Skoladministratör Frånvaro/Närvaro Stockholms Skolplattform

Transkript

1 Skoladministratör Frånvaro/Närvaro Stockholms Skolplattform Nova Software AB, Storgatan 5A, Falköping

2 Innehåll Startsidan... 3 Frånvaroanmälan... 3 Frånvaroanmälan för hel klass/grupp... 4 Frånvaroanmälan för enskild elev... 4 Avsluta pågeånde frånvaro... 5 Ändra frånvaro för elev... 5 Rapportera lektion... 7 Skapa/ändra och ta bort lektion... 9 Elev/klassbild Grafisk översikt för hel klass/grupp Grafisk översikt för enskild elev Ledighetsansökan Registrera Ledighetsansökan Personal samtycker eller nekar samtycke Administration Administration - Elever Administration Föräldrar/Elev Administration Kanslister Administration Lärare Administration Personer Administration Skolenheter Administration Schemaläggare Administration Frånvaroanledningar Administration Grupper/klasser Administration Kommentarer Administration Kurser Administration Salar Administration Scheman Administration Schemarättigheter Administration Ämnen Inställningar Grundinställningar för skola Frånvaro Frånvaromeddelande Nova Software AB juni /37

3 Schema Ledighetsansökan Publicering Inställningar i Frånvaro/Närvaro Förskola/Fritidshem Praktikplats Regelstyrda utskick Sammanställningar Rapporter Fliken Frånvaro/Närvaro Fliken Förskola/Fritidshem Sammanställning under Frånvaro/Närvaro Sammanställning under Förskola/Fritidshem Val av personer och tidsintervall Rapporttyper Frånvaroöversikt för elev Frånvarotillfällen för elev Närvaro / Frånvaro totalt per elev Lektioner / Frånvaro per elev och ämne Lektioner / Frånvaro per elev och kurs Frånvaroanmälan för elev Frånvaroöversikt för grupp/klass Frånvarostatistik för lärares grupper Lärare Nova Software AB juni /37

4 En skoladministratör i Skola24 kan registrera planerad frånvaro och ändra registrerad frånvaro för alla elever på skolan samt rapportera närvaro på alla lärares lektioner. Skoladministratören har även tillgång till olika frånvaroöversikter för alla elever på skolan. Startsidan På startsidan visas de olika funktionerna. Vilka funktioner som finns tillgängliga beror på användarens behörighet. För att komma vidare i programmet klickar användaren på valfri funktion. För varje funktion finns mer hjälp att få för användaren angående den specifika funktionen. Genom att klicka på symbolen (frågetecken med en ring runt) länkas användaren till hjälptexten. Hjälpen är tillgänglig för alla roller i systemet. Allmän hjälp Klicka här för mer specifik hjälp om aktuell funktion. Vårdnadshavare och myndig elev kan vid symbolen vid sitt namn se sitt/sina barns respektive sitt eget lösenord för individuellt schema i schemavisaren. Detta förutsatt att skolan valt att visa individuella schema. Användaren kan också ställa in hur du vill bli aviserade vid frånvaro. Frånvaroanmälan Genom funktionen Frånvaroanmälan meddelas en klass/grupps eller enskild elevs planerade frånvaro. En planerad frånvaro kan handla om en kommande ledighet, men också om en i förväg anmäld giltig frånvaro, t.ex. en sjukanmälan. En frånvaroanmälan blir direkt synlig på lektionerna för samtliga lärare som undervisar eleven den aktuella dagen. Gå till Frånvaroanmälan. Välj eventuellt skola och sedan klass. Tryck på knappen Visa grupper för att grupper istället för klasser ska visas i urvalslistan. Nova Software AB juni /37

5 FRÅNVAROANMÄLAN FÖR HEL KLASS/GRUPP Om hela gruppen ska anmälas som frånvarande, t.ex. för ett studiebesök, välj direkt Ny frånvaroanmälan. Välj anledning och start- samt slutdatum för frånvaron idag eller framåt i tiden. Heldag För frånvaro del av dag markera checkboxen Del av dag. Välj Anmäl frånvaro för att slutföra anmälan. Samtliga elever i klassen/gruppen kommer att visas som frånvarande på berörda lektioner den aktuella dagen. Del av dag Nova Software AB juni /37

6 FRÅNVAROANMÄLAN FÖR ENSKILD ELEV Välj eventuellt skola och sedan klass. Välj elev i listan och tryck på Ny frånvaroanmälan. Välj anledning och start- samt slutdatum för frånvaron idag eller framåt i tiden. Heldag Del av dag För frånvaro del av dag markera checkboxen Del av dag och ange start- samt sluttid. Klicka på Anmäl frånvaro för att fullfölja frånvaroanmälan. Det går inte att lägga in en frånvaroanmälan i efterhand. Om en giltig frånvaro behöver registreras för en elev i efterhand görs det under Ändra frånvaro för elev. Redan registrerade frånvaroanmälningar visas i nedre delen av formuläret under Aktuell vecka, Kommande veckor respektive Föregående veckor. AVSLUTA PÅGEÅNDE FRÅNVARO En redan registrerad frånvaroanmälan kan avslutas om eleven kommer tillbaka till skolan tidigare än planerat. Registrerad frånvaro tas bort från berörda lektioner från och med tidpunkten för avslutandet. Om anmälan avslutas under pågående lektion ligger frånvaroanmälan kvar på lektionen, men frånvarons längd kortas. Välj Avsluta pågående frånvaro. Om den planerade frånvaron inte blir av går det att ta bort frånvaroanmälan i förväg. Välj eleven och öppna frånvaroanmälan som visas under Aktuell vecka eller Kommande veckor. Tryck på Ta bort frånvaro. Nova Software AB juni /37

7 ÄNDRA FRÅNVARO FÖR ELEV Skoladministratören kan ändra felaktigt registrerad frånvaro för elever i alla klasser. Välj Frånvaro i den övre menyraden, sedan Ändra frånvaro för elev. Välj Elevfrånvaro Ändra frånvaro för enskild elev. Markera checkboxen Inkludera sekretessmarkerad elev om det krävs för att hitta eleven, välj sedan klass och elev i listan. Om Visa arkiverade datum markeras kan frånvaro redigeras även på dagar som har arkiverats och inte längre är synliga för läraren i vyn Rapportera lektioner. Nova Software AB juni /37

8 Endast de dagar som eleven har haft lektioner visas i listan. Välj dag i listan och ta bort/ändra/lägg till frånvaro direkt på raden för lektionen eller välj en anledning för hela dagen. Spara med knappen uppe till höger. Rapportera lektion Skoladministratören kan rapportera lektioner för samtliga lärare på skolan, t.ex. för att fylla i frånvaron på lektioner för en vikarie. Välj Rapportera lektion. Välj lärare i listan. Det går att skriva in någon del av namnet i fältet för att lättare söka fram rätt lärare. Dagens första orapporterade lektion är förvald. Det går att byta till en annan lektion innevarande dag eller byta dag genom att i fältet Datum skriva in önskad dag eller klicka på kalenderikonen och välja önskat datum. I kalendern är alla dagar med lektioner färgmarkerade. Gult betyder att alla lektioner är rapporterade. Rött betyder att det finns orapporterade lektioner. Nova Software AB juni /37

9 Markera eventuellt en eller flera frånvarande elever genom att klicka i checkboxen till höger om elevens namn. För att markera flera elever, scrolla nedåt på sidan. Välj eventuellt frånvaroanledning. Om ingen anledning väljs räknas frånvaron som ogiltig. Lektionens ursprungliga start- och sluttid samt längd visas, men går att ändra genom att skriva i fälten. Om frånvarons start- eller sluttid ändras kommer längden på frånvaron automatiskt att ändras. Om endast frånvarolängden ändras kommer automatiskt frånvarons sluttid att ändras. Välj Lägg till. Slutför rapporteringen genom att trycka på Rapportera. Den rapporterade lektionen markeras med en bock och nästa orapporterade lektion öppnas. Det går att öppna en redan rapporterad lektion för att redigera elevfrånvaron och rapportera om den om så behövs. Nova Software AB juni /37

10 SKAPA/ÄNDRA OCH TA BORT LEKTION Det går att skapa nya lektioner inne i systemet med direkt genomslag. Detta kan göras t.ex. om en lektion saknas i schemat, eller om läraren har haft en tillfällig, extrainsatt lektion med en grupp elever. Lektioner kan skapas för dagar som varit samt för aktuell dag. För att skapa ett nytt lektionstillfälle, tryck på de vita punkterna i det svarta rubrikfältet för Rapportera lektion och välj Skapa lektion. Ange datum och övriga uppgifter. Fält markerade med en * får inte lämnas tomma. Det går att välja lärare och grupper fler gånger för att lägga till mer än en lärare/grupp på lektionen. För att ta bort en vald lärare eller grupp, tryck på den röda soptunnan längst till höger på raden. Tryck Skapa lektion. För att ändra eller ta bort en befintlig lektion, tryck på prickarna längst till höger på rubrikraden för lektionen och välj önskad funktion. Ändra lektion: Gör de ändringar som behövs och välj Spara ändringar. Ta bort lektion: Bekräfta i dialogrutan som öppnas att lektionen ska tas bort. Observera att Skapa/Ändra/Ta bort lektion endast gäller det enskilda lektionstillfället, ska ändringen gälla permanent behöver den göras av schemaläggaren. Nova Software AB juni /37

11 Elev/klassbild I Elev/klassbild ser skoladministratören alla skolans klasser och grupper. Här finns kontaktuppgifter till elevernas vårdnadshavare samt en grafisk frånvaroöversikt för hela klassen/gruppen och för varje ingående elev. Här visas också frånvaromeddelanden som har skickats och om vårdnadshavarna har tagit del av dem. GRAFISK ÖVERSIKT FÖR HEL KLASS/GRUPP Välj skola och sedan en klass eller grupp i listan, tryck därefter på Visa grupp/klass. Välj Grafisk översikt. Välj önskade datum i formulär Datumintervall för grafisk översikt. Det går att välja datum via kalendersymbolen vid Visa frånvaro för period eller fylla i antal dagar bakåt i tiden under Visa frånvaro för antal dagar (senaste). Standard är 8 dagar Välj Visa. En översikt över ingående elevers närvaro/frånvaro för önskat datumintervall visas. Nova Software AB juni /37

12 GRAFISK ÖVERSIKT FÖR ENSKILD ELEV För snabbare överblick går det att filtrera på elevens namn genom att skriva de första bokstäverna i elevens för- eller efternamn vid filtersymbolen. Välj en klass eller grupp. Klicka på raden för önskad elevs namn. Ev. registrerade vuxenkontakter för eleven visas på sidan. Välj Grafisk översikt. Välj önskade datum i formulär Datumintervall för grafisk översikt. Det går att välja datum via kalendersymbolen vid Visa frånvaro för period eller fylla i antal dagar bakåt i tiden under Visa frånvaro för antal dagar (senaste). Standard är 30 dagar bakåt i tiden. Välj Visa. En översikt elevens närvaro/frånvaro för önskat datumintervall visas. Nova Software AB juni /37

13 Ledighetsansökan Skoladministratören kan se de ledighetsansökningar som har skapats och kan även skapa en ledighetsansökan på uppdrag av vårdnadshavare. En skoladministratör kan aldrig behandla ledighetsansökningar, det kan endast göras av mentor eller rektor. På sidan Ledighetsansökan listas befintliga ledighetsansökningar. I fältet Status går det att filtrera fram följande kategorier av ledighetsansökningar: Väntar på samtycke väntar på att övrig vårdnadshavare ska samtycka alternativt neka Samtycke nekat ansökan som anna vårdnadshavare nekat till samtycke Klar för handläggning ansvarig lärare och/eller rektor handlägger ärendet Beviljad - ansökan är beviljad av ansvarig lärare och/eller rektor Avslagen ansökan är ej beviljad (godkänd) av ansvarig lärare och/eller rektor Annulerad ansökan borttagen av vårdnadshavare Det finns möjlighet att filtrera fram elever i ett fritextfält vilket kan vara praktiskt då listan med ansökningar är lång. Skriv elevens för- eller efternamn i textrutan så visas den berörda elevens ansökningar. Nova Software AB juni /37

14 REGISTRERA LEDIGHETSANSÖKAN Välj funktionsen Ledighetsansökan Välj en klass/grupp och sedan elev. Välj Skapa ledighetsansökan. Varje enhet bestämmer hur långt i förväg en ledighetsansökan senast måste registreras. Standardvärdet är minst 14 dagar i förväg. Öppna kalendrarna vid fälten Från och med samt Till och med för att välja start- och slutdatum. Programmet visar beräknat antal kalenderdagar under valt datumintervall. Välj rätt datum Fyll i rätt antal skoldagar Nova Software AB juni /37

15 I fältet Antal skoldagar skriv in antalet skoldagar. Helgdagar och andra lediga dagar ska inte vara inkluderade. Fältet Orsak till ledighet (valbart fält per skola) får inte lämnas tomt. Fyll i med lämplig text. Fyll eventuellt i fältet Om semesterresa, ange destination och kontaktuppgifter (valbart fält per skola). För att slutföra Ledighetsansökan trycker du på Spara. Ett mejl skickas nu till skolan om att det finns en ansökan att behandla. Då beslut tagits av skolan skickas per automatik ett mejl till din registrerade e-postadress. Om skolan valt att aktivera funktionen Samtycke av samtliga föräldrar syns även denna text i ansökan: Då en ansökan skapats skickas ett mejl till övriga registrerade vårdnadshavare som måste behandla ansökan genom att antingen Samtycka eller Neka samtycke. Då samtliga registrerade vårdnadshavare behandlat ansökan skickas ett mejl till ansvarig lärare att en ansökan finns att behandla. Nova Software AB juni /37

16 PERSONAL SAMTYCKER ELLER NEKAR SAMTYCKE Skolpersonal (kanslist, skoladministratör och ansvarig lärare) kan samtycka eller neka samtycke på uppdrag av vårdnadshavare. En befintlig ansökan som väntar på samtycke öppnas. Genom att bocka i rutorna för Samtycke eller Neka samtycke kan skolpersonal behandla ansökan på uppdrag av vårdnadshavare. Tryck slutligen på Bekräfta. Personalens namn samt datum då ansökan behandlades kommer sparas i ansökan. Status för ansökan ändras nu till Klar för handläggning av lärare (eller rektor om inte ansvarig lärare är registrerad) och ett mejl skickas per automatik till lärare för vidare behandling. TA BORT LEDIGHETSANSÖKAN Vårdnadshavare En vårdnadshavare kan Ta bort en ansökan som ännu inte behandlats av skolan och som vårdnadshavaren själv har skapat. Skolpersonal Skolpersonal (ansvarig lärare eller rektor) kan Ta bort en ansökan så länge den inte är beviljad av ansvarig lärare eller rektor, men enbart för de grupper/klasser som de är ansvarig för. Skolpersonal (ansvarig lärare eller rektor) kan även Annullera en ansökan som blivit beviljad. Då en ansökan annulleras räknas även antal beviljade lediga dagar för innevarande läsår ner. Nova Software AB juni /37

17 Administration En separat webbapplikation som är integrerad i Skola24 webbplattform används för administration samt för grundinställningar av systemet. Du når den genom att välja Gå till administration. Som skoladministratör har du tillgång till Persontabeller och Skoltabeller. Alla roller (Elever, Vårdnadshavare, Kanslister, Lärare, Schemaläggare) administreras i BER och förs över till Skola24 via integration. Skoladministratören kan alltså INTE lägga till någon ny person direkt i persontabellen. I alla vyer går det att filtrera genom att byta till kolumnfunktion filter och sedan klicka på rubriken i önskat fält. ADMINISTRATION - ELEVER I vyn är information om eleven samlad; Elevens personnummer, förnamn, efternamn och klasstillhörighet. Genom att trycka på knappen Inställningar kan användaren välja att visa fler informationsfält i grundvyn, t.ex. Dölj individuellt elevschema genom att markera önskade fält och sedan välja Spara och Visa. Grunddata kommer från BER, men skoladministratören kan här t.ex. bestämma om elevens schema inte ska visas i schemavisaren. Sätt i så fall ett kryss i rutan Dölj individuellt elevschema efter elevens namn och tryck Spara. Myndig elev har som grundinställning rätt att frånvaroanmäla sig själv. Denna rättighet kan fråntas en enskild elev i fältet Frånvaro anmäld via elevroll avstängd.ig själv. Sätt ett kryss i rutan vid elevens namn och välj att Spara. Övrig information så som elevens skåpsnummer, busskortsnummer, adress, mobilnummer m.m. matas in utifrån behov. Nova Software AB juni /37

18 ADMINISTRATION FÖRÄLDRAR/ELEV All information i den här tabellen kommer via integration från BER. Persontabellen kan användas för att söka information, men ingen ny grunddata kan tillföras. ADMINISTRATION KANSLISTER All information i den här tabellen kommer via integration från BER. Persontabellen kan användas för att söka information, men ingen ny grunddata kan tillföras. ADMINISTRATION LÄRARE Skoladministratören kan här administrera vilka lärare som ska få vikariera för varandra. Som vikarie har jag tillgång till min kollegas lektioner och kan rapportera närvaro/frånvaro för kollegans lektioner. Klicka på länken Ändra Vikarier på raden för den lärare som är i behov av vikarie. För att få fram rullistan över tillgängliga lärare på skolan, klicka på den nedåtgående pilen. Är det flera kollegor som ska kunna vikariera välj alternativet flera längst ned i listan. Markera de lärare som ska vikariera och tryck på Spara. I exemplet bredvid är Olle Bergman i behov av vikarie. Skoladministratören markerar Johan och Roland som vikarie. Dessa två kan då rapportera närvaro/frånvaro på Olles lektioner. ADMINISTRATION PERSONER Tabellen ger en samlad bild över de personer (Elever, lärare, kanslister, schemaläggare, skoladministratörer, vårdnadshavare) som finns på enheten. Ingen ny information kan läggas till. ADMINISTRATION SKOLENHETER All information i den här tabellen kommer via integration från BER. Persontabellen kan användas för att söka information, men ingen ny grunddata kan tillföras. ADMINISTRATION SCHEMALÄGGARE Tabellen ger en samlad bild över skolans schemaläggare. Dessa registreras i BER och förs över via integration. Ingen ny grunddata kan tillföras direkt i Skola24. ADMINISTRATION FRÅNVAROANLEDNINGAR Skoladministratören kan i vyn få en översikt över vilka frånvaroanledningar som finns i Stockholm Stad. Det är Staden centralt som administrerar de olika inställningarna för respektive anledning. Nova Software AB juni /37

19 ADMINISTRATION GRUPPER/KLASSER Grunddata integreras från BER och vyn är i första hand användbar för skoladministratören för att administrera vikarie för en specifik grupp. Klicka på länken Ändra Vikarier på raden för den grupp som är i behov av vikarie. För att få fram rullistan över tillgängliga lärare på skolan, klicka på den nedåtgående pilen. Är det flera kollegor som ska kunna vikariera välj alternativet flera längst ned i listan. Markera de lärare som ska vikariera och tryck på Spara. ADMINISTRATION KOMMENTARER Stockholm Stad kan centralt administrera fasta kommentarer. Skoladministratören kan välja bland dessa valbara kommentarer och låta dem bli tillgängliga på den egna enheten. ADMINISTRATION KURSER Tabellen visar de kurser som finns i skolans schema. ADMINISTRATION SALAR Tabellen visar vilka salar som finns på skolan. ADMINISTRATION SCHEMAN I tabellen registreras de scheman som finns för varje skola. För skoladministratören ser tabellen ut enligt nedan: Om administratören har koppling till flera skolor syns kolumnen Skola. I kolumnen Namn anges en beteckning för schemat. Namnet ska vara unikt inom en skola, men scheman för olika skolor inom Stockholm Stad kan ha samma namn. I kolumnen Låst kan administratören låsa och låsa upp ett schema. Om ett schema är låst, har bara en användare tillgång till det. Av kolumnen Låst av framgår vem som har låst schemat. Om ett schema har lämnats låst av misstag, och den som låst schemat inte finns tillgänglig, kan skoladministratören låsa upp schemat och åter göra det tillgängligt för andra schemaläggare. Nova Software AB juni /37

20 Skapad av anger vem som har skapat schemat. Kopplad schemaläggare anger vilka schemaläggare som har åtkomst till schemat. Uppgifterna hämtas från BER. Aktiv schemaläggare anger vilken eller vilka schemaläggare som för tillfället har öppnat schemat. Dessa fält, liksom Låst av, är beräknade och inte skrivbara. Skoladministratören kan skapa ett nytt schema genom att registrera det på sista raden i tabellen och spara. ADMINISTRATION SCHEMARÄTTIGHETER I tabellen kopplas schemaläggarna till de scheman som de ska ha tillgång till. Här styrs också vilka rättigheter som en schemaläggare ska ha för varje aktuellt schema. För en skoladministratör ser tabellen ut enligt nedan: Kolumnen Skrivrättigheter är tills vidare låst. Alla användare har skrivrättigheter. Får publicera Användaren har rätt att publicera schemat, dvs föra över information från schemat till Skola24-plattformen. Får importera Användaren har rätt att importera data från elevregister. Rättigheten avser även export till elevregister. Får låsa Användaren har rätt att låsa schemat för andra användare. Får hantera bokmärken Användaren har rätt att skapa eller ta bort bokmärken samt att navigera mellan bokmärken. Med ett bokmärke markerar man en viss punkt i schemaprocessen, för att ha möjlighet att vid ett senare tillfälle återvända dit. Att gå till ett visst bokmärke påverkar hela schemat, dvs. även andra användare. Får fylla Användaren har rätt att fylla ett schema med nytt innehåll, t.ex. från ett annat schema eller en Novaschem 2013-fil, eller att tömma det på allt innehåll. Nya rader i tabellen läggs till med länken Ny schemarättighet. En guide öppnas: Nova Software AB juni /37

21 Fyll i de önskade uppgifterna och tryck Spara. En ny rad i tabellen skapas. ADMINISTRATION ÄMNEN Vyn visar de ämnen som finns i skolans schema. Inställningar Under Inställningar har skoladministratören åtkomst till Grundinställningar för skola, Bildresurser och Publicering. GRUNDINSTÄLLNINGAR FÖR SKOLA Många grundinställningar för skola beslutas och administreras centralt av Stockholm Stad. Centrala beslut eller licensrättigheter (administreras av leverantör) är gråmarkerade och går inte att klicka i. De checkboxar som har en grön bock, se bild nedan, eller som går att markera kan administreras av skoladministratören. Nova Software AB juni /37

22 Frånvaro Under fliken Frånvaro administreras diverse inställningar avseende frånvarorapportering och frånvaroanmälan. Rapportering av lektion Frånvaro som standard Närvaro som standard Antal dagar öppna för frånvarorapportering (21 förvald) Antal dagar framåt som vårdnadshavare eller elev kan frånvaroanmäla (0 förvald) Frånvaroanmälan för vårdnadshavare och elever Aktivera för vårdnadshavare (förvald av) Aktivera för elev (förvald av) o Avstängd (förvald) o Aktiverad o Myndig elev Nova Software AB juni /37

23 Frånvaromeddelande Under fliken Frånvaromeddelande administreras om och när frånvaromeddelande ska gå och vilken information aviseringen ska innehålla. Skapa meddelande vid frånvaro (förvald) Skicka meddelande till myndig elev aktiveras vid behov. När utskick sker Direkt vid rapportering (förvald) Efter elevens första lektion med frånvaro Efter elevens sista lektion med frånvaro Efter klockan X om det finns frånvaro Innehåll i meddelande Datum och skola (förvald) Datum, skola, klass, lektionstid och frånvarotid Datum, skola, klass, elev, lektionstid, ämne/kurs, (lärare), frånvarotid, anledning, (rapportör och roll) Text inom parentes gäller ej för SMS-utskick. Innehåll i e-postmeddelande redigeras av enheten Avsändare vid e-post är noreply.skola24.se, men kan redigeras av enheten Avsändare vid SMS är Skola24, men kan redigeras av enheten Nova Software AB juni /37

24 Schema Under fliken Schema administreras främst om skolan vill att individuella scheman ska visas på schemavisaren. Aktivera schemavisaren Schematyper som kan visas genom val i respektive lista Schematyper som kan visas genom att användaren matar in korrekt ID i fritextfält Aktivera schemavisaren (förvald på) Åtkomst av schema i lista - här markeras de schematyper användaren ska kunna få fram i schemavisaren genom att välja rätt ID i en rullista. Åtkomst av schema i fritextfät här markeras de schematyper användaren ska kunna få fram i schemavisaren genom att skriva in ett korrekt ID i fritextfältet. Mer information om hur enstaka scheman kan spärras för visning finns under Nova Software AB juni /37

25 Ledighetsansökan Under fliken Ledighetsansökan finns inställningsmöjligheter för att aktivera Samtycke för samtliga föräldrar, delegera beslut av ledighetsansökan, ange minsta antal dagar i förväg en ansökan kan göras, vilka textfält som ska användas samt svarsmeddelande till förälder efter beslut. Samtycke av samtliga föräldrar. En aktivering av denna inställning innebär att samtliga föräldrar kopplade till eleven måste samtycka till en ledighet. Inställningen hanteras av skol- eller kommunadministratör. Antal dagar per verksamhetsår en lärare kan godkänna ledighetsansökan för möjliggör att rektor kan delegera beslut om ledighet till ansvarig lärare. o Värdet 0 innebär att endast rektor beviljar eller avslår ansökan. o Värdet 5 innebär att även ansvarig lärare beviljar/avslår ansökan upp till 5 dagar (innefattar summan av tidigare beviljade dagar samt antal dagar för aktuell ansökan). Rektor kan dock alltid behandla ansökan oavsett om man delegerat till ett visst antal dagar. Minsta antal dagar i förväg som en ledighetsansökan kan göras möjliggör för varje skola att ställa in det antal dagar i förväg som en ledighetsansökan måste registreras. Aktivera textruta för att beskriva anledning fält för förälder att beskriva orsak till ledighetsansökan. Aktivera textruta för att beskriva kontaktuppgifter möjliggör att förälder kan lämna tillfälliga kontaktuppgifter under ex. en resa. Meddelande vid godkänd ledighetsansökan informationstext som skickas till föräldrar vid beviljad ledighet Meddelande vid ej godkänd ledighetsansökan informationstext som skickas till föräldrar vid icke beviljad ledighet Information Ledighetsansökningar - Vid ansökan om ledighet finns det möjlighet att visa en allmän text för förälder om ex. vilka lagar, regler och rutiner som gäller för ledighet. Denna text läggs in per skola och kan registreras av antingen en skoladministratör eller en kommunadministratör. Det är också möjligt att lägga in en generell text för domänen (för alla registrerade skolor). Mejla i så fall denna text till Nova Software som ser till att texten tillgängliggörs på alla skolor. PUBLICERING Under Publicering syns när schemat publicerats senast. Grundinställningar för skola, flik Ledighetsansökan (Roll Skoladministratör) Nova Software AB juni /37

26 Inställningar i Frånvaro/Närvaro I Frånvaro/Närvaro finns följande administratörsinställningar under Administration Inställningar: FÖRSKOLA/FRITIDSHEM Inställningarna för Förskola/Fritidshem beskrivs i separat manual. PRAKTIKPLATS Inställningarna för Praktikhantering beskrivs in separat manual. REGELSTYRDA UTSKICK Regelstyrda utskick möjliggör för skolan att vårdnadshavare, myndig elev, ansvarig lärare, skolledning samt övrig skolpersonal automatiskt aviseras vid närvaro under/frånvaro över en viss procent alternativt frånvaro i sträck. Avisering sker via e-post/sms. Inställningarna för regelstyrda utskick görs per skola av en användare med rollen Skoladministratör eller Kommunadministratör. Välj Administration Inställningar Regelstyrda utskick. Tre olika typer av regelstyrda utskick finns att aktivera: Frånvaro över X %, Frånvaro i Sträck och Närvaro under X %. Tryck på pilen längst till höger på raden för önskad utskickstyp för att aktivera och reglera den. Nova Software AB juni /37

27 Frånvaro över x % Aktivera utskicket genom att markera checkboxen Aktivera regel. Välj en standardgräns för när utskick ska göras. Värdet baseras på elevens totala frånvaro utan uppdelning i anmäld och ej anmäld frånvaro. Ett annat gränsvärde kan väljas för utvalda målgrupper. Välj aktivt vilka som ska stå som mottagare för utskicket och om de ska få det vid ett annat frånvarovärde än det som är inställt som standard. Välj målgrupper som utskicket ska göras till. Avmarkera för att ange ett annat gränsvärde i fältet till höger. Välj om utskicket ska göras en gång i månaden eller varje vecka och hur många kalenderdagar systemet ska beräkna frånvaron på. Vid val Per vecka, välj vilken veckodag utskicket ska göras, vid val Per månad görs utskicket den första dagen i ny månad. I rutan E-postmeddelande för personal och rutan E-postmeddelande Privat går det att redigera lydelsen av den inledande frasen Ämne respektive den avslutande frasen Meddelande. Informationen om hur många procents frånvaro eleven har hämtas direkt ur systemet. Den privata kontakten (vårdnadshavare eller myndig elev) får ett e- postmeddelande/sms per barn medan skolpersonal får ett samlat e-postmeddelande med eleverna uppdelade per klass/grupp. Spara inställningarna! Frånvaro i sträck Aktivera utskicket genom att markera checkboxen Aktivera regel. Det är endast rapporterade lektioner i tidsperioden som används vid beräkning. Frånvarodagar i sträck beräknas från och med dag med frånvaro på dagens alla lektioner och slutar i och med dag med närvaro. Under Standardgräns bestäms antalet dagar med frånvaro i sträck som krävs för att utskicket ska genereras. Standardvärdet är 14 dagar. Nova Software AB juni /37

28 Utskicket görs efter kl 08:00 aktuell dag, men skolan kan styra om det ska gå 1 gång/månad eller 1 gång/vecka. Väljs alternativet 1 gång/månad görs utskicket första dagen i en ny kalendermånad. Väljs däremot alternativet 1 gång/vecka kan administratören bestämma vilken veckodag utskicket ska göras. Ange antalet kalenderdagar som ska ingå i beräkningen för utskicket. Under Inställning per målgrupp markeras vilka grupper av användare som ska nås av utskicket. Som standard är alla målgrupper markerade med Standardgräns, d.v.s. det antal dagar i sträck med frånvaro som valdes ovan. Det går att avmarkera standardgränsen och i rutan längst till höger Gränsvärde (dagar) ange ett specifikt värde för just den målgruppen. I rutan E-postmeddelande för personal och rutan E-postmeddelande Privat går det att redigera lydelsen av den inledande frasen Ämne respektive den avslutande frasen Meddelande. Informationen om hur många dagar med frånvaro eleven har i sträck hämtas direkt ur systemet. Den privata kontakten (vårdnadshavare eller myndig elev) får ett e-postmeddelande/sms per barn medan skolpersonal får ett samlat e- postmeddelande med eleverna uppdelade per klass/grupp. Spara inställningarna! Närvaro under x % I rutan Standardgräns anges under vilken procentsats av närvaro som utskicket ska genereras. Standardvärdet är 80%. Utskicket görs efter kl 08:00 aktuell dag, men skolan kan styra om det ska gå 1 gång/månad eller 1 gång/vecka. Väljs alternativet 1 gång/månad görs utskicket första dagen i en ny kalendermånad. Väljs däremot alternativet 1 gång/vecka kan administratören bestämma vilken veckodag utskicket ska göras. Ange antalet kalenderdagar som ska ingå i beräkningen för utskicket. Standardvärdet är 14 dagar. Under Inställning per målgrupp markeras vilka grupper av användare som ska nås av utskicket. Som standard är alla målgrupper markerade med Standardgräns, d.v.s. det procentuella värdet av närvaro som valdes ovan. Det går att avmarkera standardgränsen och i rutan längst till höger Gränsvärde (%) ange ett specifikt värde för just den målgruppen. I rutan E-postmeddelande för personal och rutan E-postmeddelande Privat går det att redigera lydelsen av den inledande frasen Ämne respektive den avslutande frasen Meddelande. Informationen om hur många procents närvaro eleven har hämtas direkt ur systemet. Den privata kontakten (vårdnadshavare eller myndig elev) får ett e- postmeddelande/sms per barn medan skolpersonal får ett samlat e-postmeddelande med eleverna uppdelade per klass/grupp. Spara inställningarna! Nova Software AB juni /37

29 Sammanställningar Här görs skolans standardinställning för vilken tidsenhet som ska anges i sammanställningar i Frånvaro/Närvaro. De alternativ som finns är Minuter, Timmar och minuter, Timmar med decimaler (inställningsbart hur många decimaler som ska anges vid timmar och procent). Markera önskat alternativ för skolan och spara inställningarna. RAPPORTER I programmet finns ett antal grundrapporter färdiga att skriva ut. Det går också att skapa helt egna rapporter där man t.ex. själv väljer vilka fält som ska vara med och vilken elevgrupp som ska vara förinställd. Några av sammanställningarna hittar man i Frånvaro/Närvaro under Sammanställningar. Fler rapporter finns att välja om man därifrån går vidare till Till rapporter. Som skoladministratör kommer man åt frånvarorapporter för alla skolor och för alla elever som är klassplacerade på skolan, samt en rapport över lärarnas rapporteringsnivå. Välj Sammanställningar. Kommunadministratören har tillgång till sammanställningar för FRÅNVARO/NÄRVARO och FÖRSKOLA/FRITIDSHEM. Skoladministratören skola ser bara den flik som berör den eller de enheter som hen är aktiv på. Fliken Frånvaro/Närvaro Nova Software AB juni /37

30 Fliken Förskola/Fritidshem Sammanställning under Frånvaro/Närvaro Val av personer och tidsintervall Elevurvalet sker på olika sätt beroende om hela grupper eller enskilda elever ska väljas. Om alla elever i klasser/grupper ska väljas, tryck Välj vid fältet Visa hela grupper/klasser. Välj en eller flera klasser genom att trycka på plustecknet på raden för klassen eller välj alla klasser med alternativet längst ned i formuläret. Om grupper ska vara med i urvalet istället för klasser, markera Grupper högst upp. Det går också att söka fram klasser/grupper genom att skriva i sökfältet högst upp. När önskade klasser/grupper visas under Valda grupper/klasser, avsluta med Välj. Nova Software AB juni /37

31 Om enskilda elever ska väljas, markera alternativet Välj elev(er) och gå vidare med Välj. Sök fram aktuella elever genom att skriva in elevens namn (del av eller hela) i sökfältet och bekräfta med Sök. Matchande elever listas under Välj elever och flyttas över till Valda elever med plustecknet. Avsluta med Välj. Alternativet Välj alla elever medför att alla elever på skolan blir valda. Välj alla elever visas endast för Kanslist, Skoladministratör och Kommunadministratör. Sammanställningarna kan visas för ett valt datumintervall eller för de senaste X antal dagarna. Standardinställningen är senaste 15 dagarna, men går att ändra. Sammanställningarna i Frånvaro/Närvaro beräknas på data registrerad t.o.m. föregående dags datum. Om dagens registreringar ska inkluderas i rapporten, välj Sammanställningar Gå till rapporter. För alla typer av sammanställningar finns alternativen Spara som med möjlighet att spara rapporten i flera olika format, Format med inställningar för sidbrytning per klass/grupp eller elev samt för önskat tidvisningsformat och Skriv ut. För tidsenheten i sammanställningar kan varje skola även göra in en standardinställning under Administration Inställningar Sammanställningar. Nova Software AB juni /37

32 FRÅNVARO per ELEV Sammanställningen finns i fyra varianter: Totalt, Ämne, Kurs och Lärares grupper. Totalt visar den totala frånvaron för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. I sammanställningen finns möjlighet att filtrera på frånvaron i timmar eller procent baserat på Frånvaro totalt, Ej anmäld eller Anmäld. Ämne visar frånvaron uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att filtrera på frånvaron i timmar eller procent baserat på Frånvaro totalt, Ej anmäld eller Anmäld. Kurs visar frånvaron uppdelat på de kurser som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att filtrera på frånvaron i timmar eller procent baserat på Frånvaro otalt, Ej anmäld eller Anmäld. Lärares grupper ger läraren möjlighet att få fram frånvaron för de ämnen eller kurser han/hon undervisar i. Frånvaron redovisas på elevnivå för varje undervisningsgrupp som läraren har i det valda ämnet. Rapporten gör sidbrytning per grupp. Närvaro per elev Sammanställningen finns i sex varianter: Totalt, Ämne, Kurs, Lärares grupper, Avbrott och Dag. Totalt visar den totala rapporterade närvaron och lektionstiden för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. I sammanställningen finns möjlighet att med filter visa elever med närvaro lika med eller mindre än X antal timmar eller procent. De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Ämne visar närvaron uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att med filter visa elever med närvaro lika med eller mindre än X antal timmar eller procent. De uppgifter som visas i rapporten är Antal tillfällen, Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Kurs visar närvaron uppdelat på de kurser som förekommer i elevens schema, samt en total summering längst ned. I sammanställningen finns möjlighet att med filter visa elever med närvaro lika med eller mindre än X antal timmar eller procent. De uppgifter som visas i rapporten är Antal tillfällen, Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Lärares grupper ger läraren möjlighet att få fram frånvaron för de ämnen eller kurser han/hon undervisar i. Frånvaron redovisas på elevnivå för varje undervisningsgrupp som läraren har i det valda ämnet. Rapporten gör sidbrytning per grupp. De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Avbrott ger möjlighet att uppmärksamma elever med en sammanhängande längre frånvaro med ett inmatningsbart filter på ett värde mellan 1-50 kalenderdagars frånvaro. Sammanställningen är framförallt till nytta för VUX (inkl. SFI). De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (min/tim), Rapporterad lektionstid (min/tim), Rapporterad närvaro (min/tim) och Rapporterad närvaro (%). Nova Software AB juni /37

33 De uppgifter som visas i rapporten är Kurskod, Kursnamn, Antal tillfällen, Lektionstid, Rapporterad lektionstid, Rapporterad närvarotid, Rapporterad närvaro (%), Avbrott Kurs, Från och med Till och med, Antal kalenderdagar med avbrott Dag visar erbjuden tid samt rapporterad närvaro per elev och ämne eller kurs samt totalt för en vald månad. Sammanställningen är framförallt till nytta för VUX (inkl. SFI). De uppgifter som visas i rapporten är Ämne/Kurskod, Antal tillfällen, Erbjuden tid (tim/min), Rapporterad lektionstid (tim/min), Rapporterad närvarotid (tim/min), Rapporterad frånvarotid (tim/min), Rapporterad närvaro (%). För varje elev visas även en sammanställning över närvaro per dag för vald period med erbjuden tid och rapporterad frånvaro. Arkiverad frånvaro I sammanställningen Arkiverad frånvaro kan man få fram frånvaro för elever som går eller har gått på skolan. Kommunadministratören har åtkomst till alla skolor och alla elever. Rapporten kan tas fram för en elev i taget. Elevens personnummer anges med formatet ÅÅÅÅMMDD#### i fältet Välj elev. Tryck sedan Sök, välj period för uttaget och tryck Visa sammanställning. Sammanställningen finns i två varianter: Totalt och Lektionstillfälle. Totalt visar elevens totala frånvaro för perioden, samt uppdelad i Giltig och Ogiltig frånvaro. De uppgifter som visas i rapporten är Lektionstid (tim/min), Närvarotid (tim/min), Total frånvarotid (tim/min), Giltig frånvarotid (tim/min) och Ogiltig frånvarotid (tim/min). Lektionstillfälle visar information om alla elevens frånvarotillfällen under vald period. De uppgifter som visas i rapporten är Ansvarig skola, Utförande skola, Skolform, Lektionsstart, Lektionslängd, Ämne, Kurs, Grupp, Närvarotid, Giltig frånvarotid, Ogiltig frånvarotid, Frånvaroanledning, Lektion rapporterad, Lärare (ID), Namn. Sammanställning under Förskola/Fritidshem Under Förskola/Fritidshem finns sammanställningarna Närvaro för barn (vistelsetid) och Veckoöversikt. Närvaro för barn (vistelsetid) visar registrerad schematid samt närvaro- och frånvarotid per barn och per avdelning eller enhet för en valfri period. De uppgifter som visas i rapporten är Namn (avd.), Maxtid per vecka, Reg. Schematid, Närvarotid, Frånvarotid, Differens. Veckoöversikt ger en översikt över barnens vistelsetid på förskolan för en önskad vecka. Veckoöversikten finns även som en egen widget under rubriken Översikten på startsidan för Frånvaro/Närvaro. Nova Software AB juni /37

34 För fler rapportmöjligheter för Frånvaro/Närvaro, välj Sammanställningar Till rapporter. Välj för fler rapportalternativ En lista med de olika rapporttyperna visas. Klicka på någon av länkarna för att se de rapporter som finns tillgängliga. Det finns tre sorters rapporter: Grundrapporter - standardrapporter i Skola24. Namnen börjar med ordet Grundrapport. Standardrapporter - organisationens egna standardrapporter. Personliga rapporter - tillgängliga endast för användaren som skapade dem. Välj en rapporttyp genom att klicka på en av länkarna. Då visas en eller flera standardrapporter - välj en av dessa. Nova Software AB juni /37

35 VAL AV PERSONER OCH TIDSINTERVALL Elevurvalet sker på olika sätt beroende om hela grupper eller enskilda elever ska väljas. Om alla elever i en klass eller grupp ska väljas, väljer man gruppen i en lista genom att klicka på den. Om flera grupper ska markeras kan urvalslistan låsas med hjälp av nålen längst ner till höger och alla markeras genom att trycka på A. Stäng urvalslistan genom att klicka bredvid listan eller på krysset längst ner till höger. För att även sekretessmarkerade elever ska visas i rapporten markera checkboxen Inkludera sekretessmarkerade elever. Inkludera sekretessmarkerade elever Urvalet av elever sker i ett speciellt formulär, som visas när man klickar i listan för Välj elever ur klasser. Välj klass som urvalet ska ske ifrån och markera de elever som ska ingå i rapporten. Ska samtliga elever i klassen ingå markera översta rutan i kolumnen längst upp till vänster för att markera alla elever. Man kan markera elever från olika klasser genom att välja en klass i taget. Stäng fönstret genom att klicka utanför. Nova Software AB juni /37

36 I de flesta rapporter måste man välja vilka datum som rapporten ska omfatta. Datum kan väljas på två sätt: Välj ett datumintervall antingen genom att skriva in start- och slutdatum eller klicka på pilen för att se en kalender. Alternativt kan man välja ett antal dagar eller veckor som rapporten ska omfatta. Detta alternativ används i de flesta grundrapporter. När urvalet av personer och datum är klart och eventuella inställningar är gjorda, klicka på Visa högst upp för att ta fram rapporten. Nova Software AB juni /37

37 RAPPORTTYPER Frånvaroöversikt för elev Rapporten finns i två utföranden: Grundrapport Frånvaro grafisk översikt för elev och Grundrapport Frånvaroöversikt för elev. Den första visar en sammanfattande grafisk bild av samtliga lektioner för eleven under den valda tidsperioden. Anmäld frånvaro och ej anmäld frånvaro markeras med olika färger. I sidfoten visas en summering av frånvaron per ämne och totalt. Den andra rapportvarianten innehåller samma information som visas i sidfoten på den grafiska översikten. Rapporten gör sidbrytning per elev. Urval för rapporten sker per skola, elev, datumintervall och tidsintervall. I avancerat läge går det bl.a. att ändra summeringen från procent till timmar. Den grafiska översikten går även att nå från Elev/Klass-bild. Frånvarotillfällen för elev Denna rapport redovisar varje frånvarotillfälle för valda elever. Uppgifter som finns med är lektionens datum, tid, (kurskod), ämne och undervisande lärare. För frånvaron visas anledning och längd i minuter. Rapporten gör sidbrytning mellan varje elev. Närvaro / Frånvaro totalt per elev Grundrapporten Summerad frånvaro per elev visar den totala frånvaron för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. Följande uppgifter summeras: lektioner totalt (antal och timmar), lektioner med frånvaro (antal och timmar) samt total frånvaro i procent av total lektionstid. Rapporten gör sidbrytning per klass. Grundrapporten Summerad närvaro per elev visar den totala närvaron för varje elev i en klass eller undervisningsgrupp. Lektioner / Frånvaro per elev och ämne Rapporterna under denna rubrik visar lektioner totalt eller lektioner med frånvaro uppdelat på de ämnen som förekommer i elevens schema. Grundrapporten för lektionstid visar antalet lektionstillfällen och den summerade tiden för varje ämne. Frånvarorapporten visar dessutom den totala frånvarotiden, andelen frånvaro (total och ej anmäld) i procent samt rapporteringsnivån per ämne. Rapporten gör sidbrytning per elev. Det finns möjlighet att ställa in rapporten att visa rapporterad närvaro som visar den tid som eleven varit närvarande. Nova Software AB juni /37

38 Lektioner / Frånvaro per elev och kurs Rapporterna under denna rubrik visar lektioner totalt eller lektioner med frånvaro uppdelat på de kurser som förekommer i elevens schema. Grundrapporten för lektionstid visar antalet lektionstillfällen och den summerade tiden för varje kurs. Frånvarorapporten visar dessutom den totala frånvarotiden, andelen frånvaro (total och ej anmäld) i procent samt rapporteringsnivån per kurs. Rapporten gör sidbrytning per elev. Det finns möjlighet att ställa in rapporten att visa rapporterad närvaro som visar den tid som eleven varit närvarande. Frånvaroanmälan för elev Grundrapporten Frånvaroanmälan för skola och Frånvaroanmälan för elev är förinställd på att visa dagens frånvaroanmälningar. För rapporten Frånvaroanmälan för skola är alla klasser för skolan förvalt. Grundrapporterna visar alla typer av anmäld frånvaro inklusive anmäld frånvaro för elever i grupp. Av rapporten framgår vem som har registrerat frånvaron, vilken anledning som har uppgetts samt eventuell kommentar. Utskriften visar eleverna uppdelade på klasser men utan sidbrytning. Frånvaroöversikt för grupp/klass Rapporten Frånvaro grafisk översikt för grupp/klass visar en sammanfattande grafisk bild av samtliga lektioner för en grupp under den valda tidsperioden. Anmäld frånvaro och ej anmäld frånvaro markeras med olika färger. I sidfoten visas en summering av frånvaron. Rapporten Frånvaro totalt för ingående elever i grupp/klass innehåller samma information som visas i sidfoten på den grafiska översikten. Rapporterna gör sidbrytning per grupp. Den grafiska översikten går även att nå från Elev/Klass-bild. Frånvarostatistik för lärares grupper Med hjälp av denna rapport kan läraren få fram frånvaron för de ämnen eller kurser han/hon undervisar i. Frånvaron redovisas på elevnivå för varje undervisningsgrupp som läraren har i det valda ämnet. Rapporten gör sidbrytning per grupp. Lärare Grundrapporten Rapporteringsnivå på lärare visar samtliga lärares rapporteringsnivå i procent och antalet lektioner (totalt, rapporterade och ej rapporterade) under den valda perioden. Rapporten är sorterad efter stigande rapporteringsnivå. Nova Software AB juni /37