INNEHÅ LLSFÖ RTECKNING

Transkript

1 Entré INNEHÅ LLSFÖ RTECKNING ENTRÉ PORTAL MOBILWEBB Innehåll i Entré Portal Mobilwebb Förberedande arbete Start av Entré Portal Mobilwebb Inställningar i Entré Portal HUVUDMENYN I ENTRÉ PORTAL ARBETSORDERLISTAN Skapa ny order Ändra order Generella funktioner på order Olika fält och symboler i registreringsmallarna Registrering av artiklar på order Funktioner i artikelregistrering Artiklar från underlag Artiklar från artikellistan Textrader på ordern Ändra rad Registrering av tid på order Visa tid på order Checklistan Deltagare på ordern Lägga till deltagare Bilder och dokument Öppna order Klarmarkerade order TID Registrera ny tid i kalendern KUNDER Att skapa nya kunder MEDDELANDEN Skapa nytt meddelande KONTAKTER TIDPLANERING

2 Entré Portal Mobilwebb Entré Portal är knutpunkten för mobila system i Entré. Med denna rutin kan du göra verkligt stora effektivitetsvinster och enkelt få ut arbetsorderhanteringen till dina anställda på fältet. Om du utnyttjar Entré Portal Mobilwebb på rätt sätt kommer du att tjäna mycket tid och få en enklare och effektivare arbetsorderhantering med snabbare fakturering som följd. Entré Portal Mobilwebb är utvecklat för och tillsammans med service och entreprenadbranschen och erbjuder marknadens mest flexibla och lättarbetade orderhantering. Entré Portal Mobilwebb är en webbaserad applikation ( som är designad för att köras i webbläsaren Safari i iphone 4S, 5, 5S, 6, 6+ eller senare samt Chrome i Android 4.0 eller senare. Applikationen kommer att fungera i andra plattformar men viss funktionalitet kan saknas i de fallen. Trots att applikationen fungerar på surfplattor och PC/Mac så är vår rekommenderade lösning i de fallen den webbaserade applikationen som finns på adressen portal.hantverksdata.se. Innehåll i Entré Portal Mobilwebb Registrering av arbetsorder med anpassningsbara registreringsmallar. Registrering av tid, material och anpassningsbar checklista. Hämtning av material till order från EDI-beställning och materialplanering. Hantering av orderdeltagare med färdigmarkering och signaturer. Möjlighet att koppla dokument och bilder till order. Grafisk kalenderregistrering och översikt av den anställdes tid med online saldo för semester och ackumulatorer. Möjlighet att skapa nya kunder Meddelandehantering mellan olika användare i Entré och Portalen. Planeringsfunktion för egna tidsbokningar. Rättigheter och regler för registrering och flöden följer inställningarna i Entré. All registrering sker online och uppdateras direkt i Entré, ingen synkronisering behövs. Förberedande arbete Innan du kan påbörja registrering i Entré Portal Mobilwebb så finns det en del grunduppgifter som bör vara i ordning innan. Du bör bland annat gå igenom de registreringsmallar och ordertyper som finns för orderhanteringen så att dessa passar dina anställda på fältet. Kontrollera dina registreringsmallar för order och kunder så att dessa passar för din verksamhet och för registrering i Entré Portal. Lägg upp de checklistor du behöver och koppla dessa till dina olika ordertyper. Lägg upp materialplaneringar med de artiklar som skall kunna infogas i Entré Portal Arbetsorder. Artikellistorna kan kopplas till en enstaka order eller till alla order med en viss ordertyp. På så sätt kan enkelt listor med utvalda artiklar snabbt infogas i arbetsordern. Tänk noga igenom vilka rättigheter som dina anställda skall ha i Entré Portal Mobilwebb. Rättigheter du sätter i Entré gäller också för Entré Portal Mobilwebb. Är du osäker, ta kontakt med Hantverksdata för hjälp med denna uppsättning. Se till att de tekniska förutsättningarna för att använda Entré Portal Arbetsorder är klara. Kontakta Hantverksdata om du är osäker

3 Start av Entré Portal Mobilwebb Starta din webbläsare och navigera till adressen mobilwebb.hantverksdata.se. Inställningar i Entré Portal Första gången du startar Entré Portal, möts du av bilden nedan. Skriv in ditt användarnamn och lösenord och tryck på Logga in. Om du vill att systemet ska komma ihåg din inloggning till dess att du loggar ut så markerar du Kom ihåg mig innan du loggar in

4 Huvudmenyn i Entré Portal När inloggningen är klar visas Entré Portal med de funktioner som är giltiga för dig och ditt företag. I bilden visas ikoner för olika funktioner. Observera att man kan ha olika alternativ beroende på vilken programlicens och vilka rättigheter man har. Startsidan är även dit man återvänder till om man trycker på hus -ikonen oavsett var man är i systemet. Om man vill logga ut helt från den enhet som man arbetar med så trycker man på ikonen för att logga ut. Utloggningsfunktionen är också ett ställe i systemet där man kan säkerställa att tid som eventuellt inte journalförts går i journal. Mina order. Tryck på denna för att ändra befintliga order och registrera nya order. Observera att antal nya order, prioriterade order och totalt antal order som man är huvudansvarig för eller deltagare på visas med en siffra i plattan. Meddelanden. Här visas de meddelanden du fått. Du kan också skicka meddelanden till andra. En siffra för antalet olästa meddelanden visas på ikonen

5 Tid. Här visas all din registrerade tid i en kalender. I kalendern visas varje dag om du har uppnått din arbetstid. Du kan också registrera din tid i denna rutin. Tidplanering. Med tidplanering kan du schemalägga och planera dina order och andra bokningar. Kunder. Med denna funktion kan du söka, ändra och skapa nya kunder. Att skapa nya kräver att man har sådan rättighet i systemet. Kontaktlista. Med denna funktion kan du söka och ändra kontakter

6 Arbetsorderlistan När du trycker på symbolen för order, visas en lista på alla de order som just du är ansvarig för, alternativt deltagare på. Listan är uppdelad i flikarna Alla, Nya, Prio och Öppna där siffran anger antal order i respektive kategori. Nya order är dina tilldelade order som du ännu inte öppnat någon gång, prio är de order som fått en prioritet och öppna är sådana order som inte tilldelats någon person men som du kan ta till dig och bli ansvarig för. I listan visas som standard orderns nummer, kundnamn samt märke. Vill du se mer information på ordern, i listan, kan du trycka på ordern så expanderas orderns information till att även visa annan orderinformation, tex orderns projekt, status och prioritet (möjligt att ställa in i Entré). Orderns aktuella status visas även med statusens färg som ram. I orderlistan kan man trycka på ikonen för att få fram alternativet för att även visa klarmarkerade order. Om man väljer det så kommer sidan även att visa sådana order som man har markerat sig själv som klar på. Observera att om ordern är slutfakturerad så kommer den inte att visas. När man markerar en order händer två saker. Det första är att den expanderas för att visa mer information och den andra är att ikoner som tidigare varit inaktiva (gråa) blir aktiva (vita). Det gäller även för de alternativ som finns under ikonen

7 Skapa ny order För att skapa en helt ny order, tryck på. Nedan dialog visas där du kan ange kund, projekt, kund, ordertyp och eventuell leveransadress. Beroende på rättigheter så kan man även få skapa kund eller projekt. Förslag på ordertyp kan komma från projektet eller kunden. Om du söker efter tex kund kan du filtrera listan genom att skriva en del av sökbegreppet i fältet Sökfras och välja vad du vill söka på i fältet Sök på. Efter att du valt uppgifter för att skapa din nya order sparar du detta genom att trycka på. Därefter lanseras orderns registreringsmall. Beskrivning av registrering/ändring följer på nästkommande sidor

8 Ändra order För att bläddra i listan över order så drar du helt enkelt ett finger uppåt eller nedåt direkt på skärmen på din telefon. När du har hittat din order trycker du med fingret på den order du vill ändra, så expanderas ordern. För att komma in i registreringsmallen trycker du därefter på ikonen för att redigera. Nedan visas ett exempel på registreringsmall. Mallen kan vara unik per ordertyp och är exakt samma som ordern har i Entré. Samma texter, regler och rättigheter som finns i Entré, gäller även här. För att se uppgifter längre ned i mallen, drar du bara med fingret uppåt och nedåt. För att visa nästa flik i mallen, trycker du med fingret på den önskade fliken. Generella funktioner på order Nedan följer en kortfattad beskrivning av symbolerna i orderregistreringen. Alla funktioner beskrivs mer utförligt i kommande avsnitt. Sparar ordern. Du återvänder sedan till orderlistan med knappen. Öppnar artikelregistreringen. Öppnar tidregistreringen. Öppnar checklistan. Öppnar ytterligare funktioner, deltagare samt bilder och dokument. Om ordern är en öppen order så finns även alternativet för att ta ordern här

9 Olika fält och symboler i registreringsmallarna Textfält. Vanliga textfält saknar symbol och du kan skriva vad som helst i fältet. När du trycker i denna typ av fält, öppnas telefonens tangentbord automatiskt. Vissa textfält har en begränsad inmatningsmängd, andra har ingen begränsning alls. De utan begränsning visas med dubbel höjd (2 rader). Innehåller fältet fler än 2 raders text, expanderas fältet automatiskt när du redigerar texten. Numeriska fält. När du trycker i detta fält, visas telefonens numeriska tangentbord automatiskt. Du kan även trycka på symbolerna för plus och minus för att höja eller sänka aktuellt värde. Kontaktpersonsfält. Med symbolerna kan du se kontaktens information, lägga till nya kontakter eller söka och välja bland befintliga kontakter på kunden. Informations-i visar mer information om kontakten enligt mallen i Entré. Papperskorgen tömmer fältet men tar inte bort kontakten från kontaktregistret. Fält kopplade till register. Här kan du skriva i eller söka efter befintliga poster i registret. Anger du ett värde som inte finns i registret, rödmarkeras det inslagna värdet och kommer ej att sparas då du sparar ordern. Datumfält. Tryck på datumet för att välja nytt datum. Du kan också ta bort datumet med papperskorgen. På vissa ställen, tex i checklista, kan även datum med tidsangivelse finnas. Flervalsfält. Tryck i fältet för att se och välja bland giltiga alternativ. Telefonfält. Skriv telefonnummer. Om det finns ett nummer i fältet, kan du ringa detta nummer eller skicka SMS genom att trycka på telefonsymbolen. Du kommer då till telefonens inbyggda dialog för att ringa eller skicka SMS

10 E-postfält. Ange e-postadress. Om det finns en e-postadress i fältet, kan du direkt skicka e-post genom att trycka på e-postsymbolen. Du får då en extra varning om e-post skall skickas eller ej. Observera att telefonens inbyggda e-postklient startas och att du därför måste ha konfigurerat e- post på telefonen korrekt. Kryssrutor. Tryck i rutan för att ange att aktiviteten är uppfylld

11 Registrering av artiklar på order För att registrera artiklar på ordern så trycker du på symbolen artiklar öppnas.. Listan med orderns befintliga När listan med artiklar visas kan du antingen ändra bland befintliga rader eller lägga till nya. Funktioner i artikelregistrering Nedan följer en kortfattad beskrivning av symbolerna i orderregistreringen. Alla funktioner beskrivs mer utförligt i kommande avsnitt. Öppnar funktionen för att hämta artiklar från olika underlag. Underlag kan vara materialplaneringar som kopplats till denna order/ordertyp eller material som hämtas via EDIbeställning. Öppnar sökning i artikelregistret. Skapar en ny textrad på ordern. Öppnar redigering av markerad rad. Artiklar från underlag Underlag kan vara materialplaneringar som kopplats till denna order/ordertyp/resultatenhet alternativt material som hämtats och skapat en EDI-beställning. Genom att använda underlag kan olika listor med vanliga artiklar skapas för olika typer av arbeten (ordertyper). Kontakta Hantverksdata om du vill använda EDI-beställningar. När du trycker på symbolen för att hämta underlag trycker du på fältet Välj underlag. Då visas de underlag som kan väljas till denna order. Välj därefter det underlag du vill hämta artiklar ur. Underlagets artiklar visas i en lista där du kan välja de som önskas. Artiklar läggs till genom att markera den artikel som önskas och därefter ange antal i fältet Lägg till

12 Artiklar från artikellistan Tryck på symbolen för att starta sökning i artikellistan. I artikellistan finns alla artiklar som finns lagrade i Entré. När du kommer in i rutinen bör du börja med att söka ett urval av artiklar. Sökning kan göras med artikelnummer eller text. Ju mer du skriver desto mer avgränsat blir sökresultatet. Markera den artikel du vill ha och ange antal i fältet Lägg till. Klicka därefter på symbolen för att spara Visas inte den artikel du vill ha kan du använda funktionen för att bläddra längst ner på sidan. Där visas vilken sida man just nu är på, totala antalet sidor samt totala antalet poster i listan. Textrader på ordern Ibland behöver man skriva upplysande text på ordern. Du trycker då på symbolen för att skapa en ny textrad. Skriv i din text och tryck på orderns rader. för att spara och återgå till listan med Ändra rad En rad på order kan också ändras. Markera den rad som skall ändras och tryck på symbolen så öppnas raden för ändring. Observera att du kan ändra radens text och antal men inte ta bort raden. Tryck på för att spara och återgå till listan med orderns rader. Obs! Om du inte kan ändra antal så kan det bero på att du inte har rättighet att ändra antal

13 Registrering av tid på order Tryck på symbolen för att öppna tidsregistrering på order. I tidregistreringen visas all tid från alla deltagare på ordern. Tiden visas ackumulerat per deltagare samt totalt för hela ordern. Registreringar som inte är tid visas som övrigt. För att registrera ny tid på dig själv, eller annan deltagare, på aktuell order, tryck på symbolen så öppnas registreringen för att lägga till ny tid. Först anger du det datum registreringen avser. Ange sedan anställd, tidkod, eventuell resultatenhet, antal och eventuell text. Behöver du byta tidkod, trycker du på tidskodstexten så söker du bland de tidkoder som du använt mest under senaste året. Den mest frekventa tidkoden är förvald. Söker du tidkoder med förstoringsglaset, söker du bland alla tidkoder. Tryck på för att spara och återgå till listan med orderns tid när du är klar

14 Visa tid på order Du kan även se tiden på order i en detaljerad lista. Klicka på den person du vill granska så öppnas tidsregistreringarna för personen på den ordern. Därefter kan man expandera raderna som man är intresserad av att se mer i detalj. Om du markerar en rad så kan du ta bort denna (motkonteras) med symbolen. Alternativt kan du ändra på raden genom att trycka på symbolen. Du återgår till föregående bild med

15 Checklistan En order kan innehålla en eller flera checklistor i syfte att underlätta arbetet och öka kvalitetskontrollen. Checklistorna kan vara olika per ordertyp och administreras i Entré. Har du flera checklistor på en ordertyp, visas varje checklista som en egen flik. Tryck på symbolen för att öppna checklistan och fyll sedan i informationen enligt ditt företags instruktioner. Nedan visas ett exempel på checklista. Tryck på för att spara när du är klar. Om en punkt i checklistan har en asterisk (*) efter sin rubrik betyder detta att punkten måste fyllas i. Signering Du kan också låta kunden (och du själv) signera arbetet. Genom att du trycker på symbolen visas nedan bild där kunden direkt kan signera att arbetat är utfört till belåtenhet. Trycker du på symbolen kan du själv lämna din signatur på arbetet. Tryck på för att spara när du är klar. Du kan också radera en signatur för att ersätta med en ny

16 Deltagare på ordern En order kan ha en eller flera deltagare. En av deltagarna är också alltid huvudansvarig. För att hantera deltagare så trycker du på symbolen i bilden brevid varvid funktionen Deltagare visas. Tryck sedan på Deltagare för att se alla deltagare. Nedan visas alla deltagare på ordern. De deltagare som har en bock till vänster har klarmarkerat sig. Du kan bara klarmarkera dig själv. För att göra detta trycker du på symbolen (eller för att avmarkera). Den deltagare som har en stjärna är den som är huvudansvarig för ordern. Du kan också byta huvudansvarig genom att markera en annan person och trycka på symbolen. Observera att det endast är huvudansvarig som kan byta till annan ansvarig. Lägga till deltagare Observera att du också kan lägga till deltagare på ordern. Skriv in den deltagare som skall läggas till i fältet Anställd eller sök och hämta deltagare med Förstoringsglaset När du har hittat rätt deltagare i listan så trycker du på för att lägga till personen i listan

17 Bilder och dokument En order kan även kopplas till bilder och dokument. Med telefonen kan du ta bilder som bifogas order. Kontoret kan, i Entré, även koppla dokument till ordern som blir tillgängliga på din telefon. För att hantera bilder och dokument trycker du på symbolen i nedan bild varvid funktionen för detta visas. Tryck sedan på Bilder och dokument för att se dessa. Nedan visas fliken för bilder som tagits av någon av de deltagare som arbetar med denna order. Bilderna visas som miniatyrer, vill du se bilden på hela skärmen trycker du bara på eller. Med symbolen kan du ladda upp en befintlig bild till denna order. Under fliken Filer finns de dokument som lagrats på ordern i Entré. Markera det dokument du vill öppna och tryck sedan på symbolen. Observera att du bara kan öppna filer som kan visas av ett program som finns installerat på telefonen. Du kan behöva installera ett program för att visa t.ex. PDF-filer

18 Öppna order Under fliken Öppna i orderlistan visas alla de order som inte tilldelats någon ansvarig. Dessa order är möjliga för vem som helst att ta och därmed sätta sig själv som huvudansvarig. För att du skall ta en öppen order så trycker du på symbolen efter att du gått in i ordern och sedan på texten Ta order. Denna order tilldelas då dig och försvinner från andra användares telefoner i listan över öppna order. I Entré styr du vilka ordertyper som skall kunna hanteras som öppna. Om man försöker ta en order som precis innan tagits av en annan användare så får man ett meddelande med den innebörden

19 Klarmarkerade order När du har klarmarkerat dig på en order så visas inte ordern längre för dig. För att visa även de order som du tidigare har klarmarkerat så trycker du på symbolen i orderlistan och sedan på texten Visa även klarmarkerade. Observera dock att order som har fakturerats i Entré inte längre kan visas i Entré Portal

20 Tid I tidkalendern får du en överblick över all din registrerade tid under månaden. Du väljer vilken månad (löneperiod) du vill se genom att trycka i fältet Period. Dagar som är gröna är dagar där du uppfyllt din normaltid, dagar som är röda saknar tid och dagar som är blå innehåller mer tid än normaltid. På varje datum visas 2 räknare där den vänstra avser tid och den högra övriga registreringar. Dagen är uppfylld. Dagen saknar tid. Dagen innehåller mer tid än normaltid. Dagen skall, normalt sett, ej tidregistreras. I denna rutin kan du också se dina ackumulerade värden för din upparbetade tid och semester under året. Klicka på symbolen för att visa detta. OBS! För att de registrerade tiderna skall journalförs i systemet måste man klicka på knappen eller på kalendersidan för att återgå till huvudsidan då går det en funktion för att journalföra tiden/tiderna

21 Registrera ny tid i kalendern För att registrera ny tid så trycker du på en av dagarna i kalendern dag varvid nedan bild visas. Även i denna bild kan du byta datum med pilarna eller genom att trycka på datumet (en kalender visas), vilket är smidigt då du skall registrera på flera dagar. Tryck sedan på symbolen lägga till tid. för att Ange sedan tidkod, kundorder, eventuella konteringsbegrepp, antal och eventuell text. När du är klar trycker du på sparasymbolen. När du har sparat, ser du en summering av dagen längst ned i bilden. För varje dag summeras tid och övriga registreringar separat. Om du markerar en rad så kan du ta bort denna med symbolen. Alternativt kan du ändra på raden genom att trycka på symbolen. Observera att raden i Entré inte raderas/ändras utan motkonteras. I telefonen ser man dock inget av motkonteringarna. OBS! För att de registrerade tiderna skall journalförs i systemet måste man klicka på knappen eller på kalendersidan för att återgå till huvudsidan då går det en funktion för att journalföra tiden/tiderna

22 Kunder Du kan söka och ändra bland företagets kunder samt skapa helt nya kunder på din telefon. I kundlistan nedan kan du begränsa listan genom att skriva ditt sökbegrepp i den grå rutan (tex bygg). Listan visar då alla kunder som har ett namn där bygg ingår. Vill du redigera eller se mer av kundens uppgifter trycker du på symbolen visas på kunden mosvaras av den registreringsmall som används i Entré.. De uppgifter som

23 Att skapa nya kunder Från kundlistan kan kunder skapas på två olika sätt. Antingen med symbolen trycker du på symbolen för att skapa en ny kund manuellt eller med för att skapa en kund via sökning. Observera att det krävs ett separat avtal med Hantverksdata för att få tillgång till sökfunktionen. För att lägga upp en kund manuellt, tryck på och fyll sedan i kunduppgifterna. Spara genom att trycka på symbolen för att spara

24 För att lägga upp en ny kund via sökning, tryck på knappen Fyll sedan i den information som du vill söka på. Tryck sedan på symbolen för att söka Bläddra i listan och välj det företag du vill skapa. Tryck sedan på symbolen för att spara. Därefter visas registreringsmallen för kunder. Registrera färdigt och spara när du är klar

25 Meddelanden Du kan skicka och ta emot meddelanden på din telefon. Meddelanden kan skickas från Entré till en person, en grupp eller till alla deltagare på en order. Meddelandet hamnar i inkorgen i Entré Portal. Du kan även skicka meddelande till andra personer med Entré portal. När du kommer in i din inkorg visas olästa meddelanden med färg enligt din telefons färgschema (i detta fall rött). Trycker du på fliken Skickat så visas även de meddelanden som du har skickat. Trycker du på ett meddelande visas innehållet som i nedan exempel. Du kan ta bort meddelandet eller svara på det genom att trycka på symbolen. Skriv ett svarsmeddelande och tryck på brevsymbolen för att skicka

26 Skapa nytt meddelande Trycker du på plus-symbolen i din inkorg kan du skapa ett nytt meddelande. Mottagare kan vara alla personer eller grupper som finns upplagda som användare i Entré. Klicka på symbolen för att skicka när skrivit ett meddelande. Du hittar dina skickade meddelanden i Skickat. Tryck på ett meddelande för att läsa det. Observera att endast olästa meddelanden och lästa meddelanden upp till 2 veckor gamla lagras

27 Kontakter Du kan söka och ändra bland företagets kontakter samt skapa helt nya kontakter på din telefon. I listan nedan kan du begränsa denna genom att skriva ditt sökbegrepp i fältet Sökfras efter att ha valt vad du vill söka på. Vill du se eller redigera kontakten så markerar du den och trycker på symbolen. Nya kontakter kan bara skapas från orderregistreringen

28 Tidplanering Med tidplaneringen kan du schemalägga dina aktiviteter. Detta kan vara order som skall utföras eller andra planeringar såsom semester eller sjukdom. Utförs planering i Entré visas detta på din telefon. På de dagar som det finns planeringar för visas tiden med en färgad linje. Färgen avspeglar typ av tid enligt inställningar i Entré. Tryck på en av dagarna i kalendern för att se eller skapa nya bokningar. Om du markerar en bokning tänds knappen för att redigera bokning., du kan då se eller ändra din befintliga För att skapa en helt ny order att tidplanera så trycker du på symbolen vanliga funktionaliteten för att skapa order.. Då lanseras den Tryck på för att skapa en planering som kopplas till en order. Tryck på för att skapa en planering som inte kopplas till en order. Detta kan tex vara semester eller sjukdom. Om det finns aktiviteter inplanerade på innevarande dag så visar ikonen på startsidan streck motsvarande bokningarna. Planeringarna kan också skapas och ändras inne i Entré