Startdokument! Novaschem. Koppling Novaschem - Extens

Transkript

1 1. Förberedande arbete Innan någon överföring startas mellan Extens och Novaschem bör Extensadministratören och schemaläggaren vara överens om benämning av klasser och grupper samt lärarsignaturer. Det är också viktigt att gå igenom vilka ämnesförkortningar och kurskoder som ska användas. Om man börjar med en tom schemafil är det naturligt att alla grunddata hämtas från Extens och det finns då ingen risk för att man har olika beteckningar i de två programmen. I de fall då data redan finns i Novaschem är det nödvändigt att alla beteckningar kontrolleras och justeras innan man gör överföringen. Klasser och grupper Uppgifter som förs över: Elever ID (klass/grupp) Ingående elever Uppgifter som förs över: ID (personnummer) Namn Klass Grupper Om det redan finns elevuppgifter i Novaschem kan man välja mellan att tömma elevtabellen och importera allt, eller att endast uppdatera posterna. Uppdatering rekommenderas om det i Novaschem finns grupper som inte används i elevregistret, t.ex. halvklassgrupper. Dessa grupper påverkas inte vid en uppdatering. Vid överföring från Novaschem till Extens förs även lektionerna över. Nova Software AB 1 (7)

2 2. Arbetsgång då ny schemafil skapas i Novaschem Den arbetsgång som rekommenderas då ny schemafil skapas innefattar följande moment: 1. Gå igenom det förberedande arbetet enligt avsnitt 1. Klassbenämningar och gruppbenämningar registreras i Extens enligt det som överenskommits. Fortsätt arbetet med att placera elever i klasser och grupper i Extens. 2. Exportera klasser, grupper och ev. elever till Novaschem enligt avsnitt 3. Om schemaläggaren vill börja med schemat innan det är känt vilka elever som ska tillhöra de olika klasserna och grupperna, kan en första export/import göras direkt efter att klasser och grupper registrerats, dvs. innan eleverna har placerats. Ytterligare en överföring görs efter att eleverna placerats. Det är fullt möjligt att exportera klasser och grupper med elever endast för vissa årskurser och tills vidare föra över endast beteckningar för övriga klasser och grupper. 3. Fortsätt arbetet i Novaschem med registrering av tjänstefördelning och schemaläggning. Om behov av nya grupper uppstår under arbetet kan dessa registreras i både Novaschem och Extens. Upprepad export av elever kan göras efter förändringar. 3. Överföring av data från Extens till Novaschem Efter genomgång och eventuella ändringar av klasser, grupper och signaturer är det dags att överföra uppgifterna till schemafilen i Novaschem. Metoden för att exportera/importera data är densamma när det gäller att uppdatera och komplettera redan befintlig information i Novaschem. Export från Extens Skapa exportfil från Extens enligt leverantörens anvisningar. Nova Software AB 2 (7)

3 Inställningar i Novaschem Första gången data importeras till Novaschem måste vissa inställningar göras. Välj Inställningar Anpassa Funktioner och menyer. Markera alternativet Export/Import på fliken Visa fält/funktioner. Välj OK. Markera detta alternativ. Välj Inställningar Export/Import. Välj fliken för Extens. Klicka på knappen med tre prickar för att välja var exportfilen från Novaschem ska sparas. Ange t.ex. Mellandatabas som filnamn. Ange även sökvägen till importfilen från Extens (normalt samma som exportfilen). I fältet ID för skola (standard) skrivs enhetens beteckning i Extens. Den enhet som anges här kommer vid exporten att sättas på alla poster som saknar ID för Skola. De poster som har ett annat ID (anges i respektive tabell i Novaschem i kolumnen ID för skola) kommer att behålla det. Under Import anges beteckningar för samtliga enheter som ska importeras från Extens. Vid importen kommer de olika posterna att märkas med rätt ID för skola. Klicka här för att ange sökväg och filnamn. Här ska ID för skolans standardenhet anges. Ange vilka enheter som ska importeras här. Nova Software AB 3 (7)

4 Import till Novaschem Spara schemafilen med ett nytt namn. Välj Arkiv Import Extens. Data läses in från importfilen och resultatet visas i ett nytt fönster. Siffrorna anger hur många nya poster som finns att importera till respektive tabell. Ta bort bocken om du inte vill importera elever. Alla nya data är markerade för import. Ta bort markeringen för respektive tabell om du av någon anledning inte vill importera den. Välj OK. Öppna Tabell Elev. Om klasser och grupper importerats med elever ska klass- och grupptillhörighet nu finnas registrerat i elevtabellen. Möjlighet att detaljstyra vilka data som läses ut till exportfil eller in från importfil finns i alla tabeller i Novaschem. Fältet Exportera ej används för att ange att data inte ska exporteras till Extens. Markera en eller flera poster, högerklicka och välj Exportera ej. Markera vilken export som inte ska utföras. Fältet Ägare fungerar på motsvarande sätt vid import. Om t.ex. Novaschem anges som Ägare kommer posten inte att uppdateras vid en import från elevregistret. Fältet ID för skola styr både import och export för den valda enheten. Detta är användbart om man i samma schemafil har två olika enheter med olika ID i Extens. Nova Software AB 4 (7)

5 4. Förändringar under pågående läsår Nya elever tillkommer och andra elever slutar. Elever byter klasser och grupper. Personuppgifter och klassplacering registreras i Extens och förs över till Novaschem. Gruppbyten kan i princip registreras i båda programmen men i de flesta fall är det lämpligt att även dessa bokförs i Extens och exporteras till Novaschem. Det kan vara lämpligt att upprepa överföringen t.ex. en gång per vecka för att hålla klasser och grupper uppdaterade. Om man byter namn på t.ex. en grupp, eller ändrar personnumret på en elev, finns det risk att detta vid importen noteras som en borttagen och en ny post. Se därför till att alla byten av personnummer och klass-/gruppnamn görs i båda programmen före importen. Import till Novaschem vid uppdatering Importen kan upprepas när behov finns av att uppdatera elevtabellen i Novaschem. Nya elever läggs till, namnbyten registreras och elevers byten av klasser och grupper verkställs. Välj Arkiv Import Extens. Data läses in från importfilen och resultatet visas i ett nytt fönster. I detta fall finns två nya elever att importera. Vid lektionskontrollen kan det hända att programmet upptäcker felaktigheter i schemat. Det vanligaste felet är att en elev finns med i två grupper som har lektion samtidigt. Programmet tar emot alla data men sätter en markering vid Ignorera alla villkor för de felaktiga lektionerna. Samtliga fel redovisas i körjournalen. Det är mycket viktigt att alla fel rättas och att felmarkeringen tas bort. Nova Software AB 5 (7)

6 5. Överföring från Novaschem till Extens Data går att föra över även i motsatt riktning, från Novaschem till Extens. Även lektionerna förs då över, vilket är en förutsättning för att man ska kunna använda ett frånvaroregistreringssystem som är knutet till Extens. Tänk på Välj Arkiv Export Extens. Kontrollera att sökväg och namn på exportfilen är riktiga och att standardvärdet för ID för skola är korrekt. Tryck Nästa. Om vissa lektioner inte ska exporteras, kan man ange Extens i kolumnen Exportera ej i lektionstabellen. Kolumnen Exportera ej finns i alla berörda tabeller. Om t.ex. alla lektioner i ett ämne ska stoppas vid exporten, kan man i stället ange i ämnestabellen att ämnet inte ska exporteras. Om en grupp byter beteckning efter att grupperna har förts över från Extens till Novaschem måste ändringen göras i båda programmen för att överföringen säkert ska fungera. I Novaschem kan den ändrade uppgiften annars komma att registreras som en ny post. Den nya gruppen har ingen koppling till lektioner och elevernas scheman kommer inte att visas korrekt. Elever som slutar och tas bort i Extens kommer att finnas kvar i elevtabellen i Novaschem men utan klasstillhörighet. Ta bort dem efter importen. Ändra aldrig ämnesförkortning för befintliga ämnen i Extens. Om ämnen inte stämmer överens ska ändringen göras i Novaschem eller nya ämnen registreras i Extens. Om en lärare undervisar elever från mer än en klass ska gruppbeteckning användas i Novaschem. Grupper ska också användas för alla lektioner där klassen på något sätt delas upp. Grupper kan registreras och ändras i valfritt system men eleverna måste klassplaceras i Extens. Vanligen är det mest praktiskt att alla ändringar av klasser och grupper görs i Extens när läsåret startat. Under alla omständigheter ska man vara konsekvent, så att inte samma typ av ändring görs omväxlande i det ena och det andra systemet. Nova Software AB 6 (7)

7 Ha för vana att i Novaschem rensa bort inaktuella tabelldata. Ta bort grupper och ämnen som inte används. Radera lärare och elever som slutar. De lektioner som får felmarkering vid import måste korrigeras. När felen är rättade kan villkoren enkelt återställas med hjälp av funktionen Verktyg Återställ ignorerade villkor. Gör denna återställning efter varje import. Nova Software AB 7 (7)