Skola24 Schema. Integration grunddata, version 1.2

Transkript

1 Skola24 Schema Integration grunddata, version 1.2

2 Introduktion Skola24 Schema är försett med en funktion för integration av grunddata mellan Barn- och Elevregistret (BER) och Skola24 Schema (SCHEMA) via Skola24. I det enskilda schemat är det möjligt att slå av och på funktionen för integration. Funktionen innebär att SCHEMA kontinuerligt tar till sig grunddata från BER via Skola24-databasen. För dessa grunddata betraktas BER som master, och därför är denna informationsmängd inte möjlig att förändra i schemat. För att det skall vara möjligt att publicera schemat krävs att schemat är uppdaterat med senaste data från BER. Från huvudregeln att BER är master finns vissa undantag: Nya ämnen kan läggas till i SCHEMA och ges en markering som ett specialämne. Specialämnen kan användas på lektioner, dock inte på lektioner som ska frånvarorapporteras i Skola24. Se utförligare information om ämnen nedan. Nya grupper kan också läggas till i SCHEMA. Dessa nya grupper kan vara av olika typ beroende på vad de ska användas till. Se utförligare information om grupper nedan. o Grupper av typen Undervisning o Grupper av typen Schema o Grupper som saknar grupptyp Integration av/på Det är möjligt att för ett schema slå av och på integrationen. Detta görs med Verktyg Integration grunddata. Denna ändring kan bara göras då schemat är låst (Arkiv Schema låst, en bock framför menyalternativet indikerar låst schema). Då funktionen är avslagen innebär det att ingen uppdatering av grunddata görs och att alla fält är skrivbara. Då ett schema skapas är integrationen från början avslagen. Grunddata Med grunddata avses t.ex. program, årskurs, ämnen, kurskoder, lärare, elever, grupper och klasser. En komplett förteckning hittas i bilaga 2 och bilaga 3 längre ned i dokumentet. När integrationen är påslagen är de fält som uppdateras från BER gråmarkerade i tabeller och formulär och är inte skrivbara. Samma gråmarkering används även för de vanliga beräknade fälten. Det går inte att lägga till nya poster med undantag för grupper och ämnen. Innehållet i dessa kolumner hämtas från BER och kan inte ändras. Nova Software AB februari /15

3 Tjänstefördelning I tjänstefördelnings- och lektionstabellerna kombineras olika typer av grunddata; på en tjänstefördelningspost finns normalt ämne, eventuellt kurskod, klass/grupp, lärare och ett mått på undervisningstiden. I tjänstefördelningen finns ursprungliga rader som stämmer överens med timplanernas innehåll. Dessa ursprungliga rader kommuniceras via BER till andra delar av skolplattformen. De används t.ex. som underlag för skriftliga omdömen och betyg. Vid bearbetningen av tjänstefördelningen i Skola24 Schema kan dessa vid behov kompletteras med ersättningsrader. Dessa kan ha två olika funktioner: Att fördela resurstid vid halvklassundervisning Att ersätta ursprungliga rader i olika ämnen eller kurser med ett samlingsämne, t.ex.: Biologi, fysik och kemi ersätts med ämnet NO Flera kurser i byggteknik ersätts med ett karaktärsämne som schemaläggs heldagar och där lärare och elever arbetar flexibelt med olika kurser. Ursprunglig rad som exporteras till olika delsystem i skolplattformen Tre ersättningsrader som utgör underlag för schemaläggningen Se vidare Bilaga 1 för mer information om tjänstefördelning och ersättningsrader. Nova Software AB februari /15

4 Grunddata specialfall Ämnen Vid schemaarbetet kan tre olika typer av ämnen användas: Officiella ämnen, schemaämnen och specialämnen. Ett fält i ämnestabellen visar om ämnet är officiellt eller inte. Officiella ämnen är Skolverkets officiella ämnen som används vid betygssättning. Officiella ämnen läses in från BER och kan inte registreras i SCHEMA. Schemaämnen är andra ämnen som inte är officiella, men som registreras i BER för att kunna användas inom skolplattformen. Alla ämnen som ska användas på lektioner som ska frånvarorapporteras måste finnas i BER. Exempel på sådana ämnen kan vara Temaarbete, Mentorstid, Praktik m.m. Specialämnen är alla övriga ämnen. I SCHEMA finns förberett tre olika typer av specialämnen, Lunch, Rastvakt och Arbetstid. Ytterligare specialämnen kan registreras manuellt. Ämnet markeras som Specialämne här! Nya ämnen som skapas i SCHEMA får automatiskt inställningen Specialämne markerad. I ämnestabellen visas specialämnen med gul färg. Specialämnen kan aldrig vara officiella. Konferens är exempel på ett ämne som inte ska frånvarorapporteras. Nova Software AB februari /15

5 Kurskoder (gäller ej grundskola) Kurskoder finns endast av två slag: Officiella kurskoder är Skolverkets kurser som används vid betygssättning mm.. Schemakurser är inga riktiga kurser, men måste registreras i BER för att kunna användas inom skolplattformen. Alla kurser/ämnen som ska användas på lektioner som ska frånvarorapporteras måste finnas i BER. Exempel på sådana kurser kan vara Karaktärsämne för Bygg- eller Fordonsprogrammen, Mentorstid, APL m.m. Schemakurserna kopplas i BER till ett Schemaämne. Schemaläggaren kan inte registrera nya kurskoder, utan alla hämtas från BER. Vid publicering av tjänstefördelning finns krav på att kurskod måste finnas på alla rader som ska exporteras till BER. OBS! Endast för specialämnen är det tillåtet att det saknas kurskod i tjänstefördelningen. Grupper Olika typer av grupper kan finnas i SCHEMA och hanteras på olika sätt vid integration med BER. Vi skiljer på tre slags grupper: Undervisningsgrupper, Schemagrupper och grupper som saknar grupptyp. Undervisningsgrupper (kursgrupper/ämnesgrupper). Detta är grupper som används på ursprungliga rader i tjänstefördelningen ihop med officiella ämnen och kurskoder och som används vid betygssättning. Grupper som skapas i BER och läses över till schemat får alltid grupptypen Undervisningsgrupp. De kan också skapas i SCHEMA, och läggs då till i BER vid publicering av schemat. Efter publicering kan de endast ändras i BER. Schemagrupper är andra grupper som används i schemat, men inte på ursprungliga rader i tjänstefördelningen. De kan användas på ersättningsrader i tjänstefördelningen, t.ex. vid halvklassundervisning. Grupperna används på lektioner och ska frånvarorapporteras. De skapas och kan ändras under schemaläggningen för olika behov. Exempel på sådana grupper kan vara delgrupper och en-elevsgrupper. Övriga grupper är grupper som inte används på lektioner, och inte heller på tjänstefördelningsposter som ska delas med andra system. De kan användas i tjänstefördelningen tillsammans med specialämnen. Statistikgrupper hör till denna typ av grupper, liksom vissa grupper som används internt för kostnadsberäkningar. Alla grupper som skapats i SCHEMA saknar grupptyp så länge de inte används till något. Grupperna ska inte läsas över till BER, men de ska över till Skola24:s tabeller, eftersom det ska gå att ta fram frånvarorapporter för dem. Grupper som skapats i schemat är redigeringsbara tills de lagts till i BER vid en publicering. Vid publiceringen identifieras de automatiskt med rätt grupptyp. I grupptabellen finns nya fält som har betydelse för integrationen och användningen av grupper: Grupptyp Fält som anger vilken typ gruppen har i BER och/eller SCHEMA *Grupptyp (ber.) Fält som anger beräknad grupptyp utifrån användning Startdatum Första datum för gruppens giltighetstid i BER Slutdatum Sista datum för gruppens giltighetstid i BER Kurskod Kurskod som gruppen kopplas till i BER Ämne Ämne som gruppen kopplas till i BER Planerad lärare Undervisande lärare som gruppen kopplas till i BER Nova Software AB februari /15

6 Beroende på hur gruppen används i tjänstefördelning och på lektioner kommer den automatiskt att få en beräknad grupptyp i fältet *Grupptyp (ber.). Det är även möjligt att manuellt ange grupptyp Undervisning eller Schema i fältet Grupptyp för grupper som ännu inte har exporterats till BER i samband med en publicering. Fälten Startdatum och Slutdatum anger gruppens giltighetstid i BER. Den tjänstefördelning man skapar för en grupp ska ligga inom gruppens giltighetstid. Grupper som inte används saknar grupptyp. Grupptypen Schema används för bl.a. delgrupper. När tjänstefördelning skapas för en grupp som har koppling till kurskod/ämne i BER kommer det endast att vara möjligt att använda den angivna kurskoden/ämnet. Om en undervisande lärare anges för gruppen i BER kommer den att väljas som förslag i tjänstefördelningen, men det är möjligt att byta till en annan lärare i SCHEMA. Kurskod och ämne är låst om det finns angivet för gruppen i BER. Lärare kan vid behov ändras. Nova Software AB februari /15

7 Skolform För att det ska vara möjligt att föra över schemainformation till BER och andra delsystem måste skolform anges för alla grupper. I Tabell Skolform visas beteckning för samtliga skolformer som används inom skolplattformen. De grupper som skapats i BER har redan en skolform angiven. Gör på följande sätt för att se till att alla nya grupper som skapats i schemat har en skolform registrerad. Välj Inställningar Generellt Standardvärde. I fältet Skolform väljs den skolform som flertalet nya grupper ska ha. Ta fram Tabell Grupp och klicka på Egenskaper. Markera fälten *Skolform (ber) och Skolform och klicka på OK. I det beräknade fältet visas nu standardvärdet för skolform på alla nya grupper. Om någon grupp ska ha en annan skolform matas denna in i det skrivbara fältet Skolform. Om skolform saknas för någon grupp kommer det inte att vara tillåtet att publicera schemat. Sekretessmarkering För elever och lärare läses sekretessmarkering in från BER. Personer med sekretessmarkering visas inte i tabeller eller andra vyer med standardinställningen aktiv. Välj Verktyg Visa sekretess för att se sekretessmarkerade personer. Vyer där sekretess förekommer markeras med en röd varningssymbol och personerna visas med röd textfärg. Valet att visa sekretessmarkerade uppgifter ligger inte kvar utan måste aktivt väljas vid varje ny session. Uppdateringsflöde Med jämna mellanrum hämtas uppdaterade grunddata från BER. Den automatiska uppdateringen sker med ett visst förutbestämt intervall och utförs när någon användare har det aktuella schemat öppet. Ingen uppdatering sker alltså i scheman som ingen användare har öppet. Användaren kommer att se uppdateringen som en progress bar med en varaktighet som beror på hur stor datamängd som behöver uppdateras. Vid första importen kan detta ta tid. Det går också att manuellt genomföra en uppdatering genom att gå till Arkiv Import Uppdatera grunddata. Detta har samma effekt som den automatiska uppdateringen. Det innebär dock inte att nya data hämtas från BER utan bara att data hämtas från Skola24-databasen. Det går inte att påverka när Skola24-databasen i sin tur importerar från BER. Därmed går det inte att manuellt framtvinga ett flöde där import först sker från BER till Skola24 och sedan vidare till schemat. Nova Software AB februari /15

8 Borttagenmarkering Schemaläggaren baserar sin schemaläggning på de grunddata som importerats. Om det vid en uppdatering av grunddata finns data i SCHEMA som inte finns i BER, försvinner de inte automatiskt från SCHEMA, och inte heller från Skola24-databasen. Istället markeras sådana data som borttagna (med undantag för sådana grupper och ämnen som det är tillåtet att skapa i SCHEMA) och schemaläggaren får då lösa den situation som uppstått. Ett exempel på detta är att en lärare som är bokad på en lektion tas bort via uppdatering av grunddata. Istället för att helt tas bort markeras läraren som borttagen så att schemaläggaren görs uppmärksam på att något måste göras åt situationen. Det går inte att publicera schemat om det innehåller grunddata som är markerade som borttagna. Posterna med borttagenmarkering markeras som röda i tabeller. Statusrapporten (Rapport Status) visar också vilka poster som är markerade för borttagning (visas även av publiceringen, se nedan). I tabellerna finns ett fält Borttagen som har värdet 1 för borttagna poster och 0 för övriga. Detta underlättar genom att man kan använda ett filter då poster behöver rensas bort. Läraren IsLa finns inte i BER för det aktuella läsåret. Under denna rubrik listas data som markerats för borttagning. Nova Software AB februari /15

9 Publicering Publicering kan enbart ske då integrationen är påslagen och inga poster i schemat är markerade som borttagna. Annars stoppas publiceringen. I fallet då det finns borttagna data visar publiceringsrapporten vilka poster som är markerade som borttagna och måste åtgärdas innan publiceringen kan ske. Här listas poster som är markerade för borttagning. Publiceringen inleds alltid med en uppdatering av grunddata för att ha en så aktuell bild som möjligt vid publiceringstillfället. Att dessa krav finns på publiceringen beror på att de data som publiceras vid ett givet tillfälle måste baseras på en giltig och aktuell uppsättning grunddata från Skola24-databasen/BER. Vissa av de fel som kan visas i publiceringsrapporten har att göra med felaktiga inmatningar i tjänstefördelningen. I Tabell Tjänstefördelning finns ett fält som visar eventuella fel på en rad. Välj Egenskaper i tabellen och markera fältet *Fel som finns på fliken Övrigt. Nova Software AB februari /15

10 Bilaga 1 Ersättningsrader Fördela tid på halvgrupper Kemi ska ha lektioner i både hel- och halvklass. Varje elev ska ha 80 timmar i kursen KEMKEM01 och av dessa ska 20 timmar vara i halvklass. Läraren ska alltså totalt undervisa klassen i 100 timmar. I tjänstefördelningen registreras 80 i fältet Total tid (tim) och 20 i fältet Resurs (Total tid). Tre nya rader skapas: en rad med 60 tim i helklass och två rader med 20 tim för varje halvklassgrupp. När man sedan skapar lektioner kommer de tre nya raderna att ge tre lektioner, en för hela klassen samt en lektion för varje halvgrupp. Den ursprungliga raden schemaläggs inte utan fungerar enbart som tjänstefördelning. Leta rätt på de berörda raderna i tjänstefördelningen och markera dem. Högerklicka på någon av raderna och välj Fördela resurs på halvgrupp. Skapa ersättningsrad "Skapa gruppering med ersättningsrad" gör det möjligt att samla ett antal kurser/ämnen under ett samlingsämne. Denna metod kan t.ex. användas när man inom ett arbetslag integrerar undervisningen i flera kurser. I detta exempel ska klassen HA1 integrera undervisningen i kurserna Information och kommunikation 1 samt Servicekunskap. Den fiktiva kursbeteckning man vill använda måste i förväg registreras i BER som Schemakurs. Leta rätt på de två raderna i tjänstefördelningen och markera dem. Tryck höger musknapp på någon av raderna och välj Skapa gruppering Med ersättningsrad. I listan med kurskoder väljs den kurskod man vill använda på lektionerna. Klicka på Slutför. Nu grupperas de båda tjänstefördelningsraderna och dessutom skapas en ny rad med samlingsämnet HAkar vars totala tid är summan av de ingående delarna. Det är den nya raden som kommer att schemaläggas. Samtidigt finns uppgiften om vilka kurser som ingår i lektionen kvar i tjänstefördelningen. Nova Software AB februari /15

11 Bilaga 2. Ej skrivbara fält När integrationen är påslagen kan följande data inte ändras/läggas till/tas bort i tabeller eller formulär för grunddata, med de undantag som gäller för grupp och ämne och som beskrivits ovan: Kurskod ID, Kursnamn, Poäng, Ämne Program ID Ämne ID, Klartext Lärare ID (signatur), Personnummer, Förnamn, Efternamn, E-post, Telefon, Sekretess Klass/Grupp ID, Ansvarig lärare, Elever, Skolform, Kurskod, Ämne, Planerad lärare, Grupptyp, Startdatum, Slutdatum Elev ID (personnummer), Förnamn, Efternamn, E-post, Telefon, Klass, Grupp, Sekretess, Årskurs, Skolform, Skolenhet, Program Skolenhet ID Skolform ID, Klartext Årskurs ID Nova Software AB februari /15

12 Information från BER Skola24 hämtar in nedanstående uppgifter från BER. De flesta uppgifter är synliga i användargränssnittet i Skola24 Schema, några finns endast i tabeller i Skola24. Begrepp Källa Beskrivning Exempel Bilaga 3. Skola En skola benämns Enhet i BER. Vi läser in alla enheter med kommunkod 180 och kommunal regi ( municipal ). Skola: Skol-ID Sourcedid.id Unik identifierare för enheten {251E05FB-F19E BA2E- A9DF0964F81B} Skola: Skola Description.short Skolans/enhetens fullständiga namn Bromma gymnasium Schooltype schooltype Skolans skolformer (anges för elev, grupp) GY Person: GUID Sourcedid.id Unik identifierare för personen { A95C- 445A-972C- 0B6C5D3902CA} Person: Personnummer Userid.value Personnummer med 12 tecken Person: Förnamn Name.n.given Personens förnamn Kim Person: Efternamn Name.n.partname/family Personens efternamn Persson Person: E-post Personens e-postadress kim@stockholm.se Person: Telefon tel Personens telefonnummer Person: Sekretess Person.privacy Sekretessmarkerad av Skatteverket True/false Skolenhet: Skolenhetskod schoolunitcode Skolenhetskoder för skolans skolenheter Skolenhet: Personnummer Member.role.roletype - principal Personnummer för skolenhetens rektor Nova Software AB februari /15

13 Begrepp Källa Beskrivning Exempel Klass/Grupp De grupper som läses in är de som har grupptyp Class, EducationGroup eller Department GUID Sourcedid.id Unik identifierare för klassen ID description.short Klassens namn 9A Klass grouptype.typevalue Anger om gruppen har grupptypen Class True/false Grupptyp grouptype.typevalue Anger om gruppen har grupptypen Undervisning, Schema eller Omsorgsavdelning EducationGroup ScheduleGroup Department Startdatum timeframe.begin Anger när gruppens verksamhet är tänkt att starta Slutdatum timeframe.end Anger när gruppens verksamhet är tänkt att sluta Ansvarig lärare member.role.roletype - Responsible Klasslärare eller annan ansvarig lärare för klassen Elever member.role.roletype - Student Anger vilka elever som ingår I gruppen Årskurs Schoolyear Elevens läsår anges i relationen klass/elev 9 Program programcode Elevens program anges i relation klass/elev: de fem första tecknen i studievägskoden NANAT Ämne Elevens ämne anges i relationen grupp/elev SVA Kurskod Elevens kurskod anges i relationen grupp/elev MATMAT01c Planerad lärare member.role.roletype Instructor/GradeAuthority Gruppens undervisande lärare Vuxenkontakt: Personnr. elev Vuxenkontakt: Förälder ContactGroup Description.short ContactGroup member.role.roletype - Guardian /OtherResponsible/ Contact Elevens personnummer Unik identifierare för vuxenkontakten Nova Software AB februari /15

14 undervisande personal Begrepp Källa Beskrivning Exempel Lärare Som lärare uppfattas alla med kategorin Undervisande personal (TeachingPersonnel) i. GUID Person.id Unik identifierare för personen { A95C- 445A-972C- 0B6C5D3902CA} Personnummer Person.personid Personnummer med 12 tecken Signatur Person.employment.signature Signatur för lärare och annan skolpersonal KPER Förnamn Person.firstname Personens förnamn Kim Efternamn Person.middlename/lastname Personens efternamn Persson Telefon Person.employment.phone Personens telefonnummer E-post Person.employment. Personens e-postadress Sekretess Person.privacy Sekretessmarkerad av Skatteverket True/false Nova Software AB februari /15

15 ämnen och kurser Begrepp Källa Beskrivning Exempel Ämne: ID Subject.code Ämneskod för ämnen som används inom skolformerna: Grundskola (GR) Grundsär (S) EN, SVA Ämne: Klartext Ämnets namn i klartext Engelska Subject.name Ämne: Officiellt Subjects.officialsubject Anger om ämnet är ett officiellt ämne från Skolverket True/false Kurs: Kurskod Course.code Kurskod för kurser som används inom skolformerna: Gymnasieskola (GY) Gymnasiesärskola (GS) Vuxenutbildning (KV) Yrkeshögskola (YH) SFI (SF) Särvux (SV) ENGENG05 Kurs: Kursnamn Kurs: Poäng Course.name Course.points Kursens namn Engelska 5 Kursens poängtal 100 Kurs: Ämne Course.subjectcode Kod för det ämne kursen hör till (visas i kurskodstabellen och ämnestabellen) ENG Kurs: Ämnesnamn Course.subjectname Namn för det ämne kursen hör till (visas endast i ämnestabellen) Engelska Kurs: Officiellt Courses.officialcourse Anger om kursen är en officiell kurs från Skolverket True/false Nova Software AB februari /15