2. Rapportera. Dokumentnamn: Handlingsprogram för patientsäkerhet inklusive avvikelsehantering. Dokumenttyp: Adm PM

Transkript

1 Anna Kullberg, ssamordnare Handlingsprogram för inklusive avvikelsehantering Mag-tarmmedicinska kliniken 1 Identifiera 2 Rapportera 3 Fastställa och åtgärda orsaker 4 Utvärdera åtgärdernas effekt 5 Sammanställa och återföra erfarenheter 1. Identifiera Risk/avvikelse Handlingsprogrammet syftar till att identifiera: En icke förväntad händelse eller observation i verksamheten som medfört eller skulle kunna medföra skada för patient, närstående, medarbetare, utrustning eller organisation (LiÖ:s förklaring av avvikelse och risk). Specifika tillägg: Avvikelser på MT-kliniken rapporteras av medarbetarna mot ovanstående och detta kommer att förtydligas och implementeras under det närmaste året. Syftet är att avvikelsehanteringen ska fokusera på skador eller risker för skador på patienter och medarbetare och att avvikelser inte ska rapporteras för sådant som anses vara strul i den dagliga verksamheten. Dessa ska rapporteras och tas upp på APT, resursgruppsmöten eller med respektive chef. Avvikelser ska heller ej vara rapporterade mot personer eller åtgärder speciell person utfört som inte anses vara rätt. Under bestämda månader kommer vi att koncentrera vår avvikelserapportering kring några av de mest frekventa avvikelserna/riskerna på kliniken och detta bestäms av klinikledning och ssamordnare. Datum: Beslutat av verksamhetschef Henrik Hjortswang eller stf verksamhetschef Rikard Svernlöv

2 Anna Kullberg, ssamordnare Termer Avvikelse: samlingsterm för negativ händelse och tillbud Negativ händelse: händelse som medfört vårdskada Tillbud: händelse som hade kunnat medföra vårdskada Risk: möjlighet att en negativ händelse ska inträffa Termer enligt SOSFS 2011:9 Vårdskada: lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits vid patientens kontakt med hälso- och sjukvården Allvarlig vårdskada: vårdskada som 1. är bestående och inte ringa, eller 2. har lett till att patienten fått ett väsentligt ökat vårdbehov eller avlidit 2. Rapportera Rapporteringsskyldighet av risker och avvikelser gäller alla medarbetare på kliniken. Rapportering sker i IT-stödet Synergi i så nära anslutning till händelsen som möjligt. Medarbetarna uppmuntras, genom regelbunden feedback på möten och via återrapporterings mail, till att rapportera avvikelser samt ge förslag på åtgärd och orsak i rapporten. Rapporterna skickas till enhetens Patientsäkerhetssamordnare Anna Kullberg. Patientsäkerhetssamordnaren kan vidarebefordra avvikelser till klinikens resursgrupper för bearbetning. Kliniken har resursgrupper för avdelning, mottagning, dagvård, endoskopi, tarmfunktionsrubbningar och forskning. Vissa avvikelser hanteras direkt av ssamordnare, eller med stf verksamhetschef Rikard Svernlöv som är sansvarig läkare. I särskilda fall hanteras avvikelsen med respektive chef. Allvarliga händelser delges stf verksamhetschef och verksamhetschef för ställningstagande till kontakt med chefsläkare för eventuell Lex maria-anmälan och/eller genomförande av händelseanalys. Patientsäkerhetssamordnaren vidarerapporterar risker och avvikelser till berörda enheter eller landstingsövergripande funktionsansvariga. Patientsäkerhetssamordnaren bearbetar avvikelser gällande arbetsskador i Synergi och skriver ut arbetsskadeblankett för vidare befordran till rapportören. Medarbetarens närmaste chef delges avvikelsen. 1-2 ggr/termin rapporterar ssamordnaren till klinikens ledningsgrupp. Statistik för avvikelser gås igenom, och orsaker och åtgärder. Även pågående händelseanalyser rapporteras till klinikledningen.

3 Anna Kullberg, ssamordnare OBS! Avvikelserapportering ersätter inte anmälan till andra myndigheter t.ex. Socialstyrelsen enligt Lex Maria, Arbetsmiljöverket, Försäkringskassan för arbetsskada och anmälan till Polisen. 3. Fastställa och åtgärda orsaker Klinken olika resursgrupper bearbetar avvikelser i ett generellt perspektiv. En orsaksanalys görs och förslag på åtgärder diskuteras och beslutas vilket sedan återrapporteras till ssamordnaren för införande i Synergi. Vid allvarliga händelser genomförs händelseanalys för att hitta orsaker och åtgärder. I dessa fall är det senheten alt. ssamordnare som genomför analysen. Vid avvikelser där annan enhet är involverad skickas ärendet över till respektive enhet. Orsaker och åtgärder För att kunna identifiera orsaker och åtgärder ska det årligen genomföras 1-2 händelseanalyser och en riskanalys. Verksamhetschefen har ett övergripande ansvar för att uppföljning/åtgärd genomförs men avvikelsen åtgärdas av den som för ärendet är mest lämplig. Lämplig person utses av verksamhetschefen. 4. Utvärdera åtgärdernas effekt Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret för att beslutade åtgärder genomförs. Åtgärderna som sätts in utvärderas av respektive resursgrupp i samarbete med ssamordnaren. Utvärdering sker efter den tid som anses rimlig utifrån vilken avvikelse det gäller. Utvärderingen kan ske genom att antalet negativa händelser inom en viss typ av avvikelse jämförs med antalet tidigare negativa händelser och genom patientenkäter och medarbetarenkäter.

4 Anna Kullberg, ssamordnare 5. Sammanställa och återföra erfarenheter Sammanställning av klinikens avvikelser sker halvårsvis av ssamordnare och rapporteras till klinikledningen 1-2 ggr/ termin. Rapportering till medarbetarna sker vid klinikmöte en gång per termin. Vid sammanställning tas statistik fram för aktuell period och det kan även diskuteras olika typer av avvikelser som är frekvent förekommande. Ansvarig för detta är ssamordnare. Avvikelse som gäller kliniken men skrivits av extern rapportör återrapporteras genom att en ärenderapport sändes per post eller mail till rapportören. 6. Synpunkter och klagomål Patienten kan skicka synpunkter och klagomål via Landstingets hemsida. Informationsbroschyrer om Synpunkter och klagomål ska finnas tillgängliga på klinikens enheter. Patientsäkerhetssamordnaren går igenom ärendet med respektive chef alternativt resursgrupp för vidare handläggning. Patientsäkerhetssamordnaren ansvarar för återkoppling till patienter som önskar det. Återkoppling ska ges inom 3 veckor från det synpunkt/klagomål kommit in. En gång under terminen återförs detta på klinikmöte.

5 Anna Kullberg, ssamordnare Ansvarsområde för ssamordnare Verksamhetschefen har utsett Anna Kullberg att som ssamordnare på uppdrag ansvara för nedanstående arbetsuppgifter. Rollen innebär att vara samordnare för sarbetet inklusive avvikelse- och riskhanteringen inom kliniken Arbetet innebär att hantera rapporterade händelser så att de analyseras och sammanställs optimalt. Dessutom, tillsammans med klinikledningen, driva och utveckla sarbetet inom kliniken. Patientsäkerhetssamordnaren och har totalt 40 % av en heltid avsatt för sitt arbete. Patientsäkerhetssamordnaren ansvarar för: Hålla sig uppdaterad inom sområdet och verka för en god skultur på kliniken genom att återföra nyheter inom området till medarbetarna. Hantera arbetsskador i Synergi för vidare befordran till resp. chef. Utföra 1 riskanalys/år Utföra 2 händelseanalyser/år Delta i två M&M-möten varje termin. I samarbete med stf verksamhetschef hantera ärenden där patienten har synpunkter/klagomål som kommer via verksamhetschef, chefläkare eller Socialstyrelsen. Kontakta patienten där det finns behov av möte. Utföra journalgranskningar på uppdrag av klinikledningen Upprätta erforderliga PM och rutiner gällande. Utföra RH-check och avvikelsehantering för hela kliniken. Skriva sberättelse i den årliga verksamhetsberättelsen. Initiera och planera en svecka varje hösttermin för hela kliniken med områden riktade mot.