FÖRBUNDETS MEDLEMSREGISTER KOM I GÅNG-GUIDE

Transkript

1 Finlands Svenska sida: 1 FÖRBUNDETS MEDLEMSREGISTER KOM I GÅNG-GUIDE Förbundet har beslutit att ta i bruk det nya medlemsregistret som har testats under våren Medlemsregistret har utvecklats av Webbhuset Ab i samarbete med bl.a. FSSMF. Det är modernt, enkelt och grundläggande. Medlemsregistret ingår som ett program i Kontoret, som Webbhusets nya och växande tjänsteplattform för förbund och föreningar ( förbundspaketet ). Med tiden kommer föreningen också att kunna logga in till Digistoff och andra tjänster via Kontoret. Frågor kan riktas till Användarnamn - DIN PERSONLIGA EPOST. Lösenord - REGISTRERAR DU SJÄLV. Meddela oss på kansliet vem som är personuppgiftsansvarig (=registeransvarig) i din ensemble. Då lägger vi genast till personens epostadress som registeranvändare för din ensemble. En inbjudan skickas automatiskt till den personens mail. När hen klickar på länken i mailet så visas en registreringssida. Man ska då registrera sitt lösenord (minst 16 tecken) för första gången. Användarnamn är personliga och måste vara personens -adress. (Alltså inte t.ex. sekreterare@korensnamn.fi) LOGGA IN Gå till webbadressen kontoret.eu Om du eventuellt glömt ditt lösenord, klicka på länken på inloggningssidan. Då skickas ett automatiskt återställningsmail till din -adress, som också är ditt registrerade användarnamn. Ange då nytt lösenord (16 tecken eller mer).

2 Finlands Svenska sida: 2 MEDLEMSREGISTRET Kontoret-logon -> Tar dig tillbaka till startvyn. Användare -> Visar ensemblens egna registeruppdaterare (Personuppgiftsansvarig och ev. biträden) Medlemsregister-rubriken -> Visar ensemblens statistik (ålders- och könsfördelning). >>Medlemmar -> Visar listorna Medlemmarnas kontaktuppgifter samt Funktionärer >> Egenskaper -> Visar ensemblens helt egna egenskaper, ordnade i grupper Exempel: Visa Medlemmarnas kontaktuppgifter och Funktionärer. Klicka på >>Medlemmar -> VÄLJ LISTA

3 Finlands Svenska sida: 3 List-sidan Medlemmarnas kontaktuppgifter : Sortering enligt kolumnen Sök i kolumnen Byte av kolumnrubrik & innehåll Hantering av listorna Ladda ner listor Välj om du vill behandla medlemmarnas uppgifter eller om du vill lägga till och ta bort föreningens egna Egenskaper Ta bort i-kryssade medlemmar Lägg till ny medlem

4 Finlands Svenska sida: 4 List-sidan Funktionärer: Kryssen i funktionärslistan kan ändras direkt i listan (ingen Spara-knapp). Om man vill visa sina egna unika funktionärer (t.ex. Festkommitté ) kan man lägga till ny kolumn och spara som en helt ny lista. (Först måste man skapa den ensemble-unika egenskapen Festkommitté (se sid 2) som sedan syns i Egenskap-menyn, men bara inom enseblens egna register.

5 Finlands Svenska sida: 5 PERSONKORT Övrigt data fylls i på personkorten som öppnas man klickar på en medlem. På korten finns den enskilda medlemmens uppgifter. När man ändrar på korten måste man spara data med Spara-knappen. Alla ensemblemedlemmar är Personer och Medlem (optionerna Organisation och Kontakt används inte av en ensemble). Adressfält- finns det tre stycken: Huvudadress, samt Fakturerings- och Leverans. Obs, vi använder enbart Huvudadress. OBLIGATORISKA FÄLT: Förnamn, Efternamn, E-postadress, Adressrad 1, Postnummer, Postkontor (komplett postadress alltså), Land...samt där tillämpligt egenskaperna: Dirigent, Ordförande, Kassör, Sekreterare, Registeransvarig, Kontaktperson. VIKTIGA: Födelseår, kön, medlemskap fr.o.m., mobiltelefon. Vid behov kan man även fylla i de övriga fälten.