Instruktion för person/ anställning och placering

Transkript

1 Instruktion för person/ anställning och placering Version Medvind Informationsteknik AB Sida 1

2 Söka person/anställning... 3 Söka person via valet Sök person... 3 Resultatet efter sökning... 5 Ny person/anställning... 6 Fliken Anställning... 7 Styra vilka fält som får uppdateras på anställning Personens anställningsförhållande ändras Avsluta en anställning Fliken placering Personens placering ändras Signal vid byte av schema Fliken Frånvaro Fliken Kompetens Fliken Uppdrag Fliken Ringlista Fliken Tillgänglighet Fliken Löneartsrapportering Fliken Anteckning Fliken Ackumulatorer Fliken Vilande schema Fliken Lönesaldo Fliken Dokument Fliken Attestbehörighet Ordna kolumner Sidan 2 av 28

3 Söka person/anställning En person eller anställning kan sökas fram på flera olika sätt, här nedan beskrivs de olika sätten. Söka person via valet Sök person När du klickar på Sök person, får du upp en bild där du kan ange vissa sökkriterier för att få fram den person du söker efter. Du kan kombinera en eller flera alternativ. Obs! Du kan endast söka fram personer som är anställda på organisationer som du har behörighet att läsa. Här kan du också välja hur ditt resultat ska presenteras. Antingen kan du söka fram personer som presenteras i en personlista eller söka fram personer vilka presenteras i en planering under en angiven datumperiod Sidan 3 av 28

4 För att begränsa sökningen kan följande urval göras: 1. Markera Sök på datum för att söka personer med aktuell anställning. 2. Hela eller delar av personnummer. 3. Hela eller delar av efternamnet. 4. Hela eller delar av förnamnet. 5. Personer som tillhör en viss ringlista. Klicka på pilen och välj ur listan. 6. Organisation på valfri nivå, klicka på knappen Välj. 7. Enskild personalgrupp. 8. Anställningsform. 9. Personer som uppfyller kompetenskrav för en viss uppgift. 10. Enskild kompetens. 11. Sökning på speciell Arbetstidsregel, eller personer som saknar regel. 12. Tilläggsfråga ger möjlighet till fler sökurval. När du fyllt i dina sökvillkor klickar du på knappen Sök. Tidigare gjorda urval ligger kvar till nästa gång du kommer till bilden Sök person. Du kan välja att rensa tidigare urval genom att klicka på knapparna Rensa efter respektive urval. Vill du ta bort samtliga urval klickar du på knappen. Sidan 4 av 28

5 Söka person, via Gul mapp och klicka Personlista Du kan på ett snabbt sätt få fram en personlista över personer som är anställda på en viss organisation genom att markera aktuell mapp i trädet och klicka på Personlista i menyraden. Vill du göra ett nytt urval så klickar du på pilen och markerar Sök personer. Du kommer då till den vanliga Sök person bilden. Resultatet efter sökning Oavsett på vilket sätt du sökt fram personerna så visas de personer som matchar ditt urval i en personlista enligt nedan. Du kan längst upp på bilden se hur många personer som du fått fram, och vilket som var ditt urval. Informationen i flikarna i den nedre delen av bilden tillhör den person som är markerad i den övre delen. Klickar du på en annan person byts informationen i den nedre delen av bilden ut. Sidan 5 av 28

6 Ny person/anställning Ny person läggs in på den tomma raden den s.k. stjärnraden. Eller du kan välja Ny person under Arbetsyta i menyraden. Här fyller du i personnummer och tabbar till nästa fält och fyller i efternamn och förnamn. Fyll därefter i övriga personliga uppgifter på fliken personuppgifter. Har man koppling till lön kommer dessa uppgifter därifrån. Systemet kräver inga ytterligare personliga uppgifter utöver personnummer och namn, men vill du kunna se och använda telefonnummer mm i bilderna bör dessa fyllas i. Sidan 6 av 28

7 Fliken Anställning Gå vidare till fliken Anställning. För att lägga upp ny anställning klickar du på Ny. Nedan beskrivs anställningsbildens olika delar: Anställningsnr Fr.o.m T.o.m Är tillsammans med personnummer identitetsuppgifter för anställningen. Är anställningens första dag (anges ååmmdd). Kan anges, vid exempelvis vikariat. Finns koppling till lön kommer dessa uppgifter från lönesystemet. Sidan 7 av 28

8 Organisation Måste anges. Denna uppgift kan du inte skriva in, utan endast söka fram. Klicka på knappen Välj. Du kommer nu till organisationsträdet där du ska markera den organisationsenhet där den anställde ska arbeta, klicka därefter på knappen Välj. Arbetstidsregel Personalgrupp Anställningsform Regel dygnsvila Regel dygnsvila Personalkategori Måste anges. Hämtas genom att du klickar på pilen och väljer ur listan. Denna uppgift används för att veta vilket regelverk som gäller för den anställde. Styr även utvärdering av timbank, ackumulatorer, kontroller och även vilket typ av ersättning som ska skapas vid överföring till lönesystem. Hämtas från tabell genom att du klickar på pilen. Kan sedan användas i planering för gruppering av anställda och för att se bemanning av en viss personalgrupp mot ett behov. Finns koppling till lön kan uppgiften komma från lönesystemet. Hämtas genom att du klickar på pilen och väljer ur listan. Finns koppling till lön kan uppgiften komma från lönesystemet. Här anges den regel för dygnsvila som ska gälla för den aktuella anställningen. Om inget anges gäller den regel som finns på arbetstidsregeln. Regeln kopplas genom att man klickar på pilen och väljer från listan. Den fungerar på samma sätt som dygnsvila, d.v.s. uppgiften på anställningsfliken tar över eventuell uppgift på arbetstidsregeln. Används av vissa kunder. Sidan 8 av 28

9 Timmar/vecka Det faktiska timmåttet för den anställde. Måste anges för deltidsanställd. Används bl.a. för beräkning av timbank samt för tidsutvärdering för deltidsanställda. Syss.grad Heltidsmått Timlön Skicka till lön Övergångsers. Sysselsättningsgrad kan framräknas maskinellt av systemet. Kundspecifik uppgift. Finns koppling till lön kan uppgiften komma från lönesystemet. Här kan den anställdes timlön anges, används vid kalkylering av kostnader. Har man koppling till lön kan uppgiften komma från lönesystemet. Om Nej markeras, kommer inga uppgifter att skickas över till lönesystemet. Kan vara juridiska personer eller elever/praktikanter som ska bemanningsplaneras men inte ha lön. Används av vissa kunder. När du är klar och har skrivit in samtliga anställningsuppgifter klickar du på Spara knappen längst ned på anställningsbilden. I denna del visas sen information om, datum så långt till och med det är attesterat samt vem som har attesterat. Dessutom visas datum och information vem som skapat eller ändrat anställningen. Om det i fälten Skapad av eller Ändrad av står mvdb, så är det en maskinellt skapad/ändrad post från lönesystemet. Vill du ändra någon uppgift markerar du aktuell anställningsrad och klickar på Ändra. Om en anställningsrad är felaktig så till vida att den inte alls ska vara där kan du behöva ta bort hela raden. Vill du ta bort en viss anställningsrad klickar du på Ta bort. Sidan 9 av 28

10 Styra vilka fält som får uppdateras på anställning Möjlighet finns att begränsa behörighet för användargrupper som endast får uppdatera de fält som man bestämt ska vara uppdateringsbara. De fält som användaren får uppdatera bestäms i tabell. Funktionen är licensstyrd. Personens anställningsförhållande ändras Om personens anställningsförhållande ändras, är det viktigt att du skapar en ny rad där datumet är det samma som det datum som anställningsförändringen gäller från och med. Om du inte gör det kan personens timbank bli felaktig och överföring till lönesystem bli felaktig. Du kan inte heller följa historik på den anställde. Sök fram personen och ställ dig på den anställningsrad som ska ändras och klicka på Bryt anställning. Du får nu upp en bild som visar den aktuella radens anställningsnummer och datum. Ange det datum från och med som de nya anställningsförhållandena gäller. Du kan ange datum genom att fylla i direkt i fältet eller så kan du välja från kalendern genom att klicka på pilen. Sidan 10 av 28

11 Klicka på Spara när du fyllt i det nya datumet. Det har nu skapats en ny rad samt att den gamla anställningsraden har fått ett t.o.m. datum. Du har nu två rader med samma innehåll, bortsett från datumet. Den nya raden har fått from datum = dagen för förändringen Den tidigare raden har fått tom datum = dagens innan den nya förändringen Gör nu den ändring som är aktuell för den nya raden, exempelvis ny arbetstidsregel eller personalgrupp. Markera raden och klicka på Ändra eller dubbelklicka på raden som ska ändras. Sidan 11 av 28

12 Avsluta en anställning Om personens anställning upphör måste du avsluta anställningsraden, detta för att anställningen inte ska finnas med när du skapar nya planeringar eller när du väljer att visa aktuella anställningar. Om du har koppling till något lönesystem bör avslutet komma från detta och avslutsdatum sätts då maskinellt i fältet T.o.m på anställningsraden. Avslut görs manuellt på följande sätt. Sök fram personen och ställ dig på den anställningsrad som ska avslutas. Klicka på Ändra. Skriv in T.o.m. datum eller sök fram datum genom att klicka på pilen. Markera rätt datum i kalendern. Sidan 12 av 28

13 Fliken placering För att en person ska kunna ingå och visas i en planering måste personen vara placerad och kopplad till en planeringsgrupp. Den anställde kan ha en eller flera placeringar för en viss anställning. En persons placeringar finner du under fliken Placeringar. Det är här på placeringen som du också kopplar schemat som personen ska gå på. För att lägga upp ny placering klickar du på Ny. Sidan 13 av 28

14 Nedan beskrivs placeringsbildens olika delar: Anställning Gäller fr.o.m T.o.m Anställningsnummer. Har personen flera anställningar klickar du på pilen och väljer det anställningsnummer som gäller för placeringen. Är placeringens första dag (anges ååmmdd). Placeringen får här samma datum som anställningen. Annat datum kan anges om placeringen ska gälla från annat datum. T.o.m datum för placeringen. Som förslag sätts datum samma som anställningens t.o.m datum. Annars gäller placeringen tillsvidare. Planeringsgrupp Måste anges. Denna uppgift kan du inte skriva in, utan endast söka fram. Klicka på knappen Välj. Du kommer nu till organisationsträdet där du ska markera den planeringsgrupp där den anställde ska vara placerad, klicka därefter på knappen Välj. Sidan 14 av 28

15 Schema Ska anges för personer som går på grundschema. Schema kan du inte skriva in utan det söker du fram. Klicka på Välj och markera det schema som ska gälla för placeringen. Schemarad Måste anges om schema är valt. Klicka på pilen och välj rad ur listan. Individuell tid ska vara i bockad för att medarbetaren ska ha tillgång till sin webbsida. Klicka på Spara när du är klar. I den nedre delen av bilden visas sen information om, datum till och med så långt det är attesterat samt vem som har attesterat. Dessutom visas datum och information vem som skapat eller ändrat placeringen. Om det i Skapad av eller Ändrad av står mvdb, så är det en maskinellt skapad/ändrad post från lönesystemet. Vill du ändra någon uppgift markerar du aktuell placering och klickar på Ändra. Vill du ta bort en viss placering klickar du på Ta bort. Sidan 15 av 28

16 Personens placering ändras Om personens placering ändras är det mycket viktigt att du skapar en ny rad där datumet är det samma som det datum som placeringsförändringen ska gälla från och med. Om du inte gör det, kan överföring till eventuellt lönesystem bli felaktig eller personen hamnar under fel planeringsgrupp. Du kan inte heller följa historik på en persons placeringar. Ändringar som kan förekomma är att personen ska placeras i en annan planeringsgrupp eller att personen ska ändra sina arbetstider och därför kopplas till ett nytt schema. Sök fram personen och ställ dig på den placeringsrad som ska ändras, och klicka på Bryt placering. Du får nu upp en bild som visar den aktuella radens anställningsnummer och datum. Ange det datum från och med som de nya placeringsförhållandena gäller. Du kan ange datum genom att fylla i direkt i fältet eller så kan du välja från kalendern genom att klicka på pilen. Klicka på Bryt när du fyllt i det nya datumet. Det har nu skapats en ny rad samt att den gamla placeringsraden har fått ett t.o.m. datum. Du har nu två rader med samma innehåll, bortsett från datumet. Gör nu den ändring som är aktuell för den nya raden, exempelvis koppla nytt schema samt schemarad. Sidan 16 av 28

17 Den nya raden har fått from datum = dagen för förändringen Den tidigare raden har fått tom datum = dagens innan den nya förändringen Signal vid byte av schema När du gör schemabyte i placeringsfliken sker en kontroll om några ändringar har gjorts på tider i planeringen, efter det datum som schemaändringen ska gälla från. Kontrollen ger dig möjlighet att ta ställning till, om den befintliga tiden d.v.s. förändringarna som är gjorda ska tas bort eller om du vill behålla befintlig tid. Exempel på förändringar kan vara passbyten eller att rapportering av extratider har gjorts. Om du väljer att ta bort den befintliga rapporteringen, kommer schemats tider att ta över och läsas in nästa gång du tar upp en planering. Väljer du istället att behålla tiderna, kommer dessa att ligga kvar när du läser upp planeringen med nya schematider. Exempel: Ett passbyte har gjorts för en person den 5 januari. Från och med den 1 januari görs schemabyte vilket innebär nya arbetstider för personen. Datum Behåll/Ta bort Bef.tid Här får du information vilka datum där förändringar är gjorda. Klicka på pilen och välj om du vill behålla eller om du vill ta bort den befintliga tiden. Visar de rapporterade tiderna för ändringen. Sidan 17 av 28

18 Fliken Frånvaro Här visas all rapporterad frånvaro för personen. Efter en viss tid kan listan komma att innehålla många frånvaroposter. För att slippa se all rapporterad frånvaro i listan kan du göra olika urval. Klicka på pilen och välj urval. w Alla Fr.o.m valt datum Fr.o.m idag minus 90 dagar All rapporterad frånvaro kommer att visas i listan. Väljer du detta urval kommer frånvaro visa från och med det datum som du väljer. Väljer du detta urval kommer listan visa frånvaro idag och 3 månader bakåt. Genom att markera ett fält i rubrikraden och klicka höger mustangent kan listan sorteras på olika sätt. För att sortera listan så att den aktuella frånvaron är överst, markera from och välj fallande sortering. Sidan 18 av 28

19 För att lägga upp en ny frånvaro så klickar du på Ny. Uppgifterna som visas på fliken är: Avser ledighetsansökan Denna uppgift är markerad om ledighetsansökan är gjord. Ledighetsansökan beviljas av chef/arbetsledare. Frånvaroorsak Gäller fr.o.m Klockan Gäller t.o.m Klockan Gäller anställning Omfattning Genom att klicka på pilen kan du välja önskad frånvaroorsak ur listan. Från och med vilket datum frånvaron ska gälla från och med. Dagens datum finns given, annat datum kan anges. Från och med vilket klockslag. Anges endast om frånvaron avser del av dag. Till och med vilket datum frånvaron gäller. Om det visas Gäller TV i fältet gäller frånvaron tills vidare. Till och med vilket klockslag. Anges endast om frånvaron avser del av dag. Har personen en anställning så finns det anställningsnumret angivet. Har personen fler anställningar kan annat anställningsnummer väljas. Anges vid partiell ledighet. Här anges ledighetens omfattning i procent. T.ex. 50 för halvtids ledighet, 25 för Sidan 19 av 28

20 25 % ledighet. Uppgift om ledighetens omfattning skickas till lönesystemet. Läkarintyg t.o.m Barnets pnr Förrapporterad Skicka även första månaden Skall ersättas Här anges datum för läkarintyg. Uppgiften kan användas vid uttag av bevakninglista från rapport Personlista. Datum kan skrivas in eller klicka på pilen och välj datum ur kalender. Kan anges vid tillfällig vård av barn. Uppgiften skrivs ut på Lista till försäkringskassa (Tillval). Används för rapportering till vissa lönesystem. Markering i denna kolumn gör att frånvaro skickas för innevarande månad. Används för att inte behöva göra uppdelning av rader vid förrapportering. Hanteras inte av alla lönesystem, kontakta Medvind support för information. Markering med Ja visar om personen som är ledig ska ersättas med vikarie. I tabell frånvaro sätter man upp vilka frånvaroorsaker som ska ha denna markering. Se vidare i avsnitt om vakansplanering. Kommentar Här kan man skriva en anteckning på frånvaron, max 80 tecken. Stämpling Visar att frånvaron har kommit via att den anställde har stämplat ut eller in. När du är klar klickar du på Spara knappen. Den rapporterade frånvaron lägger sig nu i frånvarolistan. För att ändra en frånvaro markerar du aktuell rad och klickar på Ändra. För att ta bort en rapporterad frånvaro markerar du aktuell rad och klickar på Ta bort. Nu kan du också se uppgifter om vem som rapporterat/ändrat frånvaron. Det ser du i kolumnerna: Skapad av Skapad Ändrad av Ändrad Visar användarid på den som skapat frånvaron. När frånvaron skapades. Användarid på den som sist ändrade frånvaron. När frånvaron ändrades. Sidan 20 av 28

21 Fliken Kompetens Här visas de kompetenser som finns upplagda på personen. För att koppla kompetens på personen står du i kolumnen Kompetens och klicka på pilen. Välj kompetens ur listan. Om nivå ska anges för en kompetens kan detta väljas. En kompetens kan även ha ett from-datum och tom-datum. Kompetens används som urval när du t.ex i bemanningen söker efter personer med motsvarande kompetens. Klicka på pilen för att välja kompetens ur listan. Klicka på pilen och ange nivå. Behöver inte väljas. Sidan 21 av 28

22 Fliken Uppdrag När funktionen Sök ersättare används och markering görs i Sök på vana, tittar systemet om personen haft någon placering på aktuell arbetsplats. Här finns möjlighet att ange att personen inte ska vara aktuell vid denna sökning. Genom att kryssmarkera kolumnen Ej aktuell, kommer personen inte att betraktas som van för aktuell arbetsplats och ingen träff på personen kommer att ske. Du kan också lägga in uppdrag om du vill att personen ska ha vana från en enhet/organisation där ännu inga placeringar har gjorts. Fliken Ringlista Under fliken Ringlista kan du se vilken ringlista som personen eventuellt tillhör. För att koppla person till ringlista, så markerar du först personen i personlistan, markera sen ringlistan i organisationsträdet. Du kopplar sen ringlistan genom att klicka på symbolen för organisationsträdet. Om du istället klickar på symbolen med de tre prickarna, hamnar du i organisationsträdet och kan där markera aktuell ringlista. Anställningsnr sätts maskinellt när du kopplar person till ringlistan. Sidan 22 av 28

23 Fliken Tillgänglighet Uppgifterna på denna flik används vid sökning av personer via Sök ersättare och för sökning av tillgänglig personal via vikariemodulen. Här kan du ange datumintervall som personen är tillgänglig eller inte tillgänglig. Ange datum och välj Kan, Kan inte eller Ej tillfrågad i status. Fliken Löneartsrapportering Används för rapportering till lön. Det kan vara tillägg/avdrag som inte är knutna till personens tider i planeringen, men som man ändå vill rapportera från MedvindArbetstid. Det sker ingen beräkning/utvärdering av dessa rapporteringar i MedvindArbetstid utan de rapporterade uppgifterna skickas över till lönesystemet utan någon förädling. Här visas all löneartsrapportering för personen. Efter en viss tid kan listan komma att innehålla många löneartsposter. För att slippa se alla rapporterade lönearter i listan kan du göra olika urval. Klicka på pilen och välj urval. Alla Fr.o.m valt datum Fr.o.m idag minus 90 dagar All löneartsrapportering kommer att visas i listan. Väljer du detta urval kommer lönearter visa från och med det datum som du väljer. Väljer du detta urval kommer listan visa lönearter som är rapporterade idag och 3 månader bakåt. Sidan 23 av 28

24 Genom att markera ett fält i rubrikraden och klicka höger mustangent kan listan sorteras på olika sätt. Du kan sortera listan i Stigande eller fallande ordning. Väljer du Fallande ordning visas den rapportering överst i listan med senaste datum. För att rapportera ny löneart så klickar du på Ny. Anställningsnr Fr.o.m Löneart Har personen en anställning så finns det anställningsnumret angivet. Har personen fler anställningar kan annat anställningsnummer väljas. Ange datum för rapporteringen av löneart. Dagens datum finns given, annat datum kan anges. Klicka på pilen och välj löneart ur listan. Sidan 24 av 28

25 Belopp/dgr/tim Uppdrag Konto Kommentar Beroende på vilken löneart du väljer kommer förtexten tala om vilket värde du ska rapportera. Belopp, dagar eller timmar. Här kan du välja om din löneartsrapportering ska konteras med ett särskilt kostnadsställe från ett specifikt uppdrag. Klicka på knappen Välj och sök fram uppdrag. Ange avvikande konto för din rapportering. Frivillig kommentar kan anges här. När du är klar klickar du på Spara knappen. Den rapporterade lönearten lägger sig nu i listan. För att ändra en löneartsrapportering markerar du aktuell rad och klickar på Ändra. För att ta bort en rapporterad löneart markerar du aktuell rad och klickar på Ta bort. Nu kan du också se uppgifter om vem som rapporterat/ändrat löneart. Det ser du i kolumnerna: Skapad av Visar användarid på den som skapat frånvaron. Skapad När rapporteringen skapades. Ändrad av Användarid på den som sist ändrade lönearten. Ändrad När lönearten ändrades Det finns även möjlighet att få avvikande kontering på en löneart om den rapporterats i annan planering än hemmaplaneringen. Om man väljer löneart från personfliken så sätts ingen planeringsgrupp som förslag. Man kan dock i listan välja en specifik planeringsgrupp utifrån de placeringar som är aktuella för angivet datum. För att funktionen ska vara tillgänglig krävs: Funktionsbehörighet 44, löneart: visa planeringsgrupp under modul 2, Person Sidan 25 av 28

26 Fliken Anteckning Denna anteckning visas på personen i alla upplästa planeringar där personen ingår. Anteckningen kan även skrivas ut i rapport Personlista. Max 250 tecken kan anges. Fliken Ackumulatorer Här visas samtliga ackumulatorer. Det värde som visas på bilden är beräknat till och med dagens datum. Vill du se värdet framräknat till annat datum kan du ange nytt beräkningsdatum. Vill du se en viss ackumulators värden markerar du önskad ackumulator och klickar på Visa. I följande bild kan du välja att se aktuell ackumulators värden presenterad per månad, vecka eller med värden per dag. För mer information om ackumulatorer, korrigering samt om ackumulering hänvisas till särskilt dokument för Instruktion för formler, ackumulatorer och signaler. Sidan 26 av 28

27 Fliken Vilande schema Här rapporteras underlag för beräkning av fasta ledighetsfaktorer för t.ex. anställda med fria scheman/önskeschema mm. Används i vissa fall även för överföring av uppgifter till lönesystem. Det kan för vissa vara överföring av ordinarie schema vid partiell ledighet. (Kundspecifikt). Fliken Lönesaldo Här visas de lönesaldon som hämtas varje månad från lönesystemet. Exempel på saldon kan vara exempelvis resterande semesterdagar eller saldo för kompledighet. I datumfältet Beräknad tom, visas det datum som saldovärdena är beräknade t.o.m. Uppgifterna på denna flik uppdateras via överföring från lön. Lönesaldona visas alltid med det värde som skickats från lönesystemet. Fliken Dokument Till varje person kan man länka dokument. Klicka på dokumentet finns. och ange var Sidan 27 av 28

28 Fliken Attestbehörighet Personer som har behörighet att registrera attestansvarig på organisation får tillgång till personfliken Attestbehörighet. Här kan man se vilken/vilka organisationsenheter personen har behörighet till. Ordna kolumner De fält/kolumner som visas i flikarna kan variera både när det gäller olika kunder samt olika användare. När det gäller vilka fält som ska visas och i vilken ordning de ska presenteras för varje användare, kan man ändra detta under Visa i menyraden - Ordna kolumner. Sidan 28 av 28