definiera grupperna och koppla dem till begreppen. De definierade flexifältgrupperna är tillgängliga för alla klienter och begrepp. Flexifältinformationen är tillgänglig från register och Browser. De definierade flexifältgrupperna är tillgängliga för alla klienter och begrepp. Flexifältinformationen är tillgänglig från register och Browser. Kontakt Flexifält i Kundregistret I referenshandboken Systemadministration finns detaljerad beskrivning av hur du definierar flexifältgrupper och kopplar dessa till begrepp. Du kan lägga till valfritt antal flexifält i Kund-registret efter behov. Till exempel en flik som heter Kundinfo med två sektioner, System och Kundrelationer. Sektionerna kan ha dessa fält: System Kund sedan (datum) Plattform (text) med validering Databas (text) med validering och standard Kundrelationer, en tabell med Senaste inköp (datum) Artikeltyp (text) med validering Säljare (begreppsbeskrivning) med validering 21

26 Användning av fönster Registrera en kundgrupp Fönstret Kundgrupp Kundgrupper Detta fönster använder du för att registrera, underhålla och söka efter kundgrupper. Kunden kopplas till en kundgrupp i Kund. Alla kunderna i gruppen delar på samma konton. Kunderna inom kundgruppen kan också ha samma behandlingsregler för valuta, momssystem, betalningsvillkor, räntedebitering, påminnelser och betalningsplaner. Kundgruppen kan innehålla en eller flera kunder. Det finns ingen begränsning (i teorin) för hur många kunder som kan finnas i en kundgrupp. Steg Åtgärd 1 Registrera en unik kod för kundgruppen. Den får maximalt bestå av 2 tecken. 2 Kundregistret kan definieras per företag eller delas av flera företag. Gruppens kundreskontrakonto ska vara registrerat i alla aktuella företag. 3 Annan information kan även registreras som fast på kundgruppen. Denna information kan då inte ändras per kund eller faktura. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är fönstret Kundgrupper med en grupp av inrikes kunder definierade: 22

27 Fältförklaringar alla flikar Fältförklaringar fliken Grupp Kundgrupp Unik alfanumerisk kod för gruppen (max 2 tecken). (Beskrivning) Namn på gruppen (t ex Svenska kunder). Betalningsvillkor Förvalda betalningsvillkor för varje kund inom kundgruppen. Detta fält används för att specificera de regler som beräknar fakturans förfallodatum och kassarabatt. Fast J/N Inställningarna är: Betalningsvillkoret kan inte ändras på kundens faktura. Betalningsvillkor som är definierade på denna nivå kan ändras på kundens faktura. Valuta Standardvaluta för alla kunder i gruppen. En standardvaluta måste anges här. Följande alternativ finns i fältet Fast J/N: Fast J/N Inställningarna är: Valutakoden kan inte ändras på kundens faktura. Valutakod som är definierad på denna nivå kan ändras på kundens faktura. Om konteringsregeln på reskontrakontot anger en fast valuta, så kommer denna att gälla oavsett valutakod på kundgruppen. Momssystem Momssystemet. Fast J/N Inställningarna är: Momssystemet är fast och kan inte ändras. Ger möjlighet att ändra momssystem vid registreringen. Om konteringsregeln på kontrollkontot anger ett fast momssystem, så kommer denna att gälla oavsett momssystem på kundgruppen. Kravkod Kravkoden. Detta kopplar kundgruppen till en kravkod som definierar regler för räntedebitering, påminnelser och betalningsplaner. Dessa regler kan skrivas över på kundnivå. Post mot post Detta visar om betalningar som matchas mot fakturor av serverprocessen AGRTPS bokförs mot öppna poster i enlighet med principen öppna poster. Inställningarna är: Betalningen bokförs mot öppna poster när kundreskontran uppdateras. Detta kallas för principen för öppna poster. Transaktionsservern matchar inte betalningar mot öppna poster. Alla betalningar bokförs automatiskt som á-conto poster. Denna princip kräver en separat rapport som kvitterar mot den äldsta posten. Kreditgräns Kundgruppens kreditgräns. Detta är förslag till kreditgräns för kunderna i gruppen, men kan skrivas över. Mall betalningsplan Kod för den mall för betalningsplan som du har definierat. 23

28 Fältförklaringar fliken Konton Beskrivning Fri text för att ange kommentarer. Fältförklaringar fliken Kurskonto Konto Gruppens kundreskontrakonto. När kundfakturor registreras föreslås detta konto på inmatningsraden. Förskott Kundernas förskottskonto. Rabatt Rabattkonto för kunderna. Ränteintäkter Används i rutinerna påminnelser och räntedebitering. Används vid påminnelser och räntedebiteringsrutiner. Påminnelseavgift Konto för kontering av påminnelseavgift. Motkonto inkasso Indrivna belopp från inkassobyrån som ska krediteras konto för kundfordringar kan debiteras detta konto. Detta används för inkasso. Kundförluster Konto för kundförluster. Används i Kundförluster. Kursvinst Konto för kursvinst vid inbetalningar i utländsk valuta. Används vid automatisk bokföring av kursvinst i AGRTPS. Kursförlust Konto för kursförlust vid inbetalningar i utländsk valuta. Används vid automatisk bokföring av kursförlust i AGRTPS. Ej realiserad kursvinst Konto för ej realiserad kursvinst (ej inbetalt). Detta är ett resultatkonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. Omvärdering av reskontraposter utförs av serverprocessen GL15 Omvärdering av valuta i huvudboken. Ej realiserad kursförlust Konto för ej realiserad kursförlust (ej inbetalt). Detta är ett resultatkonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. Kapitaliserad kursvinst Konto för kapitaliserad ej realiserad kursvinst. Detta är ett balanskonto som används vid omvärdering av leverantörs- eller kundreskontraposter. Omvärdering av reskontraposter utförs av serverprocessen GL15 Omvärdering valuta i Huvudbok. Kapitaliserad kursförlust Konto för kapitaliserad ej realiserad kursförlust. Detta är ett balanskonto som används vid omvärdering av reskontraposter. 24

29 Registrering och bokföring av fakturor Använda fritextfakturering Introduktion Första inställningen Registrera fritextfakturor Med fritextfakturering kan man skapa fakturor utan detaljerad kunskap om kontering eller registreringsfönster i ABW. Inmatningen omfattar endast artikel eller tjänst samt kvantitet. Mycket av den konteringsinformation som behövs är fördefinierad och fylls i automatiskt. Den första inställningen av fritextfakturering innefattar följande: Definiera standardvärden för fritextfakturering med dessa systemparametrar: FI_ATT_ID_1-7 som anger standardbegrepp på fakturan FI_AUTOMATIC_APPROVAL om du vill ha automatiskt godkännande av registrerade fakturor FI_NO_OF_DECIMALS som anger antalet decimaler i fakturabelopp Definiera det försystemet för fritextfakturering i Försystem i Buntimport. Definiera en nummerserie för fritextfakturering i Nummerserier. Definiera en nummertyp för fritextfakturering i Nummertyper. Definiera en nummerpost för fritextfakturering i Nummerposter. Definiera enheter i Enheter i Avtalsredovisning. Fritextfakturor anges i fönstret Registrera faktura. Efter detta kan du skapa en testkopia av fakturan med FI07 Testkörning fakturering eller en riktig faktura med FI01 Fakturering, förutsatt att ditt system tillåter att du går förbi godkännandeprocessen i Attestering fakturor. Du kan filtrera fakturaskapandet i FI01 Fakturering vid behov med dessa rapportparametrar: Försystem Transaktionstyp Fönstret Registrera faktura och serverprocessen FI01 Fakturering beskrivs i detalj nedan. 25

30 Användning av fönster Registrera kundfakturor Registrering/underhåll av faktura I detta fönster registrerar du och underhåller kundfakturor. Du kan underhålla kundfakturor till dess att de har körts (status är Avslutad). Du kan registrera ett obegränsat antal rader fakturor eller konteringar. Du kan också underhålla fakturor i Attestering fakturor. Steg Åtgärd 1 Lägg in kundnummer i fältet till höger om fältet Kundnr. 2 Ange bokföringsperioden i fältet Period. Förvald period är den som anges på den valda verifikationsposten. 3 Lägg in fakturadatum i fältet Faktureringsdatum. 4 Lägg in förfallodatum i fältet Förfallodatum. Systemet beräknar förfallodatum utifrån kundens betalningsvillkor. Om betalningsvillkoren är fasta kan fältet inte ändras. 5 Ange ett värde i Vår ref. 6 Lägg in extern referens i första fältet Extern ref. Förslag hämtas från fältet Extern ref i kundregistret. Om du vill kan du lägga in en andra extern referens i det andra fältet Extern ref. 7 Ange status i fältet Status. 8 Lägg in valutakoden i fältet Valuta. Om valutakoden är fast för kunden kan detta fält inte ändras. 9 Lägg in betalningsmetod i fältet BM. Om betalningsmetoden är fast för kunden kan detta fält inte ändras. 10 Ange begreppsvärden. 11 Lägg in fakturaraderna i tabellen. Du kan lägga in en beskrivning, kvantitet, enhet och enhetspris. Om du vill skapa en rubrik till fakturaraderna, kan du lägga in enbart beskrivningen och lämna de andra fälten tomma. Du kan också lämna rader tomma om du vill ha tomma rader på fakturan. 12 Ange relevant intäktskonteirng på fliken Kontering. När du har angivit konto, visas konteringsbegreppet i enlighet med kontots konteringsregel. 13 Lägg in transaktionstext på transaktionsraden. Den kommer att överföras till huvudboken. 14 Välj Behåll (F11) i menyn Data. Då sparas konteringsraden. Om transaktionen innehåller momskod/momssystem beräknas momsen och visas på en separat rad i tabellen. Momskontot hämtas från fönstret Momskod i Agresso Gemensam. Momskontot kan överta konteringsvärdet från den genererade transaktionen (t.ex. AVD). 15 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Ett referensnummer tilldelas. All information kan ändras så länge faktureringen inte har ägt rum. 26

31 Skapa kreditnota Steg Åtgärd 1 Registrera en ny faktura och lägg in kundinformation. 2 På fliken Faktura kan du till exempel lägga in Kreditnota för faktura nr XX på en fakturarad. Lägg in kvantitet, enhet och belopp med minustecken. Välj Spara (F12) på Datamenyn. När du beställer serverprocessen Fakturering (FI01) kommer en kreditnota att skapas. Fönstret Registrering/underhåll av faktura Detta är fönstret Registrera faktura av faktura med detaljer på fliken Faktura: Fältförklaringar alla flikar Fältförklaringar fliken Faktura Kundnr Identifiering av kunden som används för att välja kunden, t.ex. kundnummer, bankkonto, söknamn, organisationsnummer eller kundnamn. (Kundnr) Kundnummer. Period Den bokföringsperiod transaktionen ska läggas in i. Förvalt värde tas från kolumnen Period i verifikationsposten. Fakturadatum Fakturans datum. Standardvärdet är dagens datum. Datum verifieras mot giltigt datumintervall för perioden. Förfallodatum Fakturans förfallodatum. Detta datum beräknas automatiskt utifrån transaktionsdatum och kundens betalningsvillkor. Du kan ändra förfallodatum om inte betalningsvillkoren är fasta för kunden och/eller kundgruppen. Vår referens Fakturareferensen. Förvalt värde hämtas enligt inställningarna i Fönsteralternativ. 27

32 Fältförklaringar fliken Analys Extern ref Extern referens som hämtas från fältet Extern ref i kundregistret. Referens Ett ytterligare fält för extern referens. VT Verifikationstyp. BM Betalningsmetod (hämtad från kundregistret). Valuta Den valuta fakturan ska anges i. Förvalt värde hämtas från fönstret Kund. Om valutakoden inte är fast för kundgruppen/kunden, kan du ändra den så länge som faktureringen inte har verkställts. Om den inlagda valutakoden ändras senare, antar Fritextfakturering att valutabeloppet inte ska ändras. Beloppet i företagsvaluta beräknas emellertid enligt aktuell kurs för den nya valutan. Status Fakturans status. Giltiga värden är: Aktiv - Fakturan har inte körts. Förvalt värde vid registrering av fakturan. Spärrad - Fakturan är spärrad. Parkerad - Fakturan är parkerad. Avslutad - Fakturan har skrivits ut. Denna status ges när serverprocessen Fakturering (FI01) har körts. Denna kan inte ändras. Dim 1 dim 7 Valfria begrepp. Om systemparametrarna FI_ATT_ID_1 FI_ATT_ID_7 har varit aktiverade, kan inte dessa fält lämnas tomma. Beskrivning Beskrivning av den faktura som kan ändras så länge faktureringen inte har utförts. Beskrivningen kommer att skrivas ut på fakturan. Maximalt 50 tecken per rad. Kvantitet Antal enheter. Det antal du lägger in här kommer att multipliceras med Enhetspris för att beräkna Val.belopp. Enhet Informationsfält för ange enheten. Enhetspris Pris per enhet. Val.belopp Den sammanlagda summan för raden exklusive moms i aktuell valuta. Du kan ändra beloppet. (Totalbelopp) Fakturans totalbelopp exklusive moms. Radnummer Radnummer. Kan inte ändras. Konto Konto i kundreskontran. Kan inte ändras. Kontot hämtas från kundens kundgrupp. Fakt.belopp Sammanlagt fakturabelopp för fakturan. Kan inte ändras. Text Beskrivning av aktuell fakturarad. Kan inte ändras. Kvantitet Kvantiteten av beställda enheter. Kan inte ändras. Enhet Fakturaradens enhet. Kan inte ändras. Enhetspris Enhetspris i aktuell valuta. Kan inte ändras. 28

33 Val.belopp Den sammanlagda summan för raden exklusive moms i aktuell valuta. Kan inte ändras. Konto Det intäktskonto du lagt in kontrolleras mot konteringsregeln för kontot och konteringsbegreppen som ska användas visas efter detta fält. Dim 1-7 Dimension 1-7. Används enligt konteringsregeln för det angivna kontot. MK Momskod. Används enligt konteringsregeln för det angivna kontot. TS Momssystem. Används enligt konteringsregeln för det angivna kontot. Val Valutakod hämtad från fliken Fakturering. Det går inte att ändra valutakoden här. Val.belopp Belopp i den aktuella valutan. Text Beskrivning av aktuell fakturarad. Moms Momsen beräknas automatiskt baserat på momskod, momssystem och valutabelopp som lagts in. Konot Kontot fakturan ska bokföras på. Dim Konteringsdimension 1-7. MK Momskod. TS Momssystem. Val.belopp Belopp i den valuta. (Text) Verifikationstext. (Totalbelopp) Fakturans totalbelopp inklusive moms. 29

34 Använda serverprocessen Relevanta parametrar FI01 Fakturering Denna serverprocess framställer fakturor med status N (normal) och överför transaktionerna till huvudbok och kundreskontra via serverprocessen Inläsning av försystemtransaktioner. När rapporten har körts ändras status till T (fakturerad). Fakturadetaljerna sparas och informationen kan skrivas ut vid behov via rapporten FI09 Kopia av faktura. Du kan köra rapporten FI07 Testkörning fakturering för att testa faktureringen innan du kör serverprocessen. Testfaktureringen uppdaterar inte någonting. Betalningsmetod Betalningsmetod för faktureringen. Från ordernr Det första ordernumret i en serie. Standardvärdet är 1. Till ordernr Det sista ordernumret i en serie. Standardvärdet är Kundgrupp Om du vill begränsa processen till en viss kundgrupp, skriver du in namnet på kundgruppen här. Om inte, skriv in *. Standardvärde för den här parametern är *. Kundnummer från Kundnummer från. Kundnummer till Kundnummer till. Period Den period faktureringen ska bokföras i. Används om parametern Period från param. är aktiverad. Adresstyp Giltig adresstyp för adressbegreppet. Bokför J/N Avgör om fakturan ska bokföras i huvudboken eller inte. Inställningarna är: Faktureringen bokförs i huvudboken och eventuella fel bokförs på det aktuella felkontot (om inte värdet i parametern Maximalt antal fel har överskridits). Faktureringen uppdateras inte i huvudboken, men eventuella fel anges i GL07 (det betyder att det fungerar som en testkörning). Period från param. Anger om perioden ska hämtas från parametern Period eller från fakturan. Inställningarna är: Perioden ska tas från parametern Period. Perioden ska tas från fönstret Registrera faktura. BuntID Buntnummer för fakturakörningen. Används också av Inläsning av försystemtransaktioner (GL07). Försystem Försystemet. Användarref Användarreferens. Verifikationstyp Verifikationstypen. VT fakturanummer Giltig verifikationstyp som används för att tilldela fakturanummer på fakturorna. Om samma verifikationstyp som i parametern Verifikationstyp registreras här, kommer verifikationsnummer och fakturanummer att vara detsamma. 30

35 Dokumenttyp Anger vilken dokumenttyp som ska användas när fakturan lagras i dokumentarkivet. Sortera Anger sorteringsordning för utskriften av rapporten. Giltiga sorteringsalternativ: Fakturanr Ordernummer Kundnummer Kundnamn Åtgärdstyp En åtgärdstyp som visar var och hur rapportbeställningen lagras i Åtgärdsöversikt. Begrepp Ett begrepp. Relation Relationen för begreppet. Om du lämnar denna parameter tom, körs rapporten utan någon analys av relationer. Relationsvärde Rapporten kan köras för alla relationsvärden i föregående fält. Kundfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är: Kundnr Söknamn Kundnamn Bankkto Org.nr. Plusgiro Momsnr Kund Listar värdena för det valda sökvillkoret i Kundfält. Query En databasfråga som innehåller information om vilka element som ska importeras från filen och läggas i en indata-tabell. Frågan måste ha definierats i Frågedefinition i Agresso Systemadministration. Utdatabehandling Definierar typen av utdata. Om du inte väljer ett värde för denna parameter kommer rapporten att skrivas ut som en normal listfil. Giltiga värden är: Använd utgångsfilter - En eller flera XML-filer (beroende på utgångsfiltrets sammanställningsnivå) skrivs ut för varje kund som har ett angivet utgångsfilter. En separat arw-fil skrivs ut för de kunder som inte har något angivet utgångsfilter. XML - Alla kunder får en rapport. Alla rapporter skrivs i en enda XML-fil. Använd utgångsfilter + XML - En eller flera XML-filer (beroende på utgångsfiltrets sammanställningsnivå) skrivs ut för varje kund som har ett angivet utgångsfilter. En separat XML-fil skrivs ut för de kunder som inte har något angivet utgångsfilter. Fråga för XML-utdata Namnet på en frågesekvens som ska justera XML-utdatafilen. Frågan måste vara definierad i Frågedefinition i SQL-frågor i Systemadministration. 31

36 Introduktion Användning av fönster Bokföra kundfaktura Registrering av kundfaktura Du använder Bokföring av kundfakturor för att bokföra ett antal kundfakturor. Detta fönster beskrivs detaljerat nedan. Innan du börjar måste du bekräfta följande: Bekräfta att du har definierat en transaktionstyp med behandlingskod 5, och att det är en öppen bokföringspost för de transaktionsserier som den är kopplad till. Om du vill vara säker på att fakturanumret inte har använts förut kan du aktivera systemparametern CU_CHK_EXT_INV_REF. Använd detta fönster för att bokföra kundfakturor. När du sparar information i detta fönster uppdateras kundreskontra och Agresso Huvudbok. Du kan ändra kundfakturan senare i fönstret Underhåll av öppna poster. Fönstret används normalt för manuell registrering av fakturor. Fakturor producerade i Försäljningsorder blir normalt inlästa maskinellt. Steg Åtgärd 1 Ange period och fakturadatum i fälten Period och Trans.datum. Tryck på Tabtangenten för att flytta markören från fält till fält. 2 Lägg in kundnumret i fältet Kundnr. Kunduppgifterna från kundgruppen visas automatiskt. Skriv in fakturadetaljer på verifikationsraden. Kundens konto kan åsidosättas. Alla konton definierade i fönstret Kontoplan i Agresso Gemensam kommer att generera bokföring till kundreskontran. Kundens betalningsmetod och betalningsvillkor visas automatiskt. Fakturans förfallodatum beräknas automatiskt utifrån faktureringsdatum och kundens betalningsvillkor. 4 Ange relevanta värden i fälten på registreringsraden. Fälten Dim1 7, TC, TS och Val öppnas i enlighet med kundens konteringsregel. 5 Skriv in fakturabeloppet i fältet Valutabelopp. Beloppet i företagsvaluta beräknas automatiskt från valutabeloppet och växelkursen för fakturadatumet. 6 Ange referensnummer för faktura i fältet FakturaNr.. Detta ska vara numret på kundens ursprungliga faktura. När varje fakturarad är färdig, väljer du Behåll (F11) från Datamenyn för att flytta ner raden i tabellen. En transaktion kan ha flera fakturaposter (detta gäller inte för Agresso Kontantredovisning). Steg Åtgärd 1 För att lägga in balanstransaktioner från huvudboken måste du först ange det relevanta huvudbokskontot på registreringsraden. Verifikationsraden visar de fält som definierats i kontots konteringsregel. Du kan balansera fakturan automatiskt (summan av transaktionerna = 0) genom att välja kommandot 100% i menyn Verktyg när markören är i fältet Val.belopp. 2 Överför huvudbokstransaktionen till tabellfältet med hjälp av kommandot Behåll (F11) på Verktygsmenyn. 32

37 Steg Bokföring av kreditnotor Fältförklaringar Steg Åtgärd 3 När fakturan är klar, väljer du Spara (F12) i menyn Data. Fakturan måste balansera innan du kan spara den. Huvudboken och kundreskontra uppdateras automatiskt. Verifikationsnummer utdelas automatiskt från verifikationsposten eller tilldelas manuellt beroende på inställningen för verifikationsserier. 4 Med manuell tilldelning av verifikationsnummer måste du också själv lägga in ett nummer för själva verifikationen. Systemet kontrollerar mot verifikationspost för att se till att numret du har angivit kan accepteras och inte har använts tidigare. Åtgärd 1 Ange period, verifikationsdatum och kundnummer. När markören är placerad på registreringsraden, väljer du kommandot Betalning (Skift + F1) från Verktygsmenyn i stället för att registrera kreditfakturans fakturatransaktion.? 2 Registrera kreditnotans fakturanummer i fältet Bet.referens. 3 Registrera verifikationstext i fältet Text. 4 Välj Sök (F7) i Datamenyn för att hämta öppna poster. 5 Registrera ursprungligt fakturanummer (eller ett annat sökvillkor) i sökfältet i frågefönstret. 6 Markera transaktionen i tabellen. Alternativt kan du skriva in det ursprungliga fakturanumret i tabellen i kolumnen Faktura nr. Fakturadetaljerna visas när du använder Tab-tangenten för att flytta dig genom fältet. Ange kreditnotans belopp i fältet Val.betalning. 7 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Kreditnotans transaktion i leverantörsreskontra eller kundreskontra visas sedan i tabellen i bokföringsfönstret. 8 Lägg in kreditfakturans huvudboksverifikation/-er på raden verifikationsregistrering. Välj kommandot Behåll (F11) i Datamenyn för att flytta huvudbokstransaktionen till tabellen. När fakturan balanserar väljer du Spara (F12) i menyn Data. Huvudboken uppdateras sedan och kreditfakturan registreras som en betalning eller delbetalning av originalfakturan. Du kan bestämma vilka fält som ska vara tillgängliga för inmatning, samt hur markören ska bete sig, genom att välja Visa alternativ i menyn Arkiv och öppna Visa alternativ. Period Den bokföringsperiod verifikationen ska bokföras i. Standardvärdet är nuvarande period. Ver.dat Verifikationens datum. Standardvärdet är dagens datum. Det sker en kontroll om verifikationsdatum är inom datumintervallet för den angivna perioden och ett varningsmeddelande visas om datum är utanför perioden. Ver.nr Verifikationsnummer. (Kundnummer) Välj vilken typ av ID som du vill använda för kunden. Det kan vara kundnumret, kundens namn, söknamn, företagets organisationsnummer eller bankkonto. (Sökfältet) Relevant kundnummer. 33

38 Konto Huvudbokskonto för bokföring. Angivet konto kontrolleras mot konteringsreglerna och de konteringsbegrepp som ska användas visas på registreringsraden. Dim 1 7 Begreppsvärden, validerade i enlighet med konteringsregeln. TK Taxeringskoden, validerad enligt konteringsregeln. TS Taxeringssystemet. Det används i enlighet med konteringsregeln. Val Valutakoden, validerad enligt konteringsregeln. Valutabelopp Beloppet i den aktuella valutan, dvs. värdet på verifikationen. Antal Ett fritt statistikantal (heltal). Används i enlighet med definitionen i konteringsregeln. Värde Ett fritt statistikvärde (2 decimaler). Det används i enlighet med konteringsregeln. SEK Anger belopp i företagsvaluta (SEK). Valuteringsdatum Valuteringsdatumet. Standardvärdet är transaktionsdatumet. Moms Momsen beräknas automatiskt baserat på den angivna momskoden. Text Beskrivning av transaktionsraden. Kundnummer Kundnumret. Det kundnummer som du angav ovan visas som förslag. Fakturan kan innehålla transaktioner från olika kunder om det behövs. Bet. flag Anger att verifikationen avser en betalning. I Agresso Kontantredovisning, är alla transaktioner med Bet.flag markerade inkluderade i kontantredovisningen. Detta kan t.ex. gälla kreditnotor och förskott. Bet.mot Namn på person eller företag som ska ta emot betalningen på kundens vägnar. Bet.villkor Betalningsvillkor enligt definitionen för kunden. Bet.metod Det betalningssätt som definierats för kunden. Fakturanr Fakturanummer på originalfakturan. Ansvarig Den person som är attestansvarig för fakturan. Riksb.kod Riksbankskoden. Fältet används bara när systemparametern CURR_LICENSE är aktiverad och fakturavalutan är en annan än företagsvalutan eller kundens land ett annat än företagslandet. Beskrivningen kan ändras. Förfallodatum Det datum då fakturan förfaller till betalning. Detta beräknas automatiskt enligt det värde som definierats för DUE_DATE_AP, referensdatum och betalningsvillkor. Rabattdatum Fakturans rabattdatum. Detta datum beräknas automatiskt utifrån fakturadatum och de betalningsvillkor som gäller, men du kan ändra det. Rabattproc Rabattens procentsats. Detta datum beräknas automatiskt utifrån fakturadatum och de betalningsvillkor som gäller, men du kan ändra det. 34

39 (Rabattbelopp) Det rabattbelopp som beräknas automatiskt från rabattprocent och fakturavärde. Detta belopp kan också ändras. Status Fakturaradens status. Giltiga värden är: N Normal P Parkerad. (Kommer inte att inkluderas i betalningsrutinen.) C Spärrad. (Permanent spärrad. Spärrad för betalning i alla kommande betalningsrutiner, men kan betalas med kommandot Manuell betalning.) Pos Positionen. C Arbetsflödeskommentarer. Anger om det finns arbetsflödeskommentarer för denna rad. W Arbetsflödesstatus. Anger om detta är en rad i arbetsflödet. Giltiga värden är: N - Inget arbetsflöde W Pågående arbetsflöde C Avbrutet T Avslutad M Manuell distribution behövs U Poster för uppföljning R Avvisad FN ID för fördelningsnyckel för fördelningsjournalperioder. Per.nr Ett värde som anger startperiod för fördelningsjournal. 0 anger att registreringsperioden används, negativa värden anger att en tidigare period används, positiva värden anger att en senare period används. Konto Kontot. Angivet konto kontrolleras mot konteringsreglerna och de konteringsbegrepp som ska användas visas på registreringsraden. Dim 1 7 Begreppsvärden, validerade i enlighet med konteringsregeln. TK Taxeringskoden, validerad enligt konteringsregeln. TS Taxeringssystemet. Det används i enlighet med konteringsregeln. Val Valutakoden, validerad enligt konteringsregeln. Registrerat belopp Fakturans belopp i fakturans valuta. Belopp Anger beloppet i företagsvaluta enligt angiven växelkurs. Bet.refrens Betalningsreferens. Beskrivning Den beskrivning som definieras fältet Text vid registrering. S Status. Giltiga värden är: N Verifikationsposten öppen. P Verifikationsposten är öppen för den angivna perioden. R Kundreskontra eller Leverantörsreskontra. Giltiga värden är: R Kund P Leverantör. Reskontranr Kundnummer. 35

40 Valutabelopp Beloppet i den aktuella valutan, dvs. värdet på verifikationen. Valutakurs Valutakursen. Belopp Registrerat belopp i företagsvalutan. Belopp 2-4 Ett fritt statistikfält. Moms Momsen beräknas automatiskt baserat på den angivna momskoden. Valuteringsdatum Valuteringsdatumet. Standardvärdet är transaktionsdatumet. Kontonamn Beskrivning av kontot. 36

41 Betalningsuppföljning Översikt Introduktion Underhåll av öppna poster Påminnelser Så snart fakturor är bokförda, genererade och skickade börjas en vänteperiod i väntan på betalning. Ofta är dock någon form av uppföljning nödvändig. Agresso har många olika former av fakturauppföljning. Den mest avancerade formen är att använda rutorna Åtgärdsöversikt och/eller arbetsflödesprocesser. Båda dessa beskrivs i separata referenshandböcker som heter Åtgärdsöversikt respektive Arbetsflöde. Dokumentet Arbetsflöde innehåller ett detaljerat exempel på hur man anger en process för fakturauppföljning. Fönstret Underhåll av öppna poster används för att söka efter och göra ändringar i obetalda kundfakturor. Detta fönster beskrivs detaljerat nedan. En påminnelseprocess kan se ut så här: Validera och/eller ange påminnelsedata i fasta register (påminnelsetexter, påminnelsenivåer, kravkoder och separat verifikationstyp för bokföringen av ränta och/eller avgifter). Skapa ett påminnelseförslag genom att köra CU09 Påminnelseförslag. Validera förslaget i Underhåll av påminnelseförslag. Kör CU26 Påminnelsebekräftelse. Detta underhållsfönster och serverprocesserna beskrivs i detalj nedan. 37

42 Användning av fönster Söka efter öppna poster Underhåll av öppna poster Använd detta fönster för att underhålla och söka efter bokförda, ej betalda kundfakturor. Ange kundnumret i fältet och tryck på tabbtangenten. Kundens namn, adress och telefonnummer visas. Ange sökvillkor på sökraden och välj Sök (F7) på Datamenyn. Kundens obetalda fakturor visas. eller Gör en avancerad sökning genom att först välja Inställning i menyn Verktyg och sedan Sök (F7). Ange detaljerade sökkriterier i Sökinställning och klicka på OK. Ändra öppna poster Du kan parkera och spärra de öppna posterna så att de inte inkluderas i framtida betalningsförslag. Detta kan göras genom att du ändrar statuskoden till P (Parkerad) eller C (Spärrad). Observera att parkerade fakturor senare kan öppnas till status N om så behövs. Om du har behov av flera ändringar kan du göra det genom att välja kommandot Zoom på Datamenyn. Ett nytt fönster med alla detaljer om fakturan visas och du kan göra vissa ändringar i fakturainformationen. Fönstret Underhåll av öppna poster Du kan också lägga till, granska och utföra åtgärder i rutan Åtgärdsöversikt. Detta är Underhåll av öppna poster med en faktura för kund Inga åtgärder har registrerats för denna post. Fältförklaringar Kundnr Kundnummer. M Visar om du vill skapa en konsoliderad betalningsplan för dessa fakturor. Fakturanr Fakturanummer. Fakturadat Fakturadatum. 38

43 Förfallodag Förfallodag för betalning. Senaste påminnelse Datum för senaste påminnelse. Nivå Påminnelsenivå. S Fakturans status. Giltiga värden är: N Normal. P Parkerad (påminnelser skickas inte). I Fakturan finns med på ett betalningsuppdrag för direktdebitering, eller är kopplad till en elektronisk inbetalning i fönstret Underhåll av betalningsuppdrag eller finns på ett betalningsuppdrag för utbetalning (för kreditposter). R Fakturan finns på ett betalningsförslag. L Fakturan finns på ett påminnelseförslag. C Spärrad - påminnelser skickas inte och statusen kan inte ändras. U Fakturan uppdateras med betalningar av transaktionsservern AGRTPS. I Ränteberäkningsstatus. Denna kan ändras. Giltiga värden är: N Normal. Ej räntebelastad, men kan ränteberäknas. C Ska inte ränteberäknas. R Är under ränteberäkning. F Räntebelastad (i efterskott), ej bokförd. I Räntebelastad (i efterskott), bokförd. A Räntebelastad i förskott. CC Reklamationskod. Ska vara en giltig kod registrerad i fönstret Reklamationskoder. Anst.datum Datum för reklamation. Detta datum fungerar som ett nytt, reviderat förfallodatum som överenskommits mellan kunden och ditt företag som en följd av reklamationer från kunden. Kunden kommer att få påminnelser om antalet dagar som definierats i fönstret Påminnelseintervall har överskridits. Antalet dagar (t ex 14) beräknas från datumet i detta fält. PP Anger status för betalningsplan. Giltiga värden är: Blank -betalningsplan har aldrig funnits N - det finns en aktiv betalningsplan C - det har funnits en betalningsplan. Du kan hämta gamla betalningsplaner i Betalningsplan. Inkassoföretag Namnet på inkassoföretaget. Ska vara registrerat i fönstret Inkassoföretag. Ärendenummer Inkassoföretagets interna ärendenummer. Kravstatus Status för krav. Giltiga värden är: R Fakturan är på ett inkassoföretag. C Fakturan är sänd till inkasso. D Avslutad. Fakturan är borttagen från inkassoföretagets register därför att den betalats direkt till företaget. I Betalningsuppdraget är avräknat (betalt). Fakturan är betald genom inkassoföretaget. Betalningen bokförs på kontot som är registrerat i rapportparametern Motkonto inkasso. T Avbruten. Inkassoföretaget har inte lyckats driva in fordringen. W Manuellt bokförd som kundförlust. Konto Koden för huvudbokskontot. Val Valutan. 39

44 Val belopp Fakturans värde i den valuta som angivits i föregående kolumn. Text Textinformation som angivits för posten. Dim-7 Begreppsvärde för konteringsdimension 1 7 som visar konteringsinformation för fakturan. Rab.dat Förfallodatum för kontantrabatt. Rabatt% Kontantrabatt i procent. Rabatt Kontantrabatt i belopp. Period Perioden. Valutakurs Valutakursen. Räntedatum Datum för räntedebitering. Restbelopp Resterande belopp. Rest val.belopp Resterande belopp i företagsvaluta. Val.datum Det datum som valutakursen angavs. Fritt datumfält. Betalningsdaum Det datum betalningen gjordes. PP ID Anger om det finns en konsoliderad eller individuell betalningsplan, eller ingen alls. Varje tal förutom 0 visar att det finns en konsoliderad betalningsplan. Alla fakturor som ska ingå i samma konsoliderade betalningsplan ska få samma ID. Om fältet innehåller 0 och det finns ett värde i PP visar detta att det finns en individuell betalningsplan. Om fältet innehåller 0 och det inte finns något värde i PP finns det ingen betalningsplan. Bet.per Period för betalning. Kravkod Kravkod 40

45 Använda denna serverprocess Status för faktura och betalningsplan Lagra förslag Relevanta parametrar CU09 Påminnelseförslag Serverprocessen skriver ut ett förslag på påminnelsebrev baserat på definierade regler för påminnelser. Efteråt kan du kontrollera förslaget och godkänna eller ta bort poster i Underhåll av påminnelseförslag. För att skapa den slutliga versionen av påminnelser kör du CU26 Påminnelsebekräftelse. Förslagen får automatiskt ett nummer som skrivs ut på brevet. Fakturor som ingår i ett påminnelseförslag får status L. Du kan inte köra andra påminnelseprocesser på dem, de kan inte heller betalas, reverseras eller kvitteras. Det enda du kan göra för att ändra deras status är att ta bort dem från påminnelseförslaget eller godkänna dem. Detta gäller även betalningsplaner. Om en faktura med en betalningsplan ingår i ett påminnelseförslag, kommer alla betalningsplanrader och fakturor som är kopplade till betalningsplanen få status L. Om du vill lagra förslagen tillfälligt i dokumentarkivet bör du se till att du har en dokumenttyp som använder dokumentnyckeln Påminnelse och välja denna i rapportparametern Dokumenttyp. När förslagen är godkända eller borttagna är deras status angiven till T (avslutade) i sökningen i dokumentarkivet. Buntnummer Buntnummer för denna förslagskörning. Påmin.datum Från och med vilket datum transaktioner ska tas med i urvalet. Alla transaktioner som förfaller före påminnelsedatumet ingår. Det förvalda värdet är dagens datum. Kundgrupp Aktuell kundgrupp. Det förvalda värdet är * för alla kundgrupper. Från kundnummer Från och med detta kundnummer tas med i rapporten. Till kundnummer Till och med detta kundnummer tas med i rapporten. Betalningsmetod Aktuell betalningsmetod. Påminnelser per kund Anger om påminnelser sänds ut per kund. Inställningarna är: Medför att det skickas en påminnelse per kund per valuta. Högsta påminnelsenivån styr texten. Om någon faktura nått den sista påminnelsen enligt påminnelsekoden, t.ex. nivå 4, så kommer alla öppna poster (bortsett från parkerade och de med anståndsdatum) att visas. Fakturorna behandlas individuellt. Flera påminnelser skapas, en per valuta och påminnelsenivå. Begrepps- Ett transaktionsbegrepp på kundfakturan som används som villkor vid urvalet av vilka fakturor som ska påminnas. Om fältet är blankt använder serverprocessen värden i fälten Relation och Relationsvärde. 41

46 Relation Ett rapporteringsbegrepp som är en relation till Begrepp. Detta kan användas som ett ytterligare urvalsvillkor. Relationsvärde Det specifika värde som används för att begränsa urvalet av vilka fakturor som ska påminnas om. Om både Begrepp och Relation är angivna används detta fält för att ange relationsvärde. Om bara fältet Begrepp är specificerat, används detta fält för att ange ett begreppsvärde. Standardvärdet är *. Företagsadress Definierar vilken adress som används i påminnelsen. Inställningarna är: Påminnelseadressen används om den är definierad i fönstret Kund. Om påminnelseadress inte har registrerats används adresstypen Generell. Adressen hämtas i enlighet med det konteringsbegrepp som definierats i parametrarna Begrepp och Relation. Dokumenttyp Den dokumenttyp som används när påminnelseförslaget lagras i dokumentarkivet. Kundfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är: Kundnr Söknamn Kundnamn Bankkto Org.nr. Plusgiro Momsnr Kund Kundvärdet, baserat på villkoret i Kundfältet. Transaktioner trans.typ Transaktionstypen för de transaktioner som ska ingå. Betalningsplan Anger om betalningsplaner ska ingå och hur dessa ska användas. Giltiga värden är: Alla fakturor Alla fakturor ingår. Kravkoden från fakturan används Betalningsplaner ignoreras. Alla fakturor använd betalningsplan Alla fakturor ingår och betalningsplaner används. Kravkoden på fakturan ignoreras och kravkoden på betalplanen används. Fakturor utan betalningsplaner betalas i enlighet med deras kravkoder. Fakturor utan betalningsplan Endast fakturor utan betalningsplaner ingår. Fakturor med betalningsplan Endast fakturor med betalningsplaner ingår. 42

47 Användning av fönster Godkänna påminnelseförslag Underhåll av påminnelseförslag Detta fönster används för att godkänna eller ta bort förslag som skapats av CU09 Påminnelseförslag. För att skapa slutresultatet, kör CU26 Påminnelsebekräftelse. Steg Åtgärd Fönstret Underhåll av påminnelseförslag 1 Välj buntnummer för det påminnelseförslag som du vill godkänna i fältet Buntnummer och klicka sedan på Sök. Om du vill detaljera sökningen kan du också ange kundnummer och/eller ett skuldsedelsnummer innan du letar efter aktuella förslag. Om förslaget skickas till dig som en del av en arbetsflödesprocess är buntnumret redan ifyllt. 2 Om du vill ta bort rader från förslaget markerar du raderna i sektionen Förslag och klickar sedan på Ta bort. 3 Markera de rader du vill ska ingå i förslaget och välj sedan Spara (F12) i Datamenyn. Om förslaget har skickats till dig som en del av en arbetsflödesprocess markerar du rader som ska godkännas och klickar sedan på Godkänn. 4 Om du vill se fakturadetaljer klickar du på zoomikonen på aktuell rad. Detta visar alla detaljer på fliken Fakturadetaljer. 5 Om du vill se arbetsflödeskartan klickar du på kartikonen för aktuell rad. 6 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Underhåll av påminnelseförslag med exempeldata: Fältförklaringar fliken Påminnelseförslag Buntnummer Buntnumret för påminnelseförslaget. Kundnr Nummer på den kund vars påminnelseförslag du vill köra. 43

48 Skuldsedelsnummer Nummer på det förslag du vill behandla. Zooma Visar detaljer på vald faktura på fliken Fakturadetaljer. Karta Öppnar arbetsflödeskartan om det finns någon. Detta gäller endast poster i arbetsflöden. Åtgärd Den åtgärd som valts för raden. Skuldsedelsnummer Skuldsedelsnumret. Kundnr Kundnummer. Kund Kundens namn. Fakturanr Fakturanummer. Förf.datum Fakturans förfallodatum. Senaste påminnelse Datum för senaste påminnelse till kunden. RL Påminnelsenivå. Val Valuta för fakturabeloppet. Rest valuta Restbelopp i faktureringsvaluta. Konto Kontot. Dim 1 7 Konteringsdimension 1-2. TransNr Verifikationsnummer. Arbetsflödesläge Arbetsflödets status. Giltiga värden är: Inget arbetsflöde. Pågående arbetsflöde Slutförd Fältförklaringar fliken Fakturadetaljer Alla fält på fliken är informationsfält med detaljer om markerad faktura. 44

49 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar CU26 Påminnelsebekräftelse Denna serverprocess bekräftar det betalningspåminnelseförslag som skapats av CU09 Påminnelseförslag och producerar breven samt uppdaterar Underhåll av öppna poster. Du kan också visa var dokumenten ska lagras genom att ange en dokumenttyp och var och hur du vill att rapportbeställningen ska loggas i Åtgärdsöversikt genom att välja en åtgärdstyp. Breven som skapas namnges med påminnelsenumret. Numret används också som beskrivning i Åtgärdsöversikt. Buntnummer Buntnumret för påminnelseförslaget. Period Eventuellt beräknad påminnelseavgift/ränta bokförs i angiven period. Bokföring ver.typ Anger vilken verifikationstyp som ska användas för bokföring av ränta och/eller avgifter. Påminnelse Den transaktionstyp som används för att skapa transaktionsnummer för varje påminnelse. Dokumenttyp Den dokumenttyp som används när påminnelsen lagras i dokumentarkivet. Åtgärdstyp En åtgärdstyp som visar var och hur rapportbeställningen lagras i Åtgärdsöversikt. Anslut till register Anger om denna åtgärd ska lagras i rutan Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Inställningarna är: Denna åtgärd lagras i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Denna åtgärd lagras i Åtgärdsöversikt i Kund-registret. 45

50 Introduktion Inkasso Översikt Du kan använda serverprocessen CU11 Inkassoförslag för att skapa ett förslag på de fakturor som ska skickas till inkasso. Du kan därefter ändra förslaget i Underhåll av inkassoförslag. När förslaget är bra kör du CU12 Överföring till inkassoföretag för att göra fakturorna klara att skickas till inkassoföretaget. Om kunden har betalat beloppet eller om posten har skickats till inkasso av misstag, kan det avbrytas i Underhåll av inkassoposter. Du kan köra CU19 Avbryt inkasso för att skapa en lista och en fil att skicka till inkassoföretaget för fakturor som ska återkallas. Om du vill läsa filerna från inkassoföretaget, bokföra betalningarna och uppdatera fakturaregistren, kan du köra CU13 Inläsning från inkassoföretag. Dessa fönster och serverprocesser beskrivs i detalj nedan. 46

51 Använda denna serverprocess CU11 Inkassoförslag Denna serverprocess skapar ett förslag på fakturor som ska sändas till inkasso. Du kan ändra förslaget i fönstret Underhåll av inkassoförslag. Om du går in i fönstret Underhåll av öppna poster och zoomar in på fakturaraden kommer du att se att inkassostatus är satt till R och att inkassoföretaget är registrerat. Vilka fakturor är skickade till inkasso? För att en faktura ska sändas till inkasso ska den uppfylla dessa krav: Antal dagar efter förfallodatum ska vara större än antal dagar på påminnelsenivån för nivå I eller R. Fakturans status ska vara N eller I. Nästa påminnelsenivå ska vara I eller R. Relevanta parametrar Inkassodatum Inkassodatum. Inkassoföretag Namnet på inkassoföretaget. Försändelsenummer Identifikation av förslaget. Kundgrupp Kundgrupp. Förvalt värde är *. Kundnummer från Kundnummer från. Kundnummer till Kundnummer till. Begrepp Giltigt konteringsbegrepp eller blank. Om du anger ett begrepp tas fakturaposter med i enlighet med begrepp/relation. Om fältet är blankt tar serverprocessen inte hänsyn till värden i fälten Relation och Relationsvärde. Relation En giltig relation till angivet begrepp. Om fältet är ifyllt hämtar serverprocessen data per relation. Relationsvärde Relationsvärde för angiven relation. Poster som är kopplade till angivet relationsvärde tas med. Om fältet Relation är blankt kommer begreppsvärdet att anges i fältet Relationsvärde. Jokertecken är endast tillåtna på begreppsvärden. Tomt fält ger inga värden. Kundfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är: Kundnr Söknamn Kundnamn Bankkto Org.nr. Plusgiro Momsnr Kund Listar värdena för det valda sökvillkoret i Kundfält. 47

52 Användning av fönster Underhåll av inkassoförslag Ändra ett förslag I detta fönster kan du underhålla dina kravförslag. Du kan ta bort hela förslaget, eller enbart enskilda transaktioner. När du är nöjd med förslaget, kör du serverprocessen Överföring till inkassoföretag (CU12). Steg Skapa en ny transaktion Steg Åtgärd 1 Kravförslaget (individuella transaktioner) kan inte uppdateras. Du kan stoppa fakturor från att skickas till inkasso genom att använda kommandot Ta bort rad på Redigera-menyn. 2 Du kan ta bort inkassoförslag genom att välja kommandot Ta bort på Redigera-menyn. 3 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Åtgärd 1 Välj Ny verifikation på Verktygsmenyn. 2 I det fönster som öppnas anger du sökvillkor för öppna poster i kundreskontra eller OCR-registret, sedan klickar du på OK. 3 Välj kryssrutan till vänster för att ta med dessa nya poster i förslaget. 4 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Fönstret Underhåll av inkassoförslag Du kan också lägga till, granska och utföra åtgärder i rutan Åtgärdsöversikt. Det här är Underhåll av inkassoförslag med exempeldata: 48

53 Fältförklaringar Försändelsenr Förslagets nummer. Endast giltiga kravförslag visas och du ska välja ett av dem. Inkassoföretag Namnet på inkassoföretaget. Kundnummer Kundnumret. Kundnr (T) Kundnamnet. Fakturanr Fakturanummer. Fakturadat Fakturans datum. Förfallodatum Fakturans förfallodatum. Valuta Fakturans valuta. Rest val belopp Fakturans belopp i fakturans valuta. Restbelopp Fakturans restbelopp i företagsvaluta (SEK). Konto Det konto fakturan är bokförd på. Kravstatus Kravstatus. Rekl.kod Reklamationskod. Dim 1-7 Konteringsdimension 1-7. Kundnummer Kundnumret. Huvudkontor Huvudkontoret. Kundnamn Kundens namn. Söknamn En förkortning av kundnamnet. OCR-nr Kundnummer. Förfallodatum Fakturans förfallodatum. Valuta Fakturans valuta. Fakt.belopp valuta Fakturabeloppet i valuta. Fakt.belopp Fakturabelopp i företagsvaluta. Betalningsmetod Betalningsmetod. 49

54 S Status på fakturaposten. # Sekvensnummer. ID1-7 Begrepps-ID för konteringsdimension

55 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar CU12 Överföring till inkassoföretag När du är nöjd med kravförslaget kan du sända fakturan till ditt inkassoföretag. Denna serverprocess används för att föra över fakturorna och uppdatera relevanta register. Inkassoföretag Namnet på inkassoföretaget. Försändelsenr Förslagets nummer. Numret är detsamma som du angav på kravförslaget. Ta bort gamla förslag Avgör om gamla förslag som är sända till inkasso ska tas bort. Inställningarna är: Gamla förslag som är sända till inkasso ska tas bort från förslagsregistret. Gamla förslag tas inte bort från förslagsregistret. Åtgärdstyp En åtgärdstyp som visar var och hur rapportbeställningen lagras i Åtgärdsöversikt. Anslut till register Anger om denna åtgärd ska lagras i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Inställningarna är: Denna åtgärd lagras i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Denna åtgärd lagras inte i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. 51

56 Användning av fönster Ändra inkassoärenden Underhålla inkassoärenden I detta fönster visas fakturor som har betalats efter det att de har sänts till inkasso och fakturor som har sänts till inkasso av misstag, baserat på inkassoföretag. När du är klar med ändringarna, kör Återkalla inkassoärenden (CU19) för att skicka information om ej avslutade inkassoärenden till inkassoföretaget. Steg Åtgärd Fönstret Underhåll av inkassoärenden 1 Välj aktuellt inkassoföretag och tryck på tabbtangenten. 2 Välj Sök (F7) i Datamenyn för att hämta inkassoärenden för detta inkassoföretag. 3 Du kan även lägga till fakturor som är sända till inkasso av misstag. Detta anger att inkassoföretaget ska stoppa fortsatta krav. Välj Ny verifikation på Verktygsmenyn. I det fönster som öppnas anger du sökvillkor för öppna poster i kundreskontra eller OCR-registret, sedan klickar du på OK. Kontrollera att dessa fakturor har status M. 4 Du kan ändra status på fakturor som har betalats efter det att de har sänts till inkasso genom att sätta deras status till D. 5 Du kan ta bort fakturor med Ta bort rad i Redigera-menyn. 6 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är fönstret Underhåll av inkassoärenden: Fältförklaringar 52 Inkassoföretag Namnet på inkassoföretaget. Kravstatus Status för krav. Giltiga värden är: D Fakturan är betald efter det att den sänts till inkasso. M Fakturan är sänd till inkasso av misstag. Kundnr Kundnummer. Kundnr (T) Kundnamnet. Fakturanr Fakturans nummer. Fakturadat Fakturadatum. Förfallodatum Fakturans förfallodatum.

57 Valuta Fakturans valuta. Val.belopp Betalningsbelopp i fakturans valuta. 53

58 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar CU19 Återkalla inkassoärenden Denna serverprocess används för att sända information om ej avslutade inkassoärenden till inkassoföretaget. Det finns en skillnad mellan fakturor betalda efter det har sänts till inkasso och fakturor som är sända till inkasso av misstag. Sökningen baseras på data i fönstret Underhålla inkassoärenden. Inkassoföretag Namnet på inkassoföretaget. Kundgrupp Kundgrupp. Förvalt värde är *. Kundnummer från Kundnummer från. Kundnummer till Kundnummer till. Begrepp Giltigt konteringsbegrepp eller blank. Om du anger ett begrepp tas fakturaposter med i enlighet med begrepp/relation. Om fältet är blankt tar serverprocessen inte hänsyn till värden i fälten Relation och Relationsvärde. Relation En giltig relation till angivet begrepp. Om fältet är ifyllt hämtar serverprocessen data per relation. Relationsvärde Relationsvärde för angiven relation. Poster som är kopplade till angivet relationsvärde tas med. Om fältet Relation är blankt kommer begreppsvärdet att anges i fältet Relationsvärde. Jokertecken är endast tillåtna på begreppsvärden. Tomt fält ger inga värden. Kundfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är: Kundnr Söknamn Kundnamn Bankkto Org.nr. Plusgiro Momsnr Kund Listar värdena för det valda sökvillkoret i Kundfält. Åtgärdstyp En åtgärdstyp som visar var och hur rapportbeställningen lagras i Åtgärdsöversikt. Anslut till register Anger om denna åtgärd ska lagras i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Inställningarna är: Denna åtgärd lagras i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Denna åtgärd lagras inte i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. 54

59 Använda denna serverprocess Vad är importerat? Relevanta parametrar CU13 Inläsning från inkassoföretag De flesta inkassoföretag sänder information om betalningar och borttagna fakturor. Denna serverprocess läser filerna från inkassoföretaget. Betalningarna bokförs och fakturaregistren uppdateras i Agresso. Serverprocessen kan läsa både kvitteringarna från inkassoföretaget och information om betalningen och om avslutade ärenden. Det finns två varianter av avslutade ärenden: Spärrad - Inkassoföretaget klarar inte att driva in pengarna. Kravstatusen sätts till T. Betald - Fakturan är betald genom inkassoföretaget. Betalningen kan bokföras på fyra sätt. Inkassoföretag Namnet på inkassoföretaget. Filnamn Namnet på den fil som ska importeras av serverprocessen. Filen måste finnas i importkatalogen på servern. Bokför Inställningarna är: Inbetalningen bokförs i huvudbok och kundreskontra och aktuella register uppdateras. Inbetalningen bokförs inte och ingen uppdatering sker. Period Anger period för bokföring av betalningar. Om perioden är tom används betalningsdatum. Åtgärdstyp En åtgärdstyp som visar var och hur rapportbeställningen lagras i Åtgärdsöversikt. Transaktionstyp Den giltiga transaktionstypen. 55

60 Introduktion Kundförluster Översikt När du använder serverprocesserna CU16 Förslag på kundförluster och Bokföring av kundförluster samt fönstret Underhåll av förslag på kundförluster kan du hämta de fakturor som inkassoföretaget inte har lyckats driva in. Du kan också markera fakturor manuellt för automatisk registrering av kundförlust. Detta underhållsfönster och serverprocesserna beskrivs i detalj nedan. 56

61 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar CU16 Förslag på kundförluster Denna serverprocess hämtar öppna poster från kundreskontra med kravstatus T eller W. När inkassoföretaget inte har kunnat driva in fordran sätter serverprocessen Inläsning från inkassoföretag (CU13) kravstatus till T. Du kan ange kravstatus W manuellt i fönstret Underhåll av öppna poster (zoom) window. Bunt-ID Buntnummer. Fältet är obligatoriskt. Kundgrupp En giltig kundgrupp. Förvalt värde är *. Kundnummer från Kundnummer från. Kundnummer till Kundnummer till. Begrepp Giltigt konteringsbegrepp eller blank. Om denna parameter är ifylld tas fakturaposter med i enlighet med begrepp/relation. Om fältet är blankt tar serverprocessen inte hänsyn till värdena i fälten Relation och Relationsvärde. Relation Giltig relation till angivet begrepp. Om du anger en relation hämtar serverprocessen data per relation. Relationsvärde Relationsvärde för angiven relation. Poster som är kopplade till angivet relationsvärde tas med. Om fältet Relation är blankt kommer begreppsvärdet att anges i fältet Relationsvärde. Jokertecken är endast tillåtna på begreppsvärden. Tomt fält ger inga värden. Kundfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är: Kundnr Söknamn Kundnamn Bankkto Org.nr. Plusgiro Momsnr Kund Listar värdena för det valda sökvillkoret i Kundfält. 57

62 Användning av fönster Underhåll förslag på kundförluster Ändra ett förslag I detta fönster kan du underhålla förslag på kundförluster. Du kan ta bort hela förslaget, eller enbart enskilda transaktioner. Du kan också lägga till nya verifikationer i förslaget. När du är klar, kör du serverprocessen Bokföring kundförluster (CU17). Steg Åtgärd 1 Du kan inte uppdatera förslag på kundförluster (enskilda transaktioner). 2 Du kan ta bort fakturor från förslaget på kundförluster genom att välja kommandot Ta bort på Redigera-menyn. 3 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Du kan också lägga till, granska och utföra åtgärder i rutan Åtgärdsöversikt. Fönstret Underhåll förslag på kundförluster Detta är fönstret Underhåll av förslag på kundförluster med exempeldata: Fältförklaringar Bunt-ID Buntnummer. Fältet är obligatoriskt. Kundnummer Kundnumret. Kundnr (T) Kundnamnet. Fakturanr Fakturanummer. Förfallodatum Fakturans förfallodatum. Currency Fakturans valuta. Rest valuta Resterande belopp i fakturans valuta. 58

63 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar CU17 Bokföring av kundförluster Denna serverprocess använder du för att bokföra fakturorna som kundförluster när förslaget är klart. Denna serverprocess skriver automatiskt ut en verifikationsspecifikation (GL18B). Bunt-ID Buntnummer. Detta nummer är samma nummer som du använde när du registrerade förslaget på kundförluster. Förvalt värde är * (alla buntnummer). Period Den period som används för bokföring av kundförluster. Transaktionstyp Den giltiga transaktionstypen. Behåll kontering Det konto som ska hämtas för bokföring. Inställningarna är: Konteringen använder ursprunglig kontering (huvudboksraden). Konteringen använder från den ursprungliga kundreskontraposten (kundreskontraraden). Kundförluster Inställningarna är: Du använder det konto för kundförluster som angivits i fönstret Kundgrupper. Originalkontot för transaktionen används. Momsreversering Anger om moms ska reverseras. För att reversera moms måste parametern Behåll huvudboksanalys vara avmarkerad och Kundförluster vald. Inställningarna är: Moms reverseras. Moms reverseras inte. Åtgärdstyp En åtgärdstyp som visar var och hur rapportbeställningen lagras i Åtgärdsöversikt. Anslut till register Anger om denna åtgärd ska lagras i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Inställningarna är: Denna åtgärd lagras i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Denna åtgärd lagras inte i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. 59

64 Registrera betalningar Betalningar och reverseringar Översikt Betalning av kundfakturor kan registeras på flera olika sätt i Agresso. Följande beskrivs här: Reverseringar Manuell inbetalning, som är den mest raka metoden för att bokföra manuell inbetalning. Betalning där du kan kvittera en faktura mot en kundkreditnota. Överföring till historiska poster med Manuell kvittering av öppna poster. Här kan du också kvittera en faktura mot ett förskott, men utan en specifik verifieringskedja och utan säkerheten att kvitteringen är korrekt (förutom belopp). Automatisk kvittering baserad på fördefinierade villkor med CU18 Automatisk matchning. Denna typ av betalning lämnar ingen verifieringskedja. Öppna poster, fakturakvittering, betalningstransaktioner och betalningstransaktionsrader kan reverseras. Detta är en översikt över reverseringsprocessen: Fönstret Markera poster för reversering används för att välja vilka transaktioner som ska reverseras. För att starta reverseringsprocessen för valda transaktioner måste du köra serverprocessen GL34 Reverseringsförslag. Du kan granska förslaget i fönstret Underhåll av reverseringsförslag. Här kan du ange en beskrivning av valda verifikationer, ta bort verifikationer från urvalslistan eller uppdatera konteringen och perioden. Du kan också köra om GL34 Reverseringsförslag för att få en uppdaterad rapport. Det faktiska reverseringsjobbet, inklusive att skapa nya transaktioner, sköts av serverprocessen GL35 Reverseringsbekräftelse. Du kan starta detta automatiskt från GL34 Reverseringsförslag eller välja att köra det manuellt. Du granskar resultatet från reverseringsprocessen i fönstret Reverseringssökning. 60

65 Användning av fönster Manuell inbetalning Använd detta fönster för att kvittera betalningar mot kundfakturor. Du kan kvittera fakturor för mer än en kund åt gången. Vidare kan du ange delbetalningar och förskottsbetalningar. Det är också möjligt att göra omförningar av fel (t.ex. om betalning markerades för fel kund). Felaktigt bokförda betalningar kan flyttas mellan kunder och mellan kunder och leverantörer i detta fönster Detta gör att du enkelt kan korrigera fel. Steg Åtgärd 1 Ange period och datum för betalningen. 2 Ange huvudbokskonto som betalningen har gjorts till eller från. 3 När du har angivit kontonumret, trycker du på Tab-tangenten för att lämna fältet Konto. 4 I fältet Valutabelopp registrerar du det valutabelopp som ska konteras mot kontot. 5 Välj kommandot Behåll (F11) i menyn Data för att överföra transaktionen till tabellen. 6 Du är nu klar att kvittera betalningen mot en leverantörsfaktura. Välj Betalning på Verktygsmenyn. Ange betalningsreferens i fältet Bet.ref. och verifikationstexten i fältet Text. Fyll i fakturanummer i tabellen och använd Tab-tangenten för att gå till nästa fält. Eller välj Sök (F7) i menyn Data för att hitta relevant faktura. Välj Spara (F12) på Datamenyn. Fältförklaringar Du kan också öppna Betalning först och hitta fakturan enligt ovan. Därefter anger du det huvudbokskonto i Manuell betalning som betalningen gjorts till eller från. Välj sedan 100 % i menyn Verktyg för att balansera betalningen mot bankkontot. Se Registrering av kundfakturor. 61

66 Användning av fönster Betalning Detta fönster används för manuell kvittering av betalningar eller kreditnotor med en faktura. Betala manuellt och kvittera betalningen I fönstret för registrering eller bokföring gör du följande: Steg Åtgärd 1 Ange period och datum för betalningen. 2 Ange huvudbokskonto som betalningen har gjorts till eller från. 3 När du har angivit kontonumret, trycker du på Tab-tangenten för att lämna fältet Konto. 4 I fältet Valutabelopp registrerar du det valutabelopp som ska konteras mot kontot. 5 Välj kommandot Behåll (F11) i menyn Data för att överföra transaktionen till tabellen. 6 Du är nu klar att kvittera betalningen mot en leverantörsfaktura. Välj Betalning på Verktygsmenyn. Ange betalningsreferens i fältet Bet.ref. och verifikationstexten i fältet Text. Fyll i fakturanummer i tabellen och använd Tab-tangenten för att gå till nästa fält. Eller välj Sök (F7) i menyn Data för att hitta relevant faktura. Välj Spara (F12) på Datamenyn. Fönstret Kvittera Du kan också öppna Betalning först och hitta fakturan enligt ovan. Därefter anger du det huvudbokskonto i registrerings- eller bokföringsfönstret som betalningen gjorts till eller från. Välj sedan 100% menyn Verktyg för att balansera betalningen mot bankkontot. Detta är fönstret Betalning med en vald faktura för betalningsmatchning: 62

67 Fältförklaringar Bet.referens Betalningspostens externa referens. Visas i fältet Fakturanr vid fråga mot bokförda betalningar. Text Text som används i anslutning till betalningen. Reg. belopp Summan av bokförda poster. Kvitterat Summan av de poster som du har valt att betala. Restbelopp Återstående saldo (motsvarar det bokförda beloppet minus det betalda beloppet). (Kryssruta) Anger om betalning ska göras mot aktuell rad i tabellen. Inställningarna är: En betalning kommer att göras mot den valda fakturan. Fakturan är inte vald för betalning. R Reskontratyp. Giltiga värden är: AP- Leverantörsreskontra. AR- Kundreskontra. Detta är standardvärdet. Fakturanr Fakturanumret för den utestående fakturan. Resk.nr Kundnummer. Du kan inte ändra detta. Val Den valuta som användes på originalfakturan. Du kan inte ändra denna. Rest. valuta Belopp i den angivna valutan som är utestående för fakturan. Saldovärde Utestående belopp i företagsvaluta. Valutabetalning Betalningsbelopp för fakturan. Standardvärdet är det fulla fakturavärdet, men du kan ändra detta belopp. Belopp Betalningsbelopp i företagsvaluta. Rabatt Rabattbelopp i procent på faktura. Val.datum Värdedatumet. Standardvärdet är transaktionsdatumet. 63

68 Användning av fönster Manuell matchning av öppna poster Kvittera poster Denna funktion flyttar öppna poster till registret för historiska poster. Detta kan vara aktuellt om du vill kvittera en kreditnota mot en faktura så att summan blir noll. Steg Åtgärd 1 Ange kundnumret i fältet Kundnr. Kundens namn och adress visas i fönstret. 2 Välj Sök (F7) i menyn Data. 3 Markera posterna i kryssrutan till vänster om fönstret för att ange poster som ska kvitteras mot varandra. 4 När den manuella matchningen är klar väljer du Spara (F12) i menyn Data. Du tilldelas ett verifikationsnummer. För att lagring ska utföras förutsätts det att bägge beloppsfälten under kolumnen Valuta och Belopp är lika med noll. Om Valutadelning är valt på fliken Utökad i fönstret företagsuppgifter i Agresso Gemensam är det endast möjligt att ta bort öppna poster som balanserar i både faktura- och företagsvaluta (Belopp och Valutabelopp har summan = 0). Om Valutadelning är avmarkerat räcker det med att belopp i företagsvaluta (belopp har summan = 0) är noll. Observera att dessa värden visas om Saldo är markerat på fliken Valuta för Belopp 3 och/eller Belopp 4, och också måste balansera innan du kan spara. Fönstret Manuell matchning av öppna poster Detta är Manuell matchning av öppna poster med poster valda för matchning: Fältförklaringar 64 Kundnummer Kundnumret. Period ÅÅÅÅMM. Val.beloppt Belopp i den angivna valutan. Belopp Belopp i företagsvalutan (t ex SEK) i enlighet med valutakursen vid tiden för betalning. (Kryssruta) Anger om en faktura ska kvitteras mot en annan faktura (t.ex. kreditnota).

69 Fakturanr Fakturareferensen. Ver.nr Fakturans tilldelade verifikationsnummer. VT Fakturans verifikationstyp. Fakturadatum Fakturans datum. Konto Kontot. Val Faktureringsvaluta. Rest. valuta Resterande belopp i fakturans valuta. Restbelopp Återstående belopp i företagsvalutan (t.ex. SEK) i enlighet med valutakursen vid tiden för betalning. 65

70 Använda denna serverprocess Matchning ett-till-ett Multipel matchning Delmatchning Relevanta parametrar CU18 Automatisk matchning Denne serverprocess går igenom respektive reskontra i enlighet med urvalsvillkoren och kvitterar betalningar (à conto och förskottsbetalningar) mot fakturor i enlighet med inställningen som har definierats i Inställning matchning. Kvitteringen görs oberoende av status på reskontratransaktionerna. Serverprocessen CS18 lägger kvitterade transaktioner i transaktionsregistret så att AGRTPS kan göra den slutliga bokföringen. Ingen rapport skrivs ut. Denna serverprocess tilldelar ett verifikationsnummer per kvitterat par. Matchning görs endast på förhållanden ett-till-ett mellan faktura och betalning. Både Belopp och Kundnummer måste matcha helt medan andra villkor för matchningen kan definieras i Inställning av matchning. Skillnaden som definieras i fönstret Företagsuppgifter (på fliken Inställning ) tillåts. Multipel matchning är när faktura och betalning stämmer i enlighet med inställningarna i Inställning av matchning. Om du önskar använda denna funktion måste du välja kryssrutan Mult. match i Inställning matchning. Delmatchning är när faktura och betalning stämmer i enlighet med inställningarna i Inställning av matchning. Om du önskar använda denna funktion måste du kryss i rutan Delv. match i Inställning matchning. Kundgrupp Kundgrupp. Jokertecken är tillåtna. Kundnummer från Kundnummer från. Kundnummer till Kundnummer till. Begrepp Konteringsbegrepp. Begreppet KONTO (A0) är också ett giltigt begrepp i tillägg till konteringsbegrepp 1 7. Relation Giltig relation till angivet begrepp. Om du anger en relation hämtar serverprocessen data per relation. Relationsvärde Relationsvärde för angiven relation. Poster som är kopplade till angivet relationsvärde tas med. Om fältet Relation är blankt kommer fältet Relationsvärde att innehålla begreppsvärdet. Jokertecken är endast tillåtna för begreppsvärden. Tomt fält ger inga värden. Om Begrepp och Relation är ifyllda måste du ange ett värde i detta fält (du kan använda en asterisk). Kundfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är: Kundnr Söknamn Kundnamn Bankkto Org.nr. Plusgiro Momsnr Kund Listar värdena för det valda sökvillkoret i Kundfält. 66

71 Period Bokföringsperioden. Verifikationstyp Verifikationstyp som anger vilken verifikationspost som verifikationsnummer hämtas från. Giltiga behandlingskoder är 11 för leverantörsreskontra och 12 för kundreskontra. Tomma fält är inte tillåtna. Ver.typ rättelser Verifikationstyp som används för en omkonteringsverifikation om en omkontering ska göras. Detta kan lämnas tomt. Observera att för undvika att få ett felmeddelande ska denna parameter vara aktiverad när Normal bokföring är avaktiverad. Normal bokföring Denna parameter används bara när två fakturor har olika kontering. Inställningarna är: Verifikationerna bokförs till huvudboken. Verifikationerna flyttas till historiska poster. För detta val ska du se till att Vertyp rättelser är på för att slippa få felmeddelanden. Observera att en normal bokföring oberoende av om denna parameter är vald eller inte kommer att utföras (till huvudboken) för delmatchning fakturor med olika kund/leverantör fakturor med skillnader i belopp, valutabelopp, belopp3 eller belopp4 Om villkoren ovan inte uppfylls, flyttas verifikationerna till historiska poster. Bokföringsdatum Välj bokföringsdatum. Giltiga värden är: I dag- Matchningsverifikationerna får dagens datum. Krediteringsdag - Matchningsverifikationerna får kredittransaktionens datum som verifikationsdatum (betalningsdatum). Om det finns flera kreditbelopp, används det senaste transaktionsdatumet för hela kvitteringsprocessen. Debiteringsdag - Matchningsverifikationerna får debettransaktionens datum som verifikationsdatum (fakturadatum). Matchning för Begrepp 1 till och med Begrepp 8 i Inställning matchning görs på begreppsvärdena till begreppet. Om dessa begrepp är tomma, görs inte kvittering på dessa. 67

72 Användning av fönster Markera poster för reversering Använd detta fönster för att välja transaktioner som ska reverseras. När du har sparat ett eller flera urval i detta fönster, kör Förslag på reversering (GL34). Välja transaktioner Betalningar och fakturor med både AP- och AR-rader, manuellt kvitterade poster och påminnelseavgifter kan inte reverseras. Reverseringar uppdaterar inte detaljer för checkregister, order, kontrakt eller avtal. Steg Åtgärd 1 Välj den typ av reversering som du vill göra i fältet Reversera. 2 Välj Sök (F7) i menyn Data. 3 Ange relevanta sökkriterier och klicka på OK för att hämta de valda verifikationerna. 4 Ange vilka rader du vill reversera genom att markera deras kryssrutor. Du kan också använda kommandona Markera alla, Avmarkera alla och Invertera markering på menyn Redigera. Systemet kontrollerar att perioden för alla transaktioner som ska reverseras är lika med eller mindre än den period som angivits i fältet Period. Det kontrollerar också att konteringen för transaktionen som ska reverseras är giltig. Datum från ursprunglig transaktion kommer att bibehållas efter att transaktionen har reverserats. Perioden kommer att bli den som specificerats i fältet Period. 5 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta sparar valet av reversering. Upprepa proceduren för att spara ytterligare urval. Fältet Delsumma används av systemet för att beräkna delsumman för transaktioner som ska reverseras. För huvudbokstransaktioner kommer denna att vara 0. Fönstret Markera poster för reversering Detta är fönstret Markera poster för reversering med exempeldata: 68

73 Fältförklaringar Byt Typ av reversering. Giltiga värden är: Reversera kvitterad faktura Gör att du kan reversera delbetalningar och helt betalda fakturor. Reversera öppen post Gör att du kan reversera öppna poster. Reversera bet.transaktionsrad - Gör att du kan reversera delbetalningar relaterade till en faktura och enskilda fakturor i en konsoliderad betalning. Reversera betalningstransaktion - Gör att du kan reversera betalningstransaktioner. Delsumma Delsumman för valda transaktioner. (Kryssruta) Anger de rader du vill reversera. Resk.nr Leverantörs- eller kundnumret. TransNr Transaktionsnumret på den ursprungliga verifikationen. Sekv.nr Sekvensnumret i den ursprungliga transaktionen. Konto Det huvudbokskonto som transaktionerna bokfördes på. Dim 1-7 Konteringsdimensionerna 1-7. MK Momskod för transaktionen. MS Momssystem för transaktionen. VT Transaktionstyp för transaktionen. Fakturanr Fakturanummer för transaktionen. Val Valutakod för transaktionen. Val.belopp Registrerat belopp för transaktionen i aktuell valuta. Belopp Registrerat belopp för transaktionen i företagsvaluta. Kurs Valutakurs för transaktionen. Period Transaktionsperioden. Belopp 3 4 Belopp beräknat med en alternativ kurstyp. Beskrivning Beskrivning för transaktionen. 69

74 Rest valuta Restbeloppet för delbetalningar i transaktionens valuta. Saldovärde Restbeloppet för delbetalningar i företagsvaluta. Restbelopp 3 4 Restbeloppet för delbetalningar i alternativ valuta. 70

75 Använda denna serverprocess Fel som listas i rapportfilen Relevanta parametrar GL34 Reverseringsförslag Denna serverprocess skapar ett förslag för de transaktioner som ska reverseras. Dessa typer av fel listas i rapportfilen GL34A: Kritiska fel fel som kommer att stoppa reverseringen av en vald transaktionsrad. Dessa fel kan ha följande orsaker: de värden som definierats för systemvärdet VT_NO_REVERSAL ogiltigt kund- eller leverantörsnummer verifikationen är tidigare reverserad verifikation blir ej lika med noll datakontrollfel Icke-kritiska fel bokföringsfel eller oförenliga perioder. Dessa kommer inte att stoppa reverseringen av den föreslagna transaktionen. Buntnummer Buntnummer. Typ av verifikation Typ av reskontra som valts för reversering. Giltiga värden är: Huvudboksjournaler Kund Leverantör Period Perioden. Transaktionstext En text som skrivs till alla genererade reverseringstransaktioner. Giltiga värden är: Referens till reverserad trans. Formatet är Avbruten <datum> <ursprungligt ver.nr>. Beskrivning från reverserad trans. Den ursprungliga transaktionstexten. Referens till och beskrivning från reverserad trans. En kombination av 1 och 2. Anv. Den användare vars val av reverseringar du vill inkludera. Du kan använda en asterisk för att inkludera alla reverseringar som valts av alla användare. 71

76 Användning av fönster Underhålla reverseringsförslag Underhåll av reverseringsförslag I detta fönster listas alla reverseringstransaktioner som genererats av GL34 Reverseringsförslag och GL34 Återskapa uppdaterat reverseringsförslag och här visas statusinformation för varje transaktion. Steg Åtgärd Fönstret Underhåll av reverseringsförslag 1 Välj buntnummer för det förslag som du vill underhålla, använd tabbtangenten för att gå till nästa fält och välj sedan Sök (F7) på menyn Data. 2 Granska förslagsinformationen i tabellen. Du kan ändra eller lägga till värden för Dim1 7. Du kan lägga till en beskrivning för en vald reverseringsrad genom att välja Beskrivning på menyn Verktyg eller redigera beskrivningen direkt i fältet Text. Du kan ändra period för en vald reverseringsrad genom att välja Byt period på menyn Verktyg. Du kan ta bort en vald reverseringsrad genom att välja Ta bort reversering på menyn Verktyg. 3 Välj Spara (F12) på Datamenyn. Detta är Underhåll av reverseringsförslag med exempeldata: Fältförklaringar 72 Buntnr Det nummer som genereras av GL34 Förslag på reversering eller GL34 Återskapa uppdaterat reverseringsförslag. Reskontranr Leverantörs- eller kundnumret. Reverseringsnr Ett ID-nummer för reverseringsrader från samma ursprungstransaktion. TransNr Det ursprungliga verifikationsnumret. Fakturanr Det ursprungliga fakturanumret. Konto Kontot. Belopp Belopp i företagsvalutan. Kategori 1 Konteringsdimension 1.

77 Kategori 2 Konteringsdimension 2. Val.belopp Beloppet i transaktionsvaluta. Text Reverseringstransaktionstexten. Denna text kan ändras. Period Transaktionsperioden. Fakt.dat Fakturadatum. S Status för denna rad i förslaget. Giltiga värden är: F Fel. Reverseringsperioden är felaktig eller konteringen innehåller fel. N Normal. 73

78 Använda denna serverprocess Relevanta parametrar GL35 Reverseringsbekräftelse Denna serverprocess använder du för att behandla de föreslagna reverseringarna. Alla konton uppdateras och eventuella fel skrivs till rapportfilen GL35A. Buntnummer Buntnumret för reverseringsförslaget. Transaktionstyp Verifikationstyp. 74

79 Användning av fönster Söka efter reverserade transaktioner Fråga reverserade poster Detta fönster används för sökningar efter reverserade transaktioner. Ange detaljerade sökkriterier i Sökinställning och klicka på OK. eller Välj Inställning på Verktygsmenyn. Placera markören i det fält som du vill använda för att avgränsa sökningen. Ange sökkriterier. Välj Sök (F7) i menyn Data. Fönstret Fråga reverserade poster Detta är fönstret Fråga reverserade poster med exempeldata: Fältförklaringar Typ Typ av genomförd reversering. Giltiga värden är: Reversera betalningstransaktion Betalningstransaktioner Reversera kvitterad faktura Delbetalningar och helt betalda fakturor. Reversera huvudboksverifikation Huvudbokstransaktioner. Reversera öppen post Öppna poster. Reversera bet.transaktionsrad Delbetalningar relaterade till en faktura och enskilda fakturor i en konsoliderad betalning. VT Verifikationstyp. TransNr Verifikationsnumret på reverseringen. # Ett sekvensnummer för enskilda transaktioner i en reversering. Trans.datum Transaktionsdatumet för reverseringen. Period Transaktionsperioden för reverseringen. Konto Transaktionskontot. Dim 1-7 Konteringsdimensionerna 1-7. MK Momskoden. Text Annan information som registrerats för transaktionen. 75

80 Belopp Registrerat belopp för transaktionen i företagsvaluta. Val Valutakod för transaktionen. Val.belopp Registrerat belopp för transaktionen i aktuell valuta. Resk.nr Leverantörs- eller kundnumret. Fakturanr Fakturanummer. Ver.ref En referens till det ursprungliga transaktionsnumret. Sekv.ref Sekvensnumret i den ursprungliga transaktionen. Buntnr Buntnumret för reverseringen. Reverseringsnr Reverseringsnumret. Fakt.dat Fakturadatum. Belopp 3 4 Belopp beräknat med en alternativ kurstyp. BI 1 7 Begreppsvärden för konteringsdimension 1 7. Uppdaterad Det datum då denna reversering gjordes. Anv. Namnet på den person som bekräftade reverseringen. 76

81 Räntedebitering Översikt Introduktion Räntedebiteringsrutiner används för att beräkna ränta på kundfakturor betalda efter förfallodatum. Detta är en översikt över proceduren: Förutsättningar Beställ serverprocessen Räntefakturaförslag (CU06). Denna producerar ett förslag till räntefakturering i enlighet med de villkor du anger när du beställer rapporten. Endast betalda fakturor kommer att räntefaktureras. Underhåll räntefakturaförslaget i fönstret Underhåll av räntefaktura. Du kan ändra antal dagar som ränteberäknas och ta bort poster från räntefakturaförslaget. Borttagna poster kan spärras för framtida körningar av ränteberäkning. Beställ serverprocessen Räntefakturabekräftelse (CU07) för att bokföra räntefakturorna. Det är också möjligt att göra en ny körning av Räntefakturaförslag (CU06) efter att du har ändrat i förslaget för att få ut ett korrekt förslag innan bokföring. Vid bokföring framställs utskriftsfiler för räntefakturan. Det framställs en faktura per kund och valuta. En verifikationstyp för fakturanummer ska vara registrerad i fönstret Verifikationstyper med behandlingskod lika med 30. En verifikationstyp för verifikationsnummer vid bokföring ska vara registrerad i fönstret Verifikationstyper i Agresso Gemensam. Bägge verifikationstyperna ska vara kopplade till öppna verifikationsnummerserier i fönstret Verifikationsposter i Agresso Gemensam. Det är endast betalda fakturor som kan bli räntedebiterade. Ränteberäkningen är baserad på antal dagar från förfallodatum till betalningsdatum. Huvudbokskontot för ränteinkomster måste vara definierad i fliken Konton i fönstret Företagsinformation i Agresso Gemensam. Vid bokföring krävs att perioden är registrerad och öppnad för kontering i fönstret Perioder i Agresso Gemensam. Texten på räntefakturan ska vara registrerad i fönstret Räntefakturatexter med Variant = 1. Om räntefakturorna ska markeras med OCR-referenser måste systemparametern OCR_KIDREF vara aktiverad i fönstret Systemparametrar. Systemparametern KID_CODE_INVOICE måste vara definierad i fönstret Systemparametrar. 77

82 Använda denna serverprocess CU06 Räntefakturaförslag Serverprocessen producerar ett förslag för ränteberäkning för fakturor som betalats efter förfallodatum i Kundreskontra. Den letar igenom fakturor som har betalats efter sina förfallodagar i enlighet med angivna sökkriterier. Betalda fakturor inkluderas i faktureringsförslaget om följande villkor uppfylls: Fakturan betalades efter förfallodatum. Kundens kravkod visar att räntefakturering ska göras (Ränta J/N i fönstret Kravkoder). Antalet dagar mellan förfallodatum och betalningsdatum är större än antalet förseningsdagar definierade i kundens kravkod (Respitdagar i fönstret Kravkoder). Fakturans räntestatus är N eller lämnas blank. Beräknad ränta per faktura är större än det minimiräntebelopp som ska faktureras enligt kundens Kravkod (Min. räntebel. i fönstret Kravkoder). Om du har valt att bokföra räntor i CU09 Påminnelse kommer förslaget till räntefaktura att exkludera dessa poster. Det sker för att undvika att samma faktura räntedebiteras flera gånger. Räntan kommer att beräknas enligt följande villkor: Omkörning av räntefakturaförslag Relevanta parametrar Antalet dagar mellan förfallodatum och betalningsdatum. Antalet räntefria dagar angivna i kundens kravkod (Räntefria dagar i fönstret Kravkoder). Ränteberäkningsmetod enligt kundens kravkod (Ränteberäkn.met. i fönstret Kravkoder). Den räntesats som är angiven i fönstret Räntesats (finns i Verktygsmenyn i fönstret Kravkoder). Datumintervall för räntesats angiven i fönstret Räntesats. Antalet räntedagar per period enligt kundens kravkod (Räntedagar i fönstret Kravkoder). Det kan vara användbart att köra samma förslag igen med samma BuntID och parametern Ta bort gammalt förslag tom, om stora ändringar har gjorts i fönstret Underhåll av räntefakturaförslag. Genom att skapa ett nytt förslag baserat på de ändringar som gjorts i underhållsfönstret kan du jämföra de båda versionerna innan du uppdaterar huvudboken med Räntefakturabekräftelse (CU07). Poster som har Räntestatus = C kommer inte att tas med i det nya förslaget. BuntID ID-nummer för den föreslagna transaktion som skapats. Numret (ÅÅMMDD) används när man gör ändringar och bokför räntebetalningar (i fönstret Underhåll av räntefakturaförslag och serverprocessen Räntefakturabekräftelse (CU07)). Parametern Ta bort gammalt förslag bestämmer hur räntefakturaförslaget ska behandlas. Kundgrupp Kundgrupp. Standardvärdet är * (alla). Från kundnummer Kundnummer från. Till kundnummer Kundnummer till. Valuta Giltig valutakod. Förvalt värde är *, (alla valutakoder). 78

83 Betalningsmetod Betalningsmetod som påmminnelser ska skickas för. Denna anges i fönstret Betalningsmetoder. Begrepp Transaktionsbegrepp på kundfakturan som används som villkor vid urvalet av vilka fakturor som ska påminnas om. Om fältet är blankt tar serverprocessen hänsyn till värden i fälten Relation och Relationsvärde. Relation Rapportbegrepp som är en relation till Begrepp. Detta kan användas som ett ytterligare urvalsvillkor. Relationsvärde I detta fält anger du ett specifikt värde som kan användas för att begränsa urvalet av fakturor som ska påminnas om. Om både Begrepp och Relation är angivna används detta fält för att ange relationsvärde. Om bara fältet Begrepp är specificerat, används detta fält för att ange ett begreppsvärde. Standardvärdet är *. Tabort gammalt förslag Här anges om räntefakturaförslaget i BuntID ska tas bort efter körningen. Inställningarna är: Ta bort gammalt förslag för detta buntnummer och kör om. Kör om utan att ta bort gammalt förslag. Kundfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är: Kundnr Söknamn Kundnamn Bankkto Org.nr. Plusgiro Momsnr Kund Listar värdena för det valda sökvillkoret i Kundfält. 79

84 Användning av fönster Ändra räntefakturaförslag Underhåll av räntefakturaförslag Detta fönster använder du för att underhålla räntefakturaförslaget som genererades av serverprocessen Räntefakturaförslag (CU06). Steg Åtgärd 1 Ange förslagets nummer i fältet BuntID. Du registrerade detta nummer vid beställningen av serverprocessen Räntefakturaförslag (CU06). 2 Välj Sök (F7) i Datamenyn för att visa en lista över transaktioner i förslagetmallar. 3 Gör ändringarna. 4 Du kan öka eller minska antalet räntedagar genom att ändra betalningsdatum och förfallodatum. 5 Du kan ta bort fakturor från förslaget till räntefakturering genom att ändra räntestatus i kolumnen I. 6 Du kan ändra räntestatus samtidigt på alla poster i förslaget med kommandot Räntestatus på Verktygsmenyn. 7 Välj Spara (F12) på Datamenyn. När du tar bort poster från räntefakturaförslaget genom att ändra räntestatus blir inte posterna uppdaterade med sin nya status i kundreskontran, förrän rapporterna Räntefakturaförslag (CU06) eller Räntefakturabekräftelse (CU07) är körda för det aktuella räntefakturaförslaget. Fakturor som är delbetalda visas med alla betalningar. Delbetalningar gjorda före förfallodatum har Räntestatus = C. Faktureringsavgift för räntefakturan (de fasta avgifterna för att producera fakturan) visas men har inga transaktionsummer eller förfallodagar / betalningsdagar. De fasta avgifter som visas är definierade i den kravkod som används för kunden (definierad i fönstret Kravkoder). Fönstret Underhåll av räntefakturaförslag Detta är fönstret Underhåll av räntefakturaförslag: 80

85 Fältförklaringar BuntID Buntnummer som identifierar förslaget. Anges i parametern BuntID vid beställning av rapporten Räntefakturaförslag (CU06). Trans nr Transaktionens nummer. Kundnr Kundnummer. Förfallodatum Fakturans förfallodatum Betalningsdatum Datum för betalning av faktura. Dg Antal effektiva räntedagar. Differensen mellan förfallo- och betalningsdatum justerat med räntefria dagar definierade i fönstret Kravkoder. I Ränteberäkningsstatus. Giltiga värden är: I Beräknad ränta. Detta är standardvärdet. C Ingen ränta debiterad och tas bort från förslaget. N Ska inte belastas med ränta nu. Tas bort från förslaget, men kommer med på nästa räntefakturaförslag. Val Valutakod. Valutabelopp Valutabelopp på fakturan. Räntebelopp Beräknat räntevärde. 81

86 Använda denna serverprocess CU07 Räntefakturabekräftelse Denna serverprocess bokför alla räntefakturor i huvudbok och kundreskontran och skriver ut räntefakturajournaler. Utskriftsfiler framställs också för räntefaktura med bankgiro. Det är valfritt om dessa ska skrivas ut automatiskt. Utskrifter Du kan använda systemparametern AR_NO_COMPRESS för att dela upp ränte- och avgiftstransaktionen i två öppna poster i kundens konto. CU07A - Bekräftelse av ränta per kund CU07B - Bekräftelse av rapport för summerad ränta. CU07C - Räntefaktura med bankgirotalong. CU07D - Räntefaktura utan bankgirotalong. Verifikationsregistrering Relevanta parametrar 82 Räntefaktura med bankgiro skrivs bara ut för kunder där fakturavaluta är samma som företagsvaluta. Räntefakturor som inte skrivs ut automatiskt (om parametrarna Aut.utskrift CU07C och Aut.utskrift CU07D är tomma) kan skrivas ut via fönstret Underhåll av beställda rapporter. Om serverprocessen beställs med Bokför markerat, uppdateras huvudbok och kundreskontra. Ränterapporter och räkningar kan skrivas ut oavsett om denna rapportparameter har valts eller ej. De ursprungliga kundfakturorna som ska betalas med ränta kommer då att uppdateras med räntestatus satt till I om huvudboken uppdaterades eller satt till F om huvudboken inte uppdaterades. När räntetransaktionerna bokförs i Agresso Huvudbok och Kundreskontra, kommer de ursprungliga transaktionsdetaljerna för kundfakturan att användas. Kreditkontot för ränta (definierat i fönstret Kundgrupper) kommer sedan att använda all ursprunglig transaktionsinformation som är giltig med sin egen konteringsregel. Du kan välja att kontera en räntefaktura på ett annat konto än det som föreslås i fönstret Kundgrupper. Detta görs genom att systemparametern CU07_AR_ACCOUNT aktiveras med aktuellt konto i fältet Värde. BuntID Unikt transaktionsnummer för räntefaktureringen som anges i Räntefakturaförslag (CU06). Period Huvudbokens konteringsperiod. Transaktionsdatum Förvalt värde är dagens datum. Datum som ska användas för räntefakturaverifikationen. Verifikationstyp Verifikationstyp för tilldelning av verifikationsnummer i Agresso huvudbok och Kundreskontra. Används bara om fältet Komprimera är valt. VT Fakturanummer Verifikationstyp kopplad till räntefaktura (ska vara registrerad med behandlingskod = 30). Detta används vid tilldelning av fakturanummer när Komprimera har valts. Om Komprimera inte har valts används denna parameter både för verifikationsnummer och för fakturanummer. Ränta på ränta Anger om ränta ska tas ut på utestående räntefakturor. Inställningarna är: Ränta ska tas ut på räntefakturor (Ränte- status = N). Ränta ska inte tas ut på räntefakturor (Ränte- status = C).

87 Bokför Anger om huvudboken och kundreskontran ska uppdateras. Inställningarna är: Ränteposter ska bokföras. Ränteposter bokförs inte. Dokumenttyp Anger vilken dokumenttyp som ska användas vid lagring i dokumentarkivet. Åtgärdstyp En åtgärdstyp som visar var och hur rapportbeställningen lagras i Åtgärdsöversikt. Koppla till register Anger om denna åtgärd ska lagras i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Inställningarna är: Denna åtgärd lagras i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Denna åtgärd lagras inte i Åtgärdsöversikt i Kundregistret. Utdatabehandling Definierar typen av utdata. Om du inte väljer ett värde för denna parameter kommer rapporten att skrivas ut som en normal listfil. Giltiga värden är: Använd utgångsfilter - En eller flera XML-filer (beroende på utgångsfiltrets sammanställningsnivå) skrivs ut för varje kund som har ett angivet utgångsfilter. En separat arw-fil skrivs ut för de kunder som inte har något angivet utgångsfilter. XML - Alla kunder får en rapport. Alla rapporter skrivs i en enda XML-fil. Använd utgångsfilter + XML - En eller flera XML-filer (beroende på utgångsfiltrets sammanställningsnivå) skrivs ut för varje kund som har ett angivet utgångsfilter. En separat XML-fil skrivs ut för de kunder som inte har något angivet utgångsfilter. Fråga för XML-utdata Namnet på en frågesekvens som ska justera XML-utdatafilen. Frågan måste ha definierats i Definition queries i Systemadministration. 83