Skola24 Förskola Arbetsgång

Transkript

1 Skola24 Förskola Arbetsgång Nova Software AB, Storgatan 5A, Falköping

2 Innehåll 1 Allmänt Sekretessmarkering Hjälp till användaren Inställningar per enhet Ramtid Inställningar Administrera barn Vistelsetid Registrera schema... 7 Schematyp 1 vecka... 8 Schematyp 2-8 veckor Visa schema Tillfällig ändring Hämtare Frånvaro Anmälan av frånvaro Avsluta frånvaroanmälan Översikt EntrEläge Närvarande Inväntas Frånvarande Checka in barn Ändra tid Kvittera frånvaroanmälan och avslutad frånvaro Tillfällig schemaändring för dag Symbolförklaringar Information om barn support@novasoftware.se januari /32

3 5.3 Veckoöversikt Lovschema Skapa lovschema Besvara lovschema Sammanställningar Närvaro för barn support@novasoftware.se januari /32

4 Produkten Frånvaro/närvaro förskola innehåller funktioner för att registrera och följa upp barns vistelsetid på förskolan. Vårdnadshavare kan direkt i systemet ange tider för barnets lämning och hämtning, antingen som ett tillsvidare gällande veckoschema, eller för ett kortare intervall eller varannanveckasschema. Förskolan registrerar de faktiska tiderna för lämning (incheckning) och hämtning (utcheckning) av varje barn. Detta för att lätt kunna se hur många och vilka barn som vistas på förskolans område samt för att kunna få ut statistik över utnyttjade timmar per barn. I systemet registreras eventuell maxtid för deltidsbarnens vistelse på förskolan. Vårdnadshavare kan i systemet meddela oplanerad och planerad frånvaro, såsom sjukdom eller annan ledighet. Frånvaroanmälan synliggörs direkt för pedagogerna som genom kvittens bekräftar för vårdnadshavaren att frånvaroanmälan är mottagen. 1 Allmänt 1.1 Sekretessmarkering Om det finns barn med sekretessmarkering visas detta med en symbol. Användaren gör ett aktivt val för att barnet/barnen ska visas i vyn. Klicka på Aktivera för att barnet med sekretess ska dyka upp i vyn. 1.2 Hjälp till användaren På startsidan visas de olika funktionerna. Vilka funktioner som finns tillgängliga beror på användarens behörighet. För att komma vidare i programmet klickar användaren på valfri funktion. För varje funktion finns mer hjälp att få för användaren angående den specifika funktionen. Genom att klicka på symbolen (frågetecken med en ring runt) länkas användaren till hjälptexten. Hjälpen är tillgänglig för alla roller i systemet. Allmän hjälp Klicka här för mer specifik hjälp om aktuell funktion support@novasoftware.se januari /32

5 2 Inställningar per enhet För att komma i gång behöver ansvarig administratör för förskolan göra ett par grundläggande inställningar i systemet. Aktiv roll i systemet: Skoladministratör 2.1 Ramtid Det är bara skoladministratören på förskolan som kan ange enhetens öppettider (ramtider). Gå till Administration Ramtider Klicka här Välj aktuell enhet för att registrera tider dag för dag. Om enheten alltid är stängd en viss veckodag, t.ex. lördag och söndag markeras checkboxen "Stängt". Från = den tid förskolan öppnar Till = den tid förskolan stänger Det finns för varje veckodag två rader; Tid 1 och Tid 2. Detta för att t.ex. barn på en nattöppen förskola kan vara i behov av omsorg både dagtid, kvällstid och/eller nattetid. Vid nattöppet anges detta som två tider, den ena från midnatt och den andra fram till midnatt. Vid stängt markeras checkboxen Stängt. Tryck på Spara support@novasoftware.se januari /32

6 2.2 Inställningar Under funktionen Inställningar anger skoladministratören när en schemaändring senast måste registreras och vilken information som ska visas för vårdnadshavare och personal vid registreringen. Gå till Administration Inställningar och välj aktuell förskola. Informationstext - Text som matas in här visas på sidan där barnets schema registreras. Schemaändring antal dagar Ange hur många dagar minst i förväg en ändring av barnets schema behöver göras. Inställningen berör endast vårdnadshavare. Förskolans personal kan registrera ett schema fram till dagen före schemats start. Här kan du också välja om meddelande ska skickas till skoladministratören och eventuella andra e- postadresser när ett schema registrerat schema. Öppna listan över valbara mottagare genom att vänsterklicka i fältet Skicka till följande e-postadresser och välj en eller flera mottagare genom att klicka på namnet. Under Aviseringssätt till vuxenkontakt väljs om meddelande ska levereras via E-post, SMS eller en kombination. Spara! Spara inmatningarna med knappen Spara inställningar längst ned på sidan support@novasoftware.se januari /32

7 2.3 Administrera barn Här har skoladministratören en översiktvy över barnen på varje avdelning. Det är också här barnets eventuella maxtid kan registreras, t.ex. för deltidsbarn. Gå till Administration Administrera barn och välj aktuell förskola under Välj enhet. Namnen på förskolans avdelningar visas. Det går att välja en enstaka avdelning genom att klicka på aktuellt namn. Vald avdelning visas med en bock framför avdelningens namn och bakgrunden blir blå. Önskas en vy med flera avdelningar markerar du berörda avdelningar genom att klicka på avdelningarnas namn. Efter barnets namn anges inom parantes vilken avdelning barnet tillhör. För att återgå till vyn med enbart en avdelning klickar du på namnet för de avdelningar som inte ska ingå i vyn. Det går också att filtrera fram ett enstaka barn genom att skriva delar ur barnets för- eller efternamn. I rutan till höger matas barnets maxtid in i timmar. Vald avdelning markeras med blå bakgrund och en bock. Tryck på Spara. Filtrera genom att skriva delar i barnets för-eller efternamn. Registrera ev. deltid När personal eller vårdnadshavare registrerar ett schema för ett barn med maxtid visas en inforuta under barnets namn med antalet timmar barnet har rätt att vistas på förskolan. Skulle antalet timmar överstiga barnets maxtid varnar programmet. Det går att slutföra registreringen av schemat eller avbryta support@novasoftware.se januari /32

8 3 Vistelsetid Med vistelsetid menas den tid barnet befinner sig på förskolan på grund av att vårdnadshavaren arbetar. Oftast är det vårdnadshavare eller annan vuxenkontakt som registrerar barnets tider, men personalen på förskolan kan vara behjälpliga. Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare 3.1 Registrera schema Vårdnadshavare registrerar via inloggning de tider barnet har behov av omsorg. På startsidan ser användaren vilka funktioner hen har tillgång till. Klicka här Förskolans inställning styr hur många dagar i förväg vårdnadshavaren måste registrera ett nytt schema. Standardinställningen är 14 dagar. Vårdnadshavare med flera barn inom enheten börjar med att välja aktuellt barn under Vistelsetid Registrera schema. Det finns två olika varianter av schematyper att välja på; 1 vecka eller 2-8 veckor. Det första alternativet används om barnet har samma vistelsetid vecka efter vecka. Det andra alternativet väljs om vårdnadshavares arbetstider medför att barnet får olika vistelsetider enligt ett rullande schema med 2-8 veckors intervall support@novasoftware.se januari /32

9 Schematyp 1 vecka Under Schematyp välj alternativet 1 vecka. Klicka på kalendersymbolen vid rubriken Från och med och markera det datum från vilket schemat ska gälla. Klicka på Välj Datum. Vid Från anges den tid barnet kommer till förskolan. Vid Till anges den tid barnet hämtas på förskolan. Det finns tre rader; Tid 1, Tid 2 och Tid 3. Detta för att t.ex. barn på en nattöppen förskola kan vara i behov av omsorg både dagtid, kvällstid och/eller nattetid. Natt registreras som en tid på kvällen fram till 24:00 och en tid nästa dag som börjar 00:00. Klicka här Barnets totala omsorgstid/vecka Skriv in tid för lämning och hämtning. Har barnet inget behov av förskola en specifik veckodag markeras checkboxen Ledig. Om vistelsetider anges utanför det tidsspann som enheten registrerat som ramtid, d.v.s. enhetens öppettider kommer tiden att rödmarkeras vid inmatning. Finns det ett vistelseschema som registrerats vid ett tidigare tillfälle går det bra att kopiera uppgifterna från detta och sedan justera enligt önskemål. Klicka i så fall på knappen Kopiera ett schema och välj ett av de tillgängliga. Det går även att kopiera från ett syskons schema. Byt i så fall till syskonets namn i rutan Kopiera schema från support@novasoftware.se januari /32

10 Barnets totala omsorgstid per vecka visas i timmar och minuter. För t.ex. deltidsbarn kan förskolan ha registrerat en maxtid per vecka. Skulle denna maxtid överskridas vid en schemaregistrering visas en varning. Knappen Klar används för att avsluta registreringen och spara schemat. Skulle det sedan tidigare finnas ett registrerat schema visas nedanstående dialogruta. Välj ett av alternativen Avbryt, Skriv över eller Tidsbegränsa. Välj skriv över vid ett helt nytt schema. Dialogrutan som visas bekräftar att schemat är sparat och ger dig möjlighet att registrera ett nytt schema. Registrerat schema gäller tills ett nytt schema anges support@novasoftware.se januari /32

11 Schematyp 2-8 veckor Under Schematyp välj alternativet 2-8 veckor. Klicka på kalendersymbolen vid rubriken Från och med och markera det datum från vilket schemat ska gälla. Klicka på Välj Datum. Som standard visas ett rullande schema på två veckor. Börja med att registrera tiderna för vecka 1 av 2. Finns det ett vistelseschema som registrerats vid ett tidigare tillfälle går det bra att kopiera uppgifterna från detta och sedan justera enligt önskemål. Klicka i så fall på knappen Kopiera ett schema och välj ett av de tillgängliga. Det går även att kopiera från ett syskons schema. Byt i så fall till syskonets namn i rutan Kopiera schema från. 1.Schematyp 2. Välj datum Kopiera schema Ta bort vecka Lägg till vecka Ledig hela veckan Nästa vecka Ledig dag Vid Från anges den tid barnet kommer till förskolan. Vid Till anges den tid barnet hämtas på förskolan. Det finns tre rader; Tid 1, Tid 2 och Tid 3. Detta för att t.ex. barn på en nattöppen förskola kan vara i behov av omsorg både dagtid, kvällstid och/eller nattetid. Har barnet inget behov av förskola en specifik veckodag markeras checkboxen Ledig. Det går också att markera att barnet är ledigt hela veckan. Detta görs i checkboxen vid Ledig hela veckan. Om vistelsetider anges utanför det tidsspann som enheten registrerat som ramtid, d.v.s. enhetens öppettider kommer tiden att rödmarkeras vid inmatning. Klicka på Nästa vecka för att komma till vecka 2 av 2. Registrera önskade tider enligt ovan. Önskas fler veckor i det rullande schemat klicka på knappen Lägg till vecka support@novasoftware.se januari /32

12 Välj ett av alternativen; Ny blank vecka, Kopiera vecka 1 eller Kopiera vecka 2. Väl ett av alternativen och klicka sedan på KLAR. Klicka på knappen Klar. Det går alltid att ångra sig genom att klicka på Avbryt. Det går att maximalt rulla på åtta veckor. Har man fått för många veckor i sitt rullande schema går det att reducera antalet genom att klicka på Ta bort vecka. Ta bort vecka Barnets totala omsorgstid per vecka visas i timmar och minuter. För t.ex. deltidsbarn kan förskolan ha registrerat en maxtid per vecka. Skulle denna maxtid överskridas vid en schemaregistrering visas en varning. När registreringen är klar trycker du på knappen Klar. Dialogrutan som visas bekräftar att schemat är sparat och ger dig möjlighet att registrera ett nytt schema. Registrerat schema gäller tills ett nytt schema anges. Aktiv roll i systemet: Personal Personalen kan hjälpa vårdnadshavare att registrera ett barns schema. Personalen har samma val av schematyper som rollen vårdnadshavare och tillvägagångssättet är detsamma. Enda skillnaden är att personalen kan registrera en ändring som gäller från nästkommande dag support@novasoftware.se januari /32

13 3.2 VISA SCHEMA Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Under funktionen Vistelsetid - Visa schema kan vårdnadshavaren få en översikt över barnets gällande vistelsetidsschema. Vid flera barn går det lätt att växla mellan barnen i rutan Välj barn. Under Välj schema syns de tillgängliga vistelseschemana, d.v.s. de scheman som registrerats av personal eller vårdnadshavare. Vid flera scheman går det att välja vilket schema som ska visas. Välj barn Välj schema Total omsorgstid/vecka Vid rullande schema, klicka på Nästa vecka I översikten anges barnets sammanlagda omsorgstid i timmar och minuter vid fältet Omsorgstid. Alla veckans dagar finns representerade. Har barnet ett rullande schema registrerat går det att klicka på Nästa vecka för att förflytta sig en vecka framåt i tiden. Tillfälliga ändringar görs under fliken Tillfällig ändring. Är ändringen däremot konstant registreras den istället som ett nytt schema under fliken Registrera schema. Aktiv roll i systemet: Personal Även personalen kan se ett enskilt barns schema under funktionen Vistelsetid -Visa schema support@novasoftware.se januari /32

14 3.3 TILLFÄLLIG ÄNDRING Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Under funktionen Vistelsetid -Tillfällig ändring kan vårdnadshavare meddela förskolan att ordinarie tider inte gäller för en specifik dag. Vårdnadshavare måste meddela den tillfälliga ändringen senast dagen innan ändringen gäller. Vid flera barn väljs berört barn i rutan Välj barn. Välj sedan det datum då den tillfälliga ändringen gäller i rutan Välj datum genom att klicka på kalendersymbolen, markera datumet och sedan klicka på den blåa knappen Välj datum. Välj barn Välj rätt datum Ordinarie tid Registrera tillfällig ändring Meddelande till personalen Spara Barnets ordinarie schema för aktuell dag visas med klockslag från och till. Ändra klockslagen så att de stämmer med önskemålet utifrån den tillfälliga ändringen. Det går också att dela upp tiden på upp till tre rader, t.ex. om barnet kommer en stund på morgonen, hämtas och sedan lämnas tillbaka på förskolan ett visst klockslag. Vårdnadshavare kan inte ändra barnets tid så att barnet lämnas före eller hämtas efter schemalagd tid. I rutan Meddelande kan vårdnadshavare skriva ett meddelande till personalen på förskolan. Klicka på knappen Spara tillfällig ändring när registreringen är klar. Det går alltid att avbryta den tillfälliga registreringen genom att klicka på knappen Ta bort tillfällig ändring. Detta fungerar även om man först sparat ändringen och senare ångrar sig. OBS! Vårdnadshavare kan inte registrera tillfälliga ändringar för innevarande dag. Det går inte heller att förlänga den ordinarie totala vistelsetiden för dagen. Om så önskas måste personlig kontakt tas med personalen på förskolan support@novasoftware.se januari /32

15 Aktiv roll i systemet: Personal Personalen på förskolan kan registrera en tillfällig ändring av ett barns schema under funktionen Tillfällig ändring. Tillvägagångssättet är detsamma som för vårdnadshavare. Den stora skillnaden är att personalen kan registrera en tillfällig ändring innevarande dag och också förlänga barnets vistelsetid. 3.4 HÄMTARE Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Här kan vårdnadshavaren registrera vilka personer förutom vårdnadshavare som får lov att hämta barnet. Aktuellt barn väljs i rutan Välj barn. Ange namnet på personen som får hämta barnet. Ange vilken relation personen har till barnet. Det går också att i fältet Fritext skriva in eventuell information som personalen kan behöva ha kunskap om, t.ex. telefonnummer. Klicka på knappen Lägg till hämtare. 2 Klicka här 1 Namn och relation Vid flera hämtare upprepas proceduren enligt ovan. Det går också att ta bort registrerade hämtare genom att klicka på symbolen i form av en papperskorg. Aktiv roll i systemet: Personal Personalen kan också registrera hämtare under funktionen Vistelsetid Hämtare. Förfarandet är detsamma som för vårdnadshavare support@novasoftware.se januari /32

16 4 Frånvaro Under funktionen Frånvaroanmälan kan vårdnadshavare och personal frånvaroanmäla ett barn, men också avsluta en pågående frånvaroanmälan när barnet återkommer till förskolan. 4.1 ANMÄLAN AV FRÅNVARO Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Vårdnadshavare kan anmäla sitt barn som frånvarande direkt i systemet under Frånvaro Frånvaroanmälan. Klicka här Vårdnadshavare med flera barn behöver välja vilket barn som ska frånvaroanmälas. Finns endast ett barn är det förvalt. Välj Ny frånvaroanmälan. Välj barn Klicka här support@novasoftware.se januari /32

17 Dagens datum är alltid förvalt, men går att ändra till ett annat datum framåt i tiden genom att skriva över med önskat datum direkt i fältet, eller genom att klicka på kalendersymbolen och byta datum där. Förskolan i sina inställningar bestämma om anmälan kan gälla tillsvidare eller bara för bestämda datum. Välj anledning Välj datum eller markera Tillsvidare Välj ev. en kommentar Klicka här för att bekräfta Välj eventuellt anledning. Anledning kan väljas om administratören har gjort mer än en anledning valbar för vårdnadshavare annars är den förvald. Välj eventuellt en kommentar om administratören gjort detta valbart. Bekräfta frånvaroanmälan genom att trycka på knappen Anmäl frånvaro. Tryck Avbryt om du vill stänga formuläret utan att spara frånvaroanmälan. Frånvaroanmälan bekräftas genom att vårdnadshavare får ett meddelande när personalen på förskolan kvitterat anmälan. Frånvaro del av dag Frånvaro del av dag registreras istället som en tillfällig ändring. Vårdnadshavare måste registrera en tillfällig ändring senast dagen före. De kan inte förlänga den ordinarie totala vistelsetiden för dagen. Gäller den tillfälliga ändringen innevarande dag måste vårdnadshavare ta personlig kontakt med personalen på förskolan. Aktiv roll i systemet: Personal Förskolans personal kan i vårdnadshavares ställe registrera en frånvaroanmälan för barnet support@novasoftware.se januari /32

18 4.2 AVSLUTA FRÅNVAROANMÄLAN Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare En pågående frånvaroanmälan avslutas när barnet återvänder till förskolan under Frånvaro Frånvaroanmälan. Befintliga frånvaroanmälningar visas i en lista med rubrikerna Aktuell vecka, Kommande veckor och Föregående veckor. Öppna den frånvaroanmälan som ska avslutas genom att klicka på den. Välj Avsluta pågående frånvaro och bekräfta avslutandet i formuläret som öppnas, eller välj Avbryt för att ångra kommandot. Välj barn Klicka här för att avsluta pågående Den avslutade frånvaron bekräftas genom att vårdnadshavare får ett meddelande när personalen på förskolan kvitterat anmälan. Aktiv roll i systemet: Personal Förskolans personal kan i vårdnadshavares ställe registrera en avslutad frånvaro för barnet support@novasoftware.se januari /32

19 5 Översikt Under Översikt har personalen på förskolan tillgång till funktionerna Entréläge, Information om barn och Veckoöversikt. 5.1 ENTRELÄGE Aktiv roll i systemet: Personal Under funktionen Entréläge registrerar personalen när barn lämnas och hämtas på förskolan. Välj avdelning genom att klicka på avdelningens namn högst upp på sidan. Vald avdelning markeras med blå bakgrund och en bock. Det går att visa flera avdelningar samtidigt i listan. Välj en eller flera avdelningar support@novasoftware.se januari /32

20 I listan visas barnen uppdelade i kategorierna Närvarande, Inväntas och Frånvarande. Under varje kategori står barnen i alfabetsordning sorterade på förnamn. Klicka på krysset (X) när barnet hämtas. Klicka på den gröna bocken när barnet lämnas. Frånvarande Närvarande Som Närvarande står barn som har checkats in av personal. För varje barn visas förväntad vistelsetid för dagen, samt tidpunkt för incheckning. Inväntas Under Inväntas visas barn som har ett registrerat schema för dagen, men som ännu inte har checkats in av personal. Förväntad vistelsetid visas för varje barn. Frånvarande Under Frånvarande visas alla de barn som inte står under kategorierna Närvarande eller Inväntas. Dessa barn kan vara frånvaroanmälda, utcheckade eller inte ha några registrerade tider för aktuell dag support@novasoftware.se januari /32

21 Checka in barn När barnet lämnas på förskolan klickar personalen på den blåa bocken och barnet flyttas upp till kategorin Närvarande. Checka ut barn När barnet hämtas klickar personalen på det röda krysset och barnet flyttas ned till kategorin Frånvarande. Symboler visar om det finns frånvaroanmälningar att kvittera, om det finns interna noteringar eller tillfälliga ändringar av tider. Se symbolförklaring längre ned. Ändra tid Förskolans personal kan ändra registrerade inchecknings-/utcheckningstider för barnen. För pedagogen finns en tidsgräns bakåt på 7 dagar, för skoladministratören finns ingen spärr. Man kan även checka in och ut ett barn den här vägen genom att definiera vilket klockslag barnet lämnades/hämtades. Klicka här Klicka på raden för ett barn i närvarolistan och välj Ny rad under rubriken Registrera händelse. Mata in tider för in- respektive utcheckning i fälten Från och Till och tryck Spara. Om tid anges endast i fältet Från kommer barnet att flyttas upp till listan över närvarande barn. Om tid anges i fältet Till för ett incheckat barn flyttas barnet ned under Frånvarande support@novasoftware.se januari /32

22 3. Spara 2. Ange tid här 1. Klicka här För att registrera in- och utcheckningstid bakåt i tiden används datumfältet uppe till höger på sidan. Ändra till rätt datum genom att klicka på kalendersymbolen och den gröna knappen Välj datum. Välj här support@novasoftware.se januari /32

23 Kvittera frånvaroanmälan och avslutad frånvaro När ett barn har frånvaroanmälts eller en frånvaroanmälan för ett barn har avslutats (t.ex. om ett tidigare sjukanmält barn har friskanmälts) kan personalen kvittera anmälan i entréläget. Ett utskick görs då till vårdnadshavaren som en bekräftelse på att anmälan har tagits emot av förskolan. En blå symbol längst till höger på barnets rad visas om anmälan inte har bekräftats av personal. Symbolen visas även ovanför listan som en avisering för personal att det finns kvitteringar att göra för ett eller flera barn. Klicka här Vänsterklicka på raden för barnet för att kvittera frånvaroanmälan/avslutad frånvaroanmälan. Tryck på den blåa knappen Kvittera längst ned i det formulär som öppnas, sedan Stäng. Barnet visas nu fortfarande som frånvaroanmält i listan, men symbolen längst till höger på raden är borta. Klicka här support@novasoftware.se januari /32

24 Tillfällig schemaändring för dag Personal kan registrera en tillfällig ändring innevarande dag. Den nya tiden måste ligga inom förskolans registrerade ramtid. Vänsterklicka på raden för barnet. Klicka här Klicka på Tillfällig ändring. Klicka här Skriv in de tillfälliga tiderna och ev ett meddelande till kollegorna på förskolan Klicka på Spara. Skriv in tillfälliga tider Spara januari /32

25 Hämtare Personal kan se vilka personer som barnets vårdnadshavare har registrerat som tillåtna alternativa hämtare för barnet. Personer i barnets närhet Symbolförklaringar Närvarande Inväntas Frånvarande support@novasoftware.se januari /32

26 5.2 INFORMATION OM BARN Aktiv roll i systemet: Personal Under funktionen Information om barn kan personalen se uppgifter om förskolans barn gällande vilken avdelning de tillhör, födelsedatum, schematid per vecka, maxtid per vecka, namn och kontaktuppgifter för barnets vårdnadshavare samt eventuella registrerade hämtare. Välj barn i listan. Barnen visas grupperade per avdelning och det går att skriva in delar av barnets namn i fältet för att lättare hitta barnet i listan. Schematid per vecka Den registrerade schematiden i timmar visas här. Om barnet har olika antal vistelsetimmar olika veckor visas ett medeltal uträknat på det totala antalet registrerade schematimmar delat med antal veckor för registrerat schema. Maxtid per vecka För s.k. deltidsbarn visas av förskolan angiven maxtid för barnet här. Barnets schematid Klicka här för att se barnets närvaro de senaste veckorna Om uppgifter behöver redigeras görs det genom att välja aktuell funktion på startsidan, t.ex. gå till funktionen Vistelsetid Hämtare support@novasoftware.se januari /32

27 5.3 VECKOÖVERSIKT Aktiv roll i systemet: Personal Funktionen Veckoöversikt ger en överblick över barnens vistelsetid på förskolan för önskad vecka. Välj avdelning genom att klicka på avdelningens namn (vald avdelning markeras med blå bakgrund samt en bock framför namnet). Det går att välja en enstaka eller flera avdelningar. Vald avdelning Filtrera för ett visst klockslag Nästa vecka Antal barn Barnens namn Innevarande vecka visas som standard, men genom att klicka på pilen framåt eller bakåt går det att förflytta sig i tid veckovis. Veckoöversikten visar barnens namn vertikalt och veckans dagar horisontellt. Inom parantes efter veckodagens namn visas antalet barn som är närvarande på förskolan. Om ett barn har en tillfälligt ändrad tid för någon eller några dagar i vyn visas detta med en klocksymbol intill den ordinarie vistelsetiden. Önskar man få en översikt för ett visst klockslag, t.ex. hur många barn som är kvar på eftermiddagen och äter mellanmål, så skrivs önskad tid in i rutan Tid (till höger om kalendersymbolen). Efter veckodagen visas antalet barn som är närvarande vid valt klockslag. 6 Lovschema support@novasoftware.se januari /32

28 Över jul- och nyårshelg, sommarlov och andra lov brukar förskola ha lite reducerade öppettider eller en eventuell sammanslagning med andra enheter. Varje enhet kan i systemet inför en längre ledighet registrera aktuella öppettider och skicka ut en förfrågan till vårdnadshavare hur deras omsorgsbehov ser ut under vald period. Vårdnadshavare besvarar sedan förfrågan och personalen kan sammanställa behovet av omsorg. 6.1 SKAPA LOVSCHEMA Klicka här Aktiv roll i systemet: Skoladministratör Skoladministratören skapar ett nytt lovschema genom att gå till Skapa lovschema. 2 Klicka här 1 Välj enhet Vid åtkomst till flera förskolor väljer användaren aktuell förskola Klicka på Skapa ny förfrågan 3 Välj datum för svarsperiod 4 Skriv infotext till vårdnadshavare 5 Ange datum för Avvikelse från ordinarie tider Välj start- och slutdatum för vårdnadshavarnas svarsperiod. Klicka på kalenderikonen, markera datumet och bekräfta med knappen Välj datum. I fälten Avvikelse start och Avvikelse slut anges start- och slutdatum för lovschemat. Avvikelse start måste ligga efter Svarsperiod slut. Mata eventuellt in en informationstext i fältet Informationstext till VK. Texten blir synlig för vårdnadshavaren vid besvarandet av lovschemat support@novasoftware.se januari /32

29 7 Klicka på Nästa vecka 6 Ange tid eller markera med Stängt Ange förskolans öppettider, dag för dag. För de dagar som förskolan håller stängt, markera checkboxen STÄNGT. Alla veckodagar, inklusive lördag och söndag, behöver definieras med tider i fälten Från och Till eller markeras som stängda. Om lovschemat löper över mer än en vecka, klicka på NÄSTA VECKA för att mata in öppettiderna för följande vecka/veckor. Återgå till Föregående vecka vid behov När alla datum och tider är definierade, klicka på SPARA. Ett epostmeddelande skickas till vårdnadshavare där de uppmanas att besvara förfrågan om närvaro under aktuell period. Tider (eller stängt) måste anges för alla dagar inom vald period för lovschemat. Försöker användaren ändå spara kommer en varning upp och det går inte att gå vidare innan tider registrerats för hela intervallet support@novasoftware.se januari /32

30 I vyn Skapa lovschema visas alla befintliga lovförfrågningar. Intill varje visas i en gul ikon hur många vårdnadshavare som har svarat på den aktuella lovförfrågan. Välj enhet Antal barn på avdelningen Klicka här för att se en lista över vilka vårdnadshavare som svarat och inte Ta bort lovschemat Klicka på en rad för att öppna en lista över alla barn på förskolan. Listan visar i ursprungsläget alla barn på förskolan, men i fältet högst upp på sidan kan en avdelning skrivas in som filter. Här ser man vilka vårdnadshavare som inte har svarat på lovförfrågan. Klicka på raden för ett barn öppnas ett formulär där det registrerade lovschemat för barnet visas. I vyn Skapa lovschema går det också att ta bort hela lovförfrågan genom att trycka på symbolen papperskorg. Lovschemat försvinner då för hela förskolan support@novasoftware.se januari /32

31 6.2 BESVARA LOVSCHEMA Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Endast lovförfrågningar med öppen svarsperiod visas för vårdnadshavaren. Klicka här Gå till Vistelsetid Besvara lovschema Klicka här Klicka på raden för lovförfrågan för att ange tiderna för ditt barn. Gällande öppettider för förskolan visas under varje veckodag. Klicka här vmata in barnets vistelsetider, eller markera barnet som ledigt. Det går att markera enstaka dagar eller hela veckor som ledig tid. Tryck på Spara Backa med den lilla blå pilen uppe till vänster på sidan. En grön ikon intill lovförfrågan indikerar att den har besvarats. Skriv in tider här. Nästa vecka Spara Det går att öppna lovförfrågan igen för redigering så länge som svarsperioden är öppen support@novasoftware.se januari /32

32 Aktiv roll i systemet: Personal Personal på förskolan kan besvara lovförfrågningar för förskolans barn i vårdnadshavarens ställe. En lovförfrågan kan endast besvaras under öppen svarsperiod. Gå till Vistelsetid Besvara lovschema Vid åtkomst till flera förskolor behöver pedagogen först välja berörd förskola. Klicka här En lista öppnas, den visar i ursprungsläget alla barn på förskolan, men i fältet högst upp på sidan kan en avdelning skrivas in som filter. Högst upp på sidan visas hur många lovförfrågningar som ej är besvarade, till vänster om barnets namn visar en ikon om det finns obesvarade lovförfrågningar för det barnet. Personalen kan se befintliga lovförfrågningar för barnet. En blå ikon intill en lovförfrågan innebär att den är obesvarad, en grön ikon visas om den är besvarad. Klicka på raden för lovförfrågan för det aktuella barnet. Mata in vistelsetider för barnet, eller markera barnet som ledigt. Det går att markera enstaka dagar eller hela veckor som ledig tid. Tryck på Spara Gå tillbaka till listan för lovförfrågningar med den lilla blå pilen uppe till vänster på sidan. Det går att öppna lovförfrågan igen för redigering så länge som svarsperioden är öppen support@novasoftware.se januari /32

33 7 Sammanställningar Under sammanställningar kan personalen se barnens närvaro under en vald period. 7.1 NÄRVARO FÖR BARN Under funktionen Närvaro för barn ges en översikt över barnens registrerade schematid, närvarotid och resterande timmar inom ett valt intervall. Välj rätt förskola i fältet Skola. Markera en eller flera avdelningar som ska ingå i vyn (vald avdelning markeras med grön bakgrund samt en bock). Välj önskat intervall genom att klicka i rutorna Välj från datum och Välj till datum och via kalendern välja önskat datum. Välj datum Registrerad schematid Närvaro Differensen mellan registrerad schematid och närvarotid. Dagens datum är alltid förinställt i båda rutorna. Det går att visa vyn bakåt i tiden genom att välja ett passerat datum i rutan Välj från datum. Det går inte att visa vyn framåt i tiden. Kolumnen REG.SCHEMATID visar den totala vistelsetiden inom valt intervall som registrerats av vårdnadshavare eller personal. Kolumnen NÄRVAROTID visar barnets närvarotid hittills under vald period, d.v.s. den tid barnet har varit incheckat. Kolumnen DIFFERENS visar antalet resterande timmar barnet inte har utnyttjat inom vald period. Längst ned i vyn summeras de resterande timmarna inom intervallet i aggregerad differens support@novasoftware.se januari /32