Användarhandbok Frånvaro/Närvaro Stockholms Skolplattform

Transkript

1 Användarhandbok Frånvaro/Närvaro Stockholms Skolplattform Innehåll Produktbeskrivning... 2 Funktionsbeskrivning... 2 Funktionsområde... 2 Frånvaroanmälan... 2 Rapportera lektion... 2 Ledighetsansökan... 3 Sammanställningar... 3 Praktik... 4 Tjänster... 4 Aggregerad frånvaro... 4 Meddelandetjänst... 4 Import av organisationsunderlag... 4 Import av lektionsunderlag... 4 Systemadministration... 5 Administration av roller... 5 Administration av frånvaroanledningar... 5 Administration av kommentarer... 5 Administration av visning av elevschema... 5 Konfigurationsbeskrivning... 6 Allmänt... 6 Frånvaro... 6 Frånvaromeddelande... 7 Fritext... 7 Schema... 7 Ledighetsansökan support@novasoftware.se april /7

2 Produktbeskrivning Frånvaro/närvaro-systemets huvudfunktionalitet är att lärare rapporterar närvaro/frånvaro för elever på sina lektioner. Vårdnadshavare kan anmäla frånvaro för sina barn, ta del av frånvaro via meddelande, ta del av sammanställningar för sina barn samt göra ansökan om ledighet som rektor beviljar/avslår. Skolpersonal kan ta ut sammanställningar för elever, totalt eller per ämne/kurs. Frånvaro/närvaro är beroende av organisationsdata från Barn- och elevregistret och schemainformation från Schema. Produkten består av två huvudsakliga webbapplikationer där den ena utgör de gränssnitt som används av vårdnadshavare, elever och lärare i det dagliga arbetet. Den andra webbapplikationen används till att få ut större frånvarosammanställningar samt att konfigurera lösningen i rollen som administratör. Funktionsbeskrivning FUNKTIONSOMRÅDE Frånvaroanmälan Frånvaroanmälan kan göras direkt från hemmet av vårdnadshavare eller elev (beroende av inställning) samt av skolpersonal. När en frånvaroanmälan registreras i systemet får den genomslag direkt på elevens befintliga lektioner för dagen, även på andra skolor som eleven har undervisning på. All rapporterad frånvaro för eleven uppdateras med den anmälda frånvaron så att en elev som har anmälts som frånvarande med giltig anledning inte behåller ogiltig frånvaro som rapporterats innan anmälan hann komma in. En frånvaroanmälan kan även göras för kommande dagar (beroende av inställningar för elev och vårdnadshavare), hela dagar eller del av dag. Efter en genomförd frånvaroanmälan informeras vårdnadshavare via sms eller e-post (beroende av inställning per skola). Lärare och annan skolpersonal kan även frånvaroanmäla skolans elever, lärare dock endast sina mentors- och undervisningsgrupper. Skolpersonal har möjlighet att frånvaroanmäla en/flera grupper/klasser för studiebesök o.d. så att alla elever i gruppen registreras som frånvarande på lektionen med samma frånvaroanledning utan att registreringen behöver göras på varje elev. Rapportera lektion Lärare kan rapportera frånvaro/närvaro för de elever som är kopplade till ett lektionstillfälle. Rapportering sker i anslutning till lektionstillfället eller senare. Lektioner i SCHEMA ligger till grund för lektionstillfällen som resp. lärare ska rapportera. För resp. lärare framgår det tydligt vilka lektioner som inte är rapporterade samt om det finns anmäld frånvaro på någon elev. Lärare kan välja frånvaroanledning, frånvarotid samt eventuellt från vilken tid eleven varit frånvarande. Skoladministratör och Kanslist kan rapportera lektioner för samtliga lärare på skolan. En lärare kan vara vikarie för en annan lärare och kan i så fall rapportera alla lektioner för läraren. Frånvaromeddelande kan skickas till vårdnadshavare och myndig elev om elev rapporteras som frånvarande på en lektion med en frånvaroanledning som genererar utskick. Möjlighet att använda frånvaromeddelande aktiveras per skola. När ett meddelande skickas såsom typ av innehåll ställs in per skola support@novasoftware.se april /7

3 Ledighetsansökan Föräldrar och myndiga elever kan för valfri period göra en ledighetsansökan via systemet. Rektor och ansvarig lärare notifieras vid en ansökan. Ansökan registreras som godkänd ledighet efter att rektor har beviljat ledigheten och en frånvaroanmälan skapas automatiskt för berörda dagar. Vid en ej beviljad ledighet skapas ingen frånvaroanmälan. Vid behandling av en ansökan kan rektor/ansvarig lärare välja att skicka beslutet via sms eller e-post. Ansvarig lärare har möjlighet att lämna utlåtande till rektor angående en ansökan. Det finns möjlighet att delegera ansvaret för ledigheter till ansvarig lärare upptill ett valbart antal dagar per läsår. Möjligheten att använda Ledighetsansökan aktiveras per skola. Sammanställningar Sammanställningar för att följa upp närvaro eller frånvaro för enskild elev eller grupp. Sammanställningar för elev finns för frånvaro totalt såsom uppdelat per ämne/kurs utifrån vald tidsperiod. Det finns möjligheter att anpassa befintliga sammanställningar genom olika urval och konfigureringar såsom att visa elever med mer frånvaro över ett valt procentvärde. Såväl elev som vårdnadshavare samt skolpersonal ska kunna ta del av översikter. Åtkomst till elever styrs av de kopplingar som finns i schemat och i BER. Översikter kan även framställas i format lämpat för exporter till andra system samt för utskrift. SAMMANSTÄLLNINGAR ELEV Grafisk översikt för elev Frånvaro totalt Närvaro totalt Frånvaro per ämne/kurskod Närvaro per ämne/kurskod Frånvarostatistik för lärares grupper Frånvaroanmälan per elev (elev/klass/skola) SAMMANSTÄLLNINGAR GRUPP/KLASS Grafisk översikt för klass/grupp Frånvaro totalt för grupp/klass VERKSAMHET Rapporteringsnivå på lärare support@novasoftware.se april /7

4 Praktik Handledaren på elevens praktikplats rapporterar via SMS till ansvarig lärare på skolan elevens närvaro/frånvaro under praktikperioden. Registreringen sker dagligen och närvaron/frånvaron läggs som en kommentar på elevens praktikpass. Ordinarie lärare på skolan slutför närvaro/frånvarorapporteringen. Är eleven frånvaroanmäld aviseras handledaren på praktiken via SMS och ingen ytterligare rapportering för behöver göras. TJÄNSTER Lösningen innehåller tjänster för att kunna ta emot och lämna information som behövs inom området frånvaro och närvaro. Aggregerad frånvaro Lösningen har en tjänst för att leverera aggregerade nyckeltal kring frånvaro för en enskild elev givet ett specifikt tidsintervall. Tjänsten är designad för att kunna hämta en specificerad lista med personer per tjänsteanrop. Meddelandetjänst Läsningen har en tjänst för att skicka ut SMS/Epost som frånvaroaviseringar. Nova Softwares tjänst använder sig i sin tur av en tjänst i SOA-plattformen för att skicka ut meddelanden. Nova Softwares lösning tar emot en bekräftelse efter det att en frånvaroavisering har nått mottagaren. Bekräftelsen används i frånvaro/närvaro-lösningen för att markera att en vårdnadshavare har fått en frånvaroavisering. Import av organisationsunderlag Frånvaro/Närvaro-lösningen har tjänster för att kunna ta emot fullimporter samt deltaextrakt från barn och elevregistret. Import av lektionsunderlag Lösningen har en tjänst för att ta emot (nattlig publicering) lektionsunderlag för frånvaro/närvarorapportering från Skola24 Schema support@novasoftware.se april /7

5 Systemadministration En separat webbapplikation som är integrerad i Skola24 webbplattform används för administration samt för grundinställningar av systemet. Denna webbapplikation riktar sig till rollerna domänadministratör (Kommunadministratör) samt Skoladministratör. ADMINISTRATION AV ROLLER Skoladministratör (av Kommunadministratör) Kanslist (av Skoladministratör) Schemaläggare (av Skoladministratör) ADMINISTRATION AV FRÅNVAROANLEDNINGAR Staden bestämmer centralt vilka frånvaroanledningar som ska användas av alla och vilka anledningar som är valbara för respektive skola. Kommunadministratör administrerar vilka frånvaroanledningar som finns för staden samt vilka anledningar som ska vara valbara per skola av Skoladministratör. En frånvaroanledning definieras utifrån kriterierna nedan. Frånvaro om anledningen ska räknas som frånvaro Anmäld om anledningen ska räknas som anmäld eller ej anmäld Ej obligatorisk om anledningen inte ska beräknas (ingen frånvaro eller Valbar för skolpersonal om anledningen ska vara valbar för skolpersonal Valbar för förälder om anledningen ska vara valbar för förälder Valbar för elev om anledningen ska vara valbar för elev Skicka meddelande om anledningen ska generera utskick av frånvaromeddelande Administreras via Administration Frånvaroanledningar. ADMINISTRATION AV KOMMENTARER Staden bestämmer centralt vilka fasta kommentarer som ska användas av alla och vilka kommentarer som är valbara för respektive skola. Kommunadministratör administrerar vilka kommentarer som finns för staden samt vilka som ska vara valbara per skola av Skoladministratör. Administreras via Administration Kommentarer. Användning av fasta kommentarer är beroende av inställning, se nästa avsnitt, Konfigurationsbeskrivning. ADMINISTRATION AV VISNING AV ELEVSCHEMA Dölj individuella elevschema Administreras via Administration Elever support@novasoftware.se april /7

6 Konfigurationsbeskrivning Systemet ställs in på olika nivåer beroende på funktion. Inställningar görs av Kommunadministratör och/eller Skoladministratör. ALLMÄNT Behörighet: Nova Software Aktivering av funktion Frånvaro (förvald på) SMS som frånvaromeddelande (förvald på) SCHEMA (förvald på) Ledighetsansökan (förvald av) Behörighet: Kommunadministratör Aktivera åtkomst för frånvaro/närvaro Vårdnadshavare (förvald av) Elev (förvald av) FRÅNVARO Antal dagar öppna för frånvarorapportering (21 förvald) Antal dagar framåt som vårdnadshavare eller elev kan frånvaroanmäla (0 förvald) Frånvaroanmälan för vårdnadshavare och elever Aktivera för vårdnadshavare (förvald av) Aktivera för elev (förvald av) o Avstängd (förvald) o Aktiverad o Myndig elev support@novasoftware.se april /7

7 FRÅNVAROMEDDELANDE Aktivera frånvaromeddelande (förvald av) När utskick sker Direkt vid rapportering (förvald) Efter elevens första lektion med frånvaro Efter elevens sista lektion med frånvaro Efter klockan X om det finns frånvaro Innehåll i meddelande Datum och skola (förvald) Datum, skola, klass, lektionstid och frånvarotid Datum, skola, klass, elev, lektionstid, ämne/kurs, (lärare), frånvarotid, anledning, (rapportör och roll) Text inom parantes gäller ej för SMS-utskick. Innehåll i e-postmeddelande Avsändare vid e-post Avsändare vid SMS FRITEXT Behörighet: Kommunadministratör Aktivera kommentar per skola Inga kommentarer (förvald) Förvalda kommentarer Fritextkommentarer SCHEMA Aktivera schemavisaren (förvald på) Visa individuella elevscheman (förvald av) LEDIGHETSANSÖKAN Antal dagar som rektor kan delegera ansvar (0 förvalt) support@novasoftware.se april /7