Kontroll av schema inför publicering till Skola24

Transkript

1 Kontroll av schema inför publicering till Skola24 Datum: Skola: Kontaktperson på skolan: Handläggare: Skol-ID: Kontrollpunkter Antal felaktiga poster Åtgärd 1) nödvändig 2) rekommenderas 1. Får publiceras till Skola24 är markerat under Administration - Scheman i Skola24 1 Se punkt 1 nedan 2. Skolans läsår 1 Se punkt 2 nedan 3. Lärares personnummer 1 Se punkt 3 nedan 4. Lärare som inte används i schemat 2 Se punkt 4 nedan 5. Lärares e-postadress 2 Se punkt 5 nedan 6. Elevers personnummer 1 Se punkt 6 nedan 7. Elever i mer än en klass 1 Se punkt 7 nedan 8. Elever utan namn 1 Se punkt 8 nedan 9. Elever utan schema (utan klass och grupp) 2 Se punkt 9 nedan 10. Lektioner utan elever 2 Se punkt 10 nedan 11. Lektioner med fler än 50 elever 2 Se punkt 11 nedan 12. Lektioner utan lärare 2 Se punkt 12 nedan 13. Ämnen som inte ska frånvarorapporteras i Skola24 2 Se punkt 13 nedan 14. Grupper med undervisande lärare men utan elever. 2 Se punkt 14 nedan. 15. Grupper utan undervisande lärare 2 Se punkt 15 nedan. 16. Råd och tips 2 Se punkt 16 nedan novasoftware.se november /6

2 Förklaringar 1. För att schemat ska kunna publiceras till Skola24 måste Får publiceras till Skola24 vara förbockat. Giltighetstiden måste stämma med kalendern i schemat. 2. Kontrollera att det är rätt startår och att rätt dagar ingår i läsåret. De dagar som är vita i kalendern är de som lektioner kommer att skapas för i Skola24. Lovdagar och lärarnas studiedagar ska inte ingå i läsåret. Ett normalt läsår innehåller 178 dagar för eleverna. Kontrollera även perioderna, Formulär Period. Normalt ska det inte finnas gula dagar i perioden, det betyder att dagarna inte ingår i läsåret. Gula dagar ingår inte i läsåret. 3. Ange rätt personnummer i fältet Personnummer i Tabell Lärare. Om det finns lärare med okänt personnummer, eller lärare som egentligen inte finns, t.ex. Vikarie, LärareX o.s.v. kan dessa få en skolspecifik kod av typen L123456_An, där sifferkoden är skolans ID i Skola24. Denna typ av personnummer ska endast användas i undantagsfall. Gå sedan in under Inställningar Anpassa Nationella alternativ, fliken Personnummer och ta bort bocken framför Tillåt tom inmatning för lärare novasoftware.se november /6

3 4. Lärare som har slutat eller av annan anledning inte används ska inte finnas med i schemat. Gör filter på (=tom inmatning) i fältet *Undervisar i ämne för att hitta lärare som inte har någon undervisning. Lärare Br nedan är inte kopplad till några lektioner och kan tas bort. Markera raden med lärarens namn, högerklicka och välj Ta bort. Avmarkera detta fält. 5. Fyll i lärares e-postadress i Tabell Lärare. Då är det lätt att skicka aktiveringskoder från Skola24 (det går också att komplettera med e-postadressen i Skola24) novasoftware.se november /6

4 6. Se till att alla elever har korrekta personnummer. Precis som för lärare kan elever med okänt personnummer få ett skol-id-baserat sådant. Tänk då på att ha ett system där numren för lärare och elever skiljer sig åt, t.ex. L L01 för lärare och L E01 för elever. 7. Elever kan bara vara med i en klass i Skola24. Ta fram Tabell Elev och ta bort den inaktuella klassen för eleven om något har blivit fel. 8. Elever som finns registrerade med bara personnummer och inget namn kan inte visas i listorna i Skola24. Mata in namnet eller ta bort eleven. 9. Elever utan vare sig klass eller grupp har inget schema och kan inte frånvaroregistreras. Om eleverna har slutat ska de tas bort ur schemat. Använd filter för tom inmatning för att hitta tomma rader. 10. Öppna Tabell Lektion. Klicka på knappen Egenskaper och gå till fliken Övrigt. Ta fram fältet *Faktiskt antal elever. Klicka på rubriken *Faktiskt antal elever och mata in filtret 0. De lektioner som visas saknar elever. Orsaken kan vara att det saknas klass/grupp eller att det inte finns några elever registrerade i klassen/gruppen. Se punkt 13 om lektionen inte ska frånvarorapporteras novasoftware.se november /6

5 11. Som ovan men mata in filtret >50 i fältet *Faktiskt antal elever. Orsaken till att lektioner har många elever är vanligen att grupper inte används för t.ex. språkval. Skapa en egen grupp för varje lärare och gör en lektion per lärare. Lektionerna kan placeras i ett block på samma tid i schemat. Ibland kan det vara helt rätt med många elever på en lektion, t.ex. om det handlar om en gemensam tid för ett helt arbetslag. Om många lärare är inblandade, t.ex. vid en friluftsdag med flera stationer, kan det vara enklast att använda Omvänd frånvarorapportering på gruppen i Skola24. Fel! Eleverna blir dubbelbokade Rätt! Varje lärare har en egen grupp och lektionerna bildar ett block. 12. Klicka på rubriken Lärare i Tabell Lektion och mata in filtret. De lektioner som visas saknar lärare. På lektioner utan lärare kan frånvaro bara registreras via frånvaroanmälan, eftersom ingen lärare får fram dem i sin lektionslista. Ange en lärare om detta felaktigt utelämnats och det är meningen att lektionen ska frånvarorapporteras. 13. Ämnen som inte ska frånvarorapporteras i Skola24 kan t.ex. vara Konferens och Lunch. Dessa ämnen ska inte ha en markering i fältet Novaschem frånvarotillfällen under Administration Ämnen i Skola24. Alla ämnen som tas in i Skola24 via schemat får automatiskt en markering i fältet Novaschem frånvarotillfällen. Dagen efter publicering till Skola24 behöver skoladministratören gå in under Administration Ämnen i Skola24 och ta bort bocken under Novaschem frånvarotillfällen för de ämnen som inte ska frånvarorapporteras i Skola24. För ett visst ämne behöver detta naturligtvis bara göras en gång novasoftware.se november /6

6 14. Ta fram Tabell Grupp. Klicka på knappen Egenskaper och markera fälten *Undervisande lärare och *Faktiskt antal elever. Tryck OK. Mata in följande filter: *Undervisande lärare: * och Faktiskt antal elever: 0. De grupper som visas används i schemat men saknar elever. 15. Som ovan men mata in följande filter: Undervisande lärare: och Faktiskt antal elever: >0. De grupper som visas saknar undervisande lärare, men det finns elever registrerade i gruppen. Kontrollera att rätt gruppbeteckning används i tjänstefördelningen/på lektioner, så att inte en grupp som saknar elever används i stället för den rätta gruppbeteckningen där elever finns registrerade. Detta fel kan uppstå om schemaläggaren har använt en gruppbeteckning som inte finns i elevregistret. 16. Några råd som kan hjälpa dig att utnyttja funktionerna i Skola24 på bästa sätt: Använd perioder för lektioner som inte äger rum hela läsåret, t.ex. Ht, Vt. Ange Ansvarig lärare i Tabell Klass. Ansvarig lärare kan även anges för mentorsgrupper i Tabell Grupp. De lärare som är ansvariga för en klass/grupp får på startsidan i Skola24 fram en översikt över frånvarande elever. Kontrollera enstaka individuella elevscheman så att det inte finns dubbla lektioner som kan tyda på felaktig gruppanvändning novasoftware.se november /6