Välj Sammanställningar. Personal kopplad till en enskild skola ser bara den flik som berör den eller de enheter som hen är aktiv på.

Transkript

1 Introduktion Sammanställningar/Rapporter I programmet finns ett antal grundrapporter färdiga att skriva ut. Det går också att skapa helt egna rapporter där man t.ex. själv väljer vilka fält som ska vara med och vilken elevgrupp som ska vara förinställd. Några av sammanställningarna hittar man i Frånvaro/Närvaro under Sammanställningar. Fler rapporter finns att välja om man därifrån går vidare till Till rapporter. Välj Sammanställningar. Personal kopplad till en enskild skola ser bara den flik som berör den eller de enheter som hen är aktiv på. Sammanställning under Frånvaro/Närvaro Val av personer och tidsintervall Elevurvalet sker på olika sätt beroende om hela grupper eller enskilda elever ska väljas. Om alla elever i klasser/grupper ska väljas, tryck Välj vid fältet Visa hela grupper/klasser. Välj en eller flera klasser genom att trycka på plustecknet på raden för klassen eller välj alla klasser med alternativet längst ned i formuläret. Om grupper ska vara med i urvalet istället för klasser, markera Grupper högst upp. Det går också att söka fram klasser/grupper genom att skriva i sökfältet högst upp. När önskade klasser/grupper visas under Valda grupper/klasser, avsluta med Välj. Nova Software AB februari /9

2 Om enskilda elever ska väljas, markera alternativet Välj elev(er) och gå vidare med Välj. Sök fram aktuella elever genom att skriva in elevens namn (del av eller hela) i sökfältet och bekräfta med Sök. Matchande elever listas under Välj elever och flyttas över till Valda elever med plustecknet. Avsluta med Välj. Alternativet Välj alla elever medför att alla elever på skolan blir valda. Välj alla elever visas endast för Kanslist, Skoladministratör och Kommunadministratör. Sammanställningarna kan visas för ett valt datumintervall eller för de senaste X antal dagarna. Standardinställningen är senaste 15 dagarna, men går att ändra. Sammanställningarna i Frånvaro/Närvaro beräknas på data registrerad t.o.m. föregående dags datum. Om dagens registreringar ska inkluderas i rapporten, välj Sammanställningar Gå till rapporter. För alla typer av sammanställningar finns alternativen Spara som med möjlighet att spara rapporten i flera olika format, Format med inställningar för sidbrytning per klass/grupp eller elev samt för önskat tidvisningsformat och Skriv ut. För tidsenheten i sammanställningar kan varje skola även göra in en standardinställning under Administration Inställningar Sammanställningar. Nova Software AB februari /9

3 FRÅNVARO per ELEV Sammanställningen finns i fyra varianter: Totalt, Ämne, Kurs och Lärares grupper. Totalt visar den totala frånvaron för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. I sammanställningen finns möjlighet att filtrera på frånvaron i timmar eller procent baserat på Frånvaro totalt, Ej anmäld eller Anmäld. Ämne visar frånvaron uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att filtrera på frånvaron i timmar eller procent baserat på Frånvaro totalt, Ej anmäld eller Anmäld. Kurs visar frånvaron uppdelat på de kurser som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att filtrera på frånvaron i timmar eller procent baserat på Frånvaro otalt, Ej anmäld eller Anmäld. Lärares grupper ger läraren möjlighet att få fram frånvaron för de ämnen eller kurser han/hon undervisar i. Frånvaron redovisas på elevnivå för varje undervisningsgrupp som läraren har i det valda ämnet. Rapporten gör sidbrytning per grupp. Närvaro per elev Sammanställningen finns i sex varianter: Totalt, Ämne, Kurs, Lärares grupper, Avbrott och Dag. Totalt visar den totala rapporterade närvaron och lektionstiden för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. I sammanställningen finns möjlighet att med filter visa elever med närvaro lika med eller mindre än X antal timmar eller procent. De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Ämne visar närvaron uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att med filter visa elever med närvaro lika med eller mindre än X antal timmar eller procent. De uppgifter som visas i rapporten är Antal tillfällen, Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Kurs visar närvaron uppdelat på de kurser som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att med filter visa elever med närvaro lika med eller mindre än X antal timmar eller procent. De uppgifter som visas i rapporten är Antal tillfällen, Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Lärares grupper ger läraren möjlighet att få fram frånvaron för de ämnen eller kurser han/hon undervisar i. Frånvaron redovisas på elevnivå för varje undervisningsgrupp som läraren har i det valda ämnet. Rapporten gör sidbrytning per grupp. De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Avbrott ger möjlighet att uppmärksamma elever med en sammanhängande längre frånvaro med ett inmatningsbart filter på ett värde mellan 1-50 kalenderdagars frånvaro. Sammanställningen är framförallt till nytta för VUX (inkl. SFI). De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Nova Software AB februari /9

4 De uppgifter som visas i rapporten är Kurskod, Kursnamn, Antal tillfällen, Lektionstid, Rapporterad lektionstid, Rapporterad närvarotid, Rapporterad närvaro (%), Avbrott Kurs, Från och med Till och med, Antal kalenderdagar med avbrott Dag visar erbjuden tid samt rapporterad närvaro per elev och ämne eller kurs samt totalt för en vald månad. Sammanställningen är framförallt till nytta för VUX (inkl. SFI). De uppgifter som visas i rapporten är Ämne/Kurskod, Antal tillfällen, Erbjuden tid (tim/min), Rapporterad lektionstid (tim/min), Rapporterad närvarotid (tim/min), Rapporterad frånvarotid (tim/min), Rapporterad närvaro (%). För varje elev visas även en sammanställning över närvaro per dag för vald period med erbjuden tid och rapporterad frånvaro. Arkiverad frånvaro I sammanställningen Arkiverad frånvaro kan man få fram frånvaro för elever som går eller har gått på skolan. Kommunadministratören har åtkomst till alla skolor och alla elever. Rapporten kan tas fram för en elev i taget. Elevens personnummer anges med formatet ÅÅÅÅMMDD#### i fältet Välj elev. Tryck sedan Sök, välj period för uttaget och tryck Visa sammanställning. Sammanställningen finns i två varianter: Totalt och Lektionstillfälle. Totalt visar elevens totala frånvaro för perioden, samt uppdelad i Giltig och Ogiltig frånvaro. De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (tim/min), Närvarotid (tim/min), Total frånvarotid (tim/min), Giltig frånvarotid (tim/min) och Ogiltig frånvarotid (tim/min). Lektionstillfälle visar information om alla elevens frånvarotillfällen under vald period. De uppgifter som visas i rapporten är Ansvarig skola, Utförande skola, Skolform, Lektionsstart, Lektionslängd, Ämne, Kurs, Grupp, Närvarotid, Giltig frånvarotid, Ogiltig frånvarotid, Frånvaroanledning, Lektion rapporterad, Lärare (ID), Namn. Nova Software AB februari /9

5 För fler rapportmöjligheter för Frånvaro/Närvaro, välj Sammanställningar Till rapporter. En lista med de olika rapporttyperna visas. Klicka på någon av länkarna för att se de rapporter som finns tillgängliga. Det finns tre sorters rapporter: Grundrapporter - standardrapporter i Skola24. Namnen börjar med ordet Grundrapport. Standardrapporter - organisationens egna standardrapporter. Personliga rapporter - tillgängliga endast för användaren som skapade dem Välj en rapporttyp genom att klicka på en av länkarna. Då visas en eller flera standardrapporter - välj en av dessa. Nova Software AB februari /9

6 Val av personer och tidsintervall Elevurvalet sker på olika sätt beroende om hela grupper eller enskilda elever ska väljas. Om alla elever i en klass eller grupp ska väljas, väljer man gruppen i en lista genom att klicka på den. Om flera grupper ska markeras kan urvalslistan låsas med hjälp av nålen längst ner till höger och alla markeras genom att trycka på A. Stäng urvalslistan genom att klicka bredvid listan eller på krysset längst ner till höger. Markera om listan ska inkludera ev sekretessmarkerade elever. Markera om listan ska visa klasser eller grupper. Välj en eller flera klasser genom att klicka i listan. Klicka på nålen om du vill välja flera klasser, eller A för alla. Urvalet av elever sker i ett speciellt formulär, som visas när man klickar i listan för Välj elever ur klasser. Välj klass som urvalet ska ske ifrån och markera de elever som ska ingå i rapporten. Ska samtliga elever i klassen ingå markera översta rutan i kolumnen längst upp till vänster för att markera alla elever. Man kan markera elever från olika klasser genom att välja en klass i taget. Stäng fönstret genom att klicka utanför. Markera/avmarkera samtliga elever i klassen. Välj vilken klass som ska visas. Samtliga valda elever visas i listan. Markera de elever som ska ingå i rapporten. Nova Software AB februari /9

7 I de flesta rapporter måste man välja vilka datum som rapporten ska omfatta. Datum kan väljas på två sätt. Välj ett datumintervall antingen genom att skriva in start- och slutdatum eller klicka på pilen för att se en kalender. Alternativt kan man välja ett antal dagar eller veckor som rapporten ska omfatta. Detta alternativ används i de flesta grundrapporter. Markera alternativet om du vill ange ett antal dagar bakåt i tiden. Skriv in datum eller klicka på pilen för att välja i en kalender. När urvalet av personer och datum är klart och eventuella inställningar är gjorda, klicka på Visaknappen högst upp för att ta fram rapporten. Rapporttyper FRÅNVARO FÖR ELEV Frånvaroöversikt för elev Rapporten finns i två utföranden: Grundrapport Frånvaro grafisk översikt för elev och Grundrapport Frånvaroöversikt för elev. Den första visar en sammanfattande grafisk bild av samtliga lektioner för eleven under den valda tidsperioden. Rapporten går även att ta fram för en grupps elevinnehåll vid en tidigare tidpunkt och då kan också arkiverade grupper/elever inkluderas. Anmäld frånvaro och ej anmäld frånvaro markeras med olika färger. I sidfoten visas en summering av frånvaron per ämne och totalt. Den andra rapportvarianten innehåller samma information som visas i sidfoten på den grafiska översikten. Rapporten gör sidbrytning per elev. Urval för rapporten sker per skola, elev, datumintervall och tidsintervall. I avancerat läge går det ändra summeringen från procent till timmar. Den grafiska översikten går även att nå från Elev/Klass-bild. Frånvarotillfällen för elev Denna rapport redovisar varje frånvarotillfälle för valda elever. Rapporten går även att ta fram för en grupps elevinnehåll vid en tidigare tidpunkt och då kan också arkiverade grupper/elever inkluderas. Uppgifter som finns med är lektionens datum, tid, (kurskod), ämne och undervisande lärare. För frånvaron visas anledning och längd i minuter. Rapporten gör sidbrytning mellan varje elev. Nova Software AB februari /9

8 Närvaro / Frånvaro totalt per elev Grundrapporten Summerad frånvaro per elev visar den totala frånvaron för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. Följande uppgifter summeras: lektioner totalt (antal och timmar), lektioner med frånvaro (antal och timmar) samt total frånvaro i procent av total lektionstid. Rapporten går även att ta fram för en grupps elevinnehåll vid en tidigare tidpunkt och då kan också arkiverade grupper/elever inkluderas. Rapporten gör sidbrytning per klass. Grundrapporten Summerad närvaro per elev visar den totala närvaron för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. Lektioner / Frånvaro per elev och ämne Rapporterna under denna rubrik visar lektioner totalt eller lektioner med frånvaro uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema. Grundrapporten för lektionstid visar antalet lektionstillfällen och den summerade tiden för varje ämne. Frånvarorapporten visar dessutom den totala frånvarotiden, andelen frånvaro (total och ej anmäld) i procent samt rapporteringsnivån per ämne. Rapporten går även att ta fram för en grupps elevinnehåll vid en tidigare tidpunkt och då kan också arkiverade grupper/elever inkluderas. Rapporten gör sidbrytning per elev. Det finns möjlighet att ställa in rapporten att visa rapporterad närvaro som visar den tid som eleven varit närvarande. Lektioner / Frånvaro per elev och kurs Rapporterna under denna rubrik visar lektioner totalt eller lektioner med frånvaro uppdelat på de kurser som förekommer i elevens schema. Grundrapporten för lektionstid visar antalet lektionstillfällen och den summerade tiden för varje kurs. Frånvarorapporten visar dessutom den totala frånvarotiden, andelen frånvaro (total och ej anmäld) i procent samt rapporteringsnivån per kurs. Rapporten går även att ta fram för en grupps elevinnehåll vid en tidigare tidpunkt och då kan också arkiverade grupper/elever inkluderas. Rapporten gör sidbrytning per elev. Det finns möjlighet att ställa in rapporten att visa rapporterad närvaro som visar den tid som eleven varit närvarande. Frånvaroanmälan för elev Grundrapporten Frånvaroanmälan för skola och Frånvaroanmälan för elev är förinställd på att visa dagens frånvaroanmälningar. För rapporten Frånvaroanmälan för skola är alla klasser för skolan förvalt. Grundrapporterna visar alla typer av anmäld frånvaro inklusive anmäld frånvaro för elever i grupp. Av rapporten framgår vem som har rapporterat frånvaron, vilken anledning som har uppgetts samt eventuell kommentar. Rapporterna går även att ta fram för en grupps elevinnehåll vid en tidigare tidpunkt och då kan också arkiverade grupper/elever inkluderas. Utskriften visar eleverna uppdelade på klasser men utan sidbrytning. Nova Software AB februari /9

9 Frånvaroöversikt för grupp/klass Rapporten Frånvaro grafisk översikt för grupp/klass visar en sammanfattande grafisk bild av samtliga lektioner för en grupp under den valda tidsperioden. Anmäld frånvaro och ej anmäld frånvaro markeras med olika färger. I sidfoten visas en summering av frånvaron. Rapporten Frånvaro totalt för ingående elever i grupp/klass innehåller samma information som visas i sidfoten på den grafiska översikten. Rapporterna går även att ta fram för en grupps elevinnehåll vid en tidigare tidpunkt och då kan också arkiverade grupper/elever inkluderas. Rapporterna gör sidbrytning per grupp. Den grafiska översikten går även att nå från Elev/Klass-bild. Frånvarostatistik för lärares grupper Med hjälp av denna rapport kan läraren få fram frånvaron för de ämnen eller kurser han/hon undervisar i. Frånvaron redovisas på elevnivå för varje undervisningsgrupp som läraren har i det valda ämnet. Rapporten gör sidbrytning per grupp. VERKSAMHETSRAPPORTER Lärare Denna rapport är endast synlig för administratörer och kanslister. Grundrapporten Rapporteringsnivå på lärare visar samtliga lärares rapporteringsnivå i procent samt tiden för senaste inloggning och antalet lektioner (totalt, rapporterade och ej rapporterade) under den valda perioden. Rapporten är sorterad efter stigande rapporteringsnivå, men går att ändra till fallande under Avancerat läge. Rapporten visar samtliga lärare i en följd utan sidbrytning. Nova Software AB februari /9